CHƢƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG
4.3. Biện pháp hoàn thiện hoạt động tuyển dụng tại Công ty TNHH Thành An –
4.3.4. Một số giải pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân sự:
4.3.4.1. Nâng cao hiệu quả công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực:
Muốn tăng năng suất, muốn tuyển dụng đạt kết quả thì phải kết hợp các công tác khác, đặc biệt là công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Vì đây là công tác khởi nguồn cho hoạt động quản trị nhân lực. Chính vì thế kế hoạch hóa nguồn nhân lực phải đƣợc thực hiện chính xác, cụ thể và tỉ mỉ mới có thể tăng chất lƣợng của công tác tuyển dụng.
Trong bản cân đối lao động của công ty mới chỉ đƣa ra đƣợc số lƣợng nhân sự còn thiếu trong công ty, chƣa đƣa ra đƣợc những thông tin cụ thể. Trong bản kế hoạch cần đƣa ra những dự báo, khả năng nhân viên sẽ bị sa thải, cần đào tạo, từ đó mới có con số chính xác nhân sự cần tuyền, để làm đƣợc điều đó thì phải thực hiện tốt công tác đánh giá thực hiện công việc. Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực nên đƣợc thực hiện theo chu kì xác định và có tầm nhìn xa, nghiên cứu kỹ lƣỡng, có cơ sở đảm bảo tính ổn định trong sắp xếp nhân sự. Và cũng cần có định hƣớng phát triển trong dài hạn, thuận tiện cho việc lập các kế hoạch nhân sự nhƣ lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo về sau này.
Cụ thể hóa kế hoạch tuyển chọn nhân lực. Lập kế hoạch thật cụ thể trƣớc khi thực hiện là một công cụ rất hữu ích, điều đó giúp Công ty có thể chủ động ứng phó với các tình huống để đảm bảo chất lƣợng, tiến độ, tiết kiệm chi phí. Lập kế hoạch chỉ phát huy tối đa ƣu điểm đó khi đƣợc thực hiện cụ thể, rõ ràng. Kế hoạch tuyển dụng: Bản kế hoạch tuyển dụng cần đƣa ra đƣợc các thông tin nhƣ: Thời gian, chi phí và các thông tin liên quan khác.
Bảng 4.1. Kế hoạch tuyển dụng Nhu cầu tuyển dụng Stt Vị trí chức danh Số lƣợng cần tuyển Yêu cầu vị trí Phòng, ban có nhu cầu Thời điểm cần nhân sự … … … … … Tuyển mộ Stt Ngƣời phụ trách Nguồn tuyển Cách thức tuyển Chi phí Thời gian tuyển mộ … … … … … Tuyển chọn Stt Các bƣớc tuyển chọn Ngƣời phụ trách đánh giá Chi phí dự kiến Thời gian tổ chức Thời gian dự kiến thử việc … … … … … Thử việc Stt Vị trí, chức danh Ngƣời phụ trách Thời gian thử việc Chi phí dự kiến Các nhiệm vụ trong thử việc … … … … …
4.3.4.2. Hoàn thiện phân tích công việc:
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tƣ liệu và đánh giá một các có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc là bƣớc mở đầu có vai trò rất quan trọng trong công tác tuyển dụng. Qua bản phân tích công việc, ngƣời quản lý cũng nhƣ bộ phận nhân sự sẽ xác định đƣợc yêu cầu đối với ứng viên, ứng viên cần đạt đƣợc những phẩm chất năng lực gì, cũng nhƣ sự thừa hay thiếu nhân sự trong bộ phận.. Bên cạnh đó phân tích công việc còn là điều kiện để thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho ngƣời quản lý có thể đƣa ra đƣợc các quyết định nhân sự nhƣ tuyển dụng, đề bạt, thù lao… một cách có căn cứ, rõ ràng, cụ thể.
Trong bối cảnh hội nhập cũng nhƣ cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, hoạt động phân tích công việc càng ngày càng trở thành một mắt xích quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức. Bởi vậy, công ty cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động phân tích công việc. Phòng Hành chính nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với các phòng/ban khác trong công ty để cùng phân tích công việc, hoàn thiện hơn việc xây dựng rõ ràng, cụ thể các chức danh công việc trong tổ chức, để dựa vào các chức danh đó làm cơ sở để công ty đƣa ra những quyết định nhân sự đúng đắn và hợp lý.
