2.5.1 Những tiến bộ sau khi áp dụng
Áp dụng ISO vào quản lý hành chính nhằm xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng ổn định và hiệu quả cao. Đây là công cụ hữu hiệu thực hiện cải cách hành chính một cách sâu rộng. Sau khi áp dụng ISO 9001 vào cải cách hành chính tại Viện đã có những tiến bộ và hiệu quả nhất định.
Bƣớc đầu đã tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu quả hơn thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã xây dựng; việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lƣu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu đƣợc sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc.
Thông qua áp dụng ISO, lãnh đạo Viện điều hành công việc có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất. Cán bộ, công chức trong Viện đƣợc phân công trách nhiệm rõ ràng trong quá trình xử lý công việc, đƣợc đánh giá năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm khách quan hơn,
thực hiện đƣợc trách nhiệm, quyền lợi của mình đúng nơi, đúng ngƣời có thẩm quyền phê duyệt. Cán bộ công chức còn đƣợc đào tạo, tập huấn nâng cao về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, đƣợc làm việc trong môi trƣờng ngày càng tốt hơn.
Việc áp dụng HTQLCL theo ISO làm giảm đáng kể hiện tƣợng nhũng nhiễu, gây phiền hà của cán bộ, công chức. Các thủ tục hành chính có quy trình xử lý công việc niêm yết công khai, minh bạch hơn. Ngƣời dân đến cơ quan nhà nƣớc đƣợc hƣớng dẫn tận tình, trả kết quả xử lý đúng hẹn. Chất lƣợng, hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công đƣợc nâng cao, tạo đƣợc lòng tin và sự hài lòng của khách hàng.
2.5.2 Những khó khăn còn tồn tại
Áp dụng ISO 9001 trong cải cách hành chính ở Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt nam có nhiều thuận lợi tuy nhiên khó khăn cũng không ít bởi những nguyên nhân sau:
- Bộ tiêu chuẩn ISO là tiêu chuẩn mang tính chất quốc tế cho nên các thuật ngữ và các yêu cầu còn khá phức tạp, nhất là Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt nam lại không phải là đơn vị trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhƣ các doanh nghiệp, do đó rất khó có tiêu chí để đo lƣờng đƣợc để đánh giá một cách chính xác;
- Công tác kiểm tra giám sát quá trình thực hiện cải cách tại Viện chƣa liên tục, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chƣa đồng bộ, thay đổi liên tục khiến các thủ tục hƣớng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi, gây không ít khó khăn cho quá trình thực hiện và không theo kịp thực tế, nhanh chóng lạc hậu. Hơn nữa, hàng năm khối lƣợng giấy tờ phát sinh rất lớn và chƣa có xu hƣớng giảm. Việc áp dụng biểu mẫu còn xảy ra nhầm lẫn với phiên bản cũ. Việc lƣu trữ tài liệu ở tại thƣ viện của Viện còn chƣa khoa học, mất thời gian tìm kiếm . Những tồn tại này đặt ra yêu cầu tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông thin theo mô hình ISO online.
- Hơn nữa nguồn kinh phí cho việc thực hiện ISO khá lớn, trong khi đó Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt nam là cơ quan hành chính, kinh phí hoạt động chủ yếu lấy từ nguồn kinh phí đƣợc cấp, do đó còn có khó khăn trong quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001.
- Mặc dù đƣợc sự ủng hộ và đồng tình của các cán bộ, nhân viên trong Viện tuy nhiên việc áp dụng ISO trong giai đoạn đầu sẽ làm phát sinh công việc khá lớn, các lĩnh vực công việc sẽ đi vào khuôn khổ, gò bó hơn cho cán bộ công nhân viên nên việc thích ứng với sự thay đổi cũng không hề đơn giản, phải mất khoảng thời gian tƣơng đối mới làm cho họ thích ứng kịp.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG ISO 9001 TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH TẠI
VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƢỢNG VIỆT NAM