CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích thực trạng quản lý dự án ODA cho đào tạo đội ngũ bác sỹ Đa
3.2.2: Thực trạng Tổ chức bộ máy và điều hành triển khai Dự án ODA cho
cho đào tạo đội ngũ BSĐK
3.2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Để triển khai Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK, Bộ Y tế sẽ xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy dư án, cơ chế phối hợp, cơ chế tài chính, cơ chế báo cáo, giám sát giữa các bên liên quan để đảm bảo hệ thống quản lý dự án được triển khai thuận lợi, trơn tru và hỗ trợ các đơn vị triển khai hiệu quả.
Về cơ cấu tổ chức Dự án đào tạo đội ngũ BSĐK, đối với cơ quan trung ương là thành lập Ban QLDA trung ương, Ban chỉ đạo Dự án do Lãnh đạo Bộ Y tế là trưởng Ban chỉ đạo, vai trò của nhà tài trợ trong hỗ trợ kỹ thuật, giám sát triển khai thực hiện dự án, vai trò của các cơ quan chủ quản của các trường và các trường thực hiện dự án. Cơ cấu tổ chức Dự án về đào tạo BSĐK được thể hiện tại sơ đồ tổ chức dự án về đào tạo đội ngũ BSĐK như sau:
BỘ Y TẾ Nhà tài trợ
Cơ quan chủ quản (UBND tỉnh/tp; Bộ GD&ĐT, BYT)
BAN CHỈ ĐẠO DỰ ÁN
(Steering Project Unit)
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN Trung ƣơng
(Central Project Management Unit)
CÁC TRƢỜNG/BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRƢỜNG THAM GIA DỰ ÁN
CÁC VỤ/CỤC CÓ LIÊN QUAN THUỘC BỘ Y TẾ
Ghi chú:
Chỉ đạo, giám sát Phối hợp
Hỗ trợ và tư vấn
Hình 1. Sơ đồ tổ chức Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Đối với Ban QLDA trung ương, để thực hiện chức năng giúp Bộ Y tế trong việc quản trị, tổ chức triển khai, giám sát đánh giá thực hiện hiện Dự án, Ban QLDA trung ương cũng cần có con dấu, mã số thuế như 1 đơn vị hành chính sư nghiệp. Cần có một số quy định của dự án như quy chế tổ chức hoạt động Dự án, quy chế làm việc, cơ cấu các phòng ban của Dự án…
Về cơ bản Ban QLDA TW về đào tạo BSĐK thường có mô hình như sau:
Hình 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ban QLDA Trung ƣơng
Ghi chú: Chỉ đạo