CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực
4.2.4. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại Công ty
Lập và duyệt yêu cầu tuyển dụng
Bước 1
Xây dựng phương án tuyển dụng
Bước 2
Thông báo tuyển dụng và loại hồ sơ
Bước 3
Phỏng vấn
Bước 5
Nhận việc, đào tạo hội nhập môi trường làm việc
Bước 7
Thử việc, đánh giá kết quả thử việc,ký hợp đồng lao động
Bước 8
Hình 3.3: Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty đề xuất
Thi viết
Bước 4
Duyệt kết quả tuyển dụng
Bước 6
Hình 4.1. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty CNTT điện lực miền Bắc đề xuất
Bƣớc 1: Lập và duyệt yêu cầu tuyển dụng
Bước 1.1: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng:
Căn cứ vào định biên nhân sự, kế hoạch tuyển dụng và tình hình công việc thực tế, các Phòng/Đơn vị lập yêu cầu tuyển dụng, Bản mô tả công việc cho vị trí
cần tuyển dụng (Phòng/Đơn vị chỉ phải gửi Bản mô tả công việc cho những vị trí mới, Phòng Tuyển dụng chƣa có Bản mô tả công việc của vị trí đó hoặc những vị trí công việc có phát sinh thêm nhiệm vụ, yêu cầu mới) gửi về Phòng Tổ chức nhân sự.
Đề xuất tuyển dụng của đơn vị gửi phải bao gồm đầy đủ những thông tin sau: Vị trí cần tuyển dụng, số lƣợng tuyển dụng, tuổi và giới tính của ứng viên (nếu có), thời gian yêu cầu tuyển dụng.
Yêu cầu:
Đề xuất tuyển dụng phải đƣợc gửi về phòng Tổ chức nhân sự trƣớc ngày cần nhân sự ít nhất 01 tháng đối với các chức danh Nhân viên và ít nhất 02 tháng đối với các chức danh còn lại.
Bước 1.2:Xác định giải pháp giải quyết nhu cầu lao động:
Trên cơ sở đề xuất tuyển dụng của các Phòng/Đơn vị, phòng Tổ chức nhân sự tiến hành tƣ vấn các giải pháp cụ thể nhằm giải quyết nhu cầu lao động nhƣ: đào tạo nhân viên, tăng năng suất lao động, làm thêm giờ, tuyển dụng,… Trƣờng hợp lựa chọn giải pháp tuyển dụng thì thực hiện các bƣớc tiếp theo.
Bước 1.3: Xác định số lƣợng, nguồn và tiêu chí tuyển dụng:
Phòng Tuyển chức nhân sự phối hợp và tƣ vấn cho các Phòng/Đơn vị xác định số lƣợng nhân sự cần tuyển dụng, nguồn tuyển dụng phù hợp: tuyển nội bộ, tuyển bên ngoài, tiêu chí tuyển dụng nhƣ: độ tuổi, giới tính, trình độ, trƣờng tốt nghiệp, xếp loại tốt nghiệp, kinh nghiệm, kỹ năng, đặc điểm cá nhân,…
Với những chức danh mới, phòng Tổ chức nhân sự sẽ phối hợp với Phòng/Đơn vị yêu cầu tuyển dụng xác định tên chức danh và xây dựng Bản mô tả công việc trình Giám đốc phê duyệt.
Bước 1.4: Trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt yêu cầu tuyển dụng: Trên cơ sở đề xuất tuyển dụng của đơn vị có nhu cầu tuyển dụng, Phòng Tổ chức nhân sự sẽ xem xét, cho ý kiến và trình lãnh đạo có thẩm quyền xem xét phê duyệt.
- Đề xuất tuyển dụng đã đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt chấp thuận thì phòng Tổ chức nhân sự tiến hành tuyển dụng cho đơn vị.
- Đề xuất tuyển dụng không đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt chấp thuận thì Phòng/Đơn vị có yêu cầu tuyển dụng giải quyết những vấn đề còn tồn đọng và ngƣng không tuyển dụng.
Bước 1.5: Thành lập Hội đồng tuyển dụng:
Trên cơ sở phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền, phòng Tổ chức nhân sự/Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng làm quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng nhân lực tại đơn vị trình Giám đốc phê duyệt.
