Trả lời: Để công tác quản lý dự án tại công ty thực sự hiệu quả cần phải có sự chỉ đạo hợp lý, sáng suốt từ Ban lãnh đạo công ty, Trưởng Ban QLDA cùng sự phối hợp của các phòng ban cũng như sự cố gắng của toàn thể cán bộ, nhân viên trong Ban QLDA. Vì nhận thấy một số những yếu điểm trong thời gian qua, nên sắp tới Ban lãnh đạo công ty cùng Trưởng Ban QLDA sẽ có những điều chỉnh nhân sự phù hợp. Đồng thời tạo cho Ban QLDA có cơ chế hoạt động phù hợp hơn.
Phỏng vấn đƣợc thực hiện 15h20 ngày 04/4/2014 Tại phòng làm việc của ông Phó tổng giám đốc.
(2) Ông: Đỗ Hoàng Việt Chức vụ: Trƣởng Ban QLDA
Câu hỏi 1: Theo ông điểm mạnh và điểm yếu trong các hoạt động quản lý dự án tại công ty là gì?
Trả lời:
Điểm mạnh: Các hoạt động liên quan đến chi phí dự án, phạm vi dự án, các hợp đồng dự án được Ban QLDA thực hiện rất tốt.
Điểm yếu: Mặc dù chúng tôi nhận thấy rất rõ tầm quan trọng cũng như sự ảnh hưởng của tất cả các nội dung trong hoạt động QLDA đến sự thành công của dự án, nhưng trong điều kiện thực tế hiện nay chúng tôi gặp nhiều khó khăn trong công tác điều hành, quản lý. Các dự án chậm tiến độ hay chất lượng của một số hạng mục bị CĐT, khách hàng phản hồi là vấn đề sẽ sớm được giải quyết.
Câu hỏi 2: Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác QLDA tại công ty?
Trả lời: Có rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác QLDA trong thời gian vừa qua, do thiếu vật tư, vật liệu, thiết bị thi công không đáp ứng được cả về số lượng và chất lượng. Kinh phí thi công không được đảm bảo, thanh toán cho nhà thầu nhân công chậm dẫn đến thiếu lực lượng lao động tại các dự án. Bên cạnh đó thủ tục hành chính của công ty còn nhiều điểm chưa thật phù hợp, khi thiết bị hỏng hóc, để sửa chữa, thủ tục cần phải thông qua nhiều phòng phê duyệt nên rất chậm chạm.
Câu hỏi 3: Theo ông nhà nước cần hỗ trợ gì cho các công ty xây dựng để quản lý dự án hiệu quả hơn?
Trả lời: Nhà nước cần hỗ trợ về vốn và chính sách cho các doanh nghiệp.
Câu hỏi 4: Ông có đề xuất gì để công ty quản lý hiệu quả dự án đầu tư?
Trả lời: Đề nghị công ty có kế hoạch kinh phí phù hợp cho các dự án, bổ sung trang thiết bị cho Ban QLDA, có kế hoạch tuyển thêm nhân sự cho Ban QLDA để triển khai các công việc mới.
Phỏng vấn đƣợc thực hiện 10h40 ngày 09/4/2014 Tại phòng làm việc của ông Trƣởng Ban QLDA.
(3) Ông: Nguyễn Mạnh Đạt Chức vụ: Trƣởng phòng Kế hoạch – Kỹ thuật
Câu hỏi 1: Theo ông điểm mạnh và điểm yếu trong các hoạt động quản lý dự án tại công ty là gì?
Trả lời:
Điểm mạnh: Luôn biết cập nhật các công cụ quản lý dự án mới vào công việc của mình. Việc trao đổi thông tin của dự án rất hiệu quả không chỉ trong phạm vi Ban QLDA, mà còn ở trong công ty. Hợp đồng của các nhà cung cấp cũng được quản lý khá chặt chẽ nên trong quá trình thực hiện dự án ít xảy ra chanh chấp.
Điểm yếu: Trong quá trình điều hành, tôi thấy rằng Ban QLDA thường coi nhẹ công tác quản lý tiến độ, có những dự án để tiến độ trôi một cách rất đáng tiếc và cũng không có kế hoạch bù. Cán bộ phụ trách bộ phận của Ban QLDA thiếu sát xao trong công tác chỉ đạo thi công trên công trường, để công nhân không có tay nghề tốt thi công những hạng mục phức tạp, gây lãng phí vật liệu, ảnh hưởng chất lượng công trình.
Câu hỏi 2: Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác QLDA tại công ty?
Trả lời: Hầu hết các dự án hiện nay đều đang chậm tiến độ, có nhiều nguyên nhân khách quan khác nhau, nhưng theo tôi nguyên nhân cơ bản vẫn xuất phát từ những con người tham gia trực tiếp công tác Quản lý dự án.
Câu hỏi 3: Theo ông nhà nước cần hỗ trợ gì cho các công ty xây dựng để quản lý dự án hiệu quả hơn?
Trả lời: Nhà nước cần bổ sung những quy định chặt chẽ hơn về các nhà thầu tư vấn, gắn trách nhiệm của họ với từng công việc họ giám sát, trách tình trạng đưa cán bộ tư vấn năng lực kém, ý thức yếu vào dự án. Đây đang là tình trạng khá phổ biến hiện nay.
Về mặt bằng thi công, nhà nước cần hỗ trợ chính sách đền bù cho doanh nghiệp, cho người dân phù hợp với điều kiện thực tế.
Câu hỏi 4: Ông có đề xuất gì để công ty quản lý hiệu quả dự án đầu tư?
Trả lời: Đề nghị bổ sung thêm cán bộ quản lý có năng lực cho Ban QLDA. Ban lãnh đạo công ty có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thường xuyên. Kiên quyết không sử dụng cán bộ có năng lực và ý thức kém.
Phỏng vấn đƣợc thực hiện 14h30 ngày 09/4/2014. Tại phòng họp của Công ty Sông Đà – HTC.
PHỤ LỤC 2
PHIẾU ĐIỀU TRA VỀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ - HTC
Tên tôi là Đỗ Tiến Trường – Phó giám đốc Chi nhánh Thăng Long – Công ty Sông Đà HTC, hiện nay tôi đang theo học chương trình Thạc sĩ QTKD tại trường Đại học Kinh tế - Đại Học Quốc Gia Hà Nội. Tôi đang thu thập dữ liệu để hoàn tất luận văn cuối khóa có tiêu đề “Các giải pháp quản lý dự án đầu tư hiệu quả trong Công ty cổ phần Sông Đà - HTC”. Mục đích chính của đề tài mà tôi đang nghiên cứu là nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý dự án tại Công ty cổ phần Sông Đà - HTC, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tăng hiệu quả quản lý dự án ở Công ty nói riêng và các Công ty xây dựng ở Việt Nam nói chung. Việc ông/bà hoàn thiện phiếu điều tra này có ý nghĩa quan trọng đối với kết quả luận văn của tôi. Sẽ không có bất kỳ một sự đúng hay sai nào với các câu trả lời vì chúng phụ thuộc vào quan điểm và kinh nghiệm của từng người.
Tôi xin hứa mọi thông tin mà ông/bà cung cấp sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích nghiên cứu.
Cám ơn ông/bà rất nhiều vì đã dành thời gian để hoàn thành phiếu điều tra này.
Phiếu điều tra đƣợc chia thành 2 phần:
(I) Thông tin cá nhân.
(II) Đánh giá hoạt động quản lý dự án tại Công ty cổ phần Sông Đà HTC. Quản lý dự án xây dựng là công tác hoạch định, theo dõi, kiểm soát tất cả những vấn đề của một dự án, điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án đó. Nhằm đạt đƣợc những mục tiêu của dự án đúng thời hạn với các chi phí, chất lƣợng và khả năng thực hiện chuyên biệt. Nói một cách khác, Quản lý dự án xây dựng là công việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của Dự án nhằm đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra.
(I). Thông tin cá nhân ngƣời điền phiếu điều tra
1. Họ và tên:……….. 2. Vị trí mà ông/bà đang đảm nhiệm:
Chức vụ………..………Phòng/ban:……… 3. Số năm kinh nghiệm của ông/bà trong hoạt động quản lý dự án?
[ ] < 5 năm [ ] 5 – 10 năm [ ] >10 năm
Quản lý dự án gồm có 9 nội dung:
1. Quản lý lập kế hoạch tổng quan: tổ chức dự án theo một trình tự,
bóc tách, phân chia công việc và có kế hoạch hoàn thành các công việc đó.
