CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
3.4. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xuất khẩu thép của Công ty
3.4.1 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và lựa chọn bạn hàng
Nghiên cứu thị trường là một việc làm cần thiết đầu tiên đối với bất kỳ 1 Công ty nào muốn tham gia vào thị trường thế giới. Nó giúp Công ty tìm kiếm thông tin về từng thị trường, từng khách hàng của Công ty. Công tác này tại Công ty chưa được chú trọng nên cần phải nâng cáo hoạt động này.
Hiện nay, tại Công ty chưa có phòng marketing, toàn bộ hoạt động marketing tìm kiếm, mở rộng thị trường đều do nhân viên của phòng xuất nhập khẩu thực hiện công việc này, chính vì vậy, hoạt động marketing của Công ty chưa thực sự hiệu quả. Do đó Công ty cần chỉ đạo hình thành một đội ngũ cán bộ, nhân viên Marketing. Có thể tuyển thêm nhân viên mới tốt nghiệp chuyên ngành Marketing. Phòng marketing phải đảm đương được các chức năng sau:
Nghiên cứu thị trường: bao gồm thị trường trong nước, ngoài nước, thị trường nhập khẩu và xuất khẩu.
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty và các phòng ban nghiệp vụ những vấn đề thị trường.
Tuyên truyền, quảng cáo để nâng cao uy tín của Công ty.
Đội ngũ phòng Marketing cần phải tổng hợp thông tin về chất lượng, mẫu mã sản phẩm, yêu cầu của khách hàng để từ đó đưa ra các thông số kỹ thuật cải tiến sản phẩm. Ngoài ra cần nghiên cứu khái quát về thị trường như quy mô thị trường, cơ cấu, nhu cầu và sự vận động của thị trường. Nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh để xác định mức độ cạnh tranh của đối thủ tiềm ẩn và đối thủ trực tiếp… Trên cơ sở đó, Công ty sẽ thấy được lợi thế và nhược điểm của sản phẩm mà Công ty đang sản xuất, từ đó đề ra các phương án thích hợp. Phòng marketing có thể tiến hành nghiên cứu thị trường bằng cách lựa chọn trên cơ sở tài liệu nghiên cứu như bản tin kinh tế, thông tin kinh tế đối ngoại, tạp chí thương mại… Đặc biệt là những thông tin thu thập được từ nghiên cứu thăm dò thực tế. Công ty cũng có thể thu thập thông tin từ các hội nghị hoặc tìm hiểu thị trường, khách hàng bằng cách liên kết với các Công ty sản xuất, thương mại, tài chính tại các nước đó, từ các nguồn như bộ Thương Mại, các đoàn ngoại giao, sứ quán Việt Nam ở nước ngoài, hợp tác với các đơn vị doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam…
Ngoài ra, để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng được mở rộng, phát triển ổn định và vững chắc Công ty cần tăng cường tham gia đầu tư, tham gia liên doanh, liên kết tạo ra sự hợp tác lâu dài và toàn diện trong việc chia sẻ thị trường, kỹ thuật, công nghệ giữa các đơn vị sản xuất thép, chủ yếu là các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam. Thông qua việc đầu tư mua cổ phần, góp vốn, thực hiện chủ trương của Tổng Công ty Thép Việt Nam trong việc kêu gọi hợp tác đầu tư, Công ty tận dụng lợi thế về hỗ trợ công nghệ, kỹ thuật sản xuất, hỗ trợ chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực luyện cán thép và đặc biệt là thiết lập hệ thống khách hàng tiêu thụ sản phẩm ổn định, chiến lược. Việc tham gia đầu tư phá vỡ tình trạng đơn độc về sản xuất thép của Công ty tại khu vực miền Trung, phân tán rủi ro, làm cho hình ảnh, thương hiệu của Công ty ngày càng lớn mạnh.
3.4.2 Phát triển giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng
Trong quan hệ giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến kí kết hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thoả
thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được hai yêu cầu sau:
Yêu cầu trong quá trình đàm phán:
Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán
Để tránh sơ hở trong đối đáp. Cần phải tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt đối phương việc này vừa mất lịch sự, vừa không có lợi.
Mỗi buổi đám phàn đều được ghi trong sổ theo dõi đàm phán. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán.
Trước mỗi quá trình đàm phán cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề mà khách hàng nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó.
Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa chín mười cũng không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì vậy sẽ bất lợi cho ta.
Trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
Yêu cầu đối với người đàm phán:
Người đàm phán phải là người có trình độ: Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán; Hiểu biết về pháp luật, chính sách của nhà nước cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế; Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán; Nắm được về tình hình sản phẩm, về tài chính; Có khả năng thuyết phục đối phương.
Người đi thương lượng phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán Công ty không nên có những sức ép không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Phải nắm được ý đồ, sách lược của đối phương. Quan sát đối phương và sử dụng phương pháp "điểm chết" để quyết định.
Về công tác ký kết hợp đồng, Công ty nên lưu ý một số điểm sau
trước khi ký kết.
- Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết đảm bảo tránh việc đối phương thêm vào những phần không thoả thuận và bỏ qua phần đã thoả thuận từ trước.
- Hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc maapf mờ có thể hiểu nhiều cách khác nhau.
- Những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu. Không thể có những điều khoản trái với thể chế, luật lệ hiện hành của nhà nước hai bên.
- Ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo hoặc nhất trí lựa chọn.
- Hợp đồng phải bao phủ được mọi vấn đề có liên quan tránh việc phải áp dụng tập quán thương mại quốc tế để giải quyết vấn đề hai bên không đề cập đến.
3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Hoàn thiện khâu giao nhận và kiểm tra
- Nâng cao, hoản thiện việc quản lý thực hiện hợp đồng bằng cách đầu tư vào các phần mềm quản lý các hợp đồng, các đơn hàng xuất và nhập, để kể có thể kiểm soát hàng hoá khi mà công ty không trực tiếp kiểm tra.
- Bộ phận chứng từ cần phải sắp xếp, phân loại các loại giấy tờ sao cho hợp lý, tránh bị thiếu sót, nhầm lẫn. Cần có sự chuẩn bị các giấy tờ cần thiết trước khi giao nhận hàng hoá như là bản kê khai hàng hoá, phụ lục hàng hoá, bản thông số kĩ thuật, căn cứ đúng thời gian đến.
- Khi thuê dịch vụ giám định chất lượng sản phẩm thì Công ty cần lựa chọn cơ quan giám định thuộc quyền quản lý Nhà nước, có uy tín, chất lượng, có nhiều kinh nghiệm, hiểu bản chất hàng hoá.
- Trong hợp đồng phải đàm phán chặt chẽ và ký kết với cơ quan kiểm định cũng quy định các điều khoản cụ thể, chặt chẽ, chuyển giao rủi ro cho cơ quan kiểm định để họ có tinh thần trách nhiệm hơn trong quá trình kiểm tra.
Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan
- Nhân viên của Công ty cần lập danh sách tên các loại hàng hoá đối chiếu với phụ lục trong bản hợp đồng và các giấy tờ cần thiết để tránh áp sai mã thuế.
- Cần chuần bị đầy đủ giấy tờ trong hồ sơ hải quan, tiến hành khai hải quan đầy đủ, chính xác thông tin hàng hoá: chủng loại, mã để tính thuế. Chuẩn bị danh sách các giấy tờ tránh thiếu sớt và nhầm lẫn khi nộp hồ sơ hải quan.
- Tạo uy tín với cơ quan hải quan, từ đó tạo được mối quan hệ tin tưởng với cơ quan hải quan trong quá trình giải quyết công việc.
- Thường xuyên kiểm tra, cập nhật những thay đổi của Hải quan để có thể thực hiện đúng quy định, tạo sự thông suốt trong quá trình làm thủ tục.
3.4.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán bộ làm công tác xuất khẩu
Phòng xuất nhập khẩu của công ty hiện có lực lượng bán hàng tương đối hoàn chỉnh, hầu hết đều đã qua đào tạo đại học chính quy ngành kinh doanh xuất nhập khẩu tại chỗ và ngoại ngữ. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu không chỉ đòi hỏi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ mà còn cần nhiều yếu tố khác như kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp, nhạy bén với những biến động của thị trường.
Trên thực tế, một số nhân viên có kinh nghiệm kinh doanh thực tế nhưng trình độ ngoại ngữ hạn chế, trong khi nhân viên trẻ hơn thiếu kinh nghiệm thực tế. Do nhu cầu của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc của đội ngũ nhân sự kinh doanh xuất nhập khẩu là vô cùng cần thiết. Do đó Công ty nên xây dựng cơ cấu nguồn nhân lực hợp lý, khơi dậy sự năng động và sức sáng tạo của mọi người, phát huy hết nguồn lực và chất xám của đội ngũ kinh doanh xuất nhập khẩu. Cụ thể hơn như là:
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, nâng cao tay nghề cho công nhân nhằm đáp ứng kịp thời cho sự phát triển của Công ty. Bằng cách bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Để thực hiện được hàng năm công ty nên cử nhân viên tham gia các hội thảo chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, tổ chức các lớp học mời chuyên gia về dạy. Chuẩn bị nguồn cán bộ quản lý có chất lượng cao thông qua các chương trình tuyển dụng, tài trợ học bổng cho các sinh viên có kết quả học tập xuất sắc.
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, khả năng giao tiếp cho các nhân viên. - Tạo động lực làm việc và môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên, xây dựng văn hoá lành mạnh, tạo bầu không khí làm việc dân chủ, thân thiện, đoàn kết.
hiệu quả năng lực cá nhân như: khuyến khích vật chất, tăng lương, thưởng, các khoản đãi ngộ, trợ cấp cho cá nhân có thành tích.
- Tận dụng mối liên kết ngành đã tạo dựng với các đơn vị trong Tổng công ty để có sự hỗ trợ của các chuyên gia kinh nghiệm, có kiến thức và kỹ năng trong việc điều hành, nâng cao năng lực sản xuất.