CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
2.3 Thực trang hoạt động xuất khẩu Thép tại Công ty CP Thép Đà Nẵng
2.3.2.3 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Hình 2.4 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty CP Thép Đà Nẵng
Bước đầu tiên trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu là kiểm tra thư tín dụng. Nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty sẽ thực hiện bước này, vì họ có kinh nghiệm và hiểu rõ nội dung hợp đồng ngoại thương, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ đối chiếu kĩ lưỡng những nội dung trong hợp đồng so với trong L/C. Bao gồm: Ngày mở L/C; Tên ngân hàng mở L/C; Số tiền của L/C; Loại L/C; Thời hạn giao hàng; Các chứng từ thanh toán, cụ thể số lượng và nội dung của từng loại.
Việc kiểm tra L/C sẽ không mất quá nhiều thời gian nếu không có sai sót. Trong trường hợp các thông tin trên L/C đều phù hợp với hợp đồng ngoại thương nhân viên XNK sẽ xác nhận lại với bên nhập khẩu và tiến hàng chuẩn bị hàng hoá. Còn trong trường hợp L/C có sai sót hay có yêu cầu không phù hợp với bên xuất khẩu, nhân viên XNK sẽ liên hệ với bên nhập khẩu để yêu cầu ngân hàng phát hành tu chỉnh L/C, và việc này có thể mất nhiều thời gian. Việc kiểm tra kỹ L/C sẽ hạn chế bớt những rủi ro cho Công ty, giúp hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ hơn.
Bước thứ hai là chuẩn bị hàng hoá để xuất khẩu. Tại Công ty CP Thép Đà Nẵng, để Công ty luôn đảm bảo một lượng hàng dự trữ đủ và tuỳ thuộc vào những hợp đồng
đã kí kết mà Công ty sẽ tiến hành tổ chức sản xuất phôi thép thêm sao cho kịp tiến độ. Thời gian từ khi xác nhận hàng đến khi hàng về tại cảng để giao cho khách hàng thường mất khoảng 1 tháng rưỡi. Ngoài việc sản xuất và cung cấp phôi thép, Công ty cũng có một lượng hàng tồn kho về thép xuất khẩu đối lưu từ các đối tác trong nước để xuất khẩu khi đối tác có nhu cầu.
Phòng XNK theo dõi tiến độ sản xuất sau đó sẽ gửi yêu cầu xuất hàng đến kho hàng, tại đây thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng có để chuẩn bị hàng xuất khẩu. Khi mặt hàng được yêu cầu đủ số lượng thử kho sẽ kiểm tra lại hàng hoá và lập phiếu xuất kho. Hàng hoá sẽ được sắp xếp đúng quy cách để có thể tính đếm, kiểm kê. Tại bước chuẩn bị hàng hoá, mọi việc cần phải phối hợp một cách nhịp nhàng giữa nhà máy, kho và phòng kinh doanh, tránh việc nhiễu thông tin ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng gây thiệt hại cho công ty nếu có chậm trễ, sai sót.
Bước thứ ba, là việc kiểm tra hàng hoá xuất khẩu. Công ty cũng thuê thêm đơn vị để giám định chất lượng sản phẩm phôi thép mà Công ty sản xuất. Đơn vị mà hiện tại Công ty đang thuê là Trung tâm kiểm định Vinasaf. Hàng hoá trước khi được giao, sẽ có nhân viên của Công ty cùng với nhân viên của trung tâm đến kiểm tra chất lượng, số lượng, mẫu mã, loại hàng, kích thước… so sánh đối chiếu với yêu cầu của khách hàng, đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hoa đúng quy chuẩn tránh rủi ro bị khiếu nại sau khi giao hàng.