+ Thành phần Hội đồng tuyển dụng tại Công ty: - Giám đốc Công ty: Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng;
- Trƣởng các phòng, ban, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng: Thành viên Hội đồng tuyển dụng;
- Cán bộ Phòng Tổ chức nhân sự: Thành viên hội đồng tuyển dụng
Bƣớc 2: Xây dựng phƣơng án tuyển dụng
Bước 2.1: Lập phƣơng án tuyển dụng:
Trên cơ sở đề xuất tuyển dụng của đơn vị đã đƣợc cấp thẩm quyền chấp thuận, Phòng Tổ chức nhân sự sẽ tiến hành lập phƣơng án tuyển dụng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Phƣơng án tuyển dụng bao gồm:
- Chọn cách thức tuyển dụng: Thông báo trên Đài phát thanh, truyền hình địa phƣơng/trung ƣơng, hoặc báo địa phƣơng/trung ƣơng, hoặc website chuyên về tuyển dụng, sử dụng dịch vụ tuyển dụng của các công ty cung ứng dịch vụ tuyển dụng hay qua Công ty tuyển dụng…;
- Lịch trình tuyển dụng cho các vị trí; - Chi phí tuyển dụng.
Bước 2.2: Trình cấp có thẩm quyền xét duyệt phƣơng án tuyển dụng.
Bƣớc 3: Thông báo tuyển dụng và sơ loại hồ sơ
Bước 3.1: Thông báo tuyển dụng:
+ Trên cơ sở phƣơng án tuyển dụng đã duyệt, Phòng Tổ chức nhân sự phối hợp với các Phòng/Đơn vị tuyển dụng tổ chức thông báo tuyển dụng rộng rãi trên
các phƣơng tiện thông tin đại chúng, website của NPC IT và các kênh truyền thông phù hợp:
- Thông báo trên Đài phát thanh, truyền hình địa phƣơng/trung ƣơng, hoặc báo địa phƣơng/trung ƣơng;
- Thông báo trên website của Công ty và các website chuyên về tuyển dụng. + Phòng Tổ chức nhân sự tiến hành thông báo tuyển dụng trong nội bộ: - Gửi thông báo tuyển dụng qua thƣ điện tử cho cán bộ nhân viên toàn hệ thống;
- Đề nghị Lãnh đạo Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cho phổ biến thông báo tuyển dụng và dán thông báo tuyển dụng tại Đơn vị.
Bước 3.2: Tiếp nhận, tổng hợp và sơ loại hồ sơ
- Phòng Tổ chức nhân sự/Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng: Nhận và kiểm tra hồ sơ ứng viên theo tiêu chí tuyển dụng; hƣớng dẫn và yêu cầu ứng viên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu cụ thể của từng đợt, từng vị trí tuyển dụng;
- Phân loại hồ sơ theo chức danh tuyển dụng và quản lý hồ sơ ứng viên. Tổng hợp số lƣợng hồ sơ ứng viên và lập danh sách trích ngang ứng viên theo mẫu của Ngân hàng. Trong trƣờng hợp không đủ hồ sơ dự tuyển thì tăng thêm thời hạn nhận hồ sơ hoặc tiến hành lại bƣớc thông báo tuyển dụng’
- Tiến hành sơ loại hồ sơ ứng viên theo chức danh tuyển dụng.
Bước 3.3: Lập danh sách ứng viên vào vòng thi viết
- Trên cơ sở Danh sách trích ngang ứng viên, Phòng Tổ chức nhân sự/Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng lập danh sách các ứng viên vào vòng thi viết và danh sách ứng viên thuộc diện xét tuyển (miễn vòng thi viết) trình Chủ tịch Hội đồng Tuyển dụng/Phòng Tổ chức nhân sự dụng xem xét phê duyệt;
- Trình Giám đốc phê duyệt việc xây dựng bộ đề thi (đối với chức danh tuyển dụng mới chƣa có đề thi hoặc khi cần bổ sung, thay thế đề thi cũ).
Bƣớc 4: Thi viết
Bước 4.1: Công tác chuẩn bị
- Lên lịch thi, thuê địa điểm thi và thông báo lịch thi viết cho các ứng viên; - Chuẩn bị đề thi, đáp án cho từng chức danh, niêm phong đề thi và giao cho Hội đồng thi;
Bước 4.2: Tổ chức thi viết
- Chuẩn bị bố trí trƣớc giờ thi: Dán sơ đồ phòng thi, danh sách thí sinh, đánh số báo danh tại phòng thi;
- Gọi thí sinh vào phòng thi và kiểm tra chứng minh nhân dân, phổ biến nội quy phòng thi, nội dung thi, thời gian thi cho thí sinh;
- Phát giấy nháp và giấy thi (nếu cần);
- Tiến hành cắt bỏ niêm phong và phát đề thi,
- Giám sát thi, thu bài thi, lập biên bản giao nhận bài thi và bàn giao bài thi cho Hội đồng thi.
