CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
3.1. Giới thiệu về Cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một thành viờn Thƣơng
3.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn Nhà nước
Một thành viờn Thương mại và Xuất khẩu Viettel.
3.1.2.1. Chức năng – nhiệm vụ kinh doanh của cụng ty
* Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động a) Ngành nghề kinh doanh:
Xuất nhập khẩu cỏc thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ cỏc hàng húa ,cụng trỡnh, thiết bị cồng cụ sản xuất bƣu chớnh viễn thụng, điện, điện tử, tin học, phỏt thanh, truyền hỡnh, cụng nghệ thụng tin, đo lƣờng, điều khiển, y tế.
Kinh doanh cỏc loại hàng húa, thiết bị, cụng trỡnh, thiết bị cụng cụ sản xuất bƣu chớnh viễn thồng, điện, điện tử, tin học, phỏt thanh, truyền hỡnh, cụng nghệ thụng tin, đo lƣờng, điều khiển, y tế.
Kinh doanh cỏc dịch vụ tƣ vấn, chuyển giao cụng nghệ, dịch vụ kỹ thuật cỏc thiết bị, cụng cụ sản xuất bƣu chớnh viễn thụng, điện, điện tử, tin học, phỏt thanh, truyền hỡnh, cụng nghệ thụng tin, đo lƣờng, điều khiển, y tế.
Lắp rỏp, sửa chữa, sản xuất, bảo trỡ, bảo hành thiết bị, cụng tỡnh cỏc thiết bị, cụng cụ sản xuất bƣu chớnh viễn thụng, điện, điện tử, tin học, phỏt thanh, truyền hỡnh, cụng nghệ thụng tin, đo lƣờng, điều khiển, y tế.
Trờn đõy là cỏc lĩnh vực kinh doanh của cụng ty tuy nhiờn lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh doanh, xuất nhập khẩu, cỏc thiết bị viễn thụng, điện, điện tử phõn phối cỏc loại điện thọai di động, hệ thống cỏc siờu thị lớn,...
b) Triết lý kinh doanh:
Liờn tục đổi mới, sỏng tạo và luụn quan tõm, lắng nghe khỏch hàng nhƣ những cỏ thể riờng biệt để cựng họ tạo ra cỏc sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn hảo.
Gắn kết cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh với cỏc hoạt động xó hội, nhõn đạo.
Lấy con ngƣời là nhõn tố chủ đạo để phỏt triển. Chõn thành với đồng nghiệp, cựng nhau gắn bú, gúp sức xõy dựng mỏi nhà chung Viettel.
d) Phạm vi hoạt động:
Về phạm vi hoạt động, Cụng ty hiện cú 63 chi nhỏnh hoạt động trờn khắp cả nƣớc và dự kiến mở rộng thị trƣờng ra nƣớc ngoài. Hiện tại, Cụng ty Viettelimex đó, đang và sẽ tiếp tục phỏt triển thị trƣờng tại đất nƣớc Campuchia, Myanmar.
Xuất phỏt từ đặc điểm lĩnh vực kinh doanh cũng nhƣ phạm vi hoạt động của Cụng ty Viettelimex, Cụng ty đó quyết định phục vụ đối tƣợng là khỏch hàng mục tiờu bao gồm:
Tổng Cụng ty Viễn thụng Quõn Đội
Bộ Quốc phũng: Bộ Tƣ lệnh Thụng tin, cỏc cơ quan đơn vị thuộc Bộ Quốc phũng, cỏc Quõn chủng, Quõn khu, Quõn đoàn
Cỏc Bộ, Ngành, Cơ quan Nhà nƣớc, cỏc Tỉnh, Thành phố, cỏc đoàn thể.
Cỏc doanh nghiệp lớn nhƣ Tổng Cụng ty Điện lực, Tổng Cụng ty Hàng khụng Việt Nam, Liờn hiệp Đƣờng sắt Việt Nam, hệ thống cỏc siờu thị, cỏc doanh nghiệp…
Chức năng – nhiệm vụ của Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viờn Thương mại và Xuất khẩu Viettel.
