CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
4.3. Những giải phỏp hoàn thiện tổ chức kiểm soỏt nội bộ
4.3.1. Hoàn thiện mụi trường kiểm soỏt
* Cơ cấu tổ chức: Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm cụng
việc của từng bộ phận. Sắp xếp lại đội ngũ cỏn bộ quản lý, phải mạnh dạn thay thế những ngƣời khụng đủ điều kiện về năng lực, phẩm chất đạo đức. Cần rà soỏt, bố trớ lại nhõn viờn cỏc phũng ban. Thực tế trong những thỏng đầu năm 2016 Tập đoàn Viettel núi chung và cụng ty Viettelimex núi riờng đó giảm nhõn sự khoảng 10% tổng quõn số. Việc này là phự hợp với định hƣớng chung của cụng ty là sàng lọc lại cỏc vị trớ cụng tỏc và quy chuẩn lại chức năng nhiệm vụ của cỏc vị trớ.
Ban KSNB phối hợp với cỏc bộ phận liờn quan củng cố và xõy dựng mới KPI cho cỏc bộ phận để làm căn cứ cơ sở để cỏc bộ phận hoạt động và cho Ban KSNB đỏnh giỏ sau này. Hệ thống KPI này sẽ dựa trờn tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty và cần cú tớnh mở để cú thờ sửa đổi linh hoạt phự hợp với những biến đổi mới nếu cú thể xảy ra.
Đối với riờng Ban KSNB cũng đề xuất bổ xung thờm nhõn sự. Hiện tại với số quy trỡnh tăng gấp hơn 2 lần, trong khi số lƣợng nhõn sự Ban KSNB khụng thay đổi dẫn tới việc giỏm sỏt chƣa đƣợc thực sự hiệu quả nhƣ mong đợi. Hoạt động của Ban KSNB vẫn chủ yếu dựa trờn dữ liệu từ phần mềm, việc kiểm tra thực tế quy trỡnh mới chỉ đạt 2% và tần suất 2 lần/năm. Nhƣ thế là cũn quỏ ớt. Thờm nữa hoạt động của cụng ty đó mở rộng thờm, nhiệm vụ của Ban KSNB cũng tăng thờm, đũi hỏi nhõn sự cú chất lƣợng, cú chuyờn mụn sõu hơn nhất là về lĩnh vực tài chớnh để cú thể kiểm soỏt hiệu quả hơn, đỏnh giỏ chớnh xỏc hơn BCTC của cụng ty.
* Sự phõn chia trỏch nhiệm hợp lý: Ban giỏm đốc cần ban hành những văn bản
quy định quỏ trỡnh hoạt động cụ thể, cỏc văn bản này quy định chức năng của từng phũng ban và mối quan hệ của cỏc phũng ban. Sau đú, cỏc phũng ban sẽ quy định chức năng của từng nhõn viờn thụng qua bản mụ tả cụng việc. Tụn trọng hai nguyờn tắc là ủy nhiệm giữa quyền hạn và trỏch nhiệm và sự tỏch biệt giữa cỏc chức năng.
+ Ủy nhiệm giữa quyền hạn và trỏch nhiệm: cần phải tập trung và quy trỏch nhiệm trong việc điều hành cho tất cả cỏc cỏ nhõn đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà khụng ai chịu trỏch nhiệm dễ bị xem thƣờng và khụng đƣợc quan tõm đỳng mức sẽ cú tỏc động khụng tốt đến hoạt động của những bộ phận khỏc. Đối với Viettelimex, là một doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lƣợng nhõn viờn tƣơng đối, ngoài việc quy trỏch nhiệm cho cỏc trƣởng bộ phận, Cụng ty cần xỏc định rừ trỏch nhiệm cho từng cỏ nhõn cụ thể. Việc giao hẳn trỏch nhiệm cho một cỏ nhõn nào đú, buộc ngƣời này phải cú ý thức đến cụng việc mỡnh đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt cụng việc với ớt gian lận và sai sút. Sự vận hành của một cụng ty là kết hợp những hoạt động, những cụng việc riờng rẽ lại với nhau. Do đú, trong việc ủy nhiệm và phõn chia trỏch nhiệm cần bao gồm cả trỏch nhiệm phối hợp cụng việc giữa cỏc bộ phận và cỏc cỏ nhõn lại với nhau. Để thực hiện hoạt động này, cụng ty đó đƣa ra hỡnh thức phiếu giao việc theo từng thỏng/quý đối với từng cỏ nhõn/bộ phận. Việc đỏnh giỏ hiệu quả cụng việc sẽ đƣợc dựa trờn tỷ lệ hoàn thành trờn phiếu giao việc.
+ Tỏch biệt giữa cỏc chức năng: Quy tắc này đũi hỏi Cụng ty phải giao những phần việc khỏc nhau cho những cỏ nhõn hoặc bộ phận riờng biệt vỡ những phần việc này nếu để cho cựng một cỏ nhõn hoặc bộ phận đảm nhận sẽ dễ xảy ra khả năng
phỏt sinh sai sút hoặc gian lận: Chức năng bảo quản tài sản với chức năng hạch toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan. Vớ dụ: thủ quỹ khụng thể là ngƣời hạch toỏn cỏc nghiệp vụ thu tiền. Chức năng bảo quản tài sản và chức năng phờ chuẩn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tài sản. Chức năng phờ chuẩn cỏc nghiệp vụ và chức năng hạch toỏn cỏc nghiệp vụ. Vớ dụ, một nhõn viờn khụng đƣợc phộp vừa tỡm kiếm nhà cung cấp và vừa phờ chuẩn đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp.
