CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Đánh giá chung về việc ứng dụng CNTT tại Tổng Công ty Thăm dò Khai thác
3.3.2. Những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù trong giai đoạn 2009 – 2016, hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý đã đạt nhiều kết quả quan trọng, Tuy vậy so với tiềm lực CNTT hiện có của Tổng Công ty, thì kết quả đạt được chưa tương xứng và còn bộc lộ nhiều hạn chế.
3.3.2.1. Những hạn chế, tồn tại
Về chính sách:
+ Về chính sách chung: Một số chính sách vẫn còn thiếu hoặc chưa ban hành kịp thời là nguyên nhân hạn chế ứng dụng CNTT trong quản lý tại Tổng Công ty.
+ Chính sách về lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử, chữ ký điện tử ; Hiện nay Tổng Công ty vẫn chưa thể ban hành chỉ dẫn chi tiết về thực hiện lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và cả chữ ký điện tử. Chính vì vậy văn bản điện tử và chữ ký điện tử vẫn chưa thể có giá trị pháp lý đầy đủ để trong nội bộ Tổng Công ty cũng như các doanh nghiệp bên ngoài yên tâm sử dụng, thừa nhận. Đây chính là một hạn chế đối với việc ứng dụng văn bản điện tử và chữ ký điện tử trong quản lý.
+ Hiện nay Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam vẫn chưa có chính sách riêng về định hướng công nghệ, mô hình chung về ứng dụng CNTT, cũng như các chính sách đã ban hành chưa chú trọng, không rõ ràng về nội dung này. Chính tình trạng này đã dẫn đến sự thiếu đồng bộ xuyên suốt về công nghệ, mô hình ứng dụng
CNTT từ Tập đoàn xuống các Tổng Công ty đơn vị trong ngành dầu khí. Đây chính là lý do tại sao sự kết nối giữa các hệ thống gặp nhiều khó khăn, thậm chí không thể kết nối do không tương thích về mặt công nghệ.
+ Tổng Công ty hiện nay vẫn chưa có các chính sách chung cho CNTT phù hợp với các chính sách phát triển các lĩnh vực kinh doanh chính, cụ thể: Chính sách trong kế hoạch và đầu tư tài chính về CNTT (ngân sách); Chính sách trong tổ chức quản lý và phát triển nguồn nhân lực CNTT (tổ chức đào tạo).
+ Về chính sách nội bộ: Tổng Công ty đã xây dựng nhiều chính sách, quy chế, quy định về ứng dụng CNTT trong: sao lưu dự phòng; Bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên cần chú trọng hơn tới vấn đề giám sát và thực hiện sao cho hiệu quả.
Về hạ tầng kỹ thuật:
Các hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thông tin triển khai tại Tổng Công ty chủ yếu được triển khai riêng rẽ, thiếu kết nối trên diện rộng, dữ liệu ít được đồng bộ với nhau… Điều này dẫn đến hiệu quả đầu tư không cao, thiếu đồng bộ giữa Tông Công ty với các Đơn vị thành viên.
Bên cạnh đó nhiều đơn vị trong ngành dầu khí chưa quan tâm, chưa hợp tác trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu để chia sẻ, liên kết với các đơn vị liên quan, hoặc dùng chung trên cơ sở dữ liệu của Tập Đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam. Đây là một rào cản gây giảm hiệu quả trong việc ứng dụng CNTT tại Tổng Công ty.
Về nguồn nhân lực:
Trình độ, thói quen ứng dụng CNTT của CBCNV còn ở mức cơ bản, ảnh hưởng đến việc tiếp nhận các ứng dụng CNTT hiện đại trong quản lý; Một bộ phận CBCNV chưa có thói quen, kỹ năng ứng dụng CNTT, đặc biệt là các ứng dụng CNTT đặc thù, chuyên ngành, chưa hình thành văn hóa chia sẻ thông tin (lưu trữ dữ liệu cục bộ, giữ làm của riêng cá nhân). Cùng với đó, một số cán bộ lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến chỉ đạo, thiếu quyết liệt, chưa gương mẫu trong ứng dụng CNTT. Đây được coi là một rào cản lớn cho việc ứng dụng CNTT tại Tổng Công ty.
Ngoài ra, Tổng Công ty cũng chưa thật sự chú trọng đến việc tăng cường đội ngũ chuyên trách về An toàn thông tin. Chính điều này khiến Tổng Công ty nhiều thời điểm ở trong tình trạng bị động trước nguy cơ an toàn thông tin.
Về ứng dụng CNTT :
- Nhóm ứng dụng quản lý đầu vào:
Việc quản lý các thiết bị đầu vào vẫn còn hạn chế ở phần cơ sở dữ liệu về giá vẫn chưa thật sự đạt mức độ thời gian thực để cải thiện việc quản lý cung ứng vật tư.