Cụng ty Viettelimex cú chức năng tham mƣu cho Đảng uỷ, Ban giỏm đốc Tổng Cụng ty về định hƣớng chiến lƣợc cụng tỏc xuất nhập khẩu và đề xuất cỏc giải phỏp thực hiện chiến lƣợc cụng tỏc xuất nhập khẩu thuộc lĩnh vực điện, điện tử viễn thụng, cụng nghệ thụng tin.
Quản lý điều hành và tổ chức triển khai cỏc hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thỏc theo nhiệm vụ; kinh doanh cỏc hệ thống và thiệt bị điện, Điện tử viễn thụng và Cụng nghệ thụng tin. Hợp tỏc kinh doanh với cỏc Cụng ty trong và ngoài nƣớc. Thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ phục vụ Quốc phũng, dự ỏn đầu tƣ của Cụng ty và hoạt động kinh doanh của Trung tõm.
a) Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh:
Xõy dựng cỏc kế hoạch Sản xuất - Kỹ thuật – Tài chớnh – Xó hội, tổ chức bộ mỏy phự hợp để thực hiện cỏc mục tiờu đó đề ra đạt kế hoạch và cú hiệu quả.
Triển khai kế hoạch nhập khẩu thiết bị mỏy múc phục vụ Quốc phũng và cỏc dự ỏn của Cụng ty.
Tổ chức lắp rỏp, kinh doanh cỏc thiết bị Điện tử, Điện tử Viễn thụng, Cụng nghệ thụng tin khỏc theo nhu cầu thị trƣờng.
b) Nhiệm vụ quản lý:
Xõy dựng cỏc quy chế, quy định về hoạt động, tổ chức lực lƣợng phự hợp với loại hỡnh kinh doanh, thực hiện cỏc kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Thực hiện quản lý kế hoạch Marketing, sản xuất kinh doanh, quản lý nhõn lực, quản lý tài chớnh, quản lý kỹ thuật và tài sản, quản lý hành chớnh, và cỏc hoạt động khỏc của Cụng ty để đảm bảo cho Cụng ty phỏt triển toàn diện, hoạt động kinh doanh cú hiệu quả và trong khuụn khổ Kỷ luật của Quõn đội và quy chế, quy định của Cụng ty.
c) Nhiệm vụ chớnh trị:
Xõy dựng bộ mỏy tổ chức đảm bảo Cụng ty phỏt triển toàn diện. Xõy dựng Chi bộ Đảng trong sạch vững mạnh.
Xõy dựng cỏc tổ chức Cụng đoàn, Đoàn thanh niờn, Phụ nữ vững mạnh. d) Nhiệm vụ Tài chớnh - Kế toỏn:
Thu thập, xử lý thụng tin số liệu kế toỏn theo đối tƣợng và nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo chế độ, chuẩn mực và hƣớng dẫn của Tổng cụng ty và Cụng ty. Kiểm tra, giỏm sỏt cỏc khoản thu, chi tài chớnh; cỏc nghĩa vụ thu nộp, thanh toỏn cụng nợ; kiểm tra quản lý việc sử dụng tài sản, hàng húa, hàng hoỏ, văn phũng phẩm, nguồn vốn cấp phỏt, cho vay, tạm ứng, thanh toỏn giữa Tổng cụng ty và Vietelimex; phỏt hiện, ngăn ngừa cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về chế độ tài chớnh kế toỏn. Phõn tớch, tổng hợp số liệu kế toỏn – tài chớnh của Cụng ty để lập bỏo cỏo tài chớnh, cỏc bỏo cỏo kinh tế khỏc đỏp ứng theo yờu cầu quản lý của Tổng cụng ty và Giỏm đốc Cụng ty; Kiểm kờ tài sản, hàng húa hàng hoỏ, của Cụng ty theo chế độ, yờu cầu quản lý.
Bảo quản lƣu trữ tài liệu kế toỏn theo chế độ, quy định của Tổng Cụng ty Viễn thụng và Cụng ty Viettelimex.
3.1.2.2. Đặc điểm, cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Nhà nước Một thành viờn Thương mại và Xuất khẩu Viettel.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Vietelimex
Tổng số lao động: 2130 ngƣời Lao động giỏn tiếp: 135 ngƣời Lao động trƣc tiếp: 1995 ngƣời Ghi chỳ:
:Hƣớng chỉ đạo điều hành
Phũng Tổ chức lao động: Là đơn vị chuyờn mụn tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc và Ban giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực:
Tổ chức sắp xếp, cải tiến mụ hỡnh tổ chức sản xuất - kinh doanh và mụ hỡnh bộ mỏy quản lý tại cụng ty để phự hợp yờu cầu quản lý mới và nõng cao hiệu quả trong việc điều hành, quản lý Cụng ty.
Cụng tỏc quy hoạch và đào tạo cỏn bộ.
Cụng tỏc nhõn sự, tổ chức lao động.
Cụng tỏc sắp xếp đổi mới mụ hỡnh cỏc phũng ban trong Cụng ty
Cụng tỏc Chớnh sỏch, chế độ cho ngƣời lao động (tiền lƣơng, thƣởng, bảo hiểm xó hội, bảo hộ lao động...) và cỏc chế độ đói ngộ với ngƣời lao động, chớnh sỏch sử dụng ngƣời tài.
Xõy dựng đơn giỏ tiền lƣơng và kế hoạch tiền lƣơng.
Quản lý, xử lý kỷ luật đối với cỏn bộ, ngƣời lao động thuộc phạm vi quản lý vi phạm kỷ luật.
Cụng tỏc an toàn lao động.
Cỏc vấn đề liờn quan đến tổ chức và lao động trong quỏ trỡnh đổi mới bộ phận, chi tỏch phũng ban trong Cụng ty.
Thực hiện cỏc cụng việc do Giỏm đốc và Ban giỏm đốc giao phú.
Phũng Kế hoạch: Là đơn vị chuyờn mụn tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc
và Ban giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực:
Xõy dựng định hƣớng chiến lƣợc, quy hoạch phỏt triển kinh doanh của Cụng ty, kế hoạch phỏt triển dài hạn, trung hạn và ngắn hạn,
Về cỏc hợp đồng, liờn kết, hợp tỏc đầu tƣ của Cụng ty
Phờ duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của toàn Cụng ty và đơn vị trực thuộc
Quản lý thƣơng hiệu, xỳc tiến thƣơng mại, nghiờn cứu thị trƣờng Dự bỏo thị trƣờng. Phối hợp với cỏc phũng ban khỏc để tăng hiệu quả hoạt đụng kinh doanh, mở rộng thị thị phần trờn thị trƣờng
Cụng tỏc quản lý, đụn đốc việc thực hiện cỏc kế hoạch đó đề ra và xõy dựng cỏc kế hoạch cho tƣơng lai cả ngắn hạn và dài hạn cho Cụng ty
Thực hiện cỏc cụng việc khỏc do Lónh đạo Cụng ty giao và những yờu cầu từ Tổng Cụng ty.
Phũng Tài chớnh: Là đơn vị chuyờn mụn tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc
và Ban giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực:
* Thực hiện cụng tỏc Tài chớnh
Lập và xỳc tiến kế hoạch huy động tài chớnh, đầu tƣ tài chớnh, cõn đối cỏc nguồn vốn phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động của Cụng ty trong từng thời kỳ.
Xõy dựng, hƣớng dẫn, theo dừi và kiểm tra việc thực hiện quy chế tài chớnh và những quy định khỏc về chi phớ ỏp dụng trong nội bộ Cụng ty
Chủ trỡ và phối hợp với cỏc phũng nghiệp vụ liờn quan xõy dựng quy chế về quản lý và chi tiờu cỏc quỹ đỳng quy định.
* Thực hiện cụng tỏc Kế toỏn thống kờ:
Theo dừi, tớnh toỏn, cập nhật, bỏo cỏo đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc tỡnh hỡnh sử dụng quản lý cỏc quỹ, tài sản, hàng húa, cỏc nguồn vốn, quỏ trỡnh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Quản lý mọi khoản thu chi, thanh toỏn tiền lƣơng, cỏc chế độ chớnh sỏch cho ngƣời lao động theo đỳng quy định của Nhà nƣớc và của Cụng ty cũng nhƣ của Tập đoàn.
