CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
3.2. Thực trạng kiểm soỏt nội bộ tại cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn Nhà nƣớc Một
3.2.1. Giới thiệu cụng tỏc Kiểm soỏt nội bộ tại Cụng ty Trỏchnhiệm hữu hạn Nhà
nước Một thành viờn Thương mại và Xuất khẩu Viettel
a) Phũng Kiểm soỏt nội bộ tại Viettelimex * Vai trũ:
- Kiểm soỏt cỏc quy trỡnh nội bộ (Ban Kiểm soỏt): Kiểm tra sự tuõn thủ và phự hợp về cỏc quy tắc, chớnh sỏch và quy trỡnh.
- Kiểm toỏn BCTC: Đỏnh giỏ tớnh chớnh xỏc và chõn thực của cỏc dữ liệu tài chớnh. - Kiểm toỏn hoạt động: Đỏnh giỏ tớnh hiệu quả của cỏc hoạt động trong cỏc quy trỡnh nội bộ.
* Cụng việc:
- Kiểm tra sự chấp hành cỏc quy tắc, chớnh sỏch và cỏc quy trỡnh đó đặt ra. Thiết lập và bổ sung Kế hoạch KSNB.
- Giỏm sỏt quản lý rủi ro và đỏnh giỏ tớnh hiệu quả cỏc quy trỡnh hoạt động. - Đƣa ra những kiến nghị thay đổi những tồn tại của cỏc quy tắc, chớnh sỏch và cỏc quy trỡnh. Bỏo cỏo những kết quả kiểm soỏt nội bộ đó thực hiện.
- Trợ lý cho Ban Giỏm Đốc.
* Cơ cấu thành viờn và chức năng nhiệm vụ của từng người:
Do tớnh cấp thiết và nhu cầu của cụng việc, phũng KSNB của Viettelimex vừa đƣợc thành lập gồm ba thành viờn:
1- Trƣởng phũng cú nhiệm vụ :
+ Quản lý Ban Kiểm soỏt nội bộ, đảm bảo phũng hoạt động hiệu quả theo đỳng cỏc chức năng, nhiệm vụ đƣợc phõn cụng
+ Tổ chức đỏnh giỏ nội bộ định kỳ/đột xuất việc thực hiện cỏc quy trỡnh, quy định, quản lý rủi ro của cụng ty. Kiểm tra cỏc hoạt động khắc phục, phũng ngừa.Kiến nghị thay đổi quy trỡnh, thủ tục nếu cú điểm cần cải tiến.
+ Tham gia cỏc buổi họp xem xột lónh đạo, đỏnh giỏ kết quả ỏp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng, cỏc quy định nội bộ nhằm cải tiến hiệu quả của hệ thống.
+ Cú trỏch nhiệm bỏo cỏo định kỳ và đột xuất cho cấp quản lý về cỏc vấn đề liờn quan đến lĩnh vực cụng tỏc trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao.
2- Giỏm sỏt: cỏc nhõn viờn ban Kiểm soỏt nội bộ.
3- Cỏc kiểm soỏt viờn cũn lại cú nhiệm vụ chuyờn mụn theo quy định và theo chỉ thị của Trƣởng phũng.
- Quy trỡnh kiểm soỏt nội bộ :
Bảng 3.1 : Quy trớnh kiểm soỏt nội bộ chung tại Viettelimex
STT Quytrớnh Trỏchnhiệm
1 Yờu cầu kiểm tra Trƣởng phũng KSNB Trƣởng Ban kiểm soỏt 2 Xem xột yờu cầu kiểm tra Ban Giỏm đốc
3 Lập kế hoạch kiểm tra, thống nhất kế hoạch và thụng bỏo cho cỏc bờn liờn quan
Trƣởngbộ phận KSNB hoặc Trƣởng Ban kiểm soỏt 4 Thực hiện kiểm tra Phũng KSNB
5 Lập biờn bản kiểm tra Trƣởng phũng KSNB 6 Lập bỏo cỏo tổng hợp về kết quả kiểm tra Trƣởng phũng KSNB
(Nguồn: Tỏc giả tổng hợp) b) Cỏc thành phần của hệ thống kiểm soỏt nội bộ tại Viettelimex
Hệ thống KSNB tại Viettelimex hƣớng theo tiờu chuẩn là một quy trỡnh chịu ảnh hƣởng bởi HĐQT, Ban giỏm đốc và phũng KSNB, bao gồm 5 nhõn tố: Mụi trƣờng kiểm soỏt, đỏnh giỏ rủi ro, hoạt động kiểm soỏt, hoạt động giỏm sỏt và thụng tin và truyền thụng:
1- Mụi trƣờng kiểm soỏt: bao gồm cỏc nhõn tố nhƣ triết lý quản lý và phong cỏch điều hành, chớnh sỏch nguồn nhõn lực, sự trung thực và giỏ trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, cụng tỏc kế hoạch, sự quan tõm của HĐQT… Mụi trƣờng kiểm soỏt là nền tảng của cỏc yếu tố khỏc.
