3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý vốn lưu động tại Viễn thông
3.2.1. Nhóm các biện pháp trực tiếp
Đây là nhóm các biện pháp trực tiếp khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý vốn lưu động của VNPT Lâm Đồng, như trong phần đánh
giá của Luận văn đã nêu (Mục 2.4.2.). 3.2.1.1. Tăng cường quản lý vốn bằng tiền
Tiền mặt tuy chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng tài sản lưu động nhưng nó lại liên quan đến nhiều hoạt động của VNPT Lâm Đồng và đặc biệt nó có vai trò quan trọng trong thanh toán tức thời của đơn vị. Vì thế, VNPT Lâm Đồng cần chủ động xác định một lực lượng dự trữ tiền mặt hợp lý và tối ưu nhất để vừa đảm bảo khả năng thanh toán nhanh trong những trường hợp cần thiết.
Bên cạnh đó, về mặt quản lý, VNPT Lâm Đồng cần phải thực hiện các biện pháp quản lý tiền theo hướng kiểm tra chặt chẽ các khoản thu chi hàng ngày để hạn chế tình trạng thất thoát tiền mặt. Hàng ngày phải thực hiện nhiệm vụ kiểm kê số tiền tồn quỹ, đối chiếu sổ sách để kịp thời phát hiện
ra. Để đạt được mức cân bằng về lượng vốn bằng tiền VNPT Lâm Đồng nên sử dụng các biện pháp:
- Xây dựng định mức tiền mặt cụ thể và thích hợp theo quy trình quản lý trong từng giai đoạn phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất từ đó xác định nhu cầu vốn bằng tiền và thời gian vốn bằng tiền cần được tài trợ. Để làm được điều này thì phải thực hiện tốt các công tác quan sát, nghiên cứu vạch rõ quy luật của việc thu chi.
- Song song với việc xác định nhu cầu vốn bằng tiền, VNPT Lâm Đồng cần chỉ đạo các TTVT trực thuộc rút ngắn chu kỳ vận động của tiền mặt càng nhiều càng tốt để tăng lợi nhuận, bằng cách giảm thời gian thu hồi những khoản thu bằng việc tăng tốc độ thu như khuyến khích động viên khách hàng trả nợ nhanh khi nhận được hóa đơn thu tiền thông qua các hình thức chiết khấu, tích điểm trong thanh toán để thực hiện các hình thức ưu tiên chăm sóc cho khách hàng hoặc trao giải thưởng …đồng thời kéo dài thời gian trả những khoản phải trả bằng việc thỏa thuận kéo dài thời gian thanh toán theo những hợp đồng với nhà cung cấp.
- Rà soát và thống nhất hệ thống ngân hàng để mở tài khoản tiền gửi của đơn vị, khai thác lợi thế là khách hàng lớn của ngân hàng có số dư tiền gửi tồn quỹ lớn hàng ngày để được quyền ưu tiên với những lợi thế lãi suất tiền gửi cao.
- Trong nội bộ cần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi nội bộ, việc thu chi tiền mặt phải được thông qua hệ thống quỹ, phải phân định trách nhiệm rõ ràng trong quản lý tiền mặt giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt. Việc xuất, nhập tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu, chi tiền mặt hợp pháp. Quản lý các khoản tạm ứng bằng tiền mặt thông qua quy định cụ thể theo đối tượng, tính chất công việc và thời gian phải thực hiện thanh toán. Chỉ để tồn quỹ tiền mặt ở mức tối thiểu cần thiết. Tiền thu được trong ngày vượt so với định mức phải được nộp vào tài khoản tiền gửi để có thể sinh lời từ những khoản cho vay như lãi suất qua đêm, lãi suất tuần, tháng theo hợp đồng cam kết giữa đơn vị với tổ chức ngân hàng mà đơn vị sử dụng.
3.2.1.2. Hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho
Việc xác định lượng tiền mặt tối ưu phải được dựa trên mức dự trữ tối ưu vì vậy quản lý hàng tồn kho cũng có một vai trò quan trọng đối với VNPT Lâm Đồng.
Dự trữ vật tư:
- Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của VNPT Lâm Đồng tiến hành đều đặn, liên tục và hoàn thành được kế hoạch sản xuất thì việc cung ứng vật tư phải được tổ chức hợp lý, phải thường xuyên đảm bảo các loại vật tư về số lượng, kịp thời về thời gian và đúng về phẩm chất.
- Việc cung ứng vật tư cho sản xuất là phải dựa vào quy mô sản xuất kinh doanh của đơn vị hàng năm để đảm bảo đủ về số lượng. Nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng ngược lại nếu cung cấp không đầy đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất, VNPT Lâm Đồng sẽ không hoàn thành được nhiệm vụ sản xuất. Cung ứng vật tư kịp thời nghĩa là cung ứng đúng thời gian đặt ra của VNPT Lâm Đồng , thời gian này dựa vào kế hoạch sản xuất trong kỳ. Nếu cung cấp không kịp thời sẽ dẫn đến sản xuất ngừng trệ vì chờ đợi vật tư. Trong quá trình sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ sử dụng vật tư, thiết bị bảo đảm đầy đủ tiêu chuẩn về chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vật tư tốt hay xấu, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và uy tín của VNPT Lâm Đồng đến khách hàng. Để đáp ứng được yêu cầu trên VNPT Lâm Đồng phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với tình hình sản xuất thực tế và tình hình dự trữ vật tư thiết bị trong kho đảm bảo tốt cho dự phòng khi khắc phục sự cố, phát triển dịch vụ cho khách hàng kịp thời nâng cao hiệu quả trong sử dụng vốn.
Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những tiêu chuẩn cơ bản để giảm giá thành sản phẩm, giảm lượng vốn lưu động và tăng vòng vốn quay cho VNPT Lâm Đồng. Bởi vậy việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào trong sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyên trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất sản phẩm và mức tiêu dùng nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm.
Để thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu VNPT Lâm Đồng cần xác định đúng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, dự trữ vật tư đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Muốn vậy VNPT Lâm Đồng và các Trung tâm viễn thông trực thuộc cần thường xuyên kiểm tra so sánh giữa khối lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế với khối lượng nguyên vật liệu còn lại trong kho chưa dùng đến, để tổ chức việc cung cấp nguyên vật liệu hợp lý hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Để tiết kiệm nguyên vật liệu, VNPT Lâm Đồng cần giảm mức tiêu phí nguyên vật liệu trong quá trình phát triển dịch vụ và xử lý sự cố thông tin. Bằng cách:
- Căn cứ vào bộ tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật của Ngành và tình hình thực tế tại đơn vị nhanh chóng xây dựng định mức vật tư thiết bị tiêu hao cho từng dịch vụ, tăng cường cải tiến sáng kiến kỹ thuật sẽ mang lại hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, giảm bớt chi phí sản xuất, hạ được giá thành sản phẩm và tăng doanh thu.
- VNPT Lâm Đồng cần coi trọng việc sử dụng đòn bẩy kinh tế như: tiền lương, tiền thưởng động viên cán bộ công nhân viên, nhằm nâng cao chất lượng lao động. Ngoài ra còn phải chú trọng công tác đào tạo nâng cao tay nghề của công nhân, thường xuyên tổ chức cho công nhân học tập và tiến hành thi tăng bậc cho công nhân, nhằm tạo ra một đội ngũ cán bộ công nhân viên có chất lượng, trình độ tay nghề cao, sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả, tiết kiệm đáp ứng được yêu cầu của sản xuất.
Hàng tồn kho là vốn chết trong suốt thời gian chờ đợi sử dụng. Như vậy trong thời gian tới VNPT Lâm Đồng cần thực hiện các biện pháp hữu hiệu để giảm lượng hàng hoá tồn kho cũng như chi phí bảo quản không cần thiết.
-Thường xuyên đánh giá, kiểm kê vật liệu tồn kho, xác định mức độ thừa thiếu nguyên vật liệu từ đó lên kế hoạch thu mua để lựa chọn thời điểm giá rẻ, địa điểm thuận lợi nhằm giảm chi phí vận chuyển và hạ thấp giá thành.
- VNPT Lâm Đồng cần thiết phải lựa chọn khách hàng có khả năng cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên, đảm bảo về mặt chất lượng tránh tình trạng bấp bênh, gián đoạn.
- Tăng cường hình thức bán hàng, bán thiết bị đầu cuối phù hợp với quy chuẩn trên mạng đã được phê duyệt thông qua việc ký hợp đồng làm tổng đại lý cho các nhà cung cấp thiết bị. Làm như vậy sẽ đảm bảo phong phú các thiết bị đầu cuối cung cấp cho khách hàng theo quy chuẩn, đồng thời không bị đọng vốn tồn kho do mình phải ứng trước tiền mua các loại hàng hóa vừa xảy ra tình trạng “chôn vốn”, vừa phải trả lãi vay ngân hàng, vừa chịu tình trạng hàng tồn kém mất phẩm chất do lạc hậu kỹ thuật “hao mòn vô hình”, sẽ làm ảnh hưởng lớn tới vòng quay của vốn lưu động.
- VNPT Lâm Đồng cần phải xử lý kịp thời những vật tư thành phẩm kém và mất phẩm chất để giải thoát số vốn ứ đọng. Nếu những vật tư hàng hoá kém, mất phẩm chất không thể sử dụng được hoặc lạc hậu kỹ thuật thì thực hiện trích lập nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho sau đó thực hiện thanh lý, bán đấu giá để thu hồi một phần vốn có thể thu được để bù đắp khoản vốn đã bị mất. Để giải quyết vấn đề này VNPT Lâm Đồng cần phải:
- Tăng cường hơn nữa tính đồng bộ trong quy trình phát triển mạng viễn thông cũng như cung cấp sản phẩm dịch vụ.
- Tăng cường đầu tư, nâng cao chất lượng mạng lưới để cung cấp dịch vụ tốt nhất đến khách hàng nhằm mở rộng thị phần, chiếm lĩnh và giữ khách hàng truyền thống cũng như khách hàng tiềm năng nâng cao hiệu quả vốn đầu tư.
- Đối với thiết bị đầu cuối và hàng hóa cần huy động vốn thông qua xã hội hóa như vậy vừa tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, vừa huy động được vốn bên ngoài mà không phải trả lãi vì họ là những đại lý nhỏ để làm nhiệm vụ phân phối hàng hóa thiết bị tới khách hàng để khách hàng sử dụng dịch vụ cho VNPT Lâm Đồng.
Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật như: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và các chi phí khác, đơn giá nội bộ một cách tiên tiến trên cơ sở đơn giá định mức kỹ thuật của Nhà nước và Tập đoàn quy định.
3.2.1.3. Tăng cường quản lý các khoản phải thu
Quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh thu bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn qúa nhiều. Để thực hiện tốt điều này VNPT Lâm Đồng cần có những giải pháp:
- Tăng cường đầu tư xây dựng hệ thống kỹ thuật, cơ sở dữ liệu để thu thập, lưu giữ, quản lý thông tin khách hàng khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ nhằm quản lý tốt khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ và chấp hành cam kết thanh toán hàng tháng. Tổ chức vận hành khai thác an toàn hệ thống trang thiết bị phục vụ việc đăng ký thông tin khách hàng ở các điểm giao dịch trên toàn địa bàn và giải quyết tốt các tình huống giữa khách hàng với chủ dịch vụ, nhanh chóng làm hài lòng khách hàng khi có khiếu nại về chất lượng dịch vụ từ đó tránh được sự mất niềm tin của khách hàng đối với dịch vụ mà đơn vị cung cấp
- Phát triển khách hàng mới phải kiểm tra kỹ điều kiện hoàn cảnh của khách hàng, phân loại đối tượng sử dụng dịch vụ, phân công phân nhiệm cho đội ngũ kinh doanh và chăm sóc khách hàng thường xuyên quan tâm tới chất lượng dịch vụ của đơn vị mình cung cấp, thường xuyên nắm bắt thái độ của khách hàng đối với dịch vụ của mình mà điều chỉnh cung cách phục vụ, song song với việc ngày một hoàn thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ tạo niềm tin cho khách hàng, từ đó khách hàng sẽ tin tưởng dùng dịch vụ của mình và luôn thanh toán chi phí sử dụng dịch vụ đúng hạn vừa hạn chế khách hàng nợ đọng cước, giảm thiểu các khoản phải thu và luôn giữ được khách hàng trung thành cho đơn vị mình.
- Trong quá trình hoạt động kinh doanh VNPT Lâm Đồng cần có những chính sách hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh toán như: thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm, thanh toán đúng hạn, hoặc thực hiện chính sách giảm giá, tích điểm lũy kế và khuyến khích khách hàng dùng dịch vụ nhiều, thanh toán sớm…để có những ưu tiên, ưu đãi đối với những khách hàng này.
- Kiểm tra theo dõi thường xuyên tình trạng của khách hàng ở từng đơn vị, từng tuyến, từng khu vực, bám sát quy luật thanh toán của khách hàng và
không muốn thanh toán ngay khi nhân viên thu nợ đến nhà thu, hạn chế và tránh tình trạng nợ quá lâu dẫn đến khó đòi.
- Bên cạnh đó VNPT Lâm Đồng cũng cần tăng cường công tác thu hồi nợ:
+ Lập bảng phân tuổi các khoản phải thu để nắm rõ về quy mô các khoản phải thu, thời hạn của từng khoản và có biện pháp thu nợ đến hạn
+ Trong công tác thu hồi nợ, VNPT Lâm Đồng nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn.
+ Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả các Trung tâm viễn thông trực thuộc nên gửi giấy báo cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ
+ Đối với những khoản nợ quá hạn trong thanh toán đơn vị có thể tuỳ vào tình hình thực tế của khách hàng có thể gia hạn nợ, hoặc phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng
+ Đối với các khoản nợ khó đòi: một mặt đơn vị thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính. Mặt khác VNPT Lâm Đồng có biện pháp xử lý khoản nợ khó đòi này một cách phù hợp như: gia hạn nợ, thậm chí giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất
Như vậy, để quản lý các khoản phải thu, kiến nghị với VNPT Lâm Đồng nên theo dõi các khoản phải thu như sau:
- Xác định kỳ thu tiền bình quân
- Sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu: chia các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thanh toán, sau đó dựa vào thời gian đến hạn thanh toán của các khoản phải thu để tiến hành sắp xếp, và so sánh tỷ lệ của các khoản nợ phải thu so với tổng cấp tín dụng.
- Xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này giúp VNPT Lâm Đồng thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi
- Kiểm soát và phân tích chặt chẽ tình hình nợ phải thu thông qua hệ số nợ phải thu:
Xác định trách nhiệm cũng như phân công phân nhiệm cho cá nhân tập thể phải chịu trách nhiệm trong quản lý nợ phải thu, trong tìm hiểu khả năng thanh toán nợ của khách hàng đến hạn, chủ động có giải pháp ngăn chặn kịp thời để hạn chế tới mức thấp nhất khả năng nợ xấu xảy ra nhằm đảm bảo tốt việc quản lý bảo toàn vốn của đơn vị.