1.2 Cơ sở lý luận
1.2.2 Mục tiêu của quản trị doanh nghiệp
Đối với mỗi nhà quản trị doanh nghiệp, mục tiêu chung và lớn nhất đó chính là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt đƣợc điều đó, doanh nghiệp cần hƣớng tới mục tiêu đạt đƣợc năng suất tối ƣu. Mỗi doanh nghiệp là một tập hợp của hàng loạt các quy trình. Mọi thứ đều đƣợc thực hiện thông qua quy trình (từ việc sản phẩm đƣợc sản xuất hay dịch vụ đƣợc phân phối nhƣ thế nào). Nếu quy trình đó hay, chạy trơn tru, mƣợt mà, khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt, họ sẽ đến và ở lại với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp, và ngƣợc lại nếu dở, họ sẽ bỏ đi.
Cải thiện quy trình làm việc là điều tối quan trọng, là chìa khóa dẫn đến thành công và lợi nhuận. Và ngƣợc lại cũng vậy, khả năng thu lợi cũng sẽ đƣợc cải thiện bởi quy trình hoạt động. Lợi nhuận là gì, nói đơn giản nó chính là lƣợng còn lại khi lấy số tiền khách hàng trả cho sản phẩm hoặc dịch vụ trừ đi chi phí sản xuất. Và khi xem xét kỹ phƣơng trình quan trọng này, có quan điểm cho rằng lợi nhuận sẽ tăng lên bằng cách nâng cao giá hàng hoá hoặc
dịch vụ tiêu dùng bởi khách hàng. Tuy nhiên đây không phải là cách tốt nhất để tăng lợi nhuận, đặc biệt là khi doanh nghiệp có đối thủ cạnh tranh về giá cả. Vậy, hãy cùng nhìn vào yếu tố còn lại trong phƣơng trình lợi nhuận - chi phí đầu tƣ vào sản xuất, vận chuyển và hỗ trợ. Những khâu này tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc, vậy nên việc cải tiến nó sẽ mở ra miền đất hứa về lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trên thực tế, một quy trình kinh doanh trung bình phải chứa đến 80% những hoạt động không cần thiết, không làm gia tăng giá trị cho sản phẩm ("Non-Value-Added Activity" - NVA). NVA là bất kỳ bƣớc nào trong quy trình mà làm tăng thêm thời gian, trong khi khách hàng không yêu cầu và nó cũng không thêm đƣợc giá trị gì cho sản phẩm hoặc dịch vụ. NVA có thể đƣợc coi là một sự lãng phí. Việc xác định đƣợc và loại bỏ NVA sẽ làm tăng hiệu quả của quy trình công việc. Đây là một cách tối ƣu hoá hiệu quả hoạt động. Dỡ bỏ đi các công việc không cần thiết là một cách tuyệt vời để các công ty tăng thêm lợi nhuận. Các hoạt động tinh giản sẽ giúp gia tăng hiệu quả của quy trình. Và việc cải tiến các quy trình làm việc quan trọng sẽ khiến hiệu quả tăng nhanh chóng. Việc loại bỏ NVA hầu nhƣ luôn làm giảm thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm lẫn chi phí. Việc phân phối mặt hàng và dịch vụ nhanh hơn mà vẫn với mức giá hợp lý sẽ làm hài lòng kể cả những khách hàng khó tính nhất. Và sự cải thiện trong hiệu quả công việc sẽ đi kèm với sản phẩm có ít lỗi và khiếm khuyết hơn. Thêm một bƣớc trong quy trình là ta đang tạo ra một cơ hội cho những sai sót. Lỗi và khiếm khuyết thƣờng xảy ra trong các khâu thừa thãi. Theo đó, loại bỏ những bƣớc không cần thiết sẽ làm giảm khả năng xảy ra sai sót.
Một lý do thuyết phục khác để tối ƣu hóa quy trình của doanh nghiệp là nó thực sự hiệu quả. Trên thực tế, các chuyên gia tƣ vấn hoạt động doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm cho biết họ có thể giúp quy trình hoạt động của
các doanh nghiệp hiện nay giảm đến 62% số khâu so với ban đầu. Thậm chí, ngay cả những chủ doanh nghiệp mà chỉ mới nhận đƣợc những hƣớng dẫn rất cơ bản về việc phân tích quy trình rồi áp dụng chúng cũng có khả năng lƣợc đi 50% số khâu - một con số đáng ngạc nhiên, phải không? Và đặc biệt là sự hài lòng của khách hàng trong những trƣờng hợp trên đƣợc cải thiện đáng kể.
Bất kỳ chủ doanh nghiệp nào đã thực hiện đƣợc điều trên chắc hẳn cũng đều cảm thấy hài lòng và xứng đáng với những nỗ lực liên tục của công ty mình. Vì nó đã thực sự giúp loại bỏ lãng phí, cắt giảm chi phí, tránh việc làm lại, kéo ngắn chu kỳ sản xuất, thời gian trì hoãn, cùng với đó là mức độ hài lòng của khách hàng cũng tăng lên. Ngoài ra, những nỗ lực này cũng sẽ khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, gia tăng lợi nhuận, giữ chân khách hàng bằng những trải nghiệm mua hàng hài lòng, đồng thời cũng cải thiện năng lực, uy tín của tổ chức và tạo ra sức mạnh cạnh tranh. Một tổ chức liên tục tối ƣu hóa quy trình của nó và nhận đƣợc các kết quả nói trên đƣợc gọi là
năng suất tối ƣu. Các phƣơng pháp, mô hình và lý thuyết đƣợc các doanh nghiệp áp dụng để đạt đƣợc mục tiêu của mình bao gồm: đơn giản hóa công việc, quản lý chất lƣợng tổng thể, tái cơ cấu quy trình, phƣơng pháp Six Sigma và gần đây nhất là QTTG (Lean management) - đã đạt đƣợc nhiều sự quan tâm từ chủ doanh nghiệp và những nhà quản lý hàng đầu.