CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty trong thời gian từ năm 2012 –
3.3.2. Nội dung quy trình tuyển dụng nhân lực
3.3.2.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất của công ty và nhu cầu thay thế bổ sung nhân sự của các bộ phận cứ 3 tháng trƣởng bộ phận xác định nhu cầu tuyển
Xác định nhu cầu tuyển dụng Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng Thu thập và lựa chọn hồ sơ Tổ chức thi tuyển, phỏng vấn
Kiểm tra sức khỏe Ký hợp đồng thử việc Đánh giá kết quả thử việc
dụng của bộ phận mình sau đó gửi phòng hành chính nhân sự. Nhu cầu tuyển dụng đƣợc xác định dựa vào số lao động tăng trong kỳ, số lao động tăng đƣợc xác định căn cứ vào số lao động định biên, số lao động cuối kỳ, số lao động giảm trong kỳ (số lao động giảm là các trƣờng hợp: chấm dứt hợp đồng lao động, tạm hoãn hợp đồng lao động, ốm dài hạn, điều chuyển trong nội bộ) và số lao động tăng trong kỳ (lao động trong nội bộ điều chuyển đến). Phòng hành chính nhân sự dựa vào nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận để lên kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho công ty.
3.3.2.2. Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân lực bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng thiết kế bảng mô tả công việc và bảng yêu cầu công việc cho từng vị trí tuyển dụng. Sau đó, công ty sẽ đi từ nguồn bên trong để tiết kiệm đƣợc chi phí và thời gian tuyển dụng và đào tạo mới. Nguồn bên trong của công ty thƣờng là: điều động, bố trí những ngƣời đang làm việc trong tổ chức để tận dụng lao động và giảm thiểu chi phí.
Bên cạnh đó, công ty sẽ tiếp tục tìm kiếm và tuyển chọn từ nguồn bên ngoài. Nguồn bên ngoài mà công ty hƣớng đến là:
+ Những sinh viên đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề, phổ thông
+ Những lao động tự do là những lao động mà hiện giờ họ chƣa làm một công việc cố định nào
+ Những ngƣời đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ. + Những lao động đang làm việc tại công ty khác.
3.3.2.3. Thông báo tuyển dụng
- Giới thiệu về công ty: Công ty đã đƣa ra các thông tin một cách khái quát nhất về công ty của mình đến các ứng viên tƣơng lai để họ có thể cân nhắc và nộp đơn thi tuyển vào làm việc tại Công ty.
- Các vị trí cần tuyển: Công ty đƣa ra những vị trí, bộ phận đang cần tuyển ngƣời để những lao động xem xét, nếu thấy mình phù hợp sẽ nộp hồ sơ thi tuyển.
- Mô tả công việc và yêu cầu công việc: Những nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc vị trí đang tuyển dụng sẽ đƣợc công ty nêu ra để ngƣời lao động xem xét. Bên cạnh đó, công ty cũng đƣa ra các yêu cầu, các đòi hỏi của công việc đối với ứng viên nhƣ: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, độ tuổi,…Qua các thông tin này những ngƣời lao động sẽ đánh giá xem mình có phù hợp với những vị trí đang tuyển hay không để nộp hồ sơ ứng tuyển.
- Địa điểm làm việc: Công ty luôn nêu rõ địa điểm làm việc để ngƣời lao động đƣợc biết bởi đây cũng là một thông tin cần thiết và quan trọng giúp những ngƣời lao động quyết định có tham gia thi tuyển không. Một địa điểm thuận lợi cho việc đi lại của ngƣời lao động sẽ là một tiêu chí cho sự lựa chọn của họ, và ngƣợc lại họ sẽ không lựa chọn để tham gia thi tuyển nếu địa điểm làm việc quá xa.
- Quyền lợi đƣợc hƣởng: Chế độ đãi ngộ luôn đƣợc các ứng viên quan tâm, bởi thế công ty cũng nêu rõ các quyền lợi mà ngƣời lao động sẽ đƣợc hƣởng khi là nhân viên chính thức của công ty nhƣ: đƣợc đóng BHXH, BHYT…
- Yêu cầu về nộp hồ sơ (thời gian, địa điểm…): Trong bản thông báo tuyển dụng công ty cũng kê khai chi tiết những giấy tờ cần phải nộp trong hồ sơ xin việc của các ứng viên. Công ty cũng quy định rõ thời gian và địa điểm nộp hồ sơ để ngƣời lao động biết mà chủ động nộp hồ sơ đúng thời gian và địa điểm.