Tớnh toỏn, trớch nộp đầy đủ và kịp thời cỏc khoản nộp ngõn sỏch, nghĩa vụ thuế và cỏc nghĩa vụ khỏc đối với Nhà nƣớc theo luật Viettel. Tổ chức thực hiện cỏc nghiệp vụ giải ngõn, thanh toỏn.
Chủ trỡ cụng tỏc quyết toỏn, kiểm toỏn đỳng kỳ hạn; Chủ trỡ cụng tỏc kiểm kờ tài sản, Tổng hợp, lập bỏo cỏo thống kờ về tài chớnh, kế toỏn
Phũng Hành chỡnh: Là đơn vị chuyờn mụn tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc và Ban giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực:
Thừa hành để thực hiện cụng tỏc Quản trị hành chớnh; Quản trị nhõn sự; Thanh tra, bảo vệ phỏp chế; Thi đua, tuyờn truyền.
Là chiếc cầu nối cụng tỏc từ Ban lónh đạo xuống cỏc phũng và ngƣợc lại, làm trung tõm thụng tin giữa cỏc phũng; Truyền tin, truyền mệnh lệnh của Lónh đạo đến nơi cần thiết một cỏch kịp thời, chớnh xỏc.
Quản lý tài sản cố định, cụng cụ dụng cụ, văn phũng phẩm (kể cả cỏc tài sản thuờ ngoài của Cụng ty) theo phõn cấp..
* Thực hiện cụng tỏc quản trị Hành chớnh trong Cụng ty:
Cụng tỏc văn thƣ, lƣu trữ, ấn loỏt, thụng tin liờn lạc, đời sống, lễ tõn, phục vụ hội họp, hội nghị, trật tự trị an, an toàn phũng chỏy và chữa chỏy. Thƣ ký cỏc cuộc họp trong nội bộ Cụng ty
Quản lý Tài sản, phƣơng tiện đi lại trong Cụng ty theo phõn cấp.
Theo dừi việc triển khai thực hiện cỏc quy chế nội bộ của Cụng ty , làm đầu mối tổng hợp cỏc ý kiến giỳp lónh đạo bổ sung, sửa đổi cỏc quy chế nội bộ phự hợp với yờu cầu thực tế.
Hƣớng dẫn, theo dừi cụng tỏc thi đua, tuyờn truyền trong Cụng ty.
Phũng Kiểm soỏt nội bộ: Là đơn vị chuyờn mụn tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc và Ban giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực:
Đảm bảo tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu kế toỏn và BCTC của Cụng ty
Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với cụng ty do bờn thứ ba hoặc nhõn viờn của Cụng ty gõy ra;
Giảm bớt rủi ro sai sút khụng cố ý của nhõn viờn mà cú thể gõy tổn hại cho Cụng ty
Giảm bớt rủi ro khụng tuõn thủ chớnh sỏch và quy trỡnh kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngăn chặn việc tiếp xỳc những rủi ro khụng cần thiết do quản lý rủi ro chƣa đầy đủ.
Phũng Kĩ thuật: Là đơn vị chuyờn mụn tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc và Ban giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực:
Chịu trỏch nhiệm về cỏc vấn đề kĩ thuật.Cập nhật thụng tin,khoa học kỹ thuật, nghiờn cứu cỏc giải phỏp cpụng nghệ mới ứng dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kịp thời khắc phục những sự cố kĩ thuật xuất hiện trong phạm vi hoạt động của Cụng ty để đảm bảo chất lƣợng dịch vụ.
3.1.2.3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Vietelimex
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Vietelimex
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty theo mụ hỡnh tập trung. Tại văn phũng Cụng ty cú phũng Tài chớnh kế toỏn. Phũng Tài chớnh kế toỏn cú nhiệm vụ thƣờng xuyờn thực hiện hoạt động thu nhận, xử lý, cung cấp và kiểm soỏt cỏc thụng tin về kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong quỏ trỡnh kinh doanh của Cụng ty. Phũng Tài chớnh kế toỏn tại Cụng ty phải thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thụng tin trờn hệ thống bỏo cỏo phõn tớch và tổng hợp của Cụng ty. Từ đú, cung cấp những thụng tin kế toỏn cần thiết phục vụ cho cụng tỏc quản lý kinh tế tài chớnh, khai thỏc nguồn lực tài chớnh, sử dụng cỏc nguồn lực này đỳng theo quy định của phỏp luật và cú hiệu quả cao.
a)Đặc điểm bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty đƣợc tổ chức theo hỡnh thức trực tuyến, nghĩa là kế toỏn trƣởng trực tiếp điều hành cỏc nhõn viờn kế toỏn phần hành khụng thụng qua khõu trung gian nhận lệnh.
Cụng ty hiện đang ỏp dụng mụ hỡnh kế toỏn Viettel nờn làm giảm khối lƣợng cụng việc kế toỏn. Vỡ vậy, tại Cụng ty, mỗi kế toỏn viờn sẽ phải kiờm nhiệm nhiều phần hành kế toỏn nhƣng họ vẫn đảm bảo chất lƣợng thụng tin đƣợc cung cấp, thực hiện đầy đủ và cú hiệu quả chức năng quản lý tài chớnh và tỡnh hỡnh phõn cấp quản lý tài chớnh của Cụng ty thể hiện qua sơ đồ hỡnh vẽ 1.4 sau đõy:
Sơ đồ 3.2: Mụ hớnh tổ chức Phũng Tài chỡnh – Kế toỏn Vietelimex
(Nguồn: Tỏc giả tổng hợp)
Kế toỏn trưởng – Trưởng phũng tài chớnh: là ngƣời chịu trỏch nhiệm cao
nhất trƣớc Ban giỏm đốc về tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn của Cụng ty. Trong vai trũ là NQT tài chớnh cao cấp, Kế toỏn trƣởng phải tớnh toỏn nhu cầu, huy động nguồn cung cấp và đƣa ra cỏc giải phỏp tổng thể cho tất cả cỏc vấn đề về tài chớnh của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trực tiếp trƣớc Ban giỏm đốc về cỏc bỏo cỏo quản trị cũng nhƣ tất cả cỏc vấn đề tài chớnh của Cụng ty.
* Kế toỏn chuyờn quản cỏc siờu thị: Kế toỏn chuyờn quản cỏc siờu thị phải theo dừi toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến siờu thị bao gồm: theo dừi doanh thu bỏn hàng (bỏn lẻ, bỏn buụn); theo dừi Giỏ vốn hàng bỏn; Đối chiếu tiền
trưởng phòng
phó phòng - KT tổng hợp
Ban kinh doanh dự án và uỷ thác
Ban kinh doanh ĐTDĐ Ban tài chính phía
Nam
Ban tài chính Ngân hàng
Trƣởng phũng
PHể PHếNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP
BAN KINH DOANH DỰ ÁN VÀ UỶ THÁC BAN KINH DOANH
ĐTDĐ BAN TÀI CHÍNH
BAN TÀI CHÍNH PHÍA NAM
KẾ TOÁN PHẦN HÀNH
- Kế toỏn doanh thu - Kế toỏn thanh toỏn
KẾ TOÁN PHẦN HÀNH - Kế toỏn doanh thu - Kế toỏn thanh toỏn - Kế toỏn tiền mặt - Thủ quỹ - Kế toỏn ngõn hàng KẾ TOÁN PHẦN HÀNH
về; Đối chiếu cụng nợ; Đối chiếu xuất nhập tồn hàng hoỏ; Đối chiếu và thanh toỏn cỏc khoản chiết khấu, giảm giỏ, khuyến mại… liờn quan đến dịch vụ bỏn mỏy điện thoại di động tại cỏc siờu thị.
* Thủ quỹ - kế toỏn thuế:
Thủ quỹ - kế toỏn thuế cú trỏch nhiệm hoàn thành những cụng việc sau:
Thực hiện thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi, chấp hành nghiờm cụng tỏc quản lý tiền mặt, cỏc chứng từ cú gớa trị nhƣ tiền tại Cụng ty và kiểm quỹ tiền mặt theo quy định.
Quản lý tỡnh hỡnh sử dụng hoỏ đơn và chứng từ kế toỏn khỏc: phiếu thu, phiếu