CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.6. Kiểm soá t phòng ngừa rủi ro
Việc kiểm soát, phòng ngừa rủi ro là trọng tâm của công tác quản trị rủi ro, tại EVNNPT hiện nay cũng đã sử dụng một số biện pháp để kiểm soát, phòng ngừa rủi ro, tuy nhiên việc kiểm soát, phòng ngừa này chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của mỗi cán bộ CNTT thực hiện quản trị dự án mà không đƣợc hệ thống hóa thành tài liệu để các cán bộ CNTT khác có thể áp dụng.
3.6.1. Tránh né rủi ro
EVNNPT thƣờng sử dụng biện pháp này cho các rủi ro có khả năng dẫn tới thiệt hại cao. Các biện pháp để né tránh rủi ro, EVNNPT đã thực hiện đó là:
- Đối với rủi ro “Lựa chọn công nghệ sai”, EVNNPT đã xem xét thật kỹ những công nghệ nào phù hợp cho dự án và phù hợp với con ngƣời, lẫn chi phí để phát triển, duy trì về sau. Tham khảo các chuyên gia trong lĩnh vực này để lựa chọn công nghệ phù hợp nhất.
- Đối với rủi ro “EVN chỉ đạo các đơn vị sử dụng phần mềm của EVN trong khi các đơn vị đã có phần mềm tƣơng tự”: EVNNPT không xây dựng các phần mềm tƣơng tự phần mềm EVN đã có hoặc sắp có (xem kế hoạch CNTT kết hợp với hỏi một số cán bộ CNTT thuộc EVN, EVNICT về các công việc EVN dự kiến xây dựng trong thời gian tới)
- Đối với rủi ro: “Nhà thầu năng lực kém”: Khi lựa chọn nhà thầu, EVNNPT yêu cầu các nhà thầu chứng tỏ năng lực, kinh nghiệm bằng cách Nhà thầu phải đƣa ra những hợp đồng đã thực hiện cho những mặt hàng hóa tƣơng tự của chủ đầu tƣ; Đƣa ra danh sách những cán bộ sẽ thực hiện dự án có đầy đủ thông tin về trình độ, năng lực, kinh nghiệm phù hợp với dự án. Bên cạnh đó EVNNPT còn xem xét một cách cẩn thận giải pháp kỹ thuật, mô hình triển khai, … nhà thầu đƣa ra. Từ đó quyết định chọn nhà thầu phù hợp nhất cho dự án sắp thực hiện
- Đối với rủi ro “Nhà thầu không thực hiện đúng cam kết”: EVNNPT xem xét các hợp đồng nhà thầu đã thực hiện, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng, để xem nhà thầu có tiền sử không thực hiện đúng cam kết hay không để làm cơ sở chấm điểm lựa chọn nhà thầu.
- Đối với rủi ro “Nhà thầu bỏ giá thầu quá thấp”: EVNNPT xem xét bảng dự toán nhà thầu đƣa ra, khối lƣợng công việc, đơn giá, giá thầu có hợp lý hay không, nếu khối lƣợng công việc không hợp lý, quá ít, giá thầu quá thấp, nhà thầu sẽ không đƣợc chọn.
3.6.2. Ngăn ngừa tổn thất:
EVNNPT đã sử dụng những biện pháp ngăn ngừa tổn thất để giảm thiểu số lần xuất hiện rủi ro hoặc làm giảm mức độ thiệt hại do rủi ro mang lại nhƣ sau:
- Đối với rủi ro “EVN chỉ đạo các đơn vị sử dụng phần mềm của EVN trong khi các đơn vị đã có phần mềm tƣơng tự”: EVNNPT thực hiện báo cáo EVN về tình hình thực tế của đơn vị, đề nghị tiếp tục sử dụng phần mềm của đơn vị.
- Đối với rủi ro “Nhà thầu năng lực kém”: EVNNPT yêu cầu nhà thầu đào tạo cán bộ thực hiện dự án, hoặc thay cán bộ khác làm tốt hơn.
- Đối với rủi ro “Nhà thầu không thực hiện đúng cam kết”: EVNNPT yêu cầu nhà thầu đƣợc lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trƣớc thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
- Đối với rủi ro “Nhà thầu có sự biến động về nhân sự thực hiện dự án”: EVNNPT yêu cầu nhà thầu phải đảm bảo đủ số lƣợng cán bộ thực hiện dự án, với năng lực, trình độ, kinh nghiệm đáp ứng công việc.
- Đối với rủi ro “Văn hóa làm việc của nhà thầu không phù hợp với văn hóa làm việc của EVNNPT”: EVN ƣu tiên chọn các nhà thầu đã từng thực hiện cho EVNNPT có văn hóa làm việc phù hợp, trong Hợp đồng quy định rõ cách thức phối hợp giữa hai bên, những công việc phải thực hiện, thời gian đáp ứng, đầu mối phối hợp,…
- Đối với rủi ro “Thiếu tài nguyên máy chủ”: EVNNPT thực hiện rà soát lại tài nguyên cung cấp cho cái máy ảo để cài đặt các phần mềm khác để cấp tài nguyên cho dự án mới.
- Đối với rủi ro “EVNNPT có sự biến động về nhân lực”: EVNNPT thực hiện tuyển cán bộ thay thế cán bộ chuyển việc.
- Đối với rủi ro “Quyết định đầu tƣ sai”: EVNNPT báo cáo lãnh đạo để quyết định dừng dự án, vì nếu cố sẽ càng tổn thất hơn.
- Đối với rủi ro “Yêu cầu thời gian thực hiện quá ngắn”: EVNNPT thực hiện lập kế hoạch thực hiện công việc một cách cụ thể, xem xét bố trí các công việc có thể đan xen nhau. Quyết tâm hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch. Động viên tinh thần các cán bộ thực dự án phía chủ đầu tƣ, có cơ chế tạo động lực nhƣ thƣởng, tiền ngoài giờ, … Đề nghị nhà thầu bổ sung thêm nhân lực thực hiện dự án. Báo cáo lãnh đạo về những khó khăn vƣớng mắc khi thời gian thực hiện quá ngắn.
- Đối với rủi ro “Năng lực chủ đầu tƣ hạn chế” đó là năng lực của lãnh đạo Ban CNTT, nhóm thực hiện dự án, cán bộ quản trị dự án, tổ công tác, Các Ban liên quan: Hàng năm tổ chức nhiều khóa học để nâng cao năng lực cho những đối tƣợng này.
- Đối với rủi ro “Khả năng sử dụng Công nghệ thông tin kém”: Đào tạo kỹ năng sử dụng CNTT cho đối tƣợng cần đào tạo.
- Đối với rủi ro: “Không có quy trình phù hợp đƣợc cung cấp tại thời gian thích hợp, Quy trình không đƣợc xem xét và định nghĩa cẩn thận”: Rà soát hiệu chỉnh quy trình, bổ sung quy trình.
3.6.3. Giảm thiểu tổn thất, Chuyển giao rủi ro và Đa dạng hóa rủi ro
Trong các dự án CNTT của EVNNPT, EVNNPT chƣa có biện pháp gì để Chuyển giao rủi ro và đa dạng hóa rủi ro.