CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp tạo động lực cho nhân viên tại công ty Cổ Phần Tƣ vấn Quản
4.2.1. Giải pháp thúc đẩy động lực cho nhân viên
4.2.2.1 Hoàn thiện công tác phân tích công việc và bố trí nhân lực
Từ kết quả khảo sát bảng hỏi về thực trạng phân tích công việc là bố trí nhân lực, nhận thấy việc bố trí nhân lực dựa vào bản phân tích công việc mang lại hiệu quả chƣa cao. Do vậy thời gian tới công ty cần Xây dựng và hoàn thiện bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Nhƣ đã phân tích ở chƣơng 3, các nội dung chính của phân tích công việc còn sơ sài, thiếu nhiều nội dung và đƣợc lƣu trữ ở nhiều tài liệu do đó gây khó khăn trong việc sử dụng. Do đó công ty phải nghiên cứu xây dựng lại hệ thống các văn bản phân tích công việc cho từng chức danh công việc một cách đầy đủ và hợp lý hơn, để khi bố trí nhân lực mang lại hiệu quả cao. Trong đó:
- Bản mô tả công việc phải bao gồm các nội dung sau:
+ Phần xác định công việc: bao gồm các thông tin liên quan đến công việc nhƣ chức danh công việc, mã số của công việc, nơi thực hiện công việc, chức danh của ngƣời lãnh đạo trực tiếp, số nhân viên dƣới quyền... Ngoài ra có thể tóm tắt mục đích và chức năng của công việc
+ Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: bao gồm các nội dung các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ trong công việc.
- Bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện: Phải liệt kê đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện trên các khía cạnh, kiến thức, kỹ năng , kinh nghiệm, trình độ giáo dục, đào tạo, các yêu cầu về sức khỏe, phẩm chất...
Các yêu câu về chuyên môn đòi hỏi phải có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc và ở mức chấp nhận đƣợc và không nên yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực hiện công việc.
Công ty cần phải khẩn trƣơng xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc một cách cụ thể
Từ thực trạng của công ty, tác giả đề xuất mẫu bản mô tả công việc (cụ thể ở đây là vị trí trƣởng phòng kế toán) để công ty xem xét, áp dụng:
MÔ TẢ CÔNG VIỆC – TRƢỞNG PHÕNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
Ngƣời giao việc Ngƣời nhận việc
Họ tên: ... Vị trí: ... Ngày giao việc: ...
Ký tên: ________________________
Họ tên: ... Vị trí: ... Ngày nhận việc: ...
Ký tên: ________________________
I. THÔNG TIN CÔNG VIỆC
Vị trí công việc: Trƣởng phòng tài chính
kế toán Mã số công việc: JD.03
Mảng nghiệp vụ: Tài chính kế toán Bộ phận:
Địa điểm làm việc: Tầng 8, Khách sạn thể thao, làng sinh viên Hacinco, Thanh Xuân, Hà Nội
Chức danh cấp trên trực tiếp: Tổng Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc thừa ủy quyền
II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Đảm bảo quản lý các nhân viên dƣới quyền công bằng, hiệu quả, tạo đƣợc động lực phát triển nhân viên và tăng năng suất.
Dẫn dắt phòng đạt mục tiêu đƣợc giao III. VỊ TRÍ TRONG TỔ CHỨC
TỔNG GIÁM ĐỐC
Trưởng phòng tài chính kế toán
Nhân viên kế toán
IV.CÁC ĐỐI TƢỢNG CHÍNH CÓ QUAN HỆ LÀM VIỆC
Bên trong Bên ngoài Tổng Giám đốc (Xin phê duyệt kế hoạch,
báo cáo công việc, xin duyệt chi,… )
Khách hàng: Gửi hóa đơn tài chính, đòi nợ
Nhân viên hành chính (yêu cầu tuyển dụng, hỗ trợ máy móc, công cụ, dụng cụ làm việc, các chế độ đãi ngộ)
Đối tác: Theo dõi và quản lí công nợ
Nhân viên ở các bộ phận khác: thực hiện duyệt các thủ tục thu, chi theo đúng quy định của pháp luật
Nhân viên cấp dƣới: phân công nhiệm vụ, kiểm tra giám sát, đánh giá chất lƣợng, hiệu quả công việc, ra quyết định tiếp nhận, nghỉ việc, điều chỉnh lƣơng)
V. NHIỆM VỤ CỤ THỂ S
T T
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
Khi có
yc Ngày Tuần Tháng Quý Năm 1. Tham mƣu Giám đốc,
xây dựng hệ thống quản lý tài chính – kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật và đặc điểm của Công ty
x
2. Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của Công ty
S T T
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
Khi có
yc Ngày Tuần Tháng Quý Năm 3. Tổ chức triển khai và chỉ
đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốn của Công ty
x X 4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán x x 5. Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tƣ sản xuất/tài chính – tiền tệ: X x
6. Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng
x x X
7. Phối hợp thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
x
8. Cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật và chế độ chính sách để thực hiện các công việc tài chính kế toán chuẩn mực, chính xác và đúng pháp luật. x 9. Tổ chức và vận hành hệ thống kế toán, lƣu trữ chứng từ, sổ sách, báo cáo và các tài liệu liên quan một cách hệ thống và chuyên nghiệp.
x
10. Đào tạo nhân sự kế toán về kỹ năng chuyên môn.
x x
11. Cập nhật các thông tin pháp luật về thuế, tƣ vấn cho ban lãnh đạo, hƣớng dẫn các kế toán chi tiết trong việc thực hiện chứng từ hợp lý, hợp lệ.
S T T
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
Khi có
yc Ngày Tuần Tháng Quý Năm mọi thời điểm để đƣa ra
tham mƣu phù hợp cho Giám đốc
VI.QUYỀN HẠN
Toàn quyền quyết định tuyển chọn nhân viên, giao việc và đánh giá nhân viên
Duyệt văn bản theo mục Thẩm quyền ký duyệt văn bản trong AD.01 Sổ tay vận hành
Đƣợc cấp đầy đủ trang thiết bị, công cụ dụng cụ làm việc gồm: Máy tính để bàn
Bàn ghế làm việc
SIM điện thoại di động số … VII. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Làm việc trong giờ hành chính từ 8h sáng đến 12h trƣa, chiều từ 13h30 đến 15h30.
Theo yêu cầu công việc, có thể phải đi công tác và đƣợc hƣởng phụ cấp công tác theo chế độ.
VIII. CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ CHO VỊ TRÍ NÀY
ST
T Nội dung Mô tả chi tiết yêu cầu
1. Thể chất: Giới tính/ Độ tuổi/ Ngoại hình/ Sức khỏe
Không yêu cầu
Trình độ học vấn / chuyên môn
Trình độ: Đại học
Chuyên môn: Tài chính kế toán Trình độ tiếng Anh Nghe, nói, đọc, viết tốt
Trình độ tin học Sử dụng tốt máy tính, mạng, các phần mềm Word, Excel, Power Point
Kỹ năng Quản lý nhân viên Lập kế hoạch/ báo cáo
Có khả năng làm việc độc lập, chịu đƣợc áp lực cao trong công việc.
Kiến thức Am hiểu luật kế toán, luật thuế thu nhập doanh nghiệp
Kiến thức chung về dƣợc và các mặt hàng Công ty bán
Thái độ Trung thực, cẩn thận, khiêm tốn, chịu đƣợc áp lực cao.
Bên cạnh đó, cần bố trí các bộ phận phòng ban trong công ty cho phù hợp với chiến lƣợc phát triển chung của Công ty. Hiện nay do tính chất công việc và chiến lƣợc phát triển của Công ty trong thời gian tới cần bổ sung nguồn nhân lực cho Công ty nên việc bố trí nguồn nhân lực ở các bộ phận phòng ban trong Công ty cho phù hợp là vấn đề cần đƣợc quan tâm
Đối với hai nhóm: Sản xuất phần mềm và nhóm Kinh doanh, Công ty cần phải có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp. Lƣợng lao động trực tiếp của hai nhóm này khá đông chủ yếu là kỹ sƣ công nghệ thông tin và nhân viên kinh doanh nên cần có một mô hình tổ chức khoa học để kiểm soát sự thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn. Đồng thời, cần tận dụng tối đa nguồn lực hiện có của nhóm này nói riêng và toàn Công ty nói chung. Cần sử dụng và bố trí nhân lực cho phù hợp với năng lực sở thích và nguyện vọng của cán bộ công nhân viên trong Công ty tạo điều kiện cho họ phát huy hết khả năng của mình.
Đối với lao động trẻ nên bố trí những công việc mang tính sáng tạo, thách thức để họ có thể phát huy thế mạnh của mình. Hiện nay, Công ty có rất nhiều dự án triển khai ở các Tỉnh. Những chuyến công tác xa kèm theo những chế độ ƣu đãi tốt, cơ hội thăng tiến sẽ là một trong những hứng thú cho lao động trẻ.
Đối với lao động lâu năm hay có thâm niên công tác dài nên bố trí vào những công việc mang tính chất ổn định và thƣờng xuyên làm mới công việc
4.2.2.2 Giải pháp tạo động lực cho nhân viên thông qua chính sách đào tạo và phát triển
Nhƣ đã phân tích thực trạng ở chƣơng 3. Hoạt động đào tạo của Công ty đã làm cho phần lớn nhân viên hài lòng, tuy nhiên có một số lƣợng ý kiến đánh giá nội dung đào tạo của một số khóa đào tạo chƣa phù hợp với những kiến thức và kỹ năng mong muốn. Hiện nay, Công ty mới chỉ chú trọng đào tạo các kĩ năng phần cứng nhƣ các chứng chỉ tin học: chứng chỉ của Sun (Java, Unix), Microsoft, Oracle, Các khoá về Phân tích thiết kế, Test và thiết kế đồ hoạ….Ngoài việc đào tạo về trình độ nghiệp vụ chuyên môn, Công ty cũng cần chú ý đào tạo các kỹ năng mềm nhƣ: Kỹ năng Quản lý cho Nhà quản lý cấp trung, Kỹ năng quản trị dự án, Kỹ năng bán hàng, Kỹ năng thuyết trình, Kỹ năng trình bày/báo cáo, Marketing dành cho nhà Quản lý (Marketing đấu tiền hay đầu trí), Giao tiếp chủ động trong công việc, Anh văn, Đấu thầu, PR, Đầu tƣ…
Từ những phân tích về công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở chƣơng 3, tác giả đề xuất một số giải pháp để xác định đúng những kiến thức và kỹ năng nhân viên đang thiếu, từ đó đƣa ra các chƣơng trình đào tạo đúng với nhu cầu
* Xác định nhu cầu đào tạo.
Xác định nhu cầu đào tạo phải xuất phát từ yêu cầu của công việc chứ không phải xuất phát từ nhu cầu của CBCNV. Nhƣ phần phân tích đã chỉ rõ, việc xác định nhu cầu đào tạo chủ yếu là từ các đơn vị xây dựng và Công ty xét duyệt. Việc xác định nhu cầu đào tạo ở các công ty chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhà quản lý và nhu cầu đƣợc đào tạo của CBCNV, từ đó ƣớc tính số lao động cần tuyển và đƣa đi đào tạo mà chƣa có quy trình cụ thể thống nhất.
Do vậy, trƣớc hết ngƣời công ty phải hoàn thiện các căn cứ để xác định nhu cầu đào đạo. Các căn cứ đó bao gồm:
+ Phân tích mục tiêu, kế hoạch chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, dự kiến biến động nhân sự của từng bộ phận để nhằm xác định nhu cầu đào tạo của từng bộ phận, số lƣợng cần đào tạo là bao nhiêu, nội dung đào tạo để có thể hoàn thành các kế hoạch đề ra
+ Kết quả so sánh giữa năng lực, trình độ hiện có của ngƣời lao động với những yêu cầu của công việc về kiến thức kỹ năng, từ đó xác định đƣợc những thiếu hụt về kiến thức kỹ năng của ngƣời lao động mà có thể cải thiện thông qua đào tạo.
+ Học tập, nâng cao trình độ cũng là một nhu cầu của chính bản thân ngƣời lao động, đồng thời ngƣời lao động là ngƣời biết rõ nhất mình đang thiếu hụt nhƣng kiến thức kỹ năng gì. Do đó khi tiến hành xác định nhu cầu đào tạo cũng cần thu thập nhu cầu từ phía ngƣời lao động, qua đó cũng phần nào thỏa mãn nhu cầu học tập của ngƣời lao động, tao ra động lực học tập và làm việc cho họ.
* Xây dựng các tiêu chuẩn để lựa chọn đối tượng đào tạo một cách chính xác và công bằng
Hiện tại công ty vẫn chƣa xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể làm căn cứ để lựa chọn đối tƣợng cử đi đào tạo đối với hình thức đào tạo nâng cao trình độ cho ngƣời lao động mà hoàn toàn do ngƣời lãnh đạo quyết định. Do đó nhiều khi dẫn đến đào tạo không chính xác, gây lãng phí, ngƣời lao động cảm thấy không đƣợc đối xử công bằng. Do vậy, công ty cần tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn lựa chọn đối tƣợng đào tạo dựa trên các cơ sở sau:
- Mục tiêu, và nội dung khóa đào tạo. Ngƣời đƣợc lựa chọn cử đi đào tạo là ngƣời đang có nhu cầu cần đào tạo về các kiến thức kỹ năng mà khóa học cung cấp để phục vụ cho công việc.
- Bắt buộc ngƣời có kết quả làm việc thấp, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc do thiếu hụt các kiến thức, kỹ năng mà có thể bù đắp thông qua khóa đào tạo nhằm cải thiện kết quả làm việc của họ
- Xét duyệt cho những ngƣời có nhu cầu nguyện vọng học tập mà việc đào tạo họ có tác dụng lớn đối với công ty.
* Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo.
Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá sau khi đào tạo:
- Mức độ sử dụng kiến thức đƣợc đào tạo vào trong công việc
- Mức độ nâng cao năng suất, chất lƣợng công việc của ngƣời lao động sau khi đƣợc đào tạo
- Mức độ nâng cao về tiền lƣơng và thu nhập của ngƣời lao động sau khi đƣợc đào tạo
Phƣơng pháp đánh giá đƣợc sử dụng là phƣơng pháp phỏng vấn, điều tra bằng bảng hỏi với các câu hỏi đƣợc thiết kế sẵn đối với các đối tƣợng: ngƣời đƣợc đi đào tạo, giảng viên tham gia đào tạo, cán bộ quản lý của công ty. Tác giả đƣa ra mẫu phiếu phỏng vấn đánh giá công tác đào tạo đối với ngƣời đƣợc đào tạo:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO I. Thông tin chung
Tên khóa học: ... Tên học viên: ... Đơn vị công tác:...
II. Đánh giá về khóa đào tạo
1/Anh/Chị vui lòng cho biết những thay đổi sau khi tham gia đào tạo (Tích dấu x vào ô tƣơng ứng với ý kiến của Anh/Chị)
Chỉ tiêu Không đồng ý Không có ý kiến rõ ràng Đồng ý Hoàn toàn đồng ý
1 Có thêm nhiều kiến thức mới 2 Có nhiều kỹ năng mới
3 Hiểu rõ hơn về công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm 4 Yêu thích công việc hơn 5 Tự tin hơn khi làm việc
6 Hợp tác với đồng nghiệp tốt hơn 7 Kết quả thực hiện công việc
tốt hơn
2. Ý kiến đóng góp của Anh/Chị để hoàn thiện công tác đào tạo được tốt hơn
a. Về công tác xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn đối tƣợng đào tạo. ... b. Nội dung chƣơng trình, phƣơng pháp đào tạo, giáo trình, cơ sở vật chất ... c. Về đội ngũ cán bộ giáo viên giảng dạy
... d. Những kiến nghị khác... Xin chân thành cảm ơn hợp tác của Anh/Chị
4.2.2.3 Xây dựng cơ sở xét thưởng mới, tăng tần suất thưởng, đa dạng các hình thức thưởng và khiển trách
Nhƣ đã phân tích ở Chƣơng 3, hiện nay các mức khen thƣởng đƣợc đánh giá là chƣa hợp lý, có tác dụng khuyến khích do cơ sở xét thƣởng của Công ty là dựa trên khả năng hoàn thành tiến trình công việc theo tổ hoặc theo nhóm. Điều này sẽ khuyến khích mọi ngƣời trong tổ hoặc nhóm sẽ đoàn kết với nhau. Tuy nhiên, mặt khác, nó lại làm cho sự cố gắng, nỗ lực phấn đấu của từng cá nhân lại bị hạn chế. Mọi ngƣời trong tổ, nhóm có thể sẽ không cố gắng hết sức mình cho công việc, nảy sinh tâm lý ỷ lại vào những ngƣời khác. Vì vậy, Công ty nên kết hợp cả hai hình thức xét thƣởng đó là: xét thƣởng dựa trên khả năng hoàn thành công việc theo tổ hoặc theo nhóm, đồng thời, cũng xét thƣởng dựa trên khả năng hoàn thành công việc của từng cá nhân trong tổ, nhóm đó. Với hình thức xét thƣởng mới này, nó sẽ phát huy đƣợc những lợi thế của hình thức xét thƣởng dựa trên khả năng