2- Đỏnh giỏ rủi ro: là xem xột tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, từ đú cõn nhắc việc đối phú với rủi ro. Một hệ thống KSNB hữu hiệu cần cú khả năng đỏnh giỏ đƣợc rủi ro. Những khú khăn chớnh mà Viettelimex gặp phải nhƣ vấn đề
tiếp cận tài chớnh, tiếp cận thị trƣờng, mụi trƣờng thƣơng mại - đầu tƣ và hiệu quả - năng suất lao động.
3- Cỏc hoạt động kiểm soỏt: Năm 2013 trở về trƣớc, về cụng tỏc kiểm tra kiểm soỏt hầu hết Viettelimex chƣa cú quy trỡnh hƣớng dẫn cụ thể cỏc hoạt động, hoặc tổ chức hệ thống KSNB hay ban kiểm soỏt cú tớnh độc lập và khỏch quan trong hoạt động. Nờn việc kiểm soỏt lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là khụng cú. Việc này đó đƣợc BGĐ của cụng ty thật sự quan tõm khi phờ chuẩn để thành lập ra phũng KSNB trong năm 2012.
4- Thụng tin & truyền thụng: bao gồm việc thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin trong nội bộ tổ chức và với bờn ngoài. Cụng ty đang sử dụng hệ thống phần mềm Viettel trong cụng tỏc kế toỏn và quản lý, đồng thời kiểm soỏt cỏc quỏ trỡnh đang vận hành trong cụng ty.
5- Giỏm sỏt: là việc thƣờng xuyờn và định kỳ kiểm tra và đỏnh giỏ hệ thống KSNB để điều chỉnh một cỏch thớch hợp. Từ năm 2012 trở về trƣớc, do chƣa cú sự kiểm soỏt một cỏch độc lập, cũng nhƣ Viettelimex chƣa sử dụng chức năng kiểm soỏt nội bộ, nờn việc giỏm sỏt đƣợc thực hiện theo cỏch tự phỏt và khụng hệ thống.
Hệ thống KSNB đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện cỏc mục tiờu theo phàm trự sau:
+ Tớnh hiệu lực và hiệu quả của cỏc hoạt động. + BCTC đỏng tin cậy.
+ Sự tuõn thủ phỏp luật và cỏc quy định hiện hành.
Cựng với đú, hệ thống KSNB đó giỳp cụng ty đảm bảo thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ kế hoạch đƣợc đặt ra trong cỏc năm sắp tới:
Thiết lập và duy trỡ Hệ thống quản lý chất lƣợng của Viettelimex theo đỳng yờu cầu của tiờu chuẩn KPI và mục tiờu sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Xõy dựng cỏc phƣơng phỏp hạch toỏn kế toỏn thiết lập cỏc BCTC phự hợp với chuẩn mực và cú độ tin cậy cao, gồm cỏc bỏo cỏo KSNB phục vụ cho việc ra quyết định của HĐQT, Ban Giỏm đốc, và cỏc số liệu cụng bố trƣớc cụng luận phục vụ cho bờn thứ ba: nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngõn hàng …
Tuõn thủ cỏc quy định, luật lệ đƣợc ỏp dụng tại Cụng ty.
Một số thủ tục kiểm soỏt căn bản đƣợc ỏp dụng nhƣ: Phờ duyệt, định dạng trƣớc, bỏo cỏo bất thƣờng, bảo vệ tài sản, bất kiờm nhiệm, sử dụng chi tiờu, đối chiếu và kiểm tra và theo dừi.
Tất cả những điều đú cho thấy khả năng, tinh thần và phẩm chất của nhà quản lý núi riờng và của Viettelimex núi chung. Qua quỏ trỡnh vận hành và thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt, kiểm toỏn nội bộ cú trỏch nhiệm đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động KSNB và đƣa ra cỏc giải phỏp để cải tiến những điểm yếu kộm và lạc hậu đang cũn tồn tại trong hệ thống.