1.4. Nội dung quản lý dự án
1.4.3. Quản lý thời gian dự án
Thời gian của dự án là một yếu tố rất quan trọng, từ khi xác định cơ hội đầu tƣ và lập dự án thì CĐT đã tính đến thời gian dự án đi vào hoạt động trong tƣơng lai. Khi một dự án đƣợc hoàn thành đúng hoặc trƣớc thời hạn thì làm cho cơ hội của dự án trong thị trƣờng đƣợc tăng lên. Nếu một dự án chậm tiến độ sẽ gây cho CĐT rất nhiều bất lợi trong kinh doanh, một dự án chậm tiến độ tạo cho CĐT mất thêm chi phí trong quản lý, hoạt động của dự án… bên cạnh đó thì dự án kéo dài làm cho khả năng rủi ro của dự án tăng lên theo thời gian qua sự thay đổi của tỉ giá, lạm phát, sự thay đổi giá của các yếu tố đầu vào.
Quản lý thời gian của dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng nhƣ toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lƣợng đã định [5, tr.27].
Quản lý thời gian nhằm bảo đảm cho dự án hoàn thành các công việc đúng thời hạn. Thời hạn đặt ra cho dự án là để dự án có đƣợc các chuyển giao cần thiết tại một thời điểm đã xác định, phục vụ cho kế hoạch lớn hơn của tổ chức thụ hƣởng. Vì các chuyển giao đƣợc tạo ra từ các tiến trình tạo sản phẩm của dự án, nên thời gian để có các chuyển giao phụ thuộc vào thời gian thực hiện toàn bộ tiến trình dự án; điều này phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Những công việc nào cần thiết phải thực hiện. Nếu thực hiện những hoạt
động vô ích, dự án sẽ bị lãng phí cả nguồn lực lẫn thời gian cho các xử lý này (kém hiệu quả).
- Khối lƣợng công việc mà mỗi tiến trình phải hoàn thành với một nguồn lực cụ thể đƣợc cấp phát cho tiến trình đó, thời gian thực hiện một công việc phụ thuộc vào cả tính chất công việc (khối lƣợng, độ phức tạp) lẫn tính chất của nguồn lực cấp phát cho công việc (có năng lực cao hay thấp đối với công việc).
- Các tiến trình liên kết với nhau nhƣ thế nào để tạo ra kết quả chuyển giao nhanh nhất. Đa số các tiến trình dự án đều bị phụ thuộc vào một hoặc nhiều tiến trình khác vì hai nguyên nhân:
Tác động lên cùng một đối tƣợng;
Sử dụng chung nguồn lực.
Do đó, các tiến trình không thể cùng thực hiện đồng thời mà phải đƣợc sắp xếp thực hiện theo trình tự, có hệ thống, để tiến độ của dự án không bị trì hoãn do sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các tiến trình.
- Khả năng sử dụng đƣợc tối đa nguồn lực (con ngƣời, phƣơng pháp, công cụ) sẵn có của dự án cho các công việc phải làm của dự án.