C ăn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3703000017 do sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Khánh Hoà cấp ngày 20/06/2003, công ty cổ phầ n Mai Linh
định kết quả kinh doanh
2.2.1. Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty cổ phần Tập đoàn Mai Linh Nam Trung Bộ và Tây Nguyên sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo thông tin kinh tế… đều tập trung ở phòng kế toán của công ty. Còn các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập chứng từ, tổ chức khâu ghi chép ban đầu cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của phụ trách đơn vị và chuyển chứng từ cùng báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin.
Sơđồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Chú thích: Quan hệ trực tiếp Quan hệ phối hợp
• Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán phù hợp với công tác kế toán tại công ty, tổ chức vận hành và chỉ đạo công việc, nghiệp vụ cho từng nhân viên kế toán của công ty, quản lý và ký duyệt các chứng từ kế toán. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các báo cáo tài chính quý, năm.
Kế toán tổng hợp:
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ và số liệu hoạt động của các dịch vụ chính tại công ty và các dịch vụ khác và số liệu hoạt động của Mai Linh express, nhằm hỗ trợ cho kế toán trưởng trong việc thanh toán
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm ký nháy cho kế toán trưởng một số chứng từ sau khi đã kiểm tra tính xác thực của các số liệu và chứng từđầu vào.
Kế toán công nợ, tiêu thụ, vốn bằng tiền Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán thanh toán, tiền lương Thủ quỹ Checker Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp phải lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng tháng cũng như cuối năm sao cho số liệu trung thực, hợp lý, thuyết phục nhằm cung cấp cho các phòng ban và lãnh đạo công ty cho cơ quan thuế và các tổ chức bên ngoài
Kế toán công nợ, tiêu thụ, vốn bằng tiền:
Hàng ngày, kế toán công nợ tập hợp các chứng từ (taxi card, MCC, Voucher,…) theo dõi công nợ phải thu khách hàng, lập hoá đơn bán hàng trên cơ sở các chứng từ gốc, theo dõi doanh thu bán hàng, dựa vào các hoá đơn mua vật tư, công cụ dụng cụ chưa thanh toán để theo dõi công nợ phải trả. Theo dõi các khoản nhờ thu hộ và nhận thu hộ. Định kỳ lập biên bản đối chiếu và cấn trừ công nợ với Mai Linh tỉnh khác. Thực hiện các công việc nhằm đôn đốc và thu hồi công nợ. Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi báo cáo tình hình lên kế toán trưởng.
Ngoài ra, kế toán còn phải thường xuyên đối chiếu số liệu với ngân hàng, kiểm tra lượng tiền tồn tài tại khoản giao dịch với ngân hàng.
Kế toán vật tư, tài sản cốđịnh:
Hàng ngày, tập hợp chứng từ nhập xuất vật tư, đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư nhập xuất, tồn kho và nhập chứng từ vào máy để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày, phải tập hợp in đóng đầy đủ chứng từ, mỗi tháng tiến hành kiểm kê kho một lần, từ đó tìm cách xử lý vật tư thừa thiếu. Kế toán vật tư chịu trách nhiệm báo cáo tình hình vật tư cho kế toán trưởng.
Kế toán tài sản cố định tham gia lập dự toán về sửa chữa lớn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý tài sản cốđịnh
Kế toán thanh toán:
Kế thanh toán có nhiệm vu kiểm tra chứng từđến việc thu chi tiền có hợp lý, hợp lệ hay không. Nếu không hợp lý thì trả lại cho bộ phận yêu cầu và hướng dẫn làm sao để có bộ chứng từ phù hợp. Ngược lại thì lập phiếu thu hoặc phiếu chi.
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Ngoài ra kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập bảng thanh toán tiền lương cho các bộ phận, trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định.
Thủ quỹ
Hàng ngày, thủ quỹ xuống xưởng, căn cứ vào các chứng từ hợp lý, tiến hàng nhận tiền từ các lái xe giữa thời điểm giao ca. Tại văn phòng công ty, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lý, thủ quỹ tiến hành thu chi tiền và ký vào các chứng từ hợp lý đó. Cuối ngày,thủ quỹ sẽđưa tiền vào gửi ngân hàng.
Checker
Checker thực hiện công việc tính tiền đồng hồ cho xe taxi, kiểm tra những gì không phù hợp xảy ra trong ca kinh doanh được thể hiện cụ thể trong đồng hồ tính tiền đảm bảo tính trung thực, hợp lý, chính xác.
Ngoài ra, các kế toán công nợ, kế toán vật tư, kế toán thu chi, thủ quỹ, checker phải có liên hệ, phối hợp với nhau trong các nghiệp vụ kế toán.
2.2.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Hiện nay, công ty đang thực hiện hình thức kế toán máy và áp dung theo hình thức Nhật ký - Sổ cái, với phần mềm hạch toán là Accountant Finance System 2.0. Với việc áp dụng phần mềm này thì tất cả các chứng từ sau khi kiểm tra, phân loại sẽđược nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ từđộng cập nhật để lên các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp.
Sơđồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày: Cuối tháng, cuối năm: Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, kế toán viên phụ trách từng phần hành kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, phân loại, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, lấy số liệu nhập vào máy vi tính.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tựđộng nhập vào sổ cái và các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện các thao tác trên máy tính để lập các báo cáo tài chính theo quy định.
2.2.4. Các nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
Chứng từ kế toán Phân loại, kiểm tra chứng từ. Nhập dữ liệu vào máy tính In sổ sách - Sổ chi tiết - Sổ cái
2.2.4.1. Đặc điểm kinh doanh
Với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là vận tải bằng taxi và các tuyến xe đường dài nên doanh thu hay chi phí cũng chủ yếu là doanh thu và chi phí của các hình thức