1.1.1 .Các công trình nghiên cứu liên quan
1.2. Cơ sở lý luận về quản lý vốn tại doanh nghiệp
1.2.2. Nội dung quản lý vốn tại doanh nghiệp
1.2.2.1.Lập kế hoạch vốn
Gồm các công việc: xác định nhu cầu vốn sản xuất, kinh doanh; xây dựng kế hoạch phân bổ vốn; xác định phương thức huy động vốn; xây dựng quy chế quản lý tài sản tại doanh nghiệp.
- Xác định nhu cầu vốn sản xuất, kinh doanh: các doanh nghiệp cần xác định nhu cầu vốn kinh doanh với mục đích là tránh tình trạng ứ đọng vốn bởi nếu để lượng dự trữ quá lớn, gây lãng phí nguồn lực. Mặt khác việc xác định nhu cầu về vốn cũng giảm thiểu các tác động tiêu cực do thiếu vốn đem lại, tránh tình trạng bị động trong sản xuất và kinh doanh. Việc lập kế hoạch ở dạng ngắn hạn hay dài hạn cũng hết sức cần thiết để doanh nghiệp chủ động đối phó với nhiều tình huống xảy ra trong quá trình hoạt động của mình. Xác định nhu cầu vốn kinh doanh có nội dung chủ yếu là: xác định số vốn cần thiết sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định là quý, nửa năm hay một năm.
Các doanh nghiệp thường sử dụng hai phương pháp thông thường để ước lượng số vốn cần thiết trong hoạt động kinh doanh là ước lượng nhu cầu vốn theo ngân sách doanh nghiệp và ước lượng theo số vốn cần thiết căn cứ vào các tỉ lệ có sẵn trong các ngành kinh doanh khác nhau. Ước lượng trực tiếp nhu cầu vốn theo ngân sách của doanh nghiệp là bảng dự kiến chi tiêu trong tương lai. Có thể tính toán từng nhu cầu cụ thể sau đó tổng hợp lại.
Ngoài ra cần dự tính thêm để đáp ứng nhu cầu chi tiêu bất thường, nhu cầu vốn cho hàng tồn kho, các khoản phải thu, tiền lương cho cán bộ và nhân viên, nhu cầu tiền chi cho quảng cáo, khuyến mại, nhu cầu vốn mua sắm tài sản cố định: cần xác định được danh mục các loại tài sản cố định cần thiết phải mua sắm và cách thức mua sắm (mua mới, mua lại tài sản cũ và thuê mua) để xác định số vốn cần thiết. Các phần chi khác của ngân sách cho doanh nghiệp cũng được xác định theo phương pháp tương tự như chi phí điện nước, chi phí thông tin liên lạc, chi phí nộp thuế và mua bảo hiểm hàng hoá, tài sản kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi tính từng mục như phân tích trên, ta tổng hợp được yêu cầu vốn ngân sách của doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch phân bổ vốn: Sau khi xác định được nhu cầu về số vốn cần sử dụng, doanh nghiệp cần tiến hành xác lập kế hoạch phân bổ vốn. Bản kế hoạch phân bổ vốn thể hiện số vốn được phân bổ cho vốn cố định, vốn lưu động trong kỳ kinh doanh, thường là một năm. Ở mỗi loại vốn phải xác định được số vốn cần thiết cho mỗi bộ phận của loại vốn đó.
- Xác định phương thức huy động vốn: Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức huy động vốn của mình theo các nguồn huy động khác nhau. Tuy nhiên, dù với nguồn nào thì doanh nghiệp cũng phải có kế hoạch huy động và đồng thời phải có cơ chế, chính sách thích hợp để đảm bảo huy động được đủ vốn cho sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Thực tế các doanh nghiệp thường huy động từ các nguồn: vay từ các tổ chức tín dụng, liên doanh liên kết với các khách hàng hoặc nhà cung cấp đầu vào cho doanh nghiệp dưới dạng mua trả chậm hoặc trả tiền trước một phần hỗ trợ cho doanh nghiệp. Và một hình thức tương đối phổ biến đối với các doanh nghiệp Việt Nam đó là huy động vốn nội bộ nhân viên (dạng cho vay nội bộ công ty chứ chưa ở dạng cổ phiếu hay trái phiếu) tại doanh nghiệp phục vụ sản xuất và kinh doanh để lấp vào khoảng thiếu hụt vốn kinh doanh.
