2.1. Tổng quan về nhà hàng Honoluu trực thuộc khách sạn Diamond Sea
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
a. Cơ cấu tổ chức khách sạn Diamond Sea
(Sơ đồ 2.1.2a: Cơ cấu tổ chức bộ phận khách sạn Diamond Sea)
Chú thích: Quan hệ chức năng Giám đốc điều hành TBP Nhân sự TBP sales - MT TBP kế toán TBP Tiền sảnh TBP Buồng TBP F&B TBP Bếp TBP An ninh TBP Kỹ thuật TBP IT TBP Spa Nhân viên Nhân viên Nhân
viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Nhân
viên Nhân viên Nhân viên
Nhân viên
Quan hệ trực tuyến
(Nguồn: Phòng nhân sự khách sạn Diamond Sea)
Nhận xét: Sơ đồ trên cho thấy mô hình tổ chức khách sạn Diamond Sea
là dạng từ trên xuống có sơ cấu rõ ràng. Lựa chọn mô hình là phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của khách sạn. Giám Đốc là người chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động của khách sạn, các bộ phận đều chịu sự quản lí từ giám sát bộ phận. Điều đó góp phần đảm bảo được tính chuyên môn nghiệp vụ của các bộ phận giúp Giám đốc hoành thành tốt công việc. Bên cạnh đó việc kết hợp giữa các bộ phận với nhau sẽ giúp hoạt động của khách sạn được đảm bảo thực hiện tốt nhất.
* Nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn.
- Giám đốc : là người quản lý, lãnh đạo toàn bộ khách sạn. Quyền hạn của Giám đốc là cao nhất, chịu mọi trách nhiệm quản lý khách sạn về mọi hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ nguồn vốn được cấp theo yêu cầu của cơ quan chủ quản. Theo dõi việc thực hiện mệnh lệnh của khách sạn và một số lĩnh vực khác, nhất là quan hệ với khách hàng, quan hệ với chính quyền địa phương. Ngoài quản lý nhân sự, Giám đốc còn lập kế hoạch tổ chức kinh doanh với mục tiêu do Hội đồng Quản trị đề ra và chịu mọi trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn và trước pháp luật
- Kế toán: : Bộ phận tài chính và kế toán quyết định các chiến lược về tài chính; tìm vốn, nguồn vốn cho khách sạn. Theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ....
- Nhân sự: Là người trực tiếp tư vấn và tiếp nhận nguồn lực, nhân sự đảm bảo chiến lược phát triển nguồn lực của khách sạn. Tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên; ban hành các thể chế, quy chế làm việc; theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên. Thực hiện các chế độ về chính sách nhân sự, lương , bảo hiểm...
- Tiền sảnh: Đón tiếp khách, trực tiếp giải quyết các yêu cầu, phàn nàn của khách. Hướng dẫn khách, làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn; lưu trữ thông tin của
khách lên hệ thống, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ. Đóng vai trò là trung gian giữa khách và các bộ phận khác.
- Buồng phòng: Bộ phận buồng phòng cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn; chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn; phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng. Bộ phận buồng phòng chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách; vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng; kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh; nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bộ phận lễ tân các vấn đề có liên quan; nắm được tình hình khách thuê phòng..
- Bộ phận Nhà hàng: Bộ phận nhà hàng thực hiện các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn, cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng; hạch toán chi phí tại bộ phận.
- Bộ phận Bếp: Chế biến thức ăn theo nhu cầu của khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, xậy dựng thực đơn phù hợp..
- An ninh: Đảm bảo an ninh trong khách sạn, phát hiện các trường hợp bất thường để giải quyết. Đại diện cho khách sạn làm việc với cơ quan chức năng theo đúng quyền hạn.
- Kỹ thuật: Quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt, không gặp sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động
- Spa: Trực tiếp thực hiện các công việc như: làm mặt, làm body, massage, xoa bóp, bấm huyệt,…cho khách theo sự phân công từ quản lý spa hoặc chỉ định của khách. Chăm sóc và điều trị da cho khách hàng phải theo đúng quy trình, quy chuẩn spa. Hướng dẫn sử dụng những loại thuốc trị liệu, hương liệu cho khách hàng. Tư vấn, hướng dẫn khách hàng về các vấn đề liên quan đến da, giữ gìn và chăm sóc da, các liệu trình làm đẹp có tại bộ phận spa của khách sạn.
- IT: là vị trí chịu trách nhiệm quản lý mảng công nghệ thông tin (CNTT) trong khách sạn, bao gồm quản lý vận hành hệ thống máy tính, mạng LAN, internet, wifi, thiết bị ngoại vi - xử lý sự cố liên quan đến truyền, tải dữ liệu trên hệ thống số, đảm bảo tốc độ nhanh và ổn định, phục vụ cho mục đích ghi chép, sao lưu dữ liệu và cung cấp dịch vụ online cho khách lưu trú.
b. Cơ cấu tổ chức nhà hàng Honolulu trực thuộc khách sạn Diamond Sea
(Sơ đồ 2.1.2b: Cơ cấu tổ chức nhà hàng)
Chú thích: Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến
(Nguồn: Phòng nhân sự khách sạn Diamond Sea)
Nhận xét: Sơ đồ cơ cấu dưới dạng trực tuyến chức năng với người đứng đầu là Chị Trần Thị Thùy Vy–FB Manage, người trực tiếp chỉ đạo bộ phận nhà hàng làm việc, dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc đảm nhận các hạng mục công việc, xây dựng hệ thống quy định, nội quy nhà hàng; bản mô tả công việc, hướng dẫn nghiệp vụ áp dụng cho các vị trí công việc trong nhà hàng; Phối hợp cùng các bộ phận liên quan xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng món ăn, thức uống, quy trình phục vụ, vệ sinh… trong nhà hàng; Giám sát quá trình thực hiện các quy trình, tổ chức cải tiến các quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhà hàng; Giải quyết các vấn đề mâu thuẫn nội bộ phát sinh trong nhà hàng. Hiện tại nhà hàng chưa có Assistant FBM. Dưới FB Manage nhà hàng làFB Suppervisor - Chị Trang người đứng sau chị Vy hỗ trợ chị Vy sắp xếp và bố trí phân công công việc cho nhân viên, giám sát hoạt động trong suốt quá trình làm việc của nhân viên, giải quyết phàn nàn của khách. Bộ phận Bar Suppervisor - Anh Mai Đăng Trung người chịu trách nhiệm khu vực quầy bar, pha chế đồ uống cho khách, kiểm kê hàng hóa trong quầy bar, hỗ trợ Chị Vy(FB Manage),
Assistant FBM Restaurant Suppervisor FB Manage Restaurant Captain Bar Suppervisor Bar Captain Waiter or Waitress Bartender
Chị Trang (FB Suppervisor) trong quá trình làm việc. Còn Captain là chị Hải người quản lý, điều phối công việc của một nhóm nhân viên phục vụ trong nhà hàng. Trách nhiệm chính là phân công và giám sát công việc của các thành viên nhóm, xử lý yêu cầu và các tình huống phát sinh trong quá trình phục vụ, hướng dẫn đào tạo nhân viên mới.
Waiter: Nhiệm vụ chính của Waitrer bao gồm set up bàn ăn, chào đón khách,
nhận yêu cầu (order) của khách, phục vụ đồ ăn, đồ uống và giải đáp các vấn đề liên quan đến dịch vụ nhà hàng.
Waitress: Nhiệm vụ chính của Waitress bao gồm set up bàn ăn, chào đón khách,
nhận yêu cầu (order) của khách, phục vụ đồ ăn, đồ uống và giải đáp các vấn đề liên quan đến dịch vụ nhà hàng.
Bartender: Hay còn được gọi là Nhân viên Pha Chế Rượu, là người chịu trách
nhiệm cho mảng pha chế, chuẩn bị và phục vụ các loại thức ăn, đồ uống có cồn tại các quầy
rượu, quầy bar tại nhà hàng khách sạn.