3.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
3.2. Thực trạng quản lý vật tƣ của Công ty Than Uông Bí
3.2.2. Thực trạng công tác quản lý vật tư tại Công ty
3.2.2.1. Xác định nhu cầu vật tư và lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty (i). Xác định nhu cầu vật tư tại Công ty
Các loại vật tƣ chủ yếu của Công ty cần mua gồm có: Vật liệu nổ công nghiệp, dây và kíp nổ, gỗ chống lò, vì sắt chống lò, sắt thép các loại, các loại phụ tùng ô tô v.v…
Cụ thể tình hình cung ứng vật tƣ cho sản xuất của Công ty một số năm gần đây nhƣ sau: Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kế hoạch – Vật tƣ Phân xƣởng sản xuất Kho vật tƣ
Bảng 3.2. Bảng tổng hợp tình hình sử dụng vật tƣ trong vài năm gần đây của Công ty Vật tƣ Đơn vị Sản lƣợng Chênh lệch 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 (+/-) % (+/-) % Thuốc nổ Kg 51.688 62.542 69.109 10.854 21,00 6.567 10,50 Kíp nổ Cái 175.333 210.399 235.647 35.066 20,00 25.248 12,00 Dây mìn điện M 129.288 161.610 185.851 32.322 25,00 24.241 15,00 Gỗ chống lò m3 6.171 7.590 8.653 1.419 22,99 1.063 14,01 Thép chống lò Kg 353.921 453.019 511.912 99.098 28,00 58.893 13,00 Thép các loại Kg 69.429 83.314 93.312 13.885 20,00 9.998 12,00 Dầu Diessel Lít 517.854 652.495 717.745 134.641 26,00 65.250 10,00 Xăng A92 Lít 14.964 18.256 20.994 3.292 22,00 2.738 15,00 Dâu nhờn các loại Kg 35.070 43.136 49.175 8.066 23,00 6.039 14,00
(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Vật tư Công ty than Uông Bí)
Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình sử dụng vật tƣ của Công ty Than Uông Bí tăng dần qua các năm. Năm 2014 so với năm 2013 tăng khoảng 20% đến 28% tùy loại vật tƣ; Năm 2015 so với năm 2014 tăng khoảng 10% đến 15% tùy loại vật tƣ. Điều này cho thấy tình hình sử dụng vật tƣ có tăng nhƣng tốc độ tăng đã giảm xuống, đây cũng là căn cứ để Công ty xác định nhu cầu vật tƣ.
Theo quy trình quản lý vật tƣ, phòng Kế hoạch -Vật tƣ có nhiệm vụ tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý vật tƣ phục vụ cho quá trình sản xuất theo định mức đã đƣợc phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý năm xây dựng kế hoạch vật tƣ cho cân đối, phù hợp với kế hoạch sản xuất để sản xuất đƣợc nhịp nhàng, kịp thời đúng tiến độ. Việc xác định chính xác nhu cầu vật tƣ sử dụng cho sản xuất là rất cần thiết tránh đƣợc tình trạng tồn kho vật tƣ lâu ngày hoặc gây tổn thất, lãng phí.
(ii). Lập kế hoạch mua sắm vật tư tại Công ty
Xem xét thực hiện vật tƣ so với kế hoạch năm 2015 để đánh giá thực trạng lập kế hoạch mua sắm vật tƣ tại Công ty than Uông Bí.
