Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty là tổng hợp các bộ phận phòng ban khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc nhau ñược chuyên môn hóa và ñược giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất ñịnh, ñược bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Hiện tại Công ty ñang tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Với hình thức này thì các phòng ban sẽ giúp cho ban giám ñốc trong việc ra quyết ñịnh kinh doanh, sau khi ñược Giám ñốc xem xét thông qua sẽ ñược chuyển xuống cấp dưới theo tuyến ñã ñịnh ñể thực hiện.
Hội ñồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty do ñại hội ñồng cổñông bầu ra và thay mặt cho hội ñồng cổñông. Có toàn quyền nhân danh Công ty quyết ñịnh mọi việc liên quan ñến mục ñích, quyền lợi của Công ty.
Chịu trách nhiệm trước ñại hội ñồng cổ ñông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm vềñiều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho Công ty.
Chủ tịch hội ñồng quản trị thay mặt Công ty trước cơ quan Nhà nước và các ñơn vị kinh tế khác.
Chấp hành ñiều lệ của Công ty và các nghị quyết của ñại hội cổ ñông, ñề nghị ñại hội cổñông bổ sung và sửa ñổi ñiều lệ Công ty khi cần thiết.
Thông qua các vần ñề tăng giảm cổ phần, mệnh giá cổ phiếu, tham gia liên doanh mới ñể trình ñại hội cổñông.
Lập quy chế quản trị Công ty, cửñại diện giữ các chức vụ quản lý hay quản trị Công ty.
32
Thông qua các quy chế lao ñộng, tiền lương, thưởng, phạt và các chế ñộ phúc lợi trên cơ sở chấp hành pháp luật Nhà nước.
Sơñồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
Giám ñốc: Do hội ñồng quản trị bổ nhiệm, quyết ñịnh. Giám ñốc là người ñiều hành các hoạt ñộng kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước hội ñồng quản trị về việc thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm ñược giao.
Chức năng:
Lãnh ñạo, ñiều hành Công ty thực hiện nghị quyết của HĐQT, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước HĐQT về hoạt ñộng của Công ty và của ñơn vị trực thuộc;
Do HĐQT bổ nhiệm và bãi nhiệm, chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả và hiệu quả kinh doanh trước HĐQT;
Điều hành, giám sát, kiểm tra các hoạt ñộng của Công ty;
Đại diện hợp pháp cho Công ty ñể ký kết các hợp ñồng hay văn bản cam kết kinh tế, hành chính khác phù hợp với pháp luật Nhà nước Việt Nam.
Nhiệm vụ:
Hội ñồng quản trị
Giám ñốc
Ban kiểm soát
Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Kinh doanh
Phòng TCHC Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh PX chế biến Cơ ñiện Tổ lái xe Tổ bảo vệ Y Tế cơ quan Tổ cấp dưỡng Tạp vụ, cấp dưỡng Kho vật tư Kho thành phẩm Tổ Thu mua
33
Phân công trách nhiệm cho các bộ phận và trưởng ñơn vị;
Lập dự thảo các chiến lược phát triển, quy chế, chính sách dài hạn liên quan ñến hoạt ñộng của Công ty trình HĐQT xem xét, phê duyệt;
Tổ chức và duy trì các ñiều kiện công tác, ñiều kiện môi trường làm việc tốt nhất ñểñạt hiệu quả kinh tế, ñảm bảo ñời sống và phát triển cán bộ nhân viên Công ty;
Đảm bảo các chính sách, chếñộ lao ñộng phù hợp theo pháp luật Việt Nam; Quyết ñịnh và giải quyết các vấn ñề có liên quan ñến nhân sự, tuyển dụng, ký hợp ñồng lao ñộng và bổ nhiệm, bãi nhiệm, quyết ñịnh mức lương, phê duyệt bảng thanh toán lương, trợ cấp của Công ty.
Các phó Giám ñốc:
Chức năng
Phối hợp và giúp Giám ñốc trong việc tổ chức, triển khai các quyết ñịnh, nghị quyết, các chỉñạo của HĐQT, ñiều lệ và các vấn ñề khác của Công ty;
Tham mưu cho giám ñốc trong việc ñề ra các chính sách, mục tiêu, kế hoạch phát triển của Công ty;
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, HĐQT và giám ñốc trong phạm vi mình ñược phân công phụ trách hoặc ủy quyền;
Khi giải quyết các công việc liên quan giữa các phòng ban, phân xưởng phải chủñộng bàn bạc với các cán bộ quản lý có liên quan trước khi quyết ñịnh. Nếu không ñược nhất trí thì báo cáo ngay cho Giám ñốc ñể giải quyết.
