CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
2.3 Thực trang hoạt động xuất khẩu Thép tại Công ty CP Thép Đà Nẵng
2.3.2.2 Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng
Sau khi đã nghiên cứu thị trường, lựa chọn được bạn hàng, lập phương án kinh doanh thì tiếp theo Công ty CP Thép Đà Nẵng sẽ tiếp cận với khách hàng bằng cách tiến hành gửi thư chào hàng. Một số đối tác đôi khi không cần chào hàng nhưng đã chủ động đặt hàng khi có nhu cầu.
Sau khi có được đơn hàng nếu cả hai chưa hoàn toàn chấp nhận chào hàng hay đặt hàng đó, và muốn thoả thuận thêm thì phải cả hai phải cùng nhau đàm phán. Hai bên sẽ thương lượng với nhau, việc thương lượng này sẽ được thực hiện chủ yếu thông qua điện thoại và mail. Hình thức này cho phép Công ty có thể đàm phán với nhiều khách hàng khác nhau nhanh hơn và đỡ tốn kém về chi phí so với hình thức đàm phán trực tiếp. Tuy nhiên, hình thức đàm phán trực tiếp bằng cách gặp gỡ là cần
thiết khi Công ty ký kết hợp đồng với khách hàng mới. Hình thức này còn được sử dụng với khách hàng quen nhưng hợp đồng nhập có khối lượng lớn, phức tạp cần có sự thỏa thuận kỹ lưỡng.
Sau khi đàm phán và thương lượng cán bộ phòng kinh doanh nắm được những thông tin cần thiết về sự thỏa thuận chung của 2 bên như là chủng loại, đặc tính, số lượng, chất lượng của hàng hoá, giá cả theo điều kiện thương mại nào, phương thức thanh toán… cán bộ kinh doanh sẽ tiến hành lập dự thảo hợp đồng xuất khẩu.
Một hợp đồng ngoại thương thường được lập bằng Tiếng Anh. Hình thức của một hợp đồng xuất khẩu ngoài những phần bắt buộc trong phần trình bày chung như số liệu của hợp đồng (Contract No…); Địa điểm và ngày tháng kí kết hợp đồng; Tên và địa chỉ của các bên tham gia; Các định nghĩa dùng trong hợp đồng… Thì trong hợp đồng các điều khoản cũng được Công ty trình bày cụ thể bao gồm điều khoản hàng hoá, số lượng, chất lượng, thông tin vận chuyển, phương thức thanh toán. Sau đây là một mẫu các điều khoản được nêu trong hợp đồng xuất khẩu phôi thép của Công ty.
Về điều khoản về Mô tả về tên hàng, số lượng, chất lượng và giá:
Ta có thể thấy, ở đây tên hàng được nêu cụ thể là “Prime quality steel billets” có nghĩa là “Phôi thép chất lượng cao. Sản phẩm này được nêu rõ kích thước là 150x150x12000, số lượng 20 000 MT với dung sai là +/- 10%, đơn giá 424 USD/MT, tổng giá là 8 400 000 USD (+/- 10)
Ngoài ra còn có nêu rõ thêm về tình trạng bề mặt: “Bề mặt không có vết nứt, lỗ ghim, chồng chéo, lỗ thổi và cả hai đầu không được có lỗ co ngót. Khuyết tật bên trong: không có vết nứt bên trong và lỗ kim hoặc lỗ thổi có hại.”
Ở điều khoản này, ngày giao hàng được nêu cụ thể là “muộn nhất ngày 21 tháng 12 năm 2020”, không cho phép vận chuyển từng phần, cụ thể cảng bốc và cảng dở lần lượt là là Tiên Sa, ở Việt Nam và cảng Caofeidian ở Trung Quốc.
Điều khoản về phương thức thanh toán:
Trong điều khoản này, Công ty đã nếu rõ rằng thanh toàn bằng thư tín dụng không hủy ngang có thể thanh toán ngay tại Việt Nam có lợi cho người bán. Thư tín dụng sẽ được mở trước ngày 21 tháng 8 năm 2020 Ngân hàng thương mại cổ phần công thương Việt Nam là ngân hàng của Công ty. Các quy định mà L/C phải tuân theo: Tuân theo UCP600; Lô hàng muộn nhất trước ngày 31/12/2020; Thời hạn xuất trình đến 20/11/2020 tại quầy của ngân hàng phát hành L / C; Trong vòng 20 ngày kể từ ngày B / L xuất trình.
Ngoài các điều khoản chính như đã nêu ở trên, trong hợp đồng ngoại thương của Công ty cũng ghi rõ ràng các điều khoản khác như Điều khoản khiếu nại, điều khoản phạt và bồi thường thiệt hại, điều khoản trọng tài…
Sau khi hợp đồng đã được lập ra, thông thường trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, giám đốc hoặc với giấy ủy quyền của giám đốc, trưởng phòng kinh doanh gặp gỡ bạn hàng để đàm phán, ký kết hợp đồng. Hoặc chuyển cho bạn hàng qua thư hoặc chuyển fax khi 2 công ty ở xa nhau không có điều kiện gặp trực tiếp. Nếu không có vấn đề gì phòng kinh doanh trình lên giám đốc ký và fax lại cho bên bán. Hợp
đồng này coi là hợp đồng chính thức giữa 2 bên. Chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý như khi ký kết trực tiếp.