Đặc điểm về chức năng và nhiệm vụ của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt

2.2 Đặc điểm của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam

2.2.2 Đặc điểm về chức năng và nhiệm vụ của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt

lƣợng Việt nam

1. Đề xuất, tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về tiêu chuẩn hóa, chất lƣợng và mã số mã vạch.

2. Nghiên cứu phƣơng hƣớng, mục tiêu, chính sách, nghiệp vụ và các giải pháp về tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng và mã số mã vạch; nghiên cứu phát triển ứng dụng các giải pháp, công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng và mã số mã vạch.

3. Đề xuất, tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) và tiêu chuẩn quốc tế; tổ chức xây dựng TCVN; hƣớng dẫn về nghiệp vụ xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; chủ trì tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế và khu vực theo quy định của pháp luật; đề xuất thành lập và quản lý hoạt động của các Ban kỹ thuật tiêu chuẩn Việt Nam.

4. Tổ chức xây dựng quy chuẩn kỹ thuật cho các sản phẩm, hàng hoá thuộc trách nhiệm quản lý Nhà nƣớc về chất lƣợng của Bộ Khoa học và Công nghệ.

5. Tham gia hƣớng dẫn các tổ chức, cá nhân áp dụng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật; hƣớng dẫn công bố phù hợp tiêu chuẩn.

6. Tổ chức thực hiện các hoạt động mã số mã vạch theo phân công của Tổng cục trƣởng.

7. Thực hiện chứng nhận sản phẩm, dịch vụ phù hợp tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật.

8. Tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến Giải thƣởng chất lƣợng Việt Nam và tổ chức việc tham gia các Giải thƣởng chất lƣợng quốc tế và khu vực.

9. Thực hiện các hoạt động dịch vụ kỹ thuật, khoa học công nghệ và các dịch vụ khác về tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng, mã số mã vạch.

10. Thực hiện đào tạo, bồi dƣỡng kỹ thuật nghiệp vụ về tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng và mã số mã vạch. Tham gia đào tạo đại học và sau đại học về lĩnh vực tiêu chuẩn hoá và chất lƣợng theo quy định……

11. Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng bá về tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng và mã số mã vạch. Tổ chức khai thác các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nƣớc ngoài, các tài liệu khác có liên quan đến tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng và mã số mã vạch.

12. Xuất bản, in và phát hành TCVN, các tài liệu có liên quan và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.

13. Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tiêu chuẩn hoá, chất lƣợng và mã số mã vạch theo uỷ quyền của Tổng cục trƣởng.

14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trƣởng giao Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực TCH, chất lƣợng và MSMV đƣợc uỷ quyền

2.2.3 Một số loại hình dịch vụ hành chính công tại Viện và thực trạng dịch vụ hành chính tại Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam

 Một số loại hình dịch vụ hành chính công tại Viện

Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam là tổ chức khoa học và công nghệ thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học và thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học công nghệ trong lĩnh vực tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, chất lƣợng, mã số mã vạch, giải thƣởng chất lƣợng quốc gia. Do đó dịch vụ hành chính công chủ yếu của Viện là các hoạt động liên quan đến cung cấp thông tin về tiêu chuẩn; hƣớng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng mã số mã vạch; hƣớng dẫn doanh nghiệp, tổ chức xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; hƣớng dẫn doanh nghiệp làm thủ tục hồ sơ tham gia giải thƣởng chất lƣợng; tƣ vấn cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân sử dụng tiêu chuẩn hợp lý cho doanh nghiệp mình.

 Thực trạng dịch vụ hành chính tại Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam Cải cách hành chính đã thể hiện hiệu lực và hiệu quả bằng chính chất lƣợng của công việc và cách thức làm việc của cán bộ công chức Viện. Đây chính là sự gặp nhau giữa yêu cầu bức thiết của cải cách hành chính với giải pháp về quản lý chất lƣợng trong dịch vụ hành chính công. Chính vì nhận thức rõ quản lý chất lƣợng là cần thiết với quá trình cải cách hành chính mà Viện đã coi việc áp dụng hệ thống

quản lý chất lƣợng vào dịch vụ hành chính là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cải cách hành chính thành công.

