2.3. Phân tích thực trạng quản lý vốn lưu động của VNPT Lâm Đồng
2.3.2. Tình hình tổ chức quản lý các khoản phải thu
Do đặc điểm kinh doanh dịch vụ của Ngành BCVT nên nguồn thu từ bán sản phẩm dịch vụ của VNPT Lâm Đồng chủ yếu là bán hàng trước thu tiền sau vì vậy vốn phải thu của đơn vị chiếm tỷ trọng rất lớn trong nguồn thu hàng tháng của đơn vị. Ngoài các khoản phải thu từ nội bộ các đơn vị trong ngành theo cơ chế phân chia doanh thu và các khoản phải thu một số khách hàng về thuê cơ sở hạ tầng viễn thông thì nguồn phải thu của VNPT Lâm Đồng vẫn chủ yếu là nguồn phải thu từ khách hàng sử dụng các dịch vụ
viễn thông hàng tháng. Để quản lý tốt nguồn phải thu này tránh để tình trạng mất vốn đơn vị phải xây dựng một quy trình thu nợ hoàn chỉnh theo chu kỳ tháng tức là từ khi khách hàng bắt đầu sử dụng dịch vụ tính từ ngày đầu tháng đến khi hết tháng (tùy theo cam kết với khách hàng khi thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ) đơn vị bán hàng phải tổng hợp in ấn hóa đơn bán hàng và chi tiết các cuộc gọi phát sinh (giấy báo cước) để phát tới tay khách hàng. Căn cứ vào giấy báo cước khách hàng mới thực hiện việc thanh toán cước sử dụng. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh đặc thù như vậy nên trong khuôn khổ bài viết này tôi chỉ xin phân tích việc quản lý các khoản phải thu là thu cước từ khách hàng sử dụng dịch vụ viễn thông, còn các khoản phải thu khác do ít và chiếm tỷ trọng không lớn hơn nữa những khoản phải thu đó thường ít rủi ro trong quá trình thanh toán mà chủ yếu độ rủi ro cao là các khoản phải thu từ cước các dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng. Vậy để đảm bảo bảo toàn vốn lưu động đơn vị phải xây dựng quy trình quản lý thu ghi nợ một cách chặt chẽ nhằm hạn chế tới mức thấp nhất việc khách hàng không thanh toán, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như việc bảo toàn vốn hàng năm như sau:
Bước 1: Sản xuất cước
Nguồn phát sinh cước: Các tổng đài Host, tổng đài độc lập, Mucos, 1080 … của VNPT Lâm Đồng: Công ty Viễn thông quốc tế (VTI), Công ty Viễn thông Liên tỉnh (VTN), Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC), Công ty Vinaphone (VNP), Công ty phần mềm và Truyền thông (VASC), Doanh nghiệp Viễn thông khác ngoài Tập đoàn (DN khác) …Yêu cầu: Kiểm tra danh bạ khách hàng từ chương trình phát triển thuê bao (PTTB) tập trung hàng ngày, cập nhật và tính cước nóng phát sinh của các tổng đài thuộc VNPT Lâm Đồng hàng ngày, cập nhật cước phát sinh của các đơn vị (VTI, VTN, VDC, VNP …) vào cuối kỳ sản xuất cước (từ ngày 1-2 hàng tháng), cập nhật bảng giá cước khi có yêu cầu thay đổi từ Tập đoàn hoặc từ các đơn vị khác...Tính cước và upload cước lên máy chủ tính cước tập trung của Viễn thông tỉnh (10.61.30.200). Chuẩn bị, kiểm tra, nén file gửi cho đối tác in giấy báo cước (Datapost): Bằng đĩa CD; qua đường Bưu điện; Bằng dịch vụ truyền file: ftp.vtld.com.vn/Datapost.
Sơ đồ 2.2. QUY TRÌNH PHÁT GIẤY BÁO VÀ QUẢN LÝ THU NỢ
Sau khi hoàn thành file số liệu, bộ phận tính cước (BPTC) gọi điện thoại trực tiếp (cập nhật thông tin vào sổ nhật ký công tác của Tổ quản lý cước (QLC)) báo cho Datapost biết để chuẩn bị in Giấy báo đúng thời gian yêu cầu.