- Xây dựng quy chế quản lý tài sản: quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với các trường hợp làm hư hỏng, mất mát tài sản. Xây dựng các quy chế lương, thưởng; quy chế đầu tư trang thiết bị; quy chế đầu tư các dự án,... Các quy chế có mục tiêu đảm bảo cho công tác quản lý vốn đạt kết quả tốt nhất và không thất thoát.
1.2.2.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch vốn
Được chia thành hai phần là tổ chức thực hiện kế hoạch vốn cố định và tổ chức thực hiện vốn lưu động.
*Tổ chức thực hiện vốn cố định
- Cách thức quản lý tài sản cố định: doanh nghiệp thường sử dụng cách thức quản lý tài sản cố định trên hai phương diện là hiện vật và giá trị.
- Quản lý mua sắm tài sản cố định: doanh nghiệp căn cứ vào hiện trạng của tài sản cố định hiện có để quyết định thanh lý, nhượng bán tài sản cố định đã hết khấu hao và không còn giá trị sử dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải căn cứ vào chiến lược phát triển sản xuất, kinh doanh để xác định nhu cầu trang cấp mới, từ đó tiến hành mua sắm tài sản cố định.
Tuỳ theo cơ cấu nguồn vốn đầu tư ban đầu để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có phương thức quản lý và phân phối sử dụng các khoản trích khấu hao trong kỳ cho hợp lý và có hiệu quả nhất. Đối với các tài sản cố định hình thành từ nguồn vốn chủ sở hữu, các doanh nghiệp được chủ động sử dụng toàn bộ số tiền trích khấu hao luỹ kế thu được để tái đầu tư, đổi mới tài sản cố định của mình. Khi chưa có nhu cầu đầu tư tái tạo tài sản cố định, doanh nghiệp có thể sử dụng số tiền khấu hao để phục vụ các mục đích kinh doanh khác. Với các tài sản cố định hình thành từ nguồn vốn vay, theo nguyên tắc doanh nghiệp phải dùng số tiền trích khấu hao thu được để hoàn trả vốn gốc. Tuy nhiên khi chưa đến kỳ hạn trả nợ, doanh nghiệp có thể dùng số tiền này để phục vụ các hoạt động kinh doanh
khác tránh lãng phí vốn. Tài sản cố định là loại công cụ sản xuất tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất do nguồn vốn hình thành nên tài sản cố định chủ yếu là các nguồn vốn dài hạn. Các nguồn vốn dài hạn có thể là nguồn vốn tự có của doanh nghiệp được trích từ các quỹ đầu tư phát triển, quỹ khấu hao của doanh nghiệp, hay nguồn vốn đi vay trung dài hạn của các ngân hàng thương mại hoặc các tổ chức tín dụng... Vì thế khi có phương án đầu tư cho tài sản cố định, doanh nghiệp cần lựa chọn những nguồn vốn ổn định, tránh rủi ro bất thường do đặc tính thời gian thu hồi vốn đầu tư tài sản cố định lâu nhằm đảm bảo tính bền vững và có lợi nhất của nguồn vốn dài hạn. Muốn tránh lãng phí vốn cố định, vấn đề trọng tâm là phải sử dụng hết công suất của máy móc thiết bị, thực hiện tốt chế độ bảo quản, bảo dưỡng thiết bị.
-Khấu hao tài sản cố định
Các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng cách tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Bên cạnh việc theo dõi giá trị TSCĐ theo nguyên giá, doanh nghiệp còn theo dõi các chỉ tiêu liên quan như hệ số hao mòn, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại của TSCĐ. Hệ số hao mòn phản ánh mức độ hao mòn của TSCĐ trong doanh nghiệp tại thời điểm tính toán so với thời điểm đầu tư. Hệ số hao mòn tỉ lệ nghịch với năng lực sản xuất của TSCĐ. Nếu hệ số hao mòn cao chứng tỏ TSCĐ của Công ty đã cũ, cần phải đầu tư, mua sắm mới, nâng cấp; ngược lại hệ số hao mòn nhỏ chứng tỏ năng lực sản xuất của TSCĐ cao, chưa cần thiết phải đầu tư mua sắm đổi mới.
* Tổ chức thực hiện kế hoạch vốn lưu động
Bao gồm các khoản mục sau: tổ chức thực hiện kế hoạch vốn bằng tiền, tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tồn kho dự trữ, tổ chức thực hiện kế hoạch các khoản phải thu, tổ chức thực hiện kế hoạch các khoản phải trả, tổ chức thực hiện kế hoạch các nguồn tài trợ ngắn hạn. Vì vậy khi tổ chức thực hiện kế hoạch vốn lưu động cần phải xem xét đầy đủ các khoản mục trên.
-Tổ chức thực hiện kế hoạch vốn bằng tiền: Gồm các nội dung sau đây:
+Xác định mức tồn quỹ tối thiểu: mức tồn quỹ tối thiểu được xác định sao cho doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro không có khả năng thanh toán ngay, phải gia hạn thanh toán nên lãi phải trả cao hơn so với bình thường; mất khả năng mua chịu hàng hóa dịch vụ của nhà cung cấp; không có khả năng tận dụng các cơ hội kinh doanh tốt; phương pháp thường dùng để xác định mức tồn quỹ tối thiểu là lấy mức xuất quỹ trung bình hàng ngày nhân với số ngày dự trữ tồn quỹ.
+Dự đoán các luồng tiền nhập và xuất quỹ: Dự đoán ngân quỹ là tập hợp các dự kiến về nguồn và kế hoạch sử dụng ngân quỹ. Dự đoán các luồng nhập ngân quỹ bao gồm các luồng thu nhập từ kết quả kinh doanh, luồng đi vay và các luồng tăng vốn khác. Trong đó luồng nhập ngân quỹ từ kết quả kinh doanh là quan trọng nhất. Nó được dự đoán trên cơ sở các khoản doanh thu bằng tiền mặt dự kiến trong kỳ.
+ Nguyên tắc thu chi tiền mặt: để đảm bảo tính công khai, minh bạch trong chi tiêu, công việc của Kế toán và Thủ quỹ tại doanh nghiệp được tách bạch riêng biệt. Nguyên tắc khi chi tiền ra là phải có sự đồng ý của Ban lãnh đạo doanh nghiệp trước khi Thủ quỹ rút tiền khỏi quỹ và Kế toán phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của Luật kế toán và quy chế chi tiêu riêng của doanh nghiệp.
+ Cân đối các luồng thu chi tiền mặt: doanh nghiệp có thể thấy được mức thặng dư hay thâm hụt ngân quỹ, từ đó thực hiện được các biện pháp cân bằng thu chi ngân quỹ như tăng tốc độ thu hồi các khoản phải thu, giảm mức độ xuất quỹ cũng như kết hợp khéo léo các khoản nợ trong quá trình thanh toán. Ngoài ra doanh nghiệp có thể huy động các khoản vay thanh toán của ngân hàng trong trường hợp nhập quỹ nhỏ hơn xuất quỹ. Nếu xuất quỹ nhỏ
hơn nhập quỹ thì doanh nghiệp có thể tận dụng số dư ngân quỹ để đầu tư các khoản mục trong thời hạn cho phép nhằm tránh lãng phí vốn của doanh nghiệp mình.