Qua bản thông báo tuyển dụng của công ty SVAW (phụ lục 2) nhận thấy bản thông báo vẫn chƣa đầy đủ, một số thông tin quan trọng chƣa đƣợc nêu ra nhƣ: số lƣợng lao động cần tuyển, mức lƣơng…, hay nhƣ mục mô tả công việc vẫn còn sơ sài, chƣa chi tiết.
* Về hình thức thông báo tuyển dụng: công ty thƣờng đăng tuyển trên mạng internet thông qua trang vietnamworks.com.vn, đăng tuyển trên báo viết của địa phƣơng và khu vực nơi mà công ty có nhu cầu tuyển dụng, đặt bảng thông báo tuyển dụng ở cổng công ty.
3.3.2.4. Thu thập và lựa chọn hồ sơ
Nhân viên phòng nhân sự sẽ tiến hành thu thập và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận nếu thấy không phù hợp thì loại bỏ, những hồ sơ nào phù hợp thì tiến hành lập danh sách báo cáo trƣởng phòng. Trƣởng phòng sẽ tiến hành kiểm tra và lựa chọn một lần nữa đối với các ứng viên đáp ứng đƣợc các yêu cầu mà công ty đã đặt ra. Sau đó, phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch cụ thể về thời gian và địa điểm thi tuyển, phỏng vấn với ứng viên.
3.3.2.5. Tổ chức thi tuyển, phỏng vấn
a. Thi tuyển
- Sau khi hết hạn nộp hồ sơ 1 ngày, bộ phận tuyển dụng của công ty sẽ lập danh sách ứng viên đăng ký dự tuyển.
- Xuất phát từ số lƣợng hồ sơ tham gia dự tuyển và tính chất ngành nghề cần tuyển, công ty sẽ thành lập hội đồng thi tuyển để triển khai một số vấn đề: + Xây dựng nội dung thi tuyển sao cho chặt chẽ, đảm bảo mức độ chính xác với chi phí và công sức bỏ ra là ít nhất có thể song vẫn đạt đƣợc hiệu quả trong công tác thi tuyển.
+ Thống nhất hình thức thi tuyển cho từng chuyên môn: Trắc nghiệm, thực hành… phụ thuộc vào từng mảng công việc, bởi có những mảng đòi hỏi
sự suy luận, sáng tạo, song có những mảng lại đỏi hỏi sự nhanh nhạy, quyết định chính xác.
+ Hội đồng thi tuyển của Công ty làm công tác chuẩn bị đề thi phù hợp với công việc và yêu cầu công việc đang cần tuyển để tìm ra đƣợc ứng viên thích hợp, có khả năng đảm nhận công việc đƣợc tuyển vào.
+ Thông báo cho thí sinh thời gian và địa điểm thi để đảm bảo sự có mặt đúng giờ cho các ứng viên và sự hiệu quả công tác tuyển dụng của tổ chức.
+ Chuẩn bị các cơ sở vật chất khác phục vụ quá trình thi tuyển nhƣ: phòng thi, nơi để xe của thí sinh…
Việc chuẩn bị cho công tác thi của công ty SVAW có thể nói là rất chặt chẽ và chuyên nghiệp đảm bảo điều kiện cho các ứng viên bƣớc vào kỳ thi tuyển, đó không những là tạo điều kiện cho thí sinh tham gia tốt kỳ thi mà còn giúp công ty đánh giá đƣợc một cách khách quan các thí sinh và tìm cho mình những nhân tài thực sự phù hợp với công việc cần tuyển cũng nhƣ với công ty.
Sau khi giám khảo kết thúc việc chấm thi, điểm thi sẽ đƣợc xét duyệt lại bởi Giám đốc Công ty. Việc xét duyệt sẽ lấy từ các thí sinh điểm cao đến điểm thấp nhƣng phải đạt mức điểm tối thiểu do công ty quy định. Trƣờng hợp lấy đến mức điểm tối thiểu do công quy định mà vẫn chƣa đủ chỉ tiêu thì công ty lại tiếp tục đăng thông báo tuyển dụng chứ không lấy những thí sinh không đạt.
Những thí sinh đỗ trong kỳ thi dự tuyển sẽ tiếp tục bƣớc vào vòng phỏng vấn. b. Phỏng vấn
Những thí sinh dự tuyển sẽ đƣợc phỏng vấn bởi hội đồng phỏng vấn gồm: cán bộ nhân sự, ban giám đốc, ngƣời quản lý trực tiếp của bộ phận cần tuyển dụng. Những thí sinh này sẽ đƣợc phỏng vấn với các tiêu chí:
Chuyên môn: Trình độ chuyên môn, kết quả học tập.
Năng lực công tác: Thông qua trao đổi về công tác xã hội để đánh giá mức độ hiểu biết xã hội của ứng viên ra sao, những kinh nghiệm đã có của các ứng viên…
Trình độ ngoại ngữ đối với các công việc đòi hỏi có trình độ ngoại ngữ: Ngoại ngữ yêu cầu cần phải biết là Tiếng Anh hoặc Tiếng Nhật. Đây là điều kiện bắt buộc đối với tất cả đội ngũ nhân viên hành chính văn phòng bởi thế khi phỏng vấn hội đồng sẽ phỏng vấn bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Nhật.
Trình độ vi tính: Word, Excel, Autocad…
3.3.2.6. Kiểm tra sức khỏe
Sau khi các ứng viên đã trúng tuyển vòng thi tuyển và phỏng vấn, họ sẽ đƣợc bộ phận y tế của công ty tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thể lực. Do tính chất công việc rất áp lực, đòi hỏi ứng viên phải có sức khỏe tốt bởi thế nếu ứng viên nào không có sức khỏe tốt sẽ bị loại kể cả việc họ đã có kết quả rất tốt ở các vòng trƣớc.
3.3.2.7. Ký hợp đồng thử việc
Dựa vào kết quả đánh giá ứng cử viên mà phòng hành chính nhân sự trình lên, giám đốc sẽ đƣa ra quyết định nhận ứng cử viên đã trúng tuyển vào làm việc tại công ty. Bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm gửi thƣ cảm ơn tới các ứng cử viên không trúng tuyển và đồng thời thông báo cho các ứng cử viên đã trúng tuyển đƣợc biết. Những ứng viên đã trúng tuyển sẽ đƣợc phải trải qua một giai đoạn thử thách nữa là giai đoạn thử việc. Phòng hành chính nhân sự sẽ soạn thảo và trình tổng giám đốc ký quyết định thử việc cho ngƣời lao động mới trúng tuyển. Thời gian thử việc đƣợc xác định nhƣ sau:
+ Thời gian thử việc đối với công nhân là: 1 tháng
+ Thời gian thử việc đối với ngƣời lao động tốt nghiệp trung cấp là: 1 tháng + Thời gian thử việc đối với ngƣời lao động tốt nghiệp cao đẳng, đại học là: 2 tháng.
3.3.2.8. Đánh giá kết quả thử việc
Sau khi ngƣời lao động hết thời hạn thử việc, trƣởng bộ phận phụ trách quản lý nhân viên thử việc sẽ nhận xét, đánh giá kết quả thử việc của nhân viên. Sau đó chuyển lên phòng nhân sự trình tổng giám đốc công ty.
3.3.2.9. Ký hợp đồng làm việc chính thức.
Những lao động đạt yêu cầu trong thời gian thử việc sẽ đƣợc ký hợp đồng chính thức với công ty.
Tổng giám đốc công ty đƣa ra ý kiến chỉ đạo hợp đồng đối với ngƣời đƣợc tuyển theo quy định của bộ luật lao động. Phòng nhân sự soạn 2 bản hợp đồng lao động rồi chuyển hợp đồng lao động cho ngƣời lao động và tổng giám đốc ký. Sau đó phòng nhân sự lƣu 1 bản, 1 bản ngƣời lao động giữ.