Bước 4.3: Tổ chức chấm thi
- Bài thi sẽ đƣợc giao cho cán bộ đƣợc phân công phụ trách chấm thi;
- Sau khi chấm bài thi xong, lựa chọn ứng viên có điểm thi đạt yêu cầu và lập danh sách ứng viên tham gia vòng Phỏng vấn trình Giám đốc phê duyệt và gửi về Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng để tổ chức phỏng vấn.
Bƣớc 5: Phỏng vấn
Bước 5.1: Công tác chuẩn bị
- Phòng Tổ chức nhân sự soạn thông báo triệu tập Hội đồng Phỏng vấn trình Chủ tịch Hội đồng Tuyển dụng/Giám đốc phê duyệt;
- Thông báo lịch phỏng vấn cho các ứng viên đủ điều kiện;
- Gửi Bản mô tả công việc, danh sách trích ngang của ứng viên tham dự phỏng vấn cho Hội đồng Tuyển dụng;
Bước 5.2: Tiến hành phỏng vấn
Bước 5.3: Tổng hợp kết quả và biên bản phỏng vấn
Bƣớc 6: Phê duyệt kết quả tuyển dụng
Bước 6.1: Thẩm tra ứng viên đạt yêu cầu phỏng vấn (nếu cần thiết)
Bước 6.3: Thông báo và gặp gỡ ứng viên trúng tuyển
Bước 6.4: Soạn quyết định tiếp nhận cán bộ nhân viên tân tuyển
Bƣớc 7: Nhận việc và hội nhập môi trƣờng làm việc
Bước 7.1: Thông báo danh sách cán bộ nhân viên tân tuyển
Bước 7.2: Phối hợp chuẩn bị và bàn giao điều kiện làm việc
Bước 7.3: Chào đón, giới thiệu cán bộ nhân viên tân tuyển
Bƣớc 8: Thử việc, đánh giá kết quả thử việc, xem xét ký kết hợp đồng học việc, hợp đồng lao động
Bƣớc 8.1: Thử việc, đánh giá thử việc + Phòng Tổ chức nhân sự
- Thông báo cho các Phòng/Đơn vị có ứng viên trúng tuyển vào thử việc; nhắc nhở đơn vị tiếp nhận cán bộ nhân viên tân tuyển và các đơn vị liên quan chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thử việc (bàn ghế, chỗ ngồi, máy tính,… )
- Thƣờng xuyên trao đổi với lãnh đạo đơn vị có nhân viên thử việc để theo dõi quá trình thử việc;
- Phối hợp với Phòng/Đơn vị nhắc nhở lãnh đạo đơn vị có nhân viên thử việc tổ chức kiểm tra kết thúc thử việc, nhận xét, đánh giá kết quả thử việc của Nhân viên thử việc và kết luận về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận nhân viên đó.
+ Lãnh đạo Phòng/Đơn vị tiếp nhận nhân viên thử việc:
Cử ngƣời hƣớng dẫn, kèm cặp và thƣờng xuyên trao đổi với nhân viên thử việc về các nội dung thử việc để nắm bắt kịp thời kết quả thử việc của nhân viên tân tuyển,…
+ Cán bộ hƣớng dẫn nhân viên thử việc:
Lập kế hoạch chi tiết hƣớng dẫn nhân viên thử việc và định kỳ báo cáo lãnh đạo Phòng/Đơn vị.
Trƣờng hợp ứng viên đã có kinh nghiệm tại vị trí dự tuyển từ 02 năm trở lên và có năng lực, kết quả phỏng vấn tốt có thể xem xét miễn giảm thời gian thử việc.
Sau khi nhận đƣợc phiếu Đánh giá thử việc và đề xuất của lãnh đạo đơn vị tiếp nhận nhân viên thử việc, Phòng Tổ chức nhân sự xem xét và trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt;
Trên cơ sở phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền, Phòng Tổ chức nhân sự/đơn vị tiếp nhận thực hiện ký Hợp đồng học việc/Hợp đồng lao động với nhân viên thử việc và thông báo cho nhân viên thử việc biết kết quả thử việc và các thủ tục tiếp theo.