Bộ phận tính cước phải tổ chức, bố trí đầy đủ nhân lực, cán bộ nhân viên đủ năng lực để đảm bảo đúng thời gian sản xuất cước.
Chỉ tiêu thời gian:
Tính cước và upload file lên máy chủ làm 02 đợt:
Đợt 1: trước 24h00 ngày 02 hàng tháng (kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) Đợt 2: trước 24h00 ngày 03 hàng tháng (kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) Đưa file số liệu lên máy chủ dịch vụ file:
Đợt 1: trước 24h00 ngày 02 hàng tháng (kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) Đợt 2: trước 24h00 ngày 03 hàng tháng (kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) Bước 2: Kiểm tra và in mẫu giấy báo
Sau khi đối tác in giấy báo cước (Datapost) nhận được đầy đủ file số liệu, đối tác in giấy báo cước (Datapost) sẽ kiểm tra số liệu và in ngẫu nhiên một số Giấy báo.
Nếu đối tác in giấy báo cước (Datapost) kiểm tra số liệu không đúng yêu cầu hoặc không đúng khuôn dạng sẽ yêu cầu Tổ QLC cung cấp lại file cho đối tác in giấy báo cước (Datapost). Tổ QLC có trách nhiệm kiểm tra và cung cấp lại số liệu cho đối tác in giấy báo cước (Datapost).
Sau khi thống nhất số liệu, đối tác in giấy báo cước (Datapost) gửi File hoặc Fax mẫu giấy báo và chuyển file số thứ tự (STT) giấy báo cước cho Tổ QLC.
Chỉ tiêu thời gian: Tổ QLC phải nhận được mẫu giấy báo và file STT để kiểm tra theo chỉ tiêu thời gian:
Đợt 1: trước 16h30 ngày 03 hàng tháng (kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) Đợt 2: trước 16h30 ngày 04 hàng tháng (kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ) Bước 3: Kiểm tra mẫu giấy báo và STT giấy báo
Sau khi nhận được mẫu giấy báo và file STT, Tổ QLC kiểm tra số liệu trên giấy báo với số liệu cước trên máy chủ và kiểm tra số liệu trên file STT với tuyến thu:
Nếu có sai sót trên giấy báo: Tổ QLC yêu cầu đối tác in giấy báo cước (Datapost) kiểm tra và in lại Giấy báo mẫu.
Nếu có sai sót file STT: Tổ QLC yêu cầu đối tác in giấy báo cước (Datapost) kiểm tra và điều chỉnh lại file STT cho phù hợp.
Sau khi kiểm tra xong Tổ QLC trực tiếp thông báo cho đối tác in giấy báo cước (Datapost) bằng điện thoại (cập nhật thông tin vào sổ nhật ký công tác của Tổ QLC) để in Giấy báo chính thức, đồng thời phát Lệnh in hoá đơn GTGT (bằng Fax/mạng) có chữ ký của Giám đốc Viễn thông tỉnh cho các TTVT để in hoá đơn ở bước 5 (Mẫu số 1: Lệnh điều hành v/v phát hành hóa đơn GTGT cước viễn thông ghi nợ kèm theo)
Chỉ tiêu thời gian: Kiểm tra mẫu giấy báo và STT giấy báo chậm nhất vào 24h00 ngày 04 hàng tháng.
Bước 4: In, đóng gói, chuyển giấy báo hoặc in bổ sung giấy báo. Giấy báo sẽ được đối tác in giấy báo cước (Datapost) đóng, bó theo tuyến thu kèm theo biên bản thông báo số lượng và chuyển theo đường thư về cho các TTVT.
TTVT trực tiếp nhận và ký xác nhận vào biên bản bàn giao giấy báo cước (mẫu số 2: Biên bản bàn giao Giấy báo cước kèm theo).
Chỉ tiêu thời gian: Giấy báo phải đến tất cả các đơn vị thu thuê theo chỉ tiêu thời gian:
Đợt 1: trước 24h00 ngày 05 hàng tháng. Đợt 2: trước 24h00 ngày 06 hàng tháng. Bước 5:
a) In hoá đơn GTGT
Khi nhận được Lệnh in hoá đơn Giá trị gia tăng (GTGT) do VNPT Lâm Đồng phát hành các TTVT tiến hành in hoá đơn GTGT ngay.
bảo tiến độ in, phân chia cho các tuyến TTVT quản lý và bàn giao hoá đơn GTGT cho các đơn vị thu thuê.
Trong quá trình in, nếu hóa đơn bị hỏng (kẹt giấy, hết mực …), TTVT phải tập hợp lập biên bản các hoá đơn bị hỏng theo số Serial, số thùng để giao lại cho bộ phận kế toán xử lý theo đúng thủ tục quy định hóa đơn hư hỏng.
Chỉ tiêu thời gian:
Đợt 1: trước 24h00 ngày 05 hàng tháng. Đợt 2: trước 24h00 ngày 06 hàng tháng. b) Kiểm tra hoá đơn, kiểm tra giấy báo
Điều kiện để thực hiện: TTVT sau khi nhận được Giấy báo và thực hiện in hoá đơn GTGT xong, tiến hành thực hiện các nội dung kiểm tra.
- Kiểm tra số lượng hóa đơn GTGT theo tuyến.
- Kiểm tra số lượng Giấy báo theo tuyến.
- Kiểm tra STT hoá đơn GTGT và Giấy báo phải trùng khớp nhau. Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện thiếu số lượng hoặc không trùng khớp STT giữa hóa đơn và giấy báo thì đơn vị thực hiện như sau:
- Đối với hoá đơn GTGT: TTVT tiến hành in lại hoá đơn GTGT bị thiếu hoặc bị sai.
- Đối với Giấy báo: TTVT gửi yêu cầu về Tổ QLC (file/fax) để Tổ QLC xác nhận với đối tác in giấy báo cước (Datapost) in bổ sung lại các GBC thiếu hoặc có sai sót.
- Tổ QLC gửi yêu cầu in bổ sung cho đối tác in giấy báo cước (Datapost) bằng file (qua ftp.vtld.com.vn) và xác nhận trực tiếp bằng điện thoại (cập nhật thông tin vào sổ nhật ký công tác của Tổ QLC) với đối tác in giấy báo cước (Datapost) để in bổ sung và chuyển trực tiếp về TTVT qua đường thư chậm nhất là ngày 10 của tháng.
Sau khi kiểm tra xong, TTVT bàn giao Giấy báo cước và Hoá đơn GTGT cho các tuyến thu của TTVT và đơn vị thu thuê (ĐVTT) theo tuyến thu kèm biên bản giao nhận và bản danh sách xác nhận phát Giấy báo.
Sau khi in xong TTVT lập biên bản bàn giao cho các tuyến thu của TTVT quản lý và đơn vị thu thuê gồm: hoá đơn GTGT, giấy báo cước dịch vụ viễn thông.
Biên bản bàn giao phải có ký nhận giữa TTVT và đơn vị thu thuê (Mẫu số 3: Biên bản bàn giao hóa đơn VT01, mẫu số 4: Danh sách bàn giao giấy báo cước dịch vụ viễn thông tháng ....)
Lưu ý: Đơn vị thu thuê từ tuyến thu số 1 đến tuyến thu số 54; Các tuyến thu của TTVT quản lý từ tuyến thu số 55 đến tuyến thu số 99.
Chỉ tiêu thời gian:
+ Kiểm tra hoá đơn, giấy báo: Hoàn thành trong vòng 4 giờ sau khi nhận được giấy báo và in hoá đơn xong.
+ In bổ sung: ngay khi phát hiện hóa đơn hoặc giấy báo cước bị thiếu hoặc sai sót.
Bước 6: Phát Giấy báo cho khách hàng
Điều kiện thực hiện: Do bước này có thể kết hợp với bước thu tiền nếu khách hàng đồng ý đóng ngay khi nhận được Giấy báo, vì vậy Viễn thông tỉnh yêu cầu bắt buộc nhân viên thu nợ khi đến tiếp xúc với khách hàng phải:
- Mặc đồng phục và đeo bảng tên đúng quy cách.
- Mang theo giấy chứng nhận nhân viên thu nợ để xuất trình với KH trước khi làm thủ tục thu.
Sau khi nhận được Giấy báo và hoá đơn theo tuyến thu do mình phụ trách, nhân viên thu nợ đến nhà khách hàng phát Giấy báo.
- Nếu phát được cho khách hàng (KH): + Phát giấy báo cho KH.
+ Đề nghị KH ký xác nhận vào danh sách đã nhận giấy báo.
+ Tiến hành thủ tục thu như bước 7 nếu KH đồng ý đóng tiền ngay.
+ Nguyên nhân không phát được giấy báo cước (GBC) cho khách hàng bao gồm: thông tin thanh toán của KH không rõ ràng, không có tên hoặc địa chỉ của người thanh toán tại địa phương...
+ Đơn vị thu thuê có trách nhiệm liên hệ với các bộ phận liên quan của TTVT để xác định lại thông tin của KH và tiếp tục phát giấy báo cước, trường hợp đến hết ngày 15 hàng tháng mà vẫn chưa xác định được thông tin thanh toán của KH thì tập hợp, lập danh sách và chuyển trả cho TTVT.
Hồ sơ chuyển trả bao gồm: Giấy báo cước, bộ hóa đơn GTGT, danh sách bàn giao các KH không phát được giấy báo cước, biên bản bàn giao. (Mẫu số 6: Biên bản bàn giao những KH không phát được GBC)
Lưu ý: Giấy báo cước và hoá đơn GTGT phải được xếp theo đúng số thứ tự ghi trong danh sách bàn giao.
+ Các tuyến thu thuộc TTVT quản lý: tìm nguyên nhân; điều tra; kiểm tra, phối hợp với các bộ phận chức năng tìm nguyên nhân không phát được giấy báo, đồng thời báo cáo Lãnh đạo TTVT những khó khăn, vướng mắc cần có các biện pháp hỗ trợ để công tác thu nợ trên địa bàn có kết quả tốt nhất.
Chỉ tiêu thời gian:
Thời gian phát GBC cho KH: Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày nhận bàn giao Giấy báo từ TTVT, nhân viên thu nợ phải phát Giấy báo cước cho KH.
Thời gian chuyển trả hồ sơ của những KH không phát được GBC: Trước ngày 18 hàng tháng đơn vị thu thuê phải có trách nhiệm bàn giao toàn bộ hồ sơ của KH không phát được GBC về cho TTVT khu vực.
Bước 7: Tiến hành thu:
a) Thu qua ngân hàng; kho bạc; ATM …(TTVT): Sau khi phát Giấy
báo; Hóa đơn GTGT và ủy nhiệm thu (nhờ thu) cho đơn vị hợp đồng thu hộ; kế toán theo dõi công nợ phải trực tiếp đến từng đơn vị nhờ thu đối chiếu chứng từ hàng tuần và kết thúc vào cuối tháng phải có biên bản xác nhận số thu được (kế toán gạch nợ trên hệ thống quản lý nợ (QLN); số chưa thu được hai bên cùng lập biên bản tiếp tục theo dõi tiến hành nhờ thu các tháng
b) Thu tiền mặt tại đơn vị thu thuê: Sau khi phát Giấy báo cước cho
KH nhân viên thu nợ trực tiếp đến nhà khách hàng tiến hành các thủ tục thu. Khi thu nhân viên thu phải mặc đồng phục và đeo bảng tên đúng quy cách, xuất trình giấy chứng nhận như trong bước 6.
- Nếu thu được tiền:
+ Làm các thủ tục thu tiền, ký xác nhận lên hóa đơn. + Cấp hóa đơn cho KH.
- Nếu không thu được tiền:
+ Gửi lại phiếu nhắn tin lần 1, 2 cho KH.
+ Cập nhật lên hệ thống quản lý nợ (QLN) số lần đến gửi phiếu nhắn tin cho KH vào cuối ngày và cập nhật lý do không thu được vào hệ thống QLN.
+ Cập nhật KH đặc biệt trong tháng để không thực hiện tạm ngưng thông tin do các nguyên nhân: ma chay, rủi ro, tai nạn...
Chỉ tiêu thời gian:
Thực hiện hàng ngày và phải đảm bảo đến cuối tháng phải có ít nhất 02 phiếu nhắn tin (PNT) đã được gửi cho KH.
Bước 8: Xử lý kết quả thu
- Nếu thu được tiền:
Trách nhiệm của đơn vị thu thuê :
+ Thực hiện gạch nợ trên hệ thống QLN cho những KH đã thu được tiền.
+ Chuyển tiền thu được về cho các TTVT. Chỉ tiêu thời gian:
Gạch nợ: thực hiện hàng ngày.
Chuyển tiền: Thực hiện vào các ngày thứ 2, 4, 6 hàng tuần; hoặc theo cam kết trong hợp đồng.
Trách nhiệm của đơn vị thu thuê và TTVT:
+ TTVT xác định tỷ lệ hoa hồng thu nợ để trả cho các Bưu điện khu vực theo công thức:
Tỷ lệ thu trong tháng = Tổng số tiền thu được trong tháng / Tổng số tiền phải thu (theo tổng số hóa đơn tương ứng với số tiền mà TTVT giao cho Bưu điện khu vực (BĐKV) trong tháng) + Tổng số tiền nợ dây dưa
Lưu ý: + Tổng số tiền thu được là: Tổng số hóa đơn tương ứng với số tiền mà BĐKV thu được trong tháng.
+ Tổng số tiền nợ dây dưa là: Tổng số tiền tương ứng với số hóa đơn mà BĐKV không thu được tiền của khách hàng và chưa bàn giao hóa đơn GTGT và giấy tờ liên quan đến nợ dây dưa của khách hàng cho TTVT.
+ Đơn vị thu thuê hoàn trả hóa đơn VT01 (liên 1) nếu có về cho các TTVT.
+ TTVT trích trả hoa hồng thu thuê cho đơn vị thu thuê .
Chỉ tiêu thời gian: Thực hiện hoàn thành trước ngày 05 hàng tháng.
- Nếu không thu được tiền: Trách nhiệm của đơn vị thu thuê :
+ Trường hợp KH có số tháng nợ ≤ 03 tháng:
Đơn vị thu thuê có trách nhiệm tổ chức nhân viên thu nợ tiếp tục thu cho các khách hàng có số tháng nợ nhỏ hơn hoặc bằng 03 tháng. Nếu không thu thì bàn giao ngay cho các TTVT để tổ chức thu.
+ Trường hợp KH có số tháng nợ > 03 tháng:
Đơn vị thu thuê có trách nhiệm lập danh sách bàn giao toàn bộ hồ sơ của KH có số tháng nợ trên 03 tháng về cho TTVT khu vực, hồ sơ chuyển trả bao gồm: bộ hóa đơn VT01, danh sách KH có số tháng nợ trên 03 tháng, biên bản bàn giao. (Mẫu số 8: Biên bản bàn giao KH nợ khó đòi)
Lưu ý: + Hóa đơn VT01 hoàn trả phải được xếp theo thứ tự trùng với số thứ tự trong danh sách bàn giao.
+ Hồ sơ nợ khó đòi kèm theo mẫu số 8 phải có: Hóa đơn VT01; Phiếu nhắn tin lần 1,2 (Liên lưu); Biên bản đối chiếu công nợ và những giấy tờ liên quan đến khách hàng nợ cước viễn thông.
Chỉ tiêu thời gian: Thực hiện hoàn thành trước ngày 08 hàng tháng. Trách nhiệm của TTVT:
+ Hàng tháng, khi nhận được danh sách bàn giao những KH còn nợ mà đơn vị thu thuê không thu được bàn giao sang hoặc danh sách bàn giao các KH không phát được giấy báo cước từ đơn vị thu thuê, các TTVT tiến hành cập nhật điều chỉnh tuyến thu cho các KH này cụ thể như sau: