3.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
3.2. Thực trạng quản lý vật tƣ của Công ty Than Uông Bí
3.2.1. Bộ máy tổ chức quản lý vật tư của Công ty
- Giám đốc Công ty là đại diện có tƣ cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trƣớc Công ty, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về mọi hoạt động,
sản xuất kinh doanh của Công ty cũng nhƣ các nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc theo quy định, trực tiếp phụ trách, chỉ đạo phòng kế hoạch - vật tƣ.
- Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật sản xuất, phụ trách kỹ thuật khoan nổ mìn, quản lý vật liệu nổ công nghiệp, công tác vận chuyển vật tƣ, công tác gia công cơ khí phụ tùng, thiết bị, theo dõi hoạt động của phòng Kế hoạch- Vật tƣ.
- Phòng Kế hoạch- Vật tƣ căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tƣ của phân xƣởng, báo cáo tồn kho vật tƣ dựa vào sản lƣợng sản phẩm, khối lƣợng và tiến độ công việc v.v… để ban hành định mức sử dụng vật tƣ dựa vào điều kiện địa chất, công nghệ khai thác, tình trạng máy móc thiết bị. Ngoài ra, dựa trên quy định của tập đoàn để duyệt kế hoạch sử dụng vật tƣ của các phân xƣởng, khoán chi phí vật tƣ cho các phân xƣởng đồng thời phối hợp với Phòng Tài chính- Kế toán quyết toán vật tƣ hàng tháng, quý, năm.
Phòng Kế hoạch - Vật tƣ có trách nhiệm tham mƣu giúp việc cho giám đốc trong công tác cung ứng vật tƣ, tổ chức mua, giao nhận vật tƣ bảo đảm tình hình sản xuất của Công ty, hàng tháng giao kế hoạch sản xuất cho các phân xƣởng, viết phiếu xuất kho cho thủ kho cấp vật tƣ.
Trong quá trình cấp phát có trƣờng hợp phát sinh xảy ra khi đầu tháng các phân xƣởng chƣa lập kế hoạch phải có lệnh của Giám đốc mới đƣợc viết phiếu xuất kho.
Bộ máy tổ chức quản lý vật tƣ của Công ty đƣợc trình bày trong Hình 3.4. Kho vật tƣ của Công ty để chứa đựng bảo quản dự trữ vật tƣ trong thời gian nhất định, cung cấp kịp thời vật tƣ cho sản xuất. Hệ thống kho tàng của Công ty đƣợc xây dựng từ lâu, vì vậy không phù hợp và hiệu quả, kho vật tƣ cách xa hiện trƣờng. Thủ kho quản lý vật tƣ, hàng tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho của phòng Kế hoạch -Vật tƣ viết và kiểm tra có đủ thủ tục quy định mới đƣợc cấp phát vật tƣ.
Hình 3.4: Tổ chức bộ máy quản lý vật tƣ
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động tiền lương Công ty than Uông Bí)
Dựa vào kế hoạch vật tƣ đó đƣợc Công ty duyệt, thống kê phân xƣởng có nhiệm vụ viết sổ lĩnh vật tƣ gửi Phòng Kế hoạch - Vật tƣ. Khi có phiếu xuất kho, tiếp liệu phân xƣởng lấy phiếu xuống kho lĩnh vật tƣ về phân xƣởng sau đó viết phiếu xuất cho ngƣời sử dụng.
Nhƣ vậy có thể kết luận công tác cấp phát vật tƣ ở Công ty còn rƣờm rà, phải qua nhiều khâu mới lĩnh đƣợc vật tƣ, đôi lúc thiếu tính kịp thời làm giảm nhịp độ sản xuất, tăng thời gian ngừng chờ vật tƣ, ảnh hƣởng không tốt đến kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh.