1.4. Nội dung quản lý dự án
1.4.2.2. Tiến trình kiểm soát thay đổi phạm vi của dự án
các yếu tố gây ra sự thay đổi phạm vi của dự án và kiểm soát các thay đổi về phạm vi của dự án, để bảo đảm các thay đổi cần thiết và các hoạt động điều chỉnh cho các thay đổi này đƣợc tích hợp trong kế hoạch thực hiện dự án.
Đầu vào Phạm vi dự án.
Cấu trúc chia nhỏ công việc.
Kết quả thực hiện công việc và các yêu cầu thay đổi phạm vi.
Đầu ra
Các phiên bản cập nhật kế hoạch quản lý dự án. Cấu trúc chia nhỏ công việc.
Phạm vi dự án.
Các hành động điều chỉnh cần thiết cho phạm vi đã bị thay đổi.
Công cụ và kỹ thuật
Quản lý các yêu cầu: Các yêu cầu (đã đƣợc cam kết thực hiện) là thƣớc đo kết quả của dự án. Do đó, các yêu cầu cho dự án cần phải đƣợc kiểm soát bằng tài liệu để thiết lập một kế hoạch dự án đã đƣợc phê duyệt và để làm cơ sở thực hiện các tiến trình tạo sản phẩm.
- Có sự phân công trách nhiệm và phân bổ nguồn lực quản lý các yêu cầu. - Các yêu cầu cần phải đƣợc xem xét giữa các bên tham gia trƣớc khi đƣa vào dự án:
Để loại trừ các yêu cầu không hoàn chỉnh, hoặc thiếu sót.
Có tính khả thi, đƣợc phát biểu rõ ràng, và kiểm chứng đƣợc.
Đƣợc cam kết thực hiện từ hai phía.
- Các thay đổi trên nội dung yêu cầu cần phải đƣợc xem xét giữa các bên tham gia trƣớc khi tích hợp vào dự án.
Ảnh hƣởng của các thay đổi lên dự án đƣợc ƣớc lƣợng mức độ và đàm phán để đạt đƣợc sự nhất trí cao giữa các bên liên quan.
Các thay đổi cần thiết trong dự án cần phải đƣợc định nghĩa trong dự
án, có ƣớc tính rủi ro, thông báo cho các bên liên quan và lập tài liệu để kiểm soát các xử lý tƣơng ứng.
Giám sát kết quả thực hiện: Là sự xem xét đối chiếu thành quả của dự án với các yêu cầu của dự án để điều chỉnh lại các hoạt động của dự án hoặc thay đổi các yêu cầu ban đầu.
- Có sự phân công trách nhiệm và phân bổ nguồn lực theo dõi kết quả của dự án.
- Mức độ thực hiện dự án (kích cỡ, nỗ lực, chi phí, thời gian thực hiện) đƣợc giám sát, cập nhật tài liệu và đối chiếu với yêu cầu để thiết lập các hành động sửa đổi cần thiết.
- Các rủi ro liên quan đến chi phí, nguồn lực, kế hoạch thực hiện và giải pháp kỹ thuật cần phải đƣợc giám sát theo dõi để phòng tránh hoặc khắc phục.
- Diễn biến của kết quả thực hiện (bình thƣờng hoặc không bình thƣờng) đƣợc thông báo đến các bên có liên quan.