Núi cỏch khỏc, tỏch biệt cỏc chức năng cú nghĩa là khụng nờn giao cho cựng một ngƣời hoặc cựng một bộ phận phụ trỏch một nghiệp vụ qua tất cả cỏc khõu. Nhƣng là một Cụng ty vừa và nhỏ, sự kiờm nhiệm là một điều khụng thể trỏnh khỏi để tiết kiệm chi phớ.
* Chớnh sỏch nhõn sự và năng lực của nhõn viờn
Bộ phận nhõn sự thuộc phũng Quản trị và phỏt triển thƣơng hiệu trong Cụng ty cần gúp phần đào tạo những nhõn viờn cú năng lực, giảm nguy cơ phỏt sinh cỏc sai sút và gia tăng mức độ hiệu quả của cỏc nghiệp vụ thực hiện. Cụng ty cần ban hành chớnh sỏch khuyến khớch nhõn viờn nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ nhƣ hỗ trợ kinh phớ, thời gian học tập, khen thƣởng cho những ngƣời cú thành tớch học tập tốt.
Cỏc khúa đào tạo, huấn luyện nõng cao nghiệp vụ cần đƣợc tổ chức vào thời gian linh hoạt để mọi nhõn viờn cú liờn quan đều cú thể tham dự. Trong trƣờng hợp việc huấn luyện do tổ chức bờn ngoài thực hiện, cần thiết phải cú sự tham gia của ngƣời chịu trỏch nhiệm chớnh. Ngƣời này cú trỏch nhiệm huấn luyện lại cho cỏc nhõn viờn cú liờn quan vào thời điểm thớch hợp. Điều này sẽ tiết kiệm đƣợc chi phớ do khụng phải kộo dài thời gian học tập.
Định kỳ luõn phiờn cụng việc giữa cỏc thành viờn trong bộ phận và giữa những bộ phận cú liờn quan nghiệp vụ để trỏnh tỡnh trạng cụng việc bị ngƣng trệ khi nhõn viờn phụ trỏch nghỉ việc đột xuất.
Ngoài phỳc lợi cho nhõn viờn, Cụng ty cần quan tõm đến phỳc lợi cho ngƣời nhà của nhõn viờn. Vớ dụ nhƣ Cụng ty cú chớnh sỏch trợ cấp và hỗ trợ ngày phộp cho nhõn viờn khi nhõn thõn ( cha, mẹ, con, vợ, chồng ) của họ bị ốm hoặc mất, hay tổ chức chuyến du lịch dó ngoại hàng năm cho nhõn viờn và thõn nhõn nhƣ dịp đi lễ
chựa đầu năm mới … Nhƣ vậy nhõn viờn sẽ an tõm làm việc và năng suất cụn việc đƣợc tăng cao. (Việc này đó đƣợc quy định rừ trong Thỏa ƣớc lao động tập thể của Viettelimex )
* Quan điểm và phong cỏch điều hành của nhà quản lý:
Do sự gúp mặt của phũng Kiểm soỏt nội bộ trong năm 2014 vừa qua, cho thấy cấp quản lý cấp cao của Viettelimex đó cú sự quan tõm đặc biệt đến kiểm soỏt nội bộ. Chớnh điều này ảnh hƣởng đến tất cả cỏc nhõn viờn, buộc họ khụng đƣợc lơ là với những nguyờn tắc và thủ tục mà Cụng ty đặt ra. Tuy nhiờn, để nõng cao tớnh hữu hiệu của KSNB, nhà quản lý phải khụng ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thụng qua việc tiếp cận thƣờng xuyờn cỏc thụng tin kinh tế xó hội trờn cỏc phƣơng tiện thụng tin đại chỳng, đặc biệt là cỏc văn bản phỏp quy mới của nhà nƣớc Việt Nam ban hành cú liờn quan đến mụi trƣờng hoạt động của Cụng ty, hoặc tham dự cỏc khúa đào tạo về KSNB.
Viettel núi chung và Viettelimex núi riờng cú một đặc thự riờng biệt là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ quốc phũng. Giỏm đốc cụng ty là đại diện doanh nghiệp vừa chịu sự giỏm sỏt điều hành theo cỏc văn bản phỏp luật của nhà nƣớc vừa phải tuõn theo cỏc quy định đặt thự của quõn đội. Nờn ở Viettelimex cú nột văn húa riờng rất “Viette”, giỏm đốc cũng là thủ trƣởng, nờn một số quyết định cú thể mang tớnh “quõn lệnh”. Phũng KSNB cũng phải tham gia kiểm soỏt đỏnh giỏ việc chấp hành cỏc quyết định vừa phải hoạt động nhƣ ban cố vấn đỏnh giỏ lại hiệu quả của cỏc quyết định này.