HTQLCL của Viện phải đƣợc xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 và có thể áp dụng đƣợc cho tất cả các hoạt động của các phòng/đơn vị chuyên môn trực thuộc Viện. Bảng đối chiếu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001và hệ thống chất lƣợng của Viện dƣới hình thức cuốn sổ tay chất lƣợng và đƣợc viện dẫn tới các qui trình hệ thống và quy trình tác nghiệp để thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn và thực tế hoạt động của Viện.

Vì Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt nam thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực Kinh tế - Xã hội, Tiêu chuẩn - Đo lƣờng - Chất lƣợng theo quy định của pháp luật nên HTQLCL của Viện không thể áp dụng điều khoản: Kiểm soát phƣơng tiện theo dõi và đo lƣờng.

Với mu ̣c đích nghiên cƣ́u áp du ̣ng ISO 9001 vào hoạt đ ộng cải cách hành chính tại Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam, công viê ̣c đầu tiên cần làm là phân tích thực trạng về hoạt động hành chính của tổ chức, tƣ̀ đó xác đi ̣nh nhƣ̃ng điểm phù hơ ̣p và chƣa phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001 làm căn cứ để xây dựng hệ thống chất lƣơ ̣ng và hoa ̣t đô ̣ng cải tiến liên tu ̣c sau này . Cách phân tích chủ yếu dựa vào sự so sánh thực trạng công tác hành chính của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam với các yêu cầu của ISO 9001 đƣợc qui đi ̣nh ta ̣i các Điều tƣ̀ 4 đến 8 cụ thể nhƣ sau:

(A) So sánh với Điều 4: Yêu cầu của Hê ̣ thống quản lý chất lượng

Về cơ bản, Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam đã có cơ cấu tổ chƣ́c, chƣ́c năng nhiê ̣m vu ̣ rõ rà ng cũng nhƣ nguồn lƣ̣c hoa ̣t đô ̣ng , đảm bảo mọi cán bộ trong Viện đều thấu hiểu và tuân thủ tiến hành theo đúng các quy định của hệ thống tài liệu đƣợc ban hành .v.v. đáp ƣ́ng đƣợc các yêu cầu cần thiết để xây dƣ̣ng Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001.

Tuy nhiên, đối với Yêu cầu về Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng , Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam hầu nhƣ chƣa có qui trình làm viê ̣c , thủ tục dạng văn bản

chƣa đƣợc thiết lập rõ ràng và nhiều văn bản chƣa đƣợc kiểm soát tốt phù hợp với tình hình thực tế của Viện, nhiều tài liệu lỗi thời vẫn chƣa đƣợc thu hồi. Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam cũng chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu về hệ thống tài liệu , viê ̣c kiểm soát tài liệu và hồ sơ chƣa đi vào nề nếp.

(B) So sánh với Điều 5: Trách nhiệm của lãnh đạo

Ban lãnh đa ̣o của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam có cam kết và quan điểm rõ ràng về Chính sách chất lượng của tổ chức, đó là: “Thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực , nâng cao năng lực cạnh tranh của khách hàng , đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nƣớc và bảo vệ quyền lợi ngƣời sƣ̉ du ̣ng , bảo vệ môi trƣờng, không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn và nghiệp vụ của cán bộ, viên chức và ngƣời lao động là chiến lƣợc phát triển và hành động của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam.” Truyền đạt cho mọi cán bộ trong Viện hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng về hoạt động tiêu chuẩn.

Ban lãnh đa ̣o Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam luôn coi tro ̣ng viê ̣c xác đi ̣nh và đáp ƣ́ng các yêu cầu của khách hàng về chất lƣợng dịch vụ nhằm nâng cao sƣ̣ thỏa mãn của ho ̣ . Tuy nhiên viê ̣c hoa ̣ch đi ̣nh Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng chƣa đƣơ ̣c thƣ̣c hiê ̣n . Trách nhiệm , quyền ha ̣n và trao đổi thông tin đã đƣợc xác đi ̣nh nhƣng chƣa có đa ̣i diê ̣n của lãnh đa ̣o . Viê ̣c xem xét của lãnh đa ̣o tuy đƣợc đi ̣nh kì thƣ̣c hiê ̣n nhƣng chƣa đánh giá đƣợc cơ hô ̣i cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng.

(C)So sánh với Điều 6: Quản lý nguồn lực

Cơ sở ha ̣ tầng , hê ̣ thống máy móc trang thiết bi ̣ và môi trƣờng phu ̣c vu ̣ hoa ̣t đô ̣ng của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam là tƣơng đối đầy đủ và phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm, nhất là trong dịch vụ mã số mã vạch.

Với tinh thần trách nhiê ̣m và yêu thích công viê ̣c , họ luôn cố gắng làm việc tích cực để hoàn thành trách nhiệm mà Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam đã giao. Tuy nhiên Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam là tổ chức tiên phong trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa ở tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế đòi hỏi nhiều kiến thƣ́c chuyên môn tổng hơ ̣p về công nghê ̣ thông tin , kinh doanh, thƣơng ma ̣i, quản lý, sản

xuất.v.v. Đặc biệt là khi triển khai ứng dụ ng thƣ̣c tế vào các lĩnh vƣ̣c khác nhau nhƣ kinh doanh, quản lý, chăm sóc sƣ́c khỏe, hải quan, hâ ̣u cần.v.v. đòi hỏi cán bô ̣ Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam phải có hiểu biết chuyên môn về từng ngành cũng nhƣ phải có mối quan hê ̣ với các cơ quan hƣ̃u quan . Đây là điểm mà Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam luôn phải xác đi ̣nh để cung cấp các nguồn lƣ̣c cần thiết thƣ̣c hiê ̣n công viê ̣c cũng nhƣ chú tro ̣ng đầu tƣ ta ̣o điều kiê ̣n cho cán bô ̣ ho ̣c hỏi , trau dồi kinh nghiê ̣m, nâng cao trình đô ̣ để đáp ƣ́ng mo ̣i nhu cầu của khách hàng.

(D) So sánh với Điều 7: Tạo dịch vụ hành chính

- Lập kế hoạch việc tạo dịch vụ hành chính: Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam xác định “sản phẩm” của mình là c ác giải phảp và tiêu chuẩn đƣơ ̣c ngƣời sƣ̉ du ̣ng áp du ̣ng vào tổ chƣ́c của ho ̣ . Hàng năm, Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam đều lập kế hoạch các quá trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm nhằm đảm bảo việc triển khai thự c hiê ̣n đúng tiến đô ̣, dễ dàng theo dõi và giám sát , đã lâ ̣p các hồ sơ liên quan đến quá trình xác đi ̣nh vào ta ̣o sản phẩm của mình , tuy nhiên chƣa có các hoạt động theo dõi , đo lƣờng, kiểm tra, thƣ̉ nghiê ̣m sản phẩm cũng nhƣ chƣa có bằng chứng về việc lƣu hồ sơ kết quả của các quá trình thực hiện , sản phẩm tạo thành đáp ứng các yêu cầu.

- Xác định các quá trình liên quan đến khách hàng : Khách hàng thƣờng

xuyên của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam là các tổ chức, doanh nghiệp và ngƣời tiêu dùng riêng lẻ... Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam xác định rõ các quá trình liên quan đến khách hàng chính là các quá trình liên quan đến việc khách hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ nên luôn ghi nhâ ̣n mo ̣i yêu cầu do khách hàng đƣa ra cùng các yêu cầu liên quan và xem xét các yêu cầu đó trƣớc khi cung cấp dịch vụ hành chính cho khách hàng. Khi có sự thay đổi với dịch vụ hành chính Viện đã xem xét, bỏ sung tài liệu và bố trí nhân sự thích hợp. Tuy nhiên, công tác duy trì hồ sơ kết quả của viê ̣c xem xét và các hành đô ̣ng nảy sinh tƣ̀ viê ̣c xem xét , việc cung cấp thông tin và kể cả xem xét những thay đổi của khách hàng về dịch vụ hảnh chính họ yêu cầu chƣa đƣơ ̣c chú trọng.

- Thiết kế và phát triển dịch vụ hành chính Để có đƣợc nhƣ̃ng sản phẩm chất lƣơ ̣ng tốt, Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam luôn coi tro ̣ng khâu thiết kế và phát triển dịch vụ hành chính tƣ̀ bƣớc hoa ̣ch đi ̣nh thiết kế , xác đi ̣nh đầu vào , đầu ra đến bƣớc xem xét, kiểm tra và xác nhâ ̣n giá tri ̣ sƣ̉ du ̣ng của thiết kế và phát triển . Đã xem xét đến chu trình của công việc dịch vụ hành chính, độ tin cậy , tính bền vững, xác định rõ những tính chất đặc trƣng quan trọng của dịch vụ hành chính để khách hàng sử dụng an toàn và đúng đắn dịch vụ của Viện. Tuy nhiên, công tác duy trì hồ sơ tƣ̀ng khâu chƣa đƣợc chú tro ̣ng và chƣa làm tốt khâu kiểm soát nhƣ̃ng thay đổi liên quan.

- Mua hàng: Trong quá trìn h mua hàng , Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam luôn chú tro ̣ng viê ̣c đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu mua sản phẩm đã định thông qua việc đánh giá , lƣ̣a cho ̣n ngƣời cung ƣ́ng , xác định các tiêu chí lƣ̣a cho ̣n, đánh giá và đánh giá lại . Tuy nhiên, Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam chƣa chú tro ̣ng công tác duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mo ̣i hành đô ̣ng cần thiết nảy sinh tƣ̀ viê ̣c đánh giá

- Tạo ra và cung cấp dịch vụ hành chính: Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt

Nam nhận cung cấp thông tin về tiêu chuẩn, hƣớng dẫn doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở và sử dụng tiêu chuẩn, hƣớng dẫn và cung cấp các dịch vụ về các hoạt động giải thƣởng chất lƣợng của doanh nghiệp, về mã số mã vạch nhâ ̣n sản xuất (in) bản film chủ mã số mã vạch và cung cấp các giải pháp quản lý tài sản, nhân sƣ̣, thƣơng phẩm .v.v. sƣ̉ du ̣ng công nghê ̣ phân đi ̣nh và thu thâ ̣p dƣ̃ liê ̣u tƣ̣ đô ̣ng qua mã số mã va ̣ch và cung cấp di ̣ch vu ̣ kiểm tra ch ứng nhận chất lƣợng in mã số mã va ̣ch lên sản phẩm cho các tổ chƣ́c có nhu cầu , có sẵn, có sẵn những thủ tục, hƣớng dẫn công việc ở những nơi cần thiết, đặc biệt là dịch vụ mã số mã vạch đã sử dụng những thiết bị và phƣơng tiện kỹ thuật thích hợp cho tiến hành dịch vụ. Viện đã lâ ̣p kế hoa ̣ch và tiến hành sản xuất , cung cấp di ̣ch vu ̣ trong điều kiê ̣n đƣợc kiểm soát , bảo toàn đƣợc tài sản của khách hàng nhất là các hồ sơ liên quan đến dịch vụ đăng ký mã vạch và thẩm định tiêu chuẩn của các bộ, ngành. Tuy nhiên Viện cần chuẩn hóa và hê ̣ thống la ̣i các qui trình , các hƣớng dẫn công

viê ̣c liên quan để đảm bảo đáp ƣ́ng đầy đủ các yêu cầu qui đi ̣nh trong ISO 9001. Hiê ̣n ta ̣i , Viện đang xây dƣ̣ng các qui trình và lâ ̣p t hành văn bản việc lập kế hoạch, triển khai sản xuất và cung cấp di ̣ch vu ̣ cho các mảng công viê ̣c liên quan đồng thời thiết lâ ̣p các dấu hiê ̣u nhâ ̣n biết hồ sơ lƣu trƣ̃ , tài liệu , các loại văn bản liên quan.

(D) So sánh với Đi ều 8: Đo lường , phân tích , cải tiến dịch vụ hành chính

Viện đã tiến hành theo dõi các thông tin về sự chấp nhận của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính tại Viện bằng các biện pháp gửi phiếu điều tra đánh giá tới khách hàng nhằm thu thâ ̣p ý kiến của khách hàng để kịp thời khắc phục các điểm yếu và phát huy các mă ̣t ma ̣nh với mu ̣c tiêu đảm bảo chất lƣợng di ̣ch vu ̣ cung cấp và tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ để xem hệ thống có phù hợp với các bố trí sắp xếp đƣợc hoạt động hay không. Viện cũng đã tiến hành theo dõi, ghi chép các đặc tính của dịch vụ hành chính trong Viện, đối chiếu với kế hoạch đã đƣợc vạch ra, đã có những hành động khắc phục để loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp trong các hoạt động dịch vụ hành chính, Viện đã lập thủ tục dạng văn bản về hành động khắc phục và có hành động phòng ngừa khi xác định sự không phù hợp