CHƢƠNG 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
4.2. Các giải pháp đề xuất
4.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức, thực hiện kế hoạch của Công ty
Phân công nhiệm vụ, truyền tải thông tin minh bạch, rõ ràng.
Đối với công tác quản trị nói chung và quản trị tài sản ngắn hạn nói riêng, việc phân công nhiệm vụ cho từng cấp quản lý và nhân viên luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình giám sát kết quả thực hiện công việc. Đồng thời ngƣời đứng đầu các bộ phận phải nắm rõ đƣợc nhiệm vụ, chức năng và mục tiêu hoạt động của bộ phận mình phụ trách, nêu cao vai trò giám sát hoạt động của các trƣởng bộ phận cấp kế hoạch.
Liên quan tới quá trình truyền tải thông tin nội bộ, Ratraco cần đảm bảo sự minh bạch thông tin, rõ ràng và kịp thời trong quá trình giao tiếp, truyền đạt thông tin nội bộ giữa các bộ phận, giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên cấp dƣới, tránh các trƣờng hợp các bộ phận không tiếp nhận đƣợc thông tin một cách kịp thời, rõ ràng, làm ảnh hƣởng tới các quyết định quản trị của Công ty.
Hoàn thiện chính sách quản trị đối với các tài sản ngắn hạn là linh kiện, vật tƣ.
Chính sách quản trị tài sản ngắn hạn sẽ xây dựng phƣơng hƣớng và cách thức chung để hƣớng dẫn và triển khai hành động một cách thống nhất giữa các cấp hoạt động của Công ty. Công ty mới chỉ xây dựng và duy trì đƣợc các chính sách bán hàng thanh toán chậm rất linh hoạt, tuy nhiên vẫn còn những yếu kém trong việc quản lý tài sản linh kiện, vật tƣ.
Đối với một doanh nghiệp hoạt động vận tải nhƣ Ratraco, việc đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật vận hành, phƣơng tiện vận tải đủ tiêu chuẩn lƣu thông theo tiêu chuẩn đƣờng sắt là một việc hết sức quan trọng. Khi phƣơng tiện vận tải không đủ tiêu chuẩn lƣu thông sẽ ảnh hƣởng lớn tới doanh thu và hiệu quả quản trị tài sản ngắn hạn của Công ty. Do đó, các linh kiện, vật tƣ sửa chữa, bảo dƣỡng phƣơng tiện vận tải cần đƣợc sử dụng một cách có kế hoạch
và có hiệu quả, đảm bảo tiêu chuẩn vận hành và điều kiện kỹ thuật của phƣơng tiện vận tải.
Hiện nay, Công ty chƣa có quy trình và kế hoạch cụ thể trong việc quản lý các vật tƣ, linh kiện và hàng hóa lƣu kho của Ratraco. Để nâng cao hiệu quả theo dõi, sử dụng linh kiện vật tƣ, Công ty cần kết hợp giữa việc theo dõi điều kiện vận hành kỹ thuật toa xe với việc sử dụng linh kiện, vật tƣ để bảo dƣỡng, duy tu toa xe. Việc tối ƣu hóa thời gian sửa chữa phƣơng tiện vận tải là một điều quan trọng và thiết thực nhằm tiết kiệm thời gian chờ khi phƣơng tiện vận tải phải đƣợc sửa chữa, bảo dƣỡng kỹ thuật, tránh gây nên tình trạng Công ty thiếu phƣơng tiện vận chuyển. Qua đó, tạo nên dòng luân chuyển của tài sản ngắn hạn là vật tƣ, linh kiện đi vào cải tạo, nâng cấp tài sản cố định là toa xe vận tải.
Vì vậy, Công ty cần xem xét xây dựng quy trình chủ động kiểm tra, sửa chữa, thay thế linh kiện, vật tƣ đƣợc thực hiện dƣới sự giám sát trực tiếp của các trƣởng bộ phận kỹ thuật phụ trách sửa chữa phƣơng tiện vận tải và trƣởng bộ phận quản lý vật tƣ, linh kiện.
Dựa theo đặc điểm kinh doanh của ngành vận tải đƣờng sắt, thay vì theo dõi điều kiện vận hành theo kỳ hạn bảo dƣỡng, Công ty có thể theo dõi điều kiện vận vận hành theo giới hạn vận dụng toa xe trong một tháng theo hai chỉ tiêu chính, đó là sản lƣợng luân chuyển hàng hóa và theo quãng đƣờng vận chuyển của một toa xe vận tải. Theo đó, bộ phận kỹ thuật của Công ty sẽ theo dõi điều kiện vận hành dựa trên mức độ vận dụng toa xe và dựa trên quãng đƣờng một toa xe di chuyển trong thời hạn một tháng, trong đó tiêu chí sản lƣợng luân chuyển hàng hóa của toa xe đƣợc coi là tiêu chí quan trọng.
1. Xây dựng giới hạn vận dụng toa xe
- Bộ phận kỹ thuật xây dựng giới hạn vận dụng toa xe hàng tháng theo hai tiêu chí:
+ Sản lƣợng luân chuyển hàng hóa (Tấn/ki-lô-mét) + Quãng đƣờng vận chuyển (Ki-lô-mét).
- Các tiêu chí này đƣợc xây dựng dựa trên số liệu bình quân sản lƣợng luân chuyển và quãng đƣờng vận chuyển của một toa xe trong năm trƣớc đó, có thể điều chỉnh để phù hợp với thực tiễn vận dụng.
Mục tiêu:
- Xác định tiêu chí theo dõi mức độ vận dụng toa xe, hỗ trợ công việc sửa chữa toa xe.
2. Theo dõi tình hình vận dụng toa xe
- Bộ phận kỹ thuật lƣu trữ thông tin vân dụng toa xe, theo dõi các phƣơng tiện vận tải một cách chi tiết chi tiết, ghi nhận ngày sửa chữa, bảo dƣỡng lần gần nhất của từng toa xe.
- Bộ phận vận tải theo dõi quá trình vận dụng toa xe vận tải theo hai chỉ tiêu đã đƣợc xây dựng của bộ phận kỹ thuật, báo cáo tình hình vận dụng toa xe ho bộ phận kỹ thuật vào ngày 15 hàng tháng.
Mục tiêu:
- Nắm đƣợc tình hình vận dụng, thông tin sửa chữa, chuẩn bị cho việc sửa chữa, bảo dƣỡng các toa xe vƣợt giới hạn vận dụng.
3. Sửa chữa toa xe vƣợt quá chỉ tiêu vận dụng; lập cảnh báo bảo dƣỡng, sửa chữa toa xe.
- Sau khi nhận đƣợc báo cáo tình hình vận dụng, bộ phận kỹ thuật lập danh sách các phƣơng tiện đã vƣợt quá giới hạn vận dụng và đƣa các toa xe vận tải đó vào kiểm tra kỹ thuật, kịp thời phát hiện các hỏng hóc có nguy cơ xảy ra.
- Bộ phận kỹ thuật lập danh sách cảnh báo các toa xe đã sử dụng trên 80% giới hạn vận dụngnhằm chuẩn bị kế hoạch vật tƣ trong tháng tiếp theo, của bộ phạn kế toán.
- Bộ phận kế toán quản lý vật tƣ xuất hàng vật tƣ, linh kiện sửa chữa đối với các toa xe cần đƣợc sửa chữa vào cuối tháng, đồng thời đầu tƣ thêm các linh kiện, vật tƣ sửa chữa cho các toa xe sắp vƣợt giới hạn vận dụng trong tháng tiếp theo dựa trên danh sách cảnh báo của bộ phận kỹ thuật.
Mục tiêu:
- Đảm bảo phƣơng tiện vận tải đƣợc sửa chữa kịp thời, xác định và đầu tƣ đủ lƣợng vật tƣ và linh kiện sửa chữa phƣơng tiện cần thiết.
Sơ đồ 4.1: Quy trình về phƣơng pháp quản trị vật tƣ, linh kiện sửa chữa phƣơng tiện vận tải
Quy trình đề xuất về phƣơng pháp quản trị vật tƣ, linh kiện sửa chữa phƣơng tiện vận tải nêu trên đƣợc thực hiện dựa trên sự phối hợp của ba bộ phận là bộ phận kỹ thuật, bộ phận vận tải và bộ phận kế toán.
- Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm lớn nhất trong quy trình trên đó là xây dựng giới hạn vận dụng trong tháng, là cơ sở để lập kế hoạch đầu tƣ tài sản ngắn hạn của bộ phận kế toán.
- Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm đầu tƣ, mua sắm vật tƣ linh kiện của bộ phận kế toán theo kế hoạch sửa chữa, bảo dƣỡng phƣơng tiện vận tải của bộ phận kỹ thuật.
- Bộ phận vận tải chịu trách nhiệm theo dõi tình hình vận dụng toa xe, là cơ sở thông tin để bộ phận kỹ thuật
Quy trình này có ƣu điểm đó là kịp thời theo dõi tình hình vận dụng toa xe, chủ động trong việc đầu tƣ tài sản ngắn hạn, vật tƣ linh kiện phục vụ hoạt động vận tải hàng hóa, giảm tối thiểu sự chậm trễ trong việc chuẩn bị đầu tƣ linh kiện nhƣ phƣơng pháp , kịp thời ứng phó với những sự cố, hỏng hóc phƣơng tiện.
Bên cạnh đó, để quy trình này thật sự phát huy tối đa hiệu quả, tính kịp thời trong việc đảm bảo an toàn kỹ thuật phƣơng tiện vận tải, ban lãnh đạo cùng trƣởng bộ phận cần xem xét một cách kỹ lƣỡng về việc thay đổi chỉ tiêu giới hạn vận dụng toa xe một cách linh hoạt, thống nhất và phổ biến quy trình một cách rộng rãi để mọi phòng ban, bộ phận và các cá nhân tham gia vào quá trình quản trị tài sản ngắn hạn, cụ thể là linh kiện và vật tƣ sửa chữa phƣơng tiện vận tải hàng hóa nắm rõ đƣợc cách thức vận hành của quy trình và các tiêu chí giới hạn vận dụng toa xe.