2. Quản lý phạm vi dự án: phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều
chỉnh phạm vi dự án
3. Quản lý thời gian dự án: dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí
4. Quản lý chi phí dự án: bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống
chế chi phí.
5. Quản lý chất lƣợng dự án: quy hoạch chất lƣợng, khống chế chất
lƣợng và đảm bảo chất lƣợng
6. Quản lý nguồn nhân lực: hƣớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi
thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án.
7. Quản lý việc trao đổi thông tin dự án: Trao đổi thông tin giữa các thành viên tham gia dự án và các cấp quản lý khác nhau.
8. Quản lý rủi ro trong dự án: Nhận biết các yếu tố rủi ro, lƣợng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro.
9. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án: lựa chọn, thƣơng lƣợng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ... cần thiết cho dự án.
4. Đánh giá của ông/bà về tầm quan trọng của các hoạt động sau trong công tác quản lý dự án ở công ty?
STT Các hoạt động quản lý dự án Không quan trọng Rất quan trọng
1 2 3 4 5
1 Quản lý lập kế hoạch 2 Quản lý phạm vi dự án 3 Quản lý thời gian dự án 4 Quản lý chi phí dự án 5 Quản lý chất lƣợng dự án 6 Quản lý nguồn nhân lực
7 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án 8 Quản lý rủi ro trong dự án
9 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán
Từ câu 4 đến câu 11, ông/bà có thể bỏ qua các hoạt động mà ông/bà không thực sự nắm rõ. Với câu hỏi 5 mức độ, ông/bà có thể so sánh kết quả thực hiện của công ty mình với đối thủ cạnh tranh của công ty (nếu cần).
(II). Các hoạt động quản lý dự án tại công ty Cổ phần Sông Đà HTC
5. Ông/bà đánh giá thế nào về hiệu quả Quản lý lập kế hoạch dự án của công ty?
STT Nội dung quản lý lập kế hoạch dự án Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Lập kế hoạch 2 Thực hiện kế hoạch 3 Quản lý những thay đổi
6. Ông/bà đánh giá thế nào về hiệu quả Quản lý phạm vi dự án của công ty?
STT Nội dung quản lý phạm vi dự án Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Lập kế hoạch phạm vi dự án
2 Xác định phạm vi (cấu trúc, phân chia...)
7. Ông/bà đánh giá thế nào về hoạt động Quản lý thời gian dự án ở công ty?
STT Nội dung quản lý thời gian Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Xác định công việc 2 Dự tính thời gian 3 Quản lý tiến độ
8. Ông/bà đánh giá thế nào về hoạt động Quản lý chi phí dự án ở công ty?
STT Nội dung quản lý chi phí dự án Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Kế hoạch nguồn lực 2 Lập dự toán
3 Quản lý chi phí
9. Ông/bà đánh giá thế nào về hoạt động Quản lý chất lƣợng dự án ở công ty?
STT Quản lý chất lƣợng dự án Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Kế hoạch chất lƣợng (xác định chỉ tiêu vận hành, danh mục nghiệm thu, quy trình…) 2 Quản lý chất lƣợng
3 Đảm bảo chất lƣợng
10. Ông/bà đánh giá thế nào về hoạt động Quản lý nhân lực ở công ty?
STT Nội dung quản lý nhân lực Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Lập kế hoạch nhân lực
2 Tuyển dụng, đào tạo 3 Phát triển đội ngũ
11. Ông/bà đánh giá thế nào về việc trao đổi thông tin dự án ở công ty?
STT Nội dung trao đổi thông tin dự án Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Lập kế hoạch quản lý thông tin
2 Xây dựng kênh và phân phối thông tin 3 Báo cáo tiến độ
12. Ông/bà đánh giá thế nào về Quản lý rủi ro dự án ở công ty?
STT Nội dung Quản lý rủi ro dự án Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Xác định rủi ro 2 Đánh giá rủi ro
3 Xây dựng chƣơng trình quản lý rủi ro
13. Ông/bà đánh giá thế nào về Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán?
STT Nội dung Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán
Không hiệu quả Rất hiệu quả
1 2 3 4 5
1 Kế hoạch cung ứng
2 Lựa chọn nhà thầu, tổ chức đấu thầu 3 Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng
Hà Nội, ngày……. tháng…… năm 2014.
Ký tên