Bảng 3.3: Giá trị kế hoạch thực hiện vật tƣ chủ yếu năm 2015 tại Công ty
ĐVT: Triệu đồng
TT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Kế hoạch Giá trị Số lƣợng Thực hiện Giá trị Số lƣợng Chênh lệch TH so với KH Giá trị Tỷ lệ (%)
1 Thuốc nổ Kg 107.185 3.241 69.109 2.886 -38.076 -356 89,03 2 Kíp nổ Cái 236.452 2.560 235.647 2.544 808 -16 99,37 3 Dây mìn điện M 259.633 97 185.851 111 -73.782 14 114,43 4 Gỗ chống lò m3 11.333 8.899 8.653 7.991 -2.680 -909 89,79 5 Thép chống lò Kg 590.724 7.190 511.912 6.026 -78.812 -1.165 83,80 6 Thép các loại Kg 104.396 988 93.312 701 -11.084 -287 70,95 7 Dầu Diessel Lít 737.962 12.452 717.745 11.475 -20.217 -978 92,15 8 Xăng A92 Lít 36.580 667 20.994 435 -15.586 -232 65,27 9 Dâu nhờn các loại Kg 52.311 2.439 49.175 2.213 -3.137 -226 90,75
10 Kim loại đen Tr.đ 36.005 692 28.667 588 -7.338 -104 84,97
11 Hóa chất Tr.đ 1.244 1.316 72 105,75
12 Vật liệu xây dựng Tr.đ 2.994 2.955 -39 98,71
13 Vật liệu điện Tr.đ 1.123 11.829 706 162,90
14 Phụ tùng S/C thƣờng xuyên Tr.đ 17.938 16.336 -1.602 91,07
15 Choòng khoan, mũi khoan Tr.đ 6.322 66.070 -252 96,01
16 Phụ tùng máng cào Tr.đ 6.494 66.146 -348 94,64
17 Vật tƣ thiết bị phụ tùng khác Tr.đ 46.382 442.692 -3.691 92,04
Cộng 121.719 112.310 -9.410
Qua bảng 3.3 ta thấy tình hình thực hiện mua sắm vật tƣ thực tế đều không thấp hơn so với kế hoạch. Điều đó cho thấy công tác lập kế hoạch của Công ty chƣa tốt, giữa thực tế và kế hoạch khác nhau nhiều. Việc lập kế hoạch không chính xác sẽ ảnh hƣởng đến khả năng đáp ứng vật tƣ kịp thời, khả năng bảo quản vật tƣ và từ đó ảnh hƣởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.2.2. Thực hiện mua sắm vật tư theo kế hoạch
Hàng năm lƣợng vật tƣ của Công ty đƣợc cung cấp từ các nhà cung ứng: - Công ty Cổ phần Sản xuất và Thƣơng mại than Uông Bí
- Công ty Cổ phần Hạ Long - Công ty Cơ khí ô tô Uông Bí - Công ty Lâm nghiệp Uông Bí
- Công ty Sản xuất và kinh doanh lâm sản Bắc Giang - Công ty Sản xuất và kinh doanh Lâm sản Đông Bắc - Công ty Hóa chất Mỏ và Cảng Thái Bƣởi
- Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Than
- Công ty TNHH Tổng hợp XNK & TMDV Chiến Thắng - Công ty Thƣơng mại và Dịch vụ tổng hợp Quảng Ninh - Công ty Vật tƣ Vận tải và xếp dỡ Quảng Ninh
- Công ty Kim khí Quảng Ninh
- Công ty Xuất nhập khẩu và hợp tác Quốc tế - Viện Cơ khí Năng lƣợng và Mỏ
- Xí nghiệp Thƣơng mại và Xây dựng Hà Nội - Công ty cổ phần Thiết bị điện
- Công ty cổ phần Vật tƣ Mỏ- Địa chất - Công ty cổ phần Cơ điện Uông Bí
Bảng 3.4: Tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp năm 2015 tại Công ty TT Đơn vị bán hàng Tên vật tƣ ĐVT HĐ ký kết Thực hiện So sánh TH với HĐ Tuyệt đối Tƣơng đối
1 Công ty Lâm nghiệp Uông Bí Gỗ lò m3 4.189 3.150 1.039 75,19
2 Công ty SX và KD Lâm sản Bắc Giang Gỗ lò m3 4.962 4.186 776 84,37
3 Công ty SX và KD Lâm sản Đông Bắc Gỗ lò m3 3.285 2.998 287 91,26
4 Công ty Cơ khí ô tô Uông Bí Bình ắc quy Cái 145 132 13 91,26
5 Công ty Cơ khí ô tô Uông Bí Vì chống sắt Bộ 3.500 3.370 170 96,28
6 Xí nghiệp thƣơng mại và Xây dựng Hà Nội Kim loại đen Kg 67.512 52.754 14.758 78,14
7 Công ty cổ phần thiết bị điện Kíp điện Cái 166.521 142.142 24.379 85,36
8 Công ty CP XNK Than – Vinacomin Ray các loại M 233 193 40 82,83
9 Công ty CP Hạ Long Lốp ô tô Bộ 57 63 -6 110,53
10 Công ty CP Vật tƣ Mỏ - Địa chất Phụ tùng SC Bộ 166 145 21 87,17
11 Công ty CP SX và TM Than Uông Bí Chòong khoan Cái 182 164 18 90,29
12 Công ty vật tƣ và xếp dỡ - TKV Thép các loại Kg 5.421 5.093 329 93,94
13 Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ BTB Thuốc nổ HL Kg 120.133 113.902 6.231 94,81 14 Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ BTB Dây mìn điện M 59.422 61.761 -2.339 103,94
Bảng 3.4 cho thấy hợp đồng mua vật tƣ ký kết với 12 nhà cung cấp có khối lƣợng lớn, song phần thực hiện về mặt số lƣợng chỉ có 02 nhà cung cấp thực hiện đúng hợp đồng, trong đó Công ty Cổ phần Hạ Long cung cấp lốp ô tô đạt 110,53%, tƣơng ứng vƣợt 6 bộ lốp ô tô, Công ty CN hóa chất mỏ Bạch Thái Bƣởi đạt 103,94%, tƣơng ứng vƣợt 2.339 m dây mìn điện. Còn lại 11 nhà cung cấp chƣa thực hiện theo hợp đồng đã ký kết, trong đó Công ty Lâm nghiệp Uông Bí chỉ đạt 75,19%, tƣơng ứng cung cấp thiếu 1.039 m3 gỗ lò, và Công ty Công nghiệp Hoá chất Mỏ Bạch Thái Bƣởi đạt 94,81%, cung cấp ít hơn khoảng 6.200 kg thuốc nổ. Tuy vậy do điều chỉnh giảm sản xuất nên điều này cũng có thể chấp nhận đƣợc. Trong thời gian vừa qua do ảnh hƣởng của giá cả thị trƣờng có tăng hơn so với hợp đồng ký kết nên làm ảnh hƣởng lớn đến phần thực hiện của các hợp đồng cung cấp vật tƣ. Đây là vấn đề cần có biện pháp khắc phục kịp thời, bởi vì cung cấp vật tƣ không đúng hợp đồng sẽ làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn không hoàn thành kế hoạch sản lƣợng.
Riêng thuốc nổ, Công ty sử dụng với khối lƣợng lớn, nhƣng chỉ ký một hợp đồng duy nhất với một đối tác là Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ Bạch Thái Bƣởi, điều này có thể đƣợc lý giải là vật liệu nổ là một loại vật tƣ đặc biệt đòi hỏi tính an toàn cao, công tác quản lý rất chặt chẽ nên Nhà nƣớc chỉ cho phép một số đơn vị đƣợc phép sản xuất kinh doanh, mặt khác Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam quy định các đơn vị trong Tập đoàn đóng trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh phải mua vật liệu nổ của Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ Bạch Thái Bƣởi
Năm 2015 là một năm tƣơng đối thuận lợi cho Công ty về việc thu mua vật tƣ, mặc dù quá trình thực hiện các hợp đồng vẫn còn hiện tƣợng vi phạm, không cung cấp hàng đủ về số lƣợng và thời gian nhƣ đã ký kết. Về giá cả tuy có biến động song không lớn lắm so với hợp đồng ký kết, song cũng không gây ảnh hƣởng đến sản xuất kinh doanh của Công ty bị gián đoạn. Điều này chứng tỏ việc lập kế hoạch cung ứng vật tƣ là chƣa chính xác, nguyên nhân của hiện tƣợng này là do công tác lập kế hoạch còn chƣa sát với nhu cầu thực tế. Tuy vậy việc Công ty ký hợp đồng với khối lƣợng lớn hơn nhu cầu cũng phải cần xem xét lại, nếu các bạn hàng cung
cấp đầy đủ theo hợp đồng ký kết thì lƣợng vật tƣ mua về tồn kho lớn, dẫn đến chất lƣợng giảm sút, bị ứ đọng vốn làm ảnh hƣởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.2.2.3. Công tác tiếp nhận, quản lý, sử dụng, bảo quản vật tư tại các kho (i). Công tác tiếp nhận và bảo quản vật tư tại kho
Hệ thống kho của Công ty đƣợc xây dựng từ lâu, vì vậy đến nay do sự thay đổi về điều kiện chung cũng nhƣ công trƣờng khai thác của Công ty đó không phù hợp và hiệu quả. Các kho vật tƣ để đƣa vào sản xuất đều phải vận chuyển qua một đoạn đƣờng khá dài (hơn 16 km mới đến khai trƣờng). Với việc tổ chức nhƣ trên, hệ thống kho của Công ty có những ƣu nhƣợc điểm sau:
- Ƣu điểm:
Với việc tập trung các loại vật tƣ, mỗi loại quản lý, cấp phát tại một điểm duy nhất nhƣ vậy có tác dụng dễ quản lý, tập trung và giảm đƣợc các chi phí bảo quản, tiền lƣơng cũng nhƣ xây dựng duy trì, bảo dƣỡng vật tƣ tại các kho vật tƣ.
- Nhƣợc điểm:
Cũng từ việc dự trữ tập trung mỗi loại vật tƣ tại một điểm nhƣ vậy nên chi phí vận tải trung chuyển nội bộ của Công ty thƣờng là rất lớn. Việc bố trí kho cách xa công trƣờng đã có ảnh hƣởng không tốt đến sự kịp thời trong cung ứng, làm cho sự nhịp nhàng trong sản xuất kinh doanh không đƣợc đảm bảo, tăng thời gian ngừng nghỉ do chờ nguyên vật liệu.
Hệ thống kho tàng của Công ty đƣợc xây dựng diện tích quản lý vật tƣ chỉ đƣợc phép dự trữ từ 5 đến 15 ngày để phục vụ quá trình sản xuất. Riêng kho chứa vật liệu nổ (thuốc nổ, kíp mìn, phụ kiện nổ) đƣợc đặt ở khu vực khai thác cách khai trƣờng trung bình 1 km. Hệ thống kho tàng của Công ty bao gồm kho gỗ, kho chứa nhiên liệu, dầu, mỡ; kho chứa phụ tùng, sắt thép các loại, kho chứa văn phòng phẩm và vật liệu xây dựng, kho vật liệu nổ.
Hiện nay Công ty tổ chức quản lý theo hai loại kho vật tƣ chủ yếu là kho vật tƣ thiết bị và kho gỗ.
- Kho thiết bị và phụ tùng máy mỏ. - Kho phụ tùng ô tô, máy xúc, máy gạt. - Kho cơ khí (sắt thép).
- Kho vật liệu điện.
- Kho công cụ, dụng cụ lao động và bảo hộ lao động. - Kho vật liệu nổ công nghiệp.
- Kho vật tƣ thu hồi.
Tất cả các kho này đều có tƣờng bao quanh và có mái che, phần lớn các kho này đã đƣợc xây dựng từ lâu, vì vậy đến nay do sự thay đổi về điều kiện chung cũng nhƣ khai trƣờng sản xuất của Công ty đã có nhiều thay đổi, nên hệ thống các kho này rất xa các hiện trƣờng sản xuất, nên đến nay không còn phù hợp và kém hiệu quả. Riêng kho vật liệu nổ công nghiệp đƣợc xây dựng tại mặt bằng gần khai trƣờng sản xuất. Kho đƣợc xây dựng theo đúng địa điểm, thiết kế đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đảm bảo an toàn về công tác phòng chống cháy nổ; vị trí kho này đến các khai trƣờng sản xuất trung bình là 1 km, nên việc tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển thuốc nổ từ các kho đến các khai trƣờng sản xuất cũng tƣơng đối thuận lợi và đƣợc quản lý nghiêm ngặt theo đúng các quy định của các cơ quan có thẩm quyền.
Kho gỗ lò:
Công ty có một kho chứa gỗ tại khu vực kho cách xa các phân xƣởng, đây là kho dự trữ và cung cấp thƣờng xuyên cho các phân xƣởng hầm lò của Công ty.
Do địa bàn sản xuất của Công ty ở kho, gỗ đƣợc vận chuyển từ kho tới các phân xƣởng sản xuất với cung đƣờng dài khoảng 15 Km. Kho gỗ của Công ty có chiều dài 280m, chiều rộng 140m có thể chứa đƣợc 2.600 m3. Qua thực tế cho thấy kho chƣa có mái che mƣa, che nắng, chƣa có các bục kê cao, hệ thống thoát nƣớc chƣa đảm bảo. Lƣợng gỗ lò khi giao, nhận còn để lộn xộn, chƣa phân loại sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc: Gỗ để dễ lấy, gỗ về trƣớc xuất trƣớc, gỗ về sau xuất sau, chƣa phân ra các chủng loại gỗ theo kích cỡ. Việc bốc xếp gỗ của Công ty chủ yếu bằng phƣơng pháp thủ công nên chƣa đáp ứng yêu cầu thực hiện tốt nội quy an toàn lao động. Các kho gỗ nằm tại mặt bằng sản xuất đều ở ngoài trời do đó
việc bảo quản gỗ gặp nhiều khó khăn, gỗ bị mất mát, mục nát không đảm bảo chất lƣợng chống lò. Tình trạng này xảy ra hàng năm do đó cũng góp phần làm tăng giá thành sản xuất.
Công ty quản lý dự trữ về mặt giá trị của vật tƣ theo phƣơng pháp xuất hết các lô. Ý tƣởng của phƣơng pháp là coi toàn bộ số vật tƣ nhập kho cùng một đợt tạo thành một lô và khi xuất thì phải xuất hết lô trƣớc rồi mới đến lô sau. Với phƣơng pháp này thì chi phí chung cho việc sử dụng vật tƣ là chính xác, dù rằng ở bất kỳ thời điểm nào thì chi phí Công ty bỏ ra để mua vật tƣ là bao nhiêu sẽ ứng với loại vật tƣ tại thời điểm đó.
(ii). Tình hình quản lý, sử dụng vật tư
Là một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai thác than hầm lò có nhu cầu vật liệu phong phú về chủng loại, lớn về số lƣợng và giá trị tiêu dùng. Chi phí nguyên vật liệu là một khoản mục chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Để đảm bảo cho công tác quản lý và sử dụng tốt các loại vật tƣ trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật tƣ. Hệ thống định mức này đƣợc xây dựng trên cơ sở tình hình sản xuất thực tế của Công ty (điều kiện địa chất, công nghệ khai thác, tình trạng máy móc thiết bị). Công ty đã xây dựng định mức một cách chi tiết cụ thể cho từng loại vật tƣ do Phòng Kế hoạch vật tƣ của Công ty đảm nhiệm.
Năm 2015 mức tiêu hao của một số loại vật tƣ trên đơn vị sản phẩm cao hơn