CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
3.3. Đỏnh giỏ thực trạng kiểm soỏt nội bộ tại Cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn Nhà
Nhà nƣớc Một thành viờn Thƣơng mại và Xuất khẩu Viettel.
Trải qua nhiều năm xõy dựng và trƣởng thành, Viettelimex khụng ngừng đƣợc củng cố, phỏt triển và luụn hoàn thành kế hoạch sản xuất đề ra. Cơ cấu tổ chức và bộ mỏy quản lý theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng là phự hợp, đảm bảo sự thống nhất của cấp trờn đối với cấp dƣới, trỏnh sự trựng lặp trong khõu tổ chức. Cụng ty đó cú những bƣớc thay đổi lớn trong chớnh sỏch kinh doanh cho phự hợp với tỡnh hỡnh hiện tại, kết hợp với đú là sự kiểm soỏt chặt chẽ qua từng chu trỡnh của hệ thống kiểm soỏt nội bộ, nhờ đú năng lực kinh doanh và xuất khẩu cũng ngày đƣợc nõng cao theo chiều hƣớng hiện đại húa cả về số lƣợng và chất lƣợng.
3.3.1. Ưu điểm
Dự chỉ mới đƣợc thành lập và đang trong giai đoạn hoàn thiện và phỏt triển, nhƣng những thành tựu mà phũng KSNB núi chung và cỏc thành viờn trong phũng núi riờng, tại Viettelimex đó đạt đƣợc là khụng hề ớt.
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số quy trỡnh 60 90 140
Số vụ vi phạm 108 93 90
Ban KSNB đó tham gia giỏm sỏt và kiểm soỏt lại cỏc quy trỡnh đó đƣợc thiết lập đồng thời tƣ vấn và xõy dựng thờm nhiều quy trỡnh mới. Sau 3 năm ban KSNB đƣợc thành lập, số quy trỡnh đó tăng hơn 2 lần nhƣng số vụ vi phạm lại giảm. Cỏc thủ tụ kiểm soỏt trong cụng ty đƣợc thực hiện hàng ngày bởi cỏc bộ phận và cụng tỏc kiểm tra kiểm soỏt tổng quỏt đƣợc thực hiện tối thiểu 2 lần/ năm để nắm bắt, sửa chữa và ngăn chặn kịp thời những sai phạm cú thể xảy ra. Chỉ tớnh riờng trong 6 thỏng đầu năm 2016 Ban KSNB đó phỏt hiện cỏc sai phạm và thu hồi cho cụng ty tổng giỏ trị hơn 5 tỷ đồng, chiếm 0,25% doanh thu của cụng ty. Đõy là một con số đỏng kể trong bối cảnh dũng tiền cũn nhiều khú khăn, sự cạnh tranh gay gắt từ cỏc đối thủ.
Bờn cạnh những thủ tục kiểm soỏt thủ cụng truyền thống, cụng ty cũn cú đƣợc một số thuận lợi trong hoạt động kiểm soỏt do việc ứng dụng phần mềm VIETTEL đem lại, đó giảm bớt rủi ro của sự kiờm nhiệm và nhờ đú mà cú đƣợc những số liệu cần thiết một cỏch nhanh chúng và kịp thời. Hệ thống thƣ điện tử và cỏch thức tổ chức thụng tin dƣới dạng mạng nội bộ với cỏc cuộc họp định kỳ giữa Ban lónh đạo và toàn thể nhõn viờn giỳp cỏc mục tiờu, những thay đổi trong chớnh sỏch … đƣợc cập nhập với toàn thể nhõn viờn một cỏch nhanh chúng. Hệ thống thụng tin này thƣờng xuyờn đƣợc bộ phận cụng nghệ thụng tin nõng cấp về tớnh hiệu quả cũng nhƣ tớnh bảo mật.
Từ năm 2014, Ban KSNB đó tham gia sõu hơn vào qua trỡnh kiểm soỏt dũng tiền, đến cỏc chỉ số đỏnh giỏ hiệu quả của dự ỏn kinh doanh, gúp phần củng cố thờm
tớnh tin cậy cho BCTC. Việc này đó gúp phần rỳt ngắn thời gian chỉnh sửa và phẩn bổ cỏc chi phớ trong BCTC từ 800h xuống cũn 500h. Khi tập đoàn, cỏc tổ chức tớn dụng đỏnh giỏ hiệu quả của cụng ty cũng cú niềm tin hơn đối với BCTC của cụng ty khi đó qua Ban KSNB. Việc này đó giỳp cụng ty nõng hạn mức tớn dụng của cụng ty do Ngõn hàng Thƣơng mại cổ phần quõn đội từ 1.000 tỷ năm 2015 lờn 2.000 tỷ năm 2016.
Phũng KSNB cũng đó ban hành một số quy trỡnh, quy định để tăng khả năng kiểm tra chộo giữa cỏc phũng ban: nhƣ là quy trỡnh tớnh lƣơng thƣởng của phũng tổ chức lao động; phỏt lƣơng là phũng kế toỏn và cỏn bộ cụng nhõn viờn là ngƣời trực tiếp kiểm tra và giỏm sỏt. Quy trỡnh này làm tăng tớnh minh bạch trong cụng ty giỳp cụng ty tạo đƣợc niềm tin đối với ngƣời lao động.
Mụ hỡnh KSNB của COSO ỏp dụng vào cụng ty đó mang lại hiệu quả, Ban KSNB đó cú định hƣớng hoạt động rừ ràng. Dịch chuyển dần chỉ từ mục tiờu giỏm soỏt hiệu quả cỏc quyết định của Ban giỏm đốc sang tƣ vấn lại cho Ban giỏm đốc, đỏnh giỏ cỏc mụ hỡnh và cảnh bỏo sớm cỏc rủi ro cú thể xảy ra.
3.3.2. Những điểm cũn hạn chế
Bờn cạnh những ƣu điểm đú cũng cũn những nhƣợc điểm tồn tại hiện hữu trong hệ thống mà Cụng ty cần phải khắc phục:
Đối với mụi trường kiểm soỏt: Mụi trƣờng kiểm soỏt của cụng ty đƣợc đỏnh
giỏ là cú nhiều ƣu điểm cho hoạt động của KSNB khi mà Ban giỏm đốc thƣờng xuyờn trao đổi tạo điểu kiện cho Ban KSNB thực hiện nhiệm vụ, hầu hết cỏc hoạt động đó đƣợc quy trỡnh húa. Tuy nhiờn trƣợc tỡnh hỡnh biến đổi rất nhanh của thị trƣờng việc sửa đổi cỏc quy trỡnh cũ và cập nhật quy trỡnh mới cũn chậm, làm hạn chế một số hoạt động.
Theo khảo sỏt, hàng thỏng Cụng ty xuất khoảng 160-200 phiếu thu, nếu nhõn viờn kế toỏn phải thu nghỉ đột xuất,thỡ việc thu tiền khụng cú chứng từ ghi nhận, cú khả năng những khoản thu đú cú khả năng bị chiếm dụng bởi những nhõn viờn trong Cụng ty hoặc khỏch hàng. Đõy chỉ là một “lỗ hổng” nhỏ trong toàn hệ thống
mà Ban KSNB đó phỏt hiện ra bất cập và đề xuất cỏc quy trỡnh, quy định liờn quan để hỗ trợ hoạt động của cụng ty.
Đối với riờng hoạt động Kiểm soỏt tài chớnh nhõn sự của Ban KSNB cũng cũn hạn chế về khả năng tài chớnh nờn chƣa thể tham gia sõu hơn vào trong BCTC.
Đối với hoạt động kiểm soỏt: Trong chu trỡnh mua hàng – thanh toỏn, khụng
cú xột duyệt đơn đặt hàng, ngƣời lập đơn đặt hàng kiờm luụn ngƣời lựa chọn nhà cung cấp, cú thể dẫn đến việc mua hàng với mục đớch cỏ nhõn và hàng kộm chất lƣợng, giỏ cao. Bộ phận nhận hàng nhận cú đƣợc thụng tin về số lƣợng hàng đặt mua và húa đơn của ngƣời bỏn, cú thể thụng đồng với ngƣời giao hàng chỉ lập phiếu nhập kho theo chứng từ, nếu cú trƣờng hợp hàng thừa thỡ cú thể chiếm giữ số hàng này. Việc giao nhận chứng từ giữa cỏc phũng ban khụng cú thủ tục ký nhận, nờn việc thất lạc chứng từ khụng biết quy trỏch nhiệm cho ai, ảnh hƣởng đến cụng tỏc kế toỏn.
Trong quỏ trỡnh quản lý hàng tồn kho, trờn thực tế, thủ kho đó giao nguyờn vật liệu cần thiết kốm quyền sở hữu và trỏch nhiệm cho xƣởng sản xuất, nhƣng trờn hệ thống kế toỏn lại khụng cú nghiệp vụ nào ghi nhận sự chuyển giao này, do đú khi kiểm kờ hàng tồn kho, việc mất tài sản là điều khú xỏc định đƣợc trỏch nhiệm của ai.
Trong chu trỡnh bỏn hàng – thanh toỏn, việc sử dụng phƣơng phỏp giỏ thực tế đớch danh để tớnh giỏ vốn hàng bỏn ra mặc dự độ chớnh xỏc cao nhƣng sẽ làm cho cụng việc tớnh giỏ thành vất vả hơn. Kế toỏn phải theo dừi chớnh xỏc giỏ vốn từng loại sản phẩm bỏn ra. Hiện nay, số lƣợng đầu sản phẩm của Cụng ty chƣa lớn nờn việc tớnh giỏ vốn theo phƣơng phỏp này khụng ảnh hƣởng gỡ nhiều, nhƣng với định đƣớng phỏt triển tƣơng lai Cụng ty muốn đa dạng húa cỏc sản phẩm bỏn ra thỡ sẽ rất khú khăn cho Cụng tỏc tớnh giỏ vốn hàng bỏn ra trong kỳ.
Tất cả những nhƣợc điểm trờn, qua tỡm hiểu sơ bộ thỡ cũng bắt nguồn từ một số nguyờn nhõn sau : Chớnh sỏch quy định chi tiết cỏc nghiệp vụ cũn sơ sài; Trong việc ghi nhận hoạt động sản xuất vào hệ thống phần mềm, Cụng ty chỉ quan tõm tới cỏch thức tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành của hệ thống mà quờn đi sự khỏc nhau trong phƣơng thức xuất kho cỏc dạng nguyờn vật liệu; Viettelimex là một doanh
nghiệp cú quy mụ vừa, nờn cú sự kiờm nhiệm là tất yếu, nhƣng hiện tại Cụng ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức của cỏc nhõn viờn.
Đối với hoạt động thụng tin và truyền thụng: Một số hoạt động, biờn bản của
Ban KSNB đó đƣợc cụng bố rộng rói trong cụng ty tạo tớnh nhắc nhở và răn đe đối với phần lớn cỏn bộ cụng nhõn viờn. Tuy nhiờn vỡ đặc tớnh là một cụng ty nhà nƣớc lại cú yếu tố quõn đội, một bộ phận nhất định trong cụng ty cũng chịu sự kiểm soỏt và phỏn xột của Tũa ỏn binh, nờn một số sự việc chƣa đƣợc cụng bố cũng nhƣ truyền thụng rộng rói.
Hệ thống VIETTEL cũng gặp phải một số sự cố đột biến làm trỡ hoón hoạt động của cả hệ thống, khi mà hoạt động của Ban KSNB phụ thuộc rất nhiều vào phẩn mềm.
CHƢƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CễNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHÀ NƢỚC MỘT THÀNH
VIấN THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT KHẨU VIETTEL