Bước thứ tư, Công ty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận chuyển nội địa để chở hàng hoá ra cảng xếp. Việc thuê công ty vận tải bên ngoài sẽ giúp Công ty CP Thép Đà Nẵng tiết kiệm được chi phí kho bãi, tài xế, chi phí bảo trì… Khi lựa chọn nhà vận tải, Công ty đã tìm hiểu lựa chọn doanh nghiệp vận tải có uy tín và dựa trên một số tiêu chí như: giá cả, chế độ chăm sóc khách hàng, chế độ bảo hiêm, đúng hợp đồng. Kho sẽ liên hệ với bên vận chuyển để thông báo hàng sẽ được chuyển đi. Sau khi hai bên thống nhất giá cả, Kho và người vận chuyển sẽ ký hợp đồng vận chuyển. Thông thường trong lĩnh vực logistics, có một số hãng vận chuyển ký hợp đồng dài hạn với mục đích có được mức giá hợp lý và tiết kiệm thời gian nhất. Bên cạnh đó, nhân viên kho hàng cũng phải sắp xếp xếp hàng hóa lên người vận chuyển để có thể đảm bảo việc di chuyển và sắp xếp thứ tự để dễ dàng kiểm tra. Các đơn vị vận chuyển mà Công
ty đang thuê là Công ty vận tải Đà Nẵng – Hưng Hiệp Huy, Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Hiếu Lộc…
Bước năm, làm thủ tục hải quan. Công việc hoàn thành bộ chứng từ là nhiệm vụ của Phòng Xuất nhập khẩu. Nhân viên XNK sẽ chuẩn bị một bộ chứng từ xuất khẩu gồm: Hợp đồng ngoại thương; Hoá đơn thương mại; Phiếu đóng gói; Thoả thuận lưu khoang.
Hàng hóa dù xuất khẩu, nhập khẩu dưới bất kỳ hình thức nào đều phải khai báo hải quan, nhưng phương thức khai hải quan gần đây nhất là khai hải quan điện tử. Công ty hiện đang áp dụng hình thức khai báo hải quan điện tử qua VNACCS ECUS5 mới nhất của Công ty phần mềm Thái Sơn do các chuyên viên khai báo hải quan chuyên nghiệp thực hiện. Dựa trên số liệu trong hợp đồng và số liệu đối tác cung cấp, nhân viên lần lượt điền vào tờ khai hướng dẫn, tính ra trị giá kê khai, trị giá tính thuế và tổng số thuế sao cho khớp với số liệu quy định. Do ECUS5 VNACCS lập sau khi người khai đã khai báo đầy đủ trong tờ khai, chênh lệch không quá 0,005 USD. Sau khi hoàn thành bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm hồ sơ thông quan bao gồm:
- Hợp đồng thương mại sao y - Hoá đơn bản chính
- Phiếu đóng gói bản chính - Phiếu giao hàng bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ bản chính
- Tờ khai hải quan với mã vạch hoặc dãy số do hải quan cấp 2 bản chính - Giấy giới thiệu
Bước sáu, xuất trình hồ sơ thông quan. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mang bộ hồ sơ nộp vào bộ phận mở tờ khai, nhân viên hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra tính thuế, mã số hàng hoá và đối chiếu với các chứng từ khác. Nếu kết quả phù hợp thì nhân viên hải quan sẽ ghi kết qủa chi tiết vào hồ sơ vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy. Sau đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ phải đi đóng phí. Trường hợp có kiểm hoá, khi xuất trình hàng hoá cho nhân viên hải quan kiểm hoá, hàng hoá cần phải được sắp xếp trật tự để thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Nhân viên hải quan sau khi hoàn tất việc kiểm hoá hàng hoá sẽ ghi nhận vào biên bản và cấp seal cho nhân viên công ty, đưa biên bản bàn giao hàng xác nhận thông quan.
Sau khi hàng đã được thông quan, nhân viên xuất nhập khẩu phải kiểm tra hàng hoá thêm một lần nữa trước khi bấm seal. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cầm tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi để ghi số container/seal và tiến hành thanh lý tờ khai. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cầm tờ khai đã thanh lý tới cảng để vào sổ tàu, một điều lưu ý phải vào sổ tàu trước Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan
Bước bảy, giao hàng lên tàu. Sau khi đã vào sổ tàu hàng hoá đã được bấm seal sẽ được nhân viên bốc xếp của cảng bốc dỡ tới điểm tập kết để chờ cẩu lên tàu. Lúc này trách nhiệm của bên xuất, tức Công ty CP Thép Đà Nẵng sẽ chấm dứt theo điều kiện thương mại FOB. Khi hàng đã được xếp xong lên tàu, chủ tàu sẽ phát hành B/L người bán xác nhận việc nhận hàng vận chuyển từ cảng khởi hành đến đích
Bước cuối cùng, thanh lý hợp đồng và giải quyết khiếu nại (nếu có). Khi Công ty hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C để xuất trình bộ chứng từ đến ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng xuất trình tuỳ theo yêu cầu của L/C để nhận tiền. Khi các ngân hàng nêu trên nhận được bộ hồ sơ từ Công ty, họ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, nếu có bất kì sai phạm nào, ngân hàng sẽ thông báo đến Công ty để tiến hành chỉnh sửa nếu có.