CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty
3.2.2. Thực trạng công tác lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực
3.2.2.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Hàng năm sau khi ban giám đốc đƣa ra quyết định về chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh của những năm tới, công ty sẽ tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Căn cứ vào khối lƣợng công việc và mục tiêu cụ thể, các đơn vị có nhu cầu thay thế bổ sung nhân lực lập phiếu yêu cầu tuyển dụng, có xác nhận của thủ
Tại phòng Tổ chức nhân sự, nhân viên phụ trách công tác tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị, trình lên trƣởng phòng Tổ chức nhân sự xem xét và đề xuất lên Giám đốc phê duyệt.
Bảng 3.9. Nhu cầu nhân sự tại các phòng đơn vị của Công ty năm 2016
ĐVT: Ngƣời
Stt Tên phòng, đơn vị Hiện
có Nhu cầu Thừa Thiếu
1 Tổ chức nhân sự 15 17 2 2 Kế toán 15 15 0 0 3 Kế hoạch vật tƣ 12 13 1 4 Kinh doanh 10 10 0 0 5 Giải pháp & tự động hoa 32 35 3 6 Công nghệ phần mềm 52 57 5 7 Kỹ thuật vận hành 30 32 2
8 Văn phòng 25 27 2
9 Quản lý & khai thác truyền dẫn 20 21 1 10 Chi nhánh CNTT Hà Nội 70 70 0 0 11 Trung tâm đào tạo 55 56 1
Tổng 336 353 0 17
Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự NPC IT
Sau khi đã có sự phê duyệt của giám đốc, phòng Tổ chức nhân sự phối hợp với các đơn vị xây dựng các tiêu chí tuyển dụng. Do chƣa có bản mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể nên việc xây dựng các tiêu chí tuyển dụng còn sơ sài, chủ yếu dựa vào dữ liệu, kinh nghiệm của ngƣời lãnh đạo trực tiếp cùng nhân viên tuyển dụng.
Bản tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty bao gồm các nội dung sau:
- Tiêu chuẩn về sức khỏe: phải là ngƣời có sức khỏe tốt (có giấy khám sức khỏe cấp quận, huyện).
- Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn: Bằng cấp, chứng chỉ liên quan... Khi đã xây dựng xong tiêu chuẩn tuyển dụng, phòng tổ chức tiếp tục thông báo tìm nguồn ứng viên và thông báo tuyển dụng.
3.2.2.2. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Để tránh việc thụ động trong quá trình tuyển dụng cũng nhƣ khó khăn trong công việc sắp xếp nhân sự để đáp ứng đƣợc yêu cầu về tính chất và khối lƣợng công việc thì hàng năm, phòng Tổ chức nhân sự sẽ tổng hợp lại nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, trung tâm và soạn thảo trình lên Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt. Sau khi xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng trong năm, phòng Tổ chức nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm: nguồn tuyển dụng, phƣơng pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng. Thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng của công ty, đó là: quy trình tuyển mộ, quy trình tuyển chọn và hội nhập nhân viên mới.
3.2.3. Tình hình thực hiện các bước trong quy trình tuyển dụng 3.2.3.1. Công tác tuyển mộ
Thực trạng nguồn tuyển mộ
Công tác tuyển mộ là bƣớc đầu tiên của quá trình tuyển dụng, đƣợc tiến hành khi Công ty có nhu cầu tuyển thêm vị trí mới, với vị trí cần tuyển phòng Tổ chức nhân sự đƣa ra hai nguồn tuyển chính xây dựng hƣớng thực hiện.
Với nguồn tuyển mộ bên trong
Tuyển theo cách này thƣờng đƣợc gọi là tuyển nhân viên hiện hành đang làm việc tại Công ty, thƣờng đƣợc Công ty dùng vào việc tuyển dụng các vị trí nhƣ tổ trƣởng, nhóm trƣởng, trƣởng, phó phòng, đơn vị. Điều kiện nhân viên phải làm việc tại Công ty trên một năm, ký hợp đồng không thời hạn với Công ty. Tuyển ngƣời từ nguồn nội bộ có lợi điểm là nhân viên thấy Công ty luôn luôn tạo cơ hội để họ đƣợc thăng tiến và do đó gắn bó với Công ty hơn và làm việc tích cực hơn. Công ty đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc, do đó kết quả khá chính xác. Họ là ngƣời đã quen thuộc, hiểu đƣợc chính sách và cơ cấu của Công ty, và do đó chỉ một thời gian gắn công ty giúp họ hội nhập vào môi trƣờng làm việc mới ngay. Ngoài
ra, việc tuyển mộ nguồn nội bộ ít tốn kém hơn.
Với nguồn tuyển mộ bên ngoài
Có rất nhiều phƣơng pháp tuyển mộ nhân viên từ bên ngoài nhƣ quảng cáo, đến các trƣờng, đến các cơ quan lao động - công, tƣ...
- Các phƣơng pháp Công ty đang sử dụng tuyển mộ bên ngoài
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Hình 3.6. Kết quả từ phiếu khảo sát lao động làm việc tại Công ty về việc nhận biết nguồn thông tin tuyển dụng của Công ty.
+ Sinh viên thực tập: Là một hình thức tuyển mộ, sinh viên thƣờng thực tập các tháng hè hoặc con, em các cán bộ làm việc trong ngành thƣờng là các sinh viên năm cuối cùng của khóa học. Qua thời gian thực tập tại Công ty, và qua mối quan hệ tiếp xúc, sinh viên có thể xác định đƣợc có nên xin làm việc tại đây không và ngƣợc lại công ty thấy sinh viên này có khả năng, tƣ cách làm việc tại công ty hay không. Thực tập cũng là chiếc cầu nối khoảng cách giữa lý thuyết kinh doanh và thực tế.
+ Cán bộ, nhân viên giới thiệu: Các nhân viên đang làm việc tại Công ty thƣờng biết rõ con, em hoặc bạn bè có thể trở thành một nhân viên tốt. Họ thƣờng giới thiệu cho công ty những ngƣời có khả năng và có chất lƣợng. Điều dễ hiểu nếu nhân viên thích các công việc ở công ty, họ thƣờng rất muốn con, em, bạn bè của mình vào làm việc chung với mình. Chính vì thế mà Công ty khuyến khích nhân viên đƣa họ hàng và bạn bè vào làm việc.
+ Các ứng viên khác: Có một số ứng viên tham gia ứng tuyển biết thông tin tuyển dụng thông qua Internet, đài báo và trung tâm giới thiệu việc làm…, tuy nhiên, số lƣợng này không nhiều. Theo khảo sát của tác giả, chỉ có 14% số ngƣời tham gia khảo sát biết đƣợc thông tin tuyển dụng thông qua Internet, đài báo, trung tâm… còn chủ yếu đƣợc cán bộ, công nhân viên giới thiệu. Có thể thấy, công ty chƣa chú trọng việc thông báo tuyển dụng thông qua các phƣơng tiện truyền thông.
Hình 3.7. Tiến trình tuyển mộ của Công ty
3.2.3.2. Công tác tuyển chọn
Công tác tuyển chọn nhân lực là khâu để xét xem ứng viên cụ thể đó có đủ các điều kiện để tuyển dụng hay không, trên cơ sở của khâu tuyển mộ đã thực hiện.
Công tác tuyển chọn của công ty thực hiện khi công tác tuyển mộ đã thu hút đủ số lƣợng ứng viên nộp hồ sơ xin việc bằng hoặc nhiều hơn số lƣợng cần tuyển nhƣng con số này không có định mức.
Công tác tuyển chọn đƣợc tiến hành ngay sau khâu tuyển mộ, khi tuyển mộ đem lại một số lƣợng ứng viên cho vị trí cần tuyển công việc của tuyển chọn là tìm ra đƣợc ngƣời phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển và có đƣợc nhiều ƣu điểm hơn các ứng viên cùng ứng tuyển.
cứ trên các tiêu chuẩn cũng nhƣ yêu cầu đối với ứng viên để làm bảng đối chiếu với hồ sơ tiếp nhận đƣợc để đánh giá.
Hình 3.8. Tiến trình tuyển chọn nhân sự của Công ty
- Bƣớc 1: Tiếp nhận và xét hồ sơ
Hồ sơ đăng ký dự tuyển của ngƣời lao động
+ Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu số 01 của Bộ lao động thƣơng binh xã hội quy định tại thông tƣ số 31/2011/TT-BLĐTBXH ngày 03/11/2011.
+ Bản photo (có công chứng) bằng tốt nghiệp phổ thông trung học.
+ Bản photo (có công chứng) các văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của vị trí dự tuyển.
+ Bản photo sổ lao động (nếu có, không cần công chứng) đối với ngƣời lao động đang làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp đăng ký dự tuyển.
+ Sơ yếu lý lịch theo quy định hiện hành.
+ Giấy khám sức khỏe của cơ quan có thẩm quyền.
- Trƣớc khi tổ chức thi tuyển lao động, Phòng Tổ chức nhân sự thông báo cho ngƣời dự tuyển biết rõ địa điểm, ngày giờ thi tuyển, phƣơng tiện làm việc, điều kiện sinh hoạt... và các chế độ ƣu tiên, thu hút đối với các vị trí cần tuyển.
- Khi nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động, Phòng Tổ chức nhân sự phải vào sổ theo dõi và trao giấy biên nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển cho ngƣời lao động, trong thƣời hạn 15 ngày kể từ ngày chấm dứt việc nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển, Phòng Tổ
quan.
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả thi, phòng Tổ chức nhân sự phải thông báo kết quả cho ngƣời dự tuyển.
- Bƣớc 2: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn đƣợc cán bộ tuyển dụng phòng Tổ chức nhân sự tiến hành trên cơ sở các hồ sơ đã đƣợc chọn lọc.
Khâu phỏng vấn sơ bộ không có sự tham gia của cán bộ phụ trách phòng chủ quản mà ứng viên ứng tuyển, ứng viên ứng tuyển vị trí kế toán viên không có mặt lãnh đạo phòng kế toán.
Công tác phỏng vấn đƣợc tổ chức đơn giản, không quá cầu kỳ cũng không thực sự chặt chẽ, chu đáo, cụ thể các bảng câu hỏi không đƣợc xây dựng, chủ yếu cán bộ phụ trách tuyển chọn thiếu kỹ năng tuyển chọn, tùy tình huống để đƣa ra câu hỏi, xong việc đặt câu hỏi trực tiếp của phỏng vấn viên không nêu bật đƣợc mục tiêu tìm kiếm ứng viên nổi bật nhất đạt đƣợc cả về đúng chuyên môn, khả năng thích nghi, kỹ năng, phong cách, ứng xử trong giao tiếp.
Ở vòng phỏng vấn này việc trao đổi giữa ngƣời phụ trách tuyển chọn với ứng viên nhằm khai thác, xác thực các thông tin đã có của ứng viên và của nhà tuyển dụng đồng thời xem xét chọn ứng viên cho vòng tiếp theo gặp ban lãnh đạo Công ty.
Bƣớc 3: Phỏng vấn sâu
Sau khi đã loại dần các ứng viên không phù hợp, không đạt đƣợc các tiêu chí đã đề ra thì, các ứng viên còn lại sẽ có buổi phỏng vấn sâu có mặt của Giám đốc và phó Giám đốc công ty.
Một câu hỏi đặt ra là những ứng viên đã đƣợc gặp gỡ ai trong quá trình thi tuyển vào Công ty có 50 ngƣời đƣợc hỏi chiếm 87% rằng họ đã đƣợc gặp phỏng vấn viên và lãnh đạo Công ty.
Các câu hỏi sẽ đƣợc các lãnh đạo của công ty đƣa ra, trên thông tin mà phỏng vấn viên đã thu đƣợc của từng ứng viên, nội dung chủ yếu của cuộc phỏng vấn đó sẽ mang đến câu trả lời cho lãnh đạo công ty rằng các kỳ vọng về nhân sự có thực sự đƣợc đáp ứng và ứng viên đó đƣợc đánh giá đủ tố chất cần có để ban lãnh
đạo hội ý và đƣa ra quyết định, ứng viên nào sẽ đƣợc chọn và ứng viên nào sẽ bị loại, cuộc phỏng vấn sâu sẽ đƣợc thông báo kết quả cho các ứng viên biết qua điện thoại sau đó 2 ngày làm việc.
Khi đi đến khâu phỏng vấn lần tiếp theo với ban lãnh đạo đến khâu này ngƣời ứng viên đó đã đạt đƣợc 80% để có mặt trong danh sách nhân viên thử việc của công ty do đó số ứng viên bị loại ở vòng này rất ít.
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Hình 3.9. Kết quả từ phiếu khảo sát lao động làm việc tại Công ty về tính thực tiễn của bài thi, phỏng vấn trong công việc
Theo khảo sát của tác giả, 54% ngƣời lao động đƣợc khảo sát cho rằng chất lƣợng, hiệu quả của những câu hỏi phỏng vấn là rất tốt, có tính thực tiễn cao, có thể áp dụng vào công việc hàng ngày; 35% cho rằng chất lƣợng, hiệu quả của câu hỏi phỏng vấn là bình thƣờng và chỉ có 11% cho rằng bài phỏng vấn, bài thi không có tính thực tiễn trong công việc. Công ty cần sửa đổi nội dung, độ khó của bài thi, phỏng vấn để tìm đƣợc những ứng cử viên phù hợp nhất.
Bƣớc 4 và 5: Ra quyết định ký hợp đồng thử việc và học tập
Phòng tổ chức nhân sự soạn thảo và trình giám đốc công ty kí quyết định thử việc cho ngƣời lao động mới trúng tuyển. Nguyên tắc ký kết hợp đồng thử việc tại công ty nhƣ sau:
- Ngƣời lao động trúng tuyển vào làm việc tại các đơn vị trong công ty phải qua thời gian thử việc. Hết thời gian thử việc, nếu đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc
sẽ đƣợc tiếp nhận ký hợp đồng chính thức, ký kết hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng đến 36 tháng hoặc hợp đồng vô thời hạn.
- Không áp dụng thời gian thử việc với các đối tƣợng do giám đốc công ty điều động vào các chức danh: Cán bộ lãnh đạo, quản lý quy định tại điều lệ của công ty và cán bộ công nhân viên điều động trong nội bộ công ty.
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Hình 3.10. Kết quả từ phiếu khảo sát lao động làm việc tại Công ty về quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty
Ta thấy, nhân viên đánh giá quy trình tuyển dụng của công ty ở mức độ tốt với 23% số ngƣời tham gia khảo sát cho rằng quy trình quyển dụng rất hoàn chỉnh và đầy đủ, 55% đánh giá ở mức trung bình và còn lại 22% đánh giá quy trình còn rƣờm rà và chƣa tốt. Công ty cần xem xét đổi mới quy trình tuyển dụng để có thể tìm đƣợc các ứng viên đáp ứng công việc hiệu quả.
3.3. Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng
Hiệu quả công tác tuyển dụng tại Công ty NPC IT đƣợc đánh giá qua các tiêu chí sau:
Bảng 3.10. Báo cáo hoạt động tuyển dụng Công ty giai đoạn 2014-2016 ĐVT: Ngƣời
Năm 2014 2015 2016
Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ
Số ứng viên tham gia tuyển
chọn 50 22 48 28 44 28 Số ứng viên trúng tuyển 12 5 10 2 11 0 Số ứng viên ký hợp đồng
thử việc 10 4 10 2 11 0 Nhân viên thôi việc sau
tuyển dụng 1 0 0 0 0 0 Nhân viên đào tạo lại sau
tuyển dụng 2 1 2 0 1 0
Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự NPC IT
Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ
Tỷ lệ này đƣợc tính bằng số ứng viên tham gia tuyển chọn trên số hồ sơ dự tuyển Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ năm 2014 = (72/79) x100 = 91%
Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ năm 2015 = (76/83) x100 = 94% Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ năm 2016 = (72/74) x100 = 97%
Tỷ lệ cho thấy tiêu chí sàng lọc hồ sơ của công ty khá dễ dàng do chủ yếu các ứng viên nộp hồ sơ là sinh viên thực tập tại công ty và đƣợc ngƣời quen biết giới thiệu. Các ứng viên này hầu hết đã nắm đƣợc yêu cầu công việc cũng có trình độ phù hợp.
Tỷ lệ tuyển chọn
Đƣợc tính bằng số ứng viên tuyển dụng chính thức trên số ứng viên đƣợc mời đến phỏng vấn.
Tỷ lệ tuyển chọn năm 2014 = (17/72) x100 = 24% Tỷ lệ tuyển chọn năm 2015 = (12/76) x100= 16% Tỷ lệ tuyển chọn năm 2016 = (11/72) x100 = 15%
Tỷ lệ tuyển chọn này cho thấy công tác tuyển chọn của Công ty đƣợc tiến hành khá cẩn trọng với tiêu chí tuyển chọn kĩ càng. Ngoài ra, do đây là doanh nghiệp nhà nƣớc nên số lƣợng đƣợc tuyển chọn hàng năm còn hạn chế, phụ thuộc vào biên chế đƣợc cho phép nên dù số lƣợng ứng viên tham gia phỏng vấn cao nhƣng số lƣợng chính thức đƣợc tuyển dụng tại công ty vẫn ở mức thấp.
Tỷ lệ nhân viên trúng tuyển không ký hợp đồng thử việc
Tỷ lệ này đƣợc tính bằng số lƣợng ngƣời chính thức đƣợc tuyển dụng trên số ứng viên trúng tuyển.
Tỷ lệ nhân viên mới bỏ việc năm 2014 = (3/17) x 100 = 17,6% Tỷ lệ nhân viên mới bỏ việc năm 2015 = (0/15) x 100 = 0% Tỷ lệ nhân viên mới bỏ việc năm 2016 = (0/13) x 100 = 0%
Tỷ lệ nhân viên trúng tuyển không ký hợp đồng thử việc cho thấy nhân viên chƣa thực sự yêu thích và phù hợp với công việc.