CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.4. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình áp dụng ISO9000 tại Côngty TNHH
3.4.1. Thuận lợi trong quá trình áp dụng ISO 9000.
Quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 tại Công ty TNHH Xây dựng POSCO E&C đã đƣợc sự chỉ đạo thƣờng xuyên, kịp thời, sát sao của Ban lãnh đạo công ty nói chung và của Ban ISO nói riêng; kết hợp với tinh thần cầu thị trong học tập, nghiên cứu và thực hành áp dụng theo phƣơng pháp khoa học của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong toàn công ty.
61
Đƣợc sự quan tâm của Ban lãnh đạo công ty trong việc hỗ trợ duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng thông qua công tác đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên, hỗ trợ một phần kinh phí trong hoạt động đánh giá giám sát và tái chứng nhận hệ thống ISO 9000.
Đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong toàn công ty đã có nhiều thay đổi trong nhận thức về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng vào công việc triển khai hàng ngày, có ý thức chấp hành tốt và tích cực tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến để không ngừng cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty.
Hệ thống các quy trình, quy định, biểu mẫu văn bản đƣợc ban hành theo ISO 9000 khi đƣa vào áp dụng tƣơng đối phù hợp với công việc thực tế tại công ty nên việc áp dụng và triển khai thực hiện tƣơng đối dễ dàng thuận tiện cho mọi đối tƣợng cán bộ, công nhân viên trong công ty.
3.4.2. Khó khăn trong quá trình áp dụng ISO9000
Kết quả phỏng vấn và khảo sát thu thập thông tin đã chỉ ra một số khó khăn trong quá trình áp dụng ISO 9000 tại Công ty TNHH Xây dựng POSCO E&C đƣợc tóm lƣợc dƣới đây.
Lãnh đạo một số phòng ban chƣa quan tâm đến việc duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng
Trong quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000 công ty phải dành chi phí, thời gian và công sức để xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến nên cần có sự quyết tâm và nỗ lực cao từ phía Ban lãnh đạo công ty cũng nhƣ đội ngũ cán bộ, công nhân viên khi thực hiện; tuy nhiên trong quá trình triển khai thực hiện vẫn còn một số lãnh đạo cấp phòng ban, một số cán bộ, công nhân viên chƣa thực sự có sự ủng hộ cao nhất đến việc duy trì và phát triển hệ thống quản lý chất lƣợng.
Khó khăn trong việc thay đổi thói quen cũ trong công việc của một số cán bộ, công nhân viên
Nhận thức của một số cán bộ, công nhân viên về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000 còn mới mẻ, do vậy khi thực hiện công việc theo một quy
62
trình mới bắt buộc thì cần phải có thời gian để đi vào nề nếp, mới vận hành theo đúng quy định. Mọi ngƣời không muốn thay đổi cách làm cũ (không phù hợp) để tiếp nhận cái mới hoàn thiện hơn. Họ nhìn nhận việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 9000 là phần việc phải làm thêm, một gánh nặng khi thực hiện... thay vì xem đó là công cụ cải tiến, nhằm nâng cao năng suất và chất lƣợng công việc.
Trƣớc khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động sản xuất kinh doanh, công việc đƣợc thực hiện theo thói quen và kinh nghiệm của từng cá nhân. Việc chuẩn hóa các thao tác, quy định chi tiết các trình tự công việc… khiến cho những ngƣời trực tiếp thực hiện công việc cảm thấy không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi này. Do đó Công ty TNHH Xây dựng POSCO E&C gặp phải một số trở ngại khi áp dụng ISO 9000 do sức ì tâm lý không muốn thay đổi của một số cán bộ, công nhân viên.
Khi đƣa vào áp dụng tiêu chuẩn chất lƣợng ISO 9000, đòi hỏi Ban lãnh đạo công ty phải có một sự đánh giá lại toàn diện về năng lực của nhân sự đối với từng vị trí công việc, để từ đó đƣa ra kế hoạch, chƣơng trình đào tạo phù hợp với hệ thống, quy trình làm việc mới. Thêm vào đó việc phải tham gia vào các khóa đào tạo, vì chƣa hiểu rõ mục đích của việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại. Điều này dẫn tới việc thiếu tinh thần hợp tác ở một số nhân viên trong những ngày đầu triển khai.
Nhân viên chƣa thực sự quan tâm và chƣa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của việc áp dụng ISO 9000. Họ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công ty. Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không thoải mái. Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo cũng nhƣ nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000.
Sự phức tạp của hệ thống tài liệu
Việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống là khá phức tạp. Hệ thống đảm bảo chất lƣợng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lƣu giữ hồ sơ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát. Vì
63
áp dụng ISO 9000 nên các quy trình đều đƣợc chuẩn hóa một cách chuyên nghiệp tuy nhiên còn một số quy trình chƣa thực sự sát với thực tế công việc hiện tại của các nhân viên gây ra một số khó khăn cho việc thực hiện. Ngoài ra, việc xây dựng thói quen thực hiện có kế hoạch, tuân thủ các quy định và ghi lại những gì đã làm là một công việc tốn nhiều công sức, thời gian.
Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO 9000 chƣa đáp ứng đƣợc so với tốc độ phát triển của công ty
Đánh giá nội bộ là một cơ chế kiểm tra lại toàn bộ hoạt động quản lý chất lƣợng trong doanh nghiệp để qua đó xác định sự phù hợp và tính hiệu lực
của hệ thống. Tuy nhiên tại năng lực của đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ còn hạn chế. Việc đánh giá còn mang tính hình thức, chƣa đi sâu vào nội dung cụ thể để cải tiến liên tục.
Việc ngại va chạm trong đánh giá của đội ngũ chuyên gia đánh giá với đơn vị đƣợc đánh giá cũng là một vấn đề khó khăn trong khâu giám sát việc thực thi tiêu chuẩn ISO tại công ty.
Việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quản lý chất lƣợng cũng nhƣ hiệu quả của quản lý chất lƣợng còn mang tính cảm tính, chƣa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính chung chung, hình thức.
Tóm lại, qua quá trình phân tích thực trạng áp dụng ISO 9000 tại Công ty TNHH Xây dựng POSCO E&C, kết quả phân tích khảo sát đã chỉ ra 6 khó khăn chính Công ty hay gặp phải trong quá trình thực hiện bao gồm:
- Thiếu nguồn lực (nhân lực, tàichính);
- Khối lƣợng văn bản và công việc vƣợt quá khả năng kiểm soát;
- Thiếu đào tạo về hệ thống quản lý chất lƣợng và ISO 9000;
- Thiếu hiểu biết về các yêu cầu của ISO 9000;
- Sức cản nội bộ đối với yêu cầu phải thay đổi;
- Thiếu cam kết của lãnh đạo.
Trong các khó khăn đã chỉ ra nhƣ trên thì khó khăn về sức cản nội bộ với yêu
64
cầu phải thay đổi và khó khăn do thiếu nguồn lực (nhân lực, tài chính) là công ty thƣờng gặp nhiều nhất. Khối lƣợng văn bản và công việc vƣợt qua khả năng kiểm soát cũng là một khó khăn tƣơng đối lớn, hay gặp phải. Ngoài ra, thiếu đào tạo về chất lƣợng và ISO 9000 cũng nhƣ thiếu hiểu biết về các yêu cầu ISO 9000 cũng thƣờng gặp trong một số quá trình thực hiện. Tuy nhiên bằng sự nỗ lực trong cam kết thực hiện của Ban lãnh đạo công ty, các khó khăn trên đã dần đƣợc khắc phục để tiến tới một hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000 ƣu việt và hiệu quả nhất góp phần nâng cao năng suất chất lƣợng cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Xây dựng POSCO E&C.
3.5. Những kết quả đạt đƣợc và các hạn chế sau khi áp dụng ISO 9000 tại Công ty TNHH Xây dựng POSCO E&C.