+Thực hiện lưu chuyển tiền tệ hàng năm
Đối với DN, dòng tiền (luồng tiền vào, ra trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ) đặc biệt quan trọng. Nhờ có dòng tiền, DN mới có thể thực hiện được các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, có thể mở rộng hoạt động kinh doanh, thay thế và trang bị các tài sản cần thiết, tận dụng được các cơ hội của thị trường. Cũng nhờ có dòng tiền, DN mới đảm bảo khả năng thanh toán và tránh lâm vào tình trạng phá sản.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tồn kho dự trữ: Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản mà doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp, tài sản tồn kho dự trữ thường ở ba dạng: Nguyên, nhiên vật liệu dự trữ cho sản xuất, kinh doanh; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm, hàng hoá tồn kho. Tuỳ theo từng ngành nghề kinh doanh mà các loại tài sản dự trữ này chiếm tỷ trọng khác nhau trong tổng tài sản. Đối với các doanh nghiệp sản xuất giấy, nguyên nhiên vật liệu dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn. Việc sử dụng tồn kho dự trữ trong các doanh nghiệp là rất quan trọng bởi lẽ nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, không lâm vào tình trạng thiếu sản phẩm để bán, đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm vốn lưu động.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch các khoản phải thu:
Các khoản phải thu của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của các nhân tố sau: khối lượng sản phẩm hàng hoá dịch vụ, bán chịu; sự thay đổi theo thời vụ hay do những yếu tố bất thường nhưng đã được dự đoán của doanh thu; chính sách tín dụng thương mại (bán hàng trả chậm)...Trong các yếu tố trên chính sách bán hàng trả chậm của doanh nghiệp là nhân tố quan trọng nhất, ảnh
hưởng trực tiếp đến quy mô các khoản phải thu. Bởi lẽ nó không chỉ là nhân tố tích cực góp phần làm tăng doanh thu, giảm chi phí tồn kho hàng hoá, làm tăng hiệu suất sử dụng tài sản cố định, hạn chế hao mòn vô hình tài sản cố định mà còn có thể làm tăng chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp do sự gia tăng của chi phí đòi nợ, chi phí trả cho các nguồn tài trợ như vay vốn ngân hàng để bù đắp cho sự thiếu hụt của ngân quỹ. Chính vì thế mà việc xác định một chính sách tín dụng thương mại hợp lý trở thành một trong những nội dung cơ bản của công tác quản lý các khoản phải thu của doanh nghiệp.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch các khoản phải trả:
Các khoản phải trả của doanh nghiệp bao gồm: Các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, phải trả cho người lao động, phải trả các đơn vị nội bộ, phải trả người cung cấp... Để đảm bảo uy tín của mình đối với khách hàng trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết phải thanh toán các khoản phải trả một cách đầy đủ, đúng thời hạn. Đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện một số công việc sau: thường xuyên duy trì một lượng vốn bằng tiền cần thiết để đáp ứng các yêu cầu thanh toán ngay. Chú trọng kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thanh toán với khả năng thanh toán của doanh nghiệp để chủ động đáp ứng các yêu cầu thanh toán khi đến hạn; lựa chọn các hình thức thanh toán thích hợp, an toàn và có lợi nhất đối với doanh nghiệp.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch các nguồn tài trợ ngắn hạn:
Nguồn tài trợ ngắn hạn được hiểu là các nguồn vốn có thời hạn thanh toán trong vòng một năm và được sử dụng để đầu tư cho một bộ phận tài sản lưu động. Sử dụng hợp lý các nguồn tài trợ ngắn hạn sẽ giúp cho doanh nghiệp bố trí vốn lưu động một cách hợp lý nhất sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh vừa tiết kiệm vốn. Nguồn tài trợ ngắn hạn bao gồm:
+Tín dụng nhà cung cấp: là nguồn tài trợ được hình thành khi doanh nghiệp được mua chịu hàng hoá, dịch vụ của nhà cung cấp. Khi đó doanh nghiệp có thể sử dụng khoản vốn lẽ ra đã phải trả cho người cung cấp nhưng chưa đến kỳ hạn trả như là một nguồn vốn bổ sung để tài trợ cho nhu cầu vốn lưu động ngắn hạn của mình. Việc sử dụng nguồn tài trợ này tương đối có lợi cho doanh nghiệp bởi vì tính chất đơn giản, tiện lợi nhất là tính linh hoạt về thời hạn của nó. Tuy nhiên nó cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định đối với doanh nghiệp vì khi mua hàng chịu doanh nghiệp thường phải chịu một mức giá cao hơn bình thường, kèm theo những ràng buộc nhất định, và hơn nữa nó làm tăng hệ số nợ của doanh nghiệp, từ đó làm tăng nguy cơ phá sản đối với doanh nghiệp. Vì thế khi sử dụng nguồn này doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình, cần phải xem xét cân nhắc một cách thận trọng các điều kiện ràng buộc cũng như mức độ và thời hạn mua chịu nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
+ Nguồn tín dụng ngân hàng: là một nguồn tài trợ thêm vốn khi nhu cầu về vốn lưu động của mình gia tăng. Việc vay ngân hàng có thể được thực hiện dưới các hình thức như: vay theo món, vay theo hạn mức, vay để mở thư tín dụng hoặc vay có thế chấp... Vay ngân hàng là biện pháp không những