Sau khi việc xác định rõ ràng, cụ thể các chức danh công việc đã hoàn thành, thì tổ chức cần lựa chọn phƣơng pháp thu thập thông tin thích hợp, có thể dùng các phƣơng pháp khác nhau:
- Phƣơng pháp quan sát ngƣời lao động thực hiện công việc của họ để có đƣợc những thông tin thực tế về công việc;
- Phƣơng pháp ghi chép lại các vấn đề quan trọng , các hành vi thực hiện công việc của những ngƣời làm việc kém hiệu quả để khái quát, phân loại các đặc trƣng của công việc và đòi hỏi của công việc.
- Phƣơng pháp phiếu điều tra, dựa trên một bảng hỏi có sẵn về nhiệm vụ, hành vi, các kỹ năng và các điều kiện liên quan đến thực hiện công việc. Thông tin thu thập đƣợc từ phƣơng pháp này có thể đƣợc lƣợng hóa và dễ cập nhật, có thể xử lý trên máy tính. Hiện nay, phƣơng pháp này đang đƣợc áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp.
Khi đã thực hiện đƣợc phƣơng pháp thu thập thông tin thích hợp, thì công ty bắt đầu tiến hành tổng kết lại các thông tin đã thu thập đƣợc, và tiến hành phân tích công việc. Từ những kết quả thu đƣợc, phòng Hành chính nhân sự sẽ phối hợp với các cán bộ quản lý, các nhân viên giám sát ở các bộ phận, phòng/ban, ngƣời lao động và công ty tƣ vấn để thiết kế: Bản mô tả công việc, Yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc, và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, sao cho thật thiết thực với thực tế công việc của ngƣời lao động, nhƣ vậy sẽ mang lại hiệu quả cao cho
công tác phân tích công việc nói riêng, và các hoạt động quản trị nhân sự nói chung của toàn công ty.
Một yếu tố quan trọng nữa, đó là việc phân tích công việc cần đƣợc thực hiện thƣờng xuyên. Mỗi một giai đoạn, thời kỳ, tùy vào định hƣớng và chiến lƣợc phát triển của công ty, yêu cầu sản xuất kinh doanh của bộ phận, mà công việc của các vị trí sẽ có những sự thay đổi nhất định.
4.3.4.3. Nâng cao hiệu quả thu hút và giữ chân nhân viên:
Tuyển dụng đƣợc ngƣời tài đã khó, giữ chân họ lại càng khó hơn. Bên cạnh nâng cao chất lƣợng của công tác tuyển dụng, công ty cũng cần chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả thu hút và giữ chân nhân viên. Hai hoạt động này sẽ bổ trợ cho nhau, hƣớng đến mục tiêu cuối cùng là nguồn nhân lực chất lƣợng cao, đáp ứng đƣợc kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong ƣơng lai.
Trong ngành thiết bị y tế hiện nay, uy tín và tiềm lực công ty ngày càng đƣợc nâng cao, đây là một lợi thế không phải doanh nghiệp nào cũng có đƣợc, và việc đó cũng rất có ƣu thế cho việc cạnh tranh nguồn nhân lực của công ty trên thị trƣờng. Để duy trì và thế mạnh này, công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau đây:
Hoàn thiện hơn các chế độ thù lao, phúc lợi, đãi ngộ nhân viên:
- Do đặc thù ngành thiết bị y tế có lợi nhuận khá lớn, cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây là khá khả quan, công ty nên nghiên cứu và đƣa ra mức lƣơng thƣởng tƣơng xứng, phù hợp với từng vị trí công việc.
- Tiền lƣơng đƣợc trả phải đƣợc gắn chặt với hiệu quả thực hiện công việc của ngƣời lao động, tránh sự thiếu công bằng trong việc trả lƣơng, sẽ dẫn đến suy nghĩ tiêu cực cho ngƣời lao động.
- Xây dựng các quy định rõ ràng, hợp lý về các chế độ tăng lƣơng và các chế độ tăng lƣơng đặc biệt khi ngƣời lao động đạt đƣợc thành tích cao trong quá trình lao động của mình. Có thể xem xét việc tăng lƣơng, thƣởng 6 tháng 1 lần, hoặc 1 năm 1 lần. Hiện tại, công ty tăng lƣơng không theo định kỳ, và việc tăng lƣơng không đƣợc công khai, dẫn đến tình trạng chƣa rõ ràng trong bộ phận nhân viên.
- Có lộ trình và trao cho nhân viên các cơ hội đào tạo và thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Hoàn thiện hơn các chế độ phụ cấp, đặc biệt là phụ cấp thâm niên, đây cũng là một yếu tố quan trọng để khích lệ ngƣời lao động gắn kết với tổ chức mình đang công tác, làm việc.
- Cần có các các mức độ, tiêu chí cụ thể về các thành tích đạt đƣợc của ngƣời lao động, để dựa vào đó có các hình thức khen thƣởng hợp lý, và thƣởng ngay khi ngƣời lao động có thành tích đạt đƣợc.
- Có các chế độ phúc lợi hợp lý, gắn chặt nhân viên với Công ty. Ví dụ: Bảo hiểm nhân thọ, thƣởng tết theo thâm niên làm việc, nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ…
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tôn trọng nhân viên:
- Ban Giám đốc của công ty luôn nỗ lực xây dựng văn hóa công ty khác biệt và giàu màu sắc. Trong tƣơng lai, các cán bộ phụ trách cần không ngừng củng cố văn hóa công ty, có các hoạt động truyền bá văn hóa doanh nghiệp, bồi dƣỡng cho cán bộ nhân viên trong công ty lòng trung thành, gắn bó với công ty, nỗ lực, vƣợt khó, tự hào và vinh dự khi trở thành một thành viên của đại gia đình Thành An.
- Cán bộ quản lý, cán bộ cấp cao cần tạo dựng sự quan tâm , tôn trọng, lắng nghe, chia sẻ và chân thành giữa cấp trên với cấp dƣới, giữa các đồng nghiệp cùng công ty, để tạo mối quan hệ thân thiết giữa toàn thể mọi ngƣời trong công ty nhƣ trong một gia đình. Các chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong công ty đều phải bình đẳng nhƣ việc hiếu, hỷ, sinh nhật, chăm lo sức khỏe… không phân biệt vị trí cao hay thấp.
- Cần làm ngƣời lao động hiểu rõ, công ty luôn quan tâm, luôn cần và tôn trọng họ, họ sẽ nhận đƣợc những gì xứng đáng với công sức họ bỏ ra.
Khuyến khích ngƣời lao động sáng tạo không ngừng:
- Công ty nên khuyến khích mọi ngƣời đƣa ra các ý tƣởng, đề tài cải tiến kỹ thuật có ích cho dù họ ở bất cứ vị trí nào.
- Giao các nhiệm vụ có tính thách thức, những nhiệm vụ quan trọng để ngƣời lao động tự khẳng định mình, và chứng tỏ đƣợc vai trò của họ trong công ty.
- Giao cho ngƣời lao động thực hiện các nhiệm vụ thuộc sở trƣờng của họ và các nhiệm vụ mới để họ có thể bộc lộ các tiềm năng còn chƣa đƣợc khai thác.
Mở các chƣơng trình đào tạo và phát triển năng lực CBCNV:
- Tùy vào điều kiện thực tế, yêu cầu của từng vị trí, công ty có thể tổ chức các khóa đào tạo đƣa ngƣời lao động đi học tập, nâng cao trình độ, nâng cao kỹ năng tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ công việc mà họ đang đảm nhiệm, hoặc các lĩnh vực có liên quan, cần thiết cho công việc của họ.
- Đƣa ngƣời lao động đi học hỏi kinh nghiệm nƣớc ngoài, có thể là ngắn hạn, có thể là dài hạn, tùy vào chƣơng trình cần đào tạo, học tập.
- Làm tốt hơn công tác đào tạo trong doanh nghiệp, hƣớng dẫn chi tiết cho nhân viên mới về công việc của mình.
Đánh giá công việc chính xác, sử dụng kết quả đánh giá công việc trong các quyết định nhân sự:
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc rõ ràng, có tính định lƣợng cao.
- Cần đánh giá kết quả công việc của ngƣời lao động cẩn thận, chính xác và minh bạch.
- Khen ngợi ngƣời lao động trƣớc tập thể khi họ đạt đƣợc những thành tích tốt. - Sử dụng kết quả đánh giá trong công việc đề bạt, bổ nhiệm, nâng lƣơng, thƣởng, bố trí công việc…
Xây dựng môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, lành mạnh, đoàn kết và phát triển:
- Luôn có các hoạt động tập thể, tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa các đồng nghiệp với nhau, cũng nhƣ giữa cấp trên và cấp dƣới nhƣ: các hoạt động thể thao, đá bóng, bóng bàn, các kỳ nghỉ đi thăm quan, nghỉ mát, du lịch, các bữa ăn thân mật cuối năm, sinh nhật các thành viên trong công ty.
- Xây dựng môi trƣờng làm việc thân thiện, đoàn kết và gắn bó, đồng nghiệp tôn trọng lẫn nhau.
- Tổ chức các buổi làm việc nhóm, tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm cùng làm việc, tạo cho họ có cơ hội hiểu nhau hơn cả về tâm lý, đời sống, cũng nhƣ các mặt khác nhau trong công việc.
- Xây dựng văn hóa tổ chức, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ, cùng nhau giúp đỡ những ngƣời có hoàn cảnh còn khó khăn.
- Các cấp quản lý cần thƣờng xuyên tìm hiểu tâm tƣ, tình cảm của ngƣời lao động, để hiểu họ nghĩ gì, cần gì, tạo môi trƣờng gần gũi và thân thiện giữa cấp trên và cấp dƣới. Có nhƣ vậy, ngƣời lao động mới cảm thấy mình đƣợc tôn trọng, và sẽ cố gắng hết sức thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Khích lệ, động viên:
- Có các hoạt động khích lệ động viên ngƣời lao động chân thành, đúng lúc, đúng chỗ, nhằm tạo động lực cho ngƣời lao động, một cách phù hợp.
- Trao các món quà, phần thƣởng cho những ngƣời có thành tích, nỗ lực trong công việc.
- Khen ngợi đúng ngƣời, đúng việc, đúng năng lực ngƣời lao động có. - Đa dạng hóa các hình thức khen thƣởng động viên
Tạo môi trƣờng làm việc tốt, đảm bảo sự phát triển của cá nhân ngƣời lao động:
- Tạo điều kiện thuận lợi để ngƣời lao động có thể làm việc tốt.
- Trang bị đầy đủ trang thiết bị cho ngƣời lao động có thể thực hiện tốt công việc. - Môi trƣờng làm việc thông thoáng, sạch sẽ, văn minh
4.3.4.4. Nâng cao năng lực đội ngũ thực hiện hoạt động tuyển dụng:
Năng lực của cán bộ tuyển dụng có ảnh hƣởng quan trọng đến việc thực hiện hoạt động tuyển dụng của công ty. Cán bộ tuyển dụng cần có năng lực, kinh nghiệm, và sự linh hoạt, khéo léo thì mới có thể đảm nhiệm tốt nhiệm vụ đƣợc giao, tuyển dụng đƣợc nhân sự chất lƣợng cao cho công ty. Hiện tại, số lƣợng cán bộ phụ trách nhân sự của công ty còn quá mỏng, trong tƣơng lai, cần phải tăng cƣờng cả về số lƣợng và chất lƣợng, thành lập bộ phận chuyên trách ở mỗi chi nhánh.
Công ty nên có các hoạt động đào tạo trong và ngoài nƣớc nhằm nâng cao năng lực cho các cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng của công ty. Cụ thể: Công ty có thể cử các cán bộ bộ phận nhân sự tham gia các khóa đào tạo về công tác tuyển dụng cũng nhƣ công tác quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp tại các trƣờng nhƣ: Đại học Kinh tế quốc dân, đại học Ngoại thƣơng Hà Nội ...Công ty cũng có thể cử cán bộ đi dự trực tiếp các buổi hội thảo chuyên ngành, để họ có thể nâng cao kỹ năng, năng lực của bản thân, hoặc tự tổ chức các khóa học tại công ty.
4.3.4.5.Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình tuyển dụng
Tuyển dụng là khâu quan trọng bƣớc đầu, góp phần quyết định chất lƣợng nguồn nhân lực tại công ty. Chính vì thế, công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp cần đƣợc kiểm tra và giám sát chặt chẽ, tránh để xẩy ra những sai lầm đáng tiếc. Khi phát hiện sai sót ở khâu nào, cần phải nhanh chóng điều chỉnh, đƣa ra giải pháp để khắc phục.
4.3.4.6. Xây dựng website
Hiện tại, công ty TNHH Thành An – Hà Nội chƣa có trang web riêng, chính vì vậy nhiều ứng viên, đặc biệt là các ứng viên không làm trong ngành thiết bị y tế chƣa biết các thông tin nói chung cũng nhƣ các thông báo tuyển mộ của công ty nói riêng. Ngoài ra, khi công ty có một trang web cụ thể và rõ ràng, cũng sẽ tăng thêm uy tín, tính minh bạch của doanh nghiệp. Đây cũng sẽ là một trang truyền tin hiệu