CHƢƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG
3.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thành An – Hà Nội
3.1.3. Sơ đồ tổ chức và cơ cấu lao động của công ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH THÀNH AN – HÀ NỘI
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thành An – Hà Nội
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) PHÓ GIÁM ĐỐC HCNS Dịch vụ KT Kinh doanh Kế toán XNK GIÁM ĐỐC CN HCM GIÁM ĐỐC CN ĐÀ NẴNG GIÁM ĐỐC CN CẦN THƠ Kinh doanh Dịch vụ KT Kế toán Kinh doanh Dịch vụ KT Kế toán Kinh doanh Dịch vụ KT Kế toán TỔNG GIÁM ĐỐC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:
Ban Giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và 3 Phó Giám đốc
- Tổng Giám đốc là ngƣời đứng đầu, có quyền hạn lớn nhất, chịu trách nhiệm đƣa ra các đƣờng lối, phƣơng hƣớng phát triển của công ty. Tổng Giám đốc cũng là ngƣời chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, từ việc xây dựng chiến lƣợc, tổ chức thực hiện cho đến việc kiểm tra đánh giá , điều chỉnh và lựa chọn phƣơng án phù hợp. Tổng Giám đốc là ngƣời đại diện cao nhất về pháp nhân cho công ty, chịu trách nhiệm trƣớc nhà nƣớc và toàn bộ công ty.
- Phó Giám đốc: Có chức năng hỗ trợ, trợ giúp cho Tổng Giám đốc điều hành công ty. , đƣợc Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc về phần công việc đƣợc phân công. Hoặc đƣợc phân công phụ trách một số dự án.
- Trợ lý Giám đốc: là ngƣời tham mƣu, hỗ trợ cho Tổng Giám đốc, chịu sự điều động, phân công trực tiếp của Tổng Giám đốc, có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc theo dõi các chƣơng trình, kế hoạch hoạt động, và việc thực hiện các kế hoạch đó, tổ chức các cuộc họp cấp cao trong công ty, tham gia thực hiện các công việc hành chính văn phòng và các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
Phòng Hành chính nhân sự: Chức năng nhiệm vụ của phòng là tham mƣu
giúp việc cho Ban giám đốc những vấn đề về tổ chức, hành chính, nhân sự: Lập kế hoạch lao động, đảm bảo nhân sự thực hiện kế hoạch hoạt động của công ty.Tuyển dụng, tiếp nhận, bố trí công tác cho cán bộ công nhân viên. Phối hợp các phòng, ban trong công ty, xây dựng chức năng nhiệm vụ, quy chế. Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo bồi dƣỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên chức. Thực hiện chấm công lao động, theo dõi việc ký kết hợp đồng lao động, đồng thời có biện pháp quản lý và thúc đẩy năng suất lao động. Phát động và theo dõi thi đua năng suất cao, quản lý giỏi… và đề xuất công tác khen thƣởng, kỷ luật...Quản lý, sử dụng và điều hành các xe con theo kế hoạch công tác. Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản trong công ty. Chăm lo đời sống ăn ở, quản lý phƣơng tiện và
dụng cụ làm việc của Cán bộ công nhân viên. Phục vụ tốt cho các buổi Hội nghị hội thảo, khánh tiết…của công ty, bao gồm công việc mời, đón tiếp khách mời.. Thừa uỷ nhiệm của Ban giám đốc truyền đạt những chủ trƣơng, chỉ thị của Ban giám đốc, nhà nƣớc để cán bộ công nhân viên am hiểu và thực hiện. Chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động ngoại khóa, dã ngoại, tham quan, nghỉ dƣỡng cho công ty. Tham mƣu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chính, xây dựng văn hóa công ty.
Phòng Kế toán tài chính: Chức năng nhiệm vụ: Tham mƣu giúp việc cho
Giám đốc để triển khai tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán và hạch toán kinh tế, đồng thời kiểm tra kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo điều lệ hoạt động. Thực hiện phụ trách nghiệp vụ các mặt công tác: ghi nhận, phân loại, tổng hợp, phân tích thông tin trên cơ sở chứng từ kế toán phát sinh, lập báo cáo tài chính. Lập các báo biểu, báo cáo hàng tháng, năm tài chính theo quy định của công ty và Nhà nƣớc. Lập các báo cáo hàng tháng, năm tài chính theo quy định kiểm soát quản lý nội bộ của công ty. Phân tích thông tin trên các báo cáo cung cấp nhằm mục đích phục vụ quyết định kinh doanh và quyết định các hoạt động trong tƣơng lai của công ty. Thanh toán các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng và các khoản thu nhập khác cho nhân viên trong công ty.
Phòng Xuất nhập khẩu: Chức năng và nhiệm vụ: quản lý điều hành thực hiện
các hoạt động đối ngoại, phân tích, mở rộng thị trƣờng và giới thiệu sản phẩm, khai thác nội địa và nhập khẩu để cung cấp hàng hóa phục vụ kịp thời yêu cầu của khách hàng, theo định hƣớng phát triển công ty đã đề ra.
Phòng Dịch vụ kỹ thuật: Chức năng và nhiệm vụ chính của phòng là Tham mƣu cho ban Giám đốc về công tác quản lý và giám sát về kỹ thuật. Tham gia đánh giá đặc tính kỹ thuật, sự phù hợp của máy móc thiết bị công ty có kế hoạch nhập về. Chịu trách nhiệm lắp đặt, bảo dƣỡng máy móc vật tƣ theo hợp đồng ký kết với đối tác. Giám sát, theo dõi và sửa chữa, khắc phục kịp thời nếu máy móc, thiết bị vật tƣ xảy ra sự cố trong quá trình hoạt động. Nghiên cứu biên soạn các văn bản quản lý về kỹ thuật.
Phòng kinh doanh:
Chức năng của phòng kinh doanh: Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mƣu,
giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của Công ty (vật tƣ tiêu hao và thiết bị cho dự án); công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trƣờng; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền đƣợc giao.
Nhiệm vụ của Phòng kinh doanh
1. Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện
- Phân tích khách hàng, phát triển nguồn khách hàng mới, và chăm sóc giữ vững nguồn khách hàng đã có.
- Tìm hiểu thị trƣờng và các công ty cạnh tranh cùng lĩnh vực - Lập kế hoạch Marketing: + Kế hoạch quảng cáo
+ Kế hoạch tiếp thị, khuyến mại + Kế hoạch bán hàng
2. Quản lý doanh thu, công nợ khách hàng:
- Tổng hợp doanh thu các sản phẩm trong công ty.
- Theo dõi công nợ của các khách hàng: đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính xác. - Kết hợp với bộ phận tài chính kế toán để có kế hoạch thu hồi công nợ ,yêu cầu thanh toán những khoản nợ quá hạn.
3. Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, làm hồ sơ dự thầu:
- Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng với khách hàng ( các bệnh viện, các công ty)
- Tiếp nhận thông tin đấu thầu tại các bệnh viện, chuyển tài liệu và kết hợp với bộ phận hỗ trợ kinh doanh để làm hồ sơ thầu, nộp và mở thầu tại các bệnh viện. - Quản lý, lƣu trữ hợp đồng, hồ sơ chứng từ liên quan.
4. Marketing và chăm sóc khách hàng:
- Trích hoa hồng và chiết khấu cho khách hàng;
- Tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại;
- Gặp gỡ và trao đổi công việc thƣờng xuyên với khách hàng mục tiêu và khách hàng thông thƣờng.
- Khảo sát và đo lƣờng sự hài lòng của khách hàng, từ đó có các biện pháp để làm tăng sự hài lòng của khách hàng, xây dựng nguồn khách hàng bền vững.
Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thành An – Hà Nội
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thành An – Hà Nội
2013 2014 2015
Tổng 182 215 232
Cơ cấu lao động theo giới tính
Nam 102 116 114
Nữ 80 99 118
Cơ cấu lao động theo trình độ
Đại học trở lên 68 88 101
Cao đẳng và trung
cấp 92 107 116
Đào tạo nghề phổ
thông 22 20 15
Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Dƣới 27 tuổi 77 80 90
27-45 102 130 132
Trên 45 tuổi 3 5 10
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự )
Qua bảng trên, ta có thể thấy rõ, do đặc điểm về sản phẩm dịch vụ, nên tỷ lệ lao động nam chiếm đa số so với nữ giới. Ngoài ra, trong những năm gần đây, công ty chú trọng hơn vào chất lƣợng nguồn nhân lực, những nhân sự tuyển dụng mới thƣờng có trình độ từ trung cấp, cao đẳng trở lên. Tỷ lệ lao động có trình độ đại học trở lên ngày càng cao. Một điểm nữa, nhân viên công ty thƣờng có độ tuổi từ 27-45, đây là độ tuổi ngƣời lao động chín chắn, có năng lực và kinh nghiệm, cống hiến cho công ty. Những vị trí trên 45 tuổi thƣờng là các vị trí lãnh đạo, có tầm nhìn và khả năng quản lý.