Nhiệm vụ
Tổ chức các cuộc họp chuyên môn ñịnh kỳ hay ñột xuất trong phạm vi trách nhiệm quản lý và sau ñó phải báo cáo cho Giám ñốc về nội dung chương trình và kết quả cuộc họp;
Quyết ñịnh phân công quyền cho các phòng ban liên quan trong việc ñiều ñộng, phân công tổ chức thực hiện kế hoạch công tác;
Tổ chức giám sát, kiểm tra và ñánh giá hiệu quả công tác ñể ñề xuất lên giám ñốc các biện pháp khen thưởng, kỷ luật cần thiết;
Trao ñổi bàn bạc với Giám ñốc trong việc xây dựng các quy ñịnh, tiêu chuẩn quản lý ñể thúc ñẩy sáng kiến cải tiến trong hệ thống;
Đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ, không ngừng thúc ñẩy sự phát triển của nhân viên.
34
Chức năng
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo ñúng qui ñịnh của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán;
Theo dõi, phản ánh sự vận ñộng vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh ñạo các vấn ñề liên quan;
Tham mưu cho Ban Giám ñốc về chế ñộ kế toán và những thay ñổi của chếñộ qua từng thời kỳ trong hoạt ñộng kinh doanh;
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng ñộng, hữu hiệu.
Nhiệm vụ
Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty;
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế ñộ, qui ñịnh của Công ty;
Phổ biến chính sách chếñộ quản lý tài chính của Nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết;
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt ñộng kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế ñộ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành;
Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh cho Ban giám ñốc Công ty.
Phòng Kinh doanh:
Chức năng
Xúc tiến các hoạt ñộng tiếp thị bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh. Cung cấp vật tư nguyên liệu nhập khẩu;
Tổ chức hoạt ñộng tiếp thị, bán hàng;
Xây dựng chiến lược quản lý khách hàng, quản lý hồ sơ kinh doanh; Ghi nhận, tập trung giải quyết khiếu nại của khách hàng;
Tổ chức thu mua hàng trong nước và nhập khẩu. Tham mưu cho ban Giám ñốc về những vấn ñề liên quan ñến vật tư, nguyên liệu thu mua;
35
Hỗ trợ các ñơn vị giải quyết các vấn ñề vật tư, nguyên liệu sản xuất ñược trôi chảy và hiệu quả;
Tính toán ñàm phán giá bán.
Nhiệm vụ
Xây dựng chính sách và mục tiêu kinh doanh cho từng thời kỳ theo chiến lược chung của Công ty;
Đề xuất phương án quảng cáo, tiếp cận tuyên truyền, mở rộng thị trường. Xác lập các kênh thông tin ñể thu thập thông tin về các thị trường, chính sách phục vụ kinh doanh;
Tổ chức nghiên cứu về thị trường, thông tin khách hàng, xử lý, dự báo, ñánh giá sự thỏa mãn của khách hàng;
Lập kế hoạch và thực hiện xúc tiến thương mại, tiếp xúc khách hàng;
Xây dựng, quản lý danh sách khách hàng, phân khúc xác ñịnh thị trường mục tiêu;
Tiếp cận yêu cầu, soạn thảo ñàm phán và tổ chức thực hiện hợp ñồng; Liên hệ với các tổ chức bên ngoài ñể làm thủ tục, chứng từ xuất khẩu; Cập nhật và báo cáo thông tin thị trường.
Phòng Tổ chức hành chính
Chức năng
Quản lý nhân sự: xây dựng cơ cấu tổ chức và ñiều phối nguồn nhân lực; lập kế hoạch và thực hiện ñào tạo tuyển dụng nhân viên; thực hiện ñánh giá xác ñịnh nhu cầu lao ñộng, ñánh giá nhân viên và ñề xuất khen thưởng - kỷ luật;
Tổ chức lao ñộng tiền lương: xây dựng các chính sách về lương, thưởng, kỷ luật cho cán bộ công nhân viên trong Công ty; quản lý hồ sơ lao ñộng toàn Công ty; xây dựng nội quy về chếñộñối với người lao ñộng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
Hành chính sự nghiệp và hành chính văn thư: tổ chức các cuộc họp, hội nghị; quản lý và cung cấp cơ sở vật chất; nhận và chuyển công văn, cập nhật thông tin chính sách; lưu trữ hồ sơ tài liệu, quản lý con dấu.
Nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện các quyết ñịnh, quy ñịnh của ban giám ñốc Công ty;
Xây dựng hệ thống quy chế, quy trình quy ñịnh cho Công ty và quản lý việc chấp hành nội quy;
36
Tổ chức lễ tân tiếp ñón khách, ñối tác;
Xây dựng môi trường làm việc văn minh hiện ñại.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức sản xuất: Sơñồ 2.2: Cơ cấu tổ chức sản xuất