- Nhóm ứng dụng quản trị Tổng Công ty :
+ Về sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử Edoc, tỷ lệ trao đổi các văn bản điện tử qua mạng còn rất hạn chế. Một số ban chức năng vẫn chưa tận dụng triệt để các điều kiện có để trao đổi, xử lý văn bản điện tử. Việc trao đổi hồ sơ xử lý giữa các đơn vị liên quan chủ yếu vẫn qua hình thức giấy tờ, các văn bản điện tử, chữ ký điện tử nhìn chung có giá trị không cao.
+ Về ứng dụng báo cáo điện tử hiện đã phát huy được nhiều ưu điểm tổng hợp dữ liệu và báo cáo theo form mẫu cơ bản dạng bảng và biểu đồ, tuy nhiên vẫn chưa có các tính năng phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản trị. Thậm chí đã có hệ thống phân tích báo cáo nhưng chưa được quan tâm sử dụng.
+ Về phần mềm quản lý nhân sự đã phát huy rất nhiều hiệu quả tuy nhiên vẫn hạn chế trong việc hiển thị trên các ứng dụng thiết bị điện thoại thông minh và máy tính bảng.
-Nhóm ứng dụng trao đổi thông tin và truyền thông
+ Hệ thống Email, hệ thống truyền thông hợp nhất UC và hệ thống website tuy đã hỗ trợ rất tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty, tuy nhiên vẫn còn những hạn chế nhất định trong việc chia sẻ file dung lượng lớn, tuổi đời của thiết bị đã cũ (có thiết bị đã sử dụng 6, 7 năm) dẫn tới rủi ro gián đoạn hệ thống và tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu.
-Nhóm ứng dụng phần mềm kỹ thuật dầu khí
Các nhóm phần mềm kỹ thuật dầu khí là nhóm phần mềm có tính chất phục vụ lĩnh vực Dầu khí ( E&P ) là lĩnh vực cốt lõi của Tổng Công ty. Có thể nói các phần mềm thuộc lĩnh vực Dầu khí được cung cấp bởi các hãng phần mềm uy tín nên có chất lượng rất tốt. Tuy nhiên vẫn còn một vài hạn chế :
+ Khâu tiếp nhận chuyển giao công nghệ. Khi tiếp nhận chuyển giao công nghệ vẫn chưa đạt hiệu quả cao nhất dẫn đến tình trạng nhiều phần mềm kỹ thuật dầu khí chưa được khai thác hết tính năng và việc tiếp nhận làm chủ thích nghi và cải tiến còn gặp nhiều khó khăn.
+ Khâu đầu vào dữ liệu, để hệ thống phần mềm kỹ thuật dầu khí hoạt động hiệu quả thì phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu đầu vào. Dữ liệu tốt đầy đủ, chất lượng thì phần mềm sẽ hoạt động hiệu quả. Thực tế hiện nay Tổng Công ty vẫn chưa có được một quy trình và giải pháp cho việc nhập dữ liệu đầu vào.
Khó khăn chung của các ứng dụng CNTT
Khó khăn chung của các ứng dụng CNTT tại Tổng Công ty đó chính là việc khôi phục lại phần mềm khi xảy ra sự cố, hiện các ứng dụng khi xảy ra sự cố thì việc khôi phục vẫn còn mất nhiều thời gian do một số hệ thống chưa có cơ chế chạy song song. Đồng thời, các hệ thống backup đã cũ, hỏng, tốc độ thấp dẫn tới thời gian backup chậm, không đầy đủ.
Trên đây là một số mặt hạn chế cơ bản làm hạn chế hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý tại Tổng Công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí.
3.3.2.2. Nguyên nhân
a. Nguyên nhân của từng hạn chế
Về chính sách:
Nhận thức, hiểu biết về chủ trương, quan điểm, định hướng phát triển ứng dụng CNTT không thống nhất, không đầy đủ của một số Ban chức năng/Đơn vị liên quan. Từ đó dẫn đến chính sách của đơn vị này không đồng bộ với chính sách của đơn vị khác; Tinh thần trách nhiệm, sự phối hợp giữa các đơn vị được phân công chưa cao, dẫn đễn chậm trễ trong việc xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai.
Nguyên nhân chính của việc chưa ban hành quy định ứng dụng CNTT trong nội bộ, xuất phát từ việc chưa nhận thức được tầm quan trọng trong việc xây dựng quy định nội bộ đối với việc thúc đẩy ứng dụng CNTT trong Tổng Công ty. Nguyên nhân thứ hai một số quy định đã được ban hành nhưng không thực hiện được chủ yếu là do không
quy định được rõ ràng về trách nhiệm, cũng như quy trình thực hiện, đồng thời chưa gắn liền triển khai ứng dụng CNTT với việc đơn giản hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc. Một nguyên nhân khác cần nhắc tới đó là quy định về lưu trữ, quản lý văn bản điện tử chưa rõ ràng, dẫn đến không khuyến khích được việc ứng dụng và triển khai.
Về hạ tầng kỹ thuật:
Thiếu sự định hướng về công nghệ chung, giải pháp tổng thể, dẫn đến có những sự khác nhau về công nghệ của hệ thống phần mềm ứng dụng giữa các đơn vị, việc tích hợp với nhau khó khăn và không có sự tương thích.
Việc chưa khai thác hết tính năng của hạ tầng thông tin, một mặt do ý thức, năng lực khai thác thiết bị, phần mềm phục vụ công việc của CBCNV còn hạn chế, mặt khác có thể xuất phát từ việc phần mềm xây dựng không đồng bộ với quy trình giải quyết công việc trong thực tế, …
Đối với việc chưa quan tâm, chưa hợp tác xây dựng cơ sở dữ liệu xuất phát từ các nguyên nhân như nhận thức về vai trò, ý nghĩa của xây dựng và chia sẻ dữ liệu quản lý, không muốn chia sẻ thông tin vì thông tin không đầy đủ, không rõ ràng, minh bạch, lúng túng trong việc triển khai.
Về nguồn nhân lực :
Các tồn tại nêu trên có thể xuất phát từ nguyên nhân chính là: Chưa chú trọng và không thường xuyên làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng cho CBCNV; chưa có chế tài rõ ràng trong việc ứng dụng CNTT, chưa làm tốt công tác tuyên truyền về lợi ích, ý nghĩa của ứng dụng CNTT đối với CBCNV.
Hạn chế của xây dựng đội ngũ chuyên trách an toàn thông tin, về cơ bản xuất phát từ hai nguyên nhân, đó là chưa có cơ chế đãi ngộ phù hợp để thu hút nguồn nhân lực và lãnh đạo Tổng Công ty chưa thực sự thấy hiệu quả của việc xây dựng lực lượng này, đặc biệt chưa chú trọng đến vấn đền an toàn an ninh thông tin.
Về ứng dụng CNTT:
+ Nhóm ứng dụng quản lý đầu vào
Việc hạn chế ở phần cơ sở dư liệu về giá vẫn chưa đạt mức độ thời gian thực nguyên nhân chính là do việc cập nhật và update cơ sở dữ liệu về giá cần phải được thực hiện liên tục.
+ Nhóm ứng dụng quản trị doanh nghiệp
+ Về sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử Edoc: Việc số lượng văn bản
giao dịch qua phương tiện điện tử, việc sử dụng chữ ký điện tử còn hạn chế có thể xuất phát từ một số nguyên nhân sau : Thiếu sự quyết liệt trong chỉ đạo, triển khai sử dụng, chưa thay đổi được tư duy « giấy trắng mực đen và chữ ký tươi ». Nên không sử dụng các giải pháp điện tử ; Kỹ năng sử dụng phương tiện điện tử hạn chế ; nhiều văn bản vẫn phải sử dụng giấy theo quy định ; phương tiện điện tử (Phần mềm) không đáp ứng yêu cầu ; quy định về lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử chưa rõ ràng.
+ Về việc nâng cấp giải pháp báo cáo điện tử lên hệ thống hỗ trợ ra quyết
định vẫn còn hạn chế một phần là do chưa có được phương pháp, tri thức kết hợp được công nghệ thông tin và quản trị doanh nghiệp ; hai là do bộ phận quản lý chưa thấy dược tầm quan trọng của việc phân tích thông tin, có hệ thống (PVEP iBoard) nhưng không quan tâm sử dụng.
+ Về phần mềm quản lý nhân sự, việc phần mềm vẫn còn hạn chế trong việc
triển khai trên các thiết bị công nghệ như điện thoại thông minh, máy tính bảng là do chưa có sự quyết tâm của bộ phận quản lý và chưa tìm ra được giải pháp phù hợp với Tổng Công ty cho việc triển khai ứng dụng trên nền tảng thiết bị di động thông minh và máy tính bảng.
+Về ứng dụng phần mềm kỹ thuật: Nguyên nhân chính của hạn chế chính là do
quá trình tiếp nhận chuyển giao công nghệ, chưa có quy trình, hướng dẫn bài bản và ở khâu đào tạo kỹ năng vẫn chưa tốt do chưa được hiểu đúng.
b. Nguyên nhân hạn chế chung :
+ Lãnh đạo Tổng Công ty coi CNTT là phương tiện chủ lực trong quá trình công nghiệp hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, tuy nhiên chưa quyết liệt trong việc phê duyệt, đầu tư CNTT.
+ Một bộ phận CBCNV chưa nhận đúng vị trí, vai trò của ứng dụng CNTT để thay đổi phương thức hoạt động, nâng cao năng suất lao động, cải cách quy trình, thủ tục hành chính.
+ Việc triển khai ứng dụng CNTT chưa gắn liền với quy trình, thủ tục quản lý nội bộ.
+ Mặt bằng trình độ CBCNV thiếu sự đào tạo cập nhật liên tục để có thể theo kịp sự phát triển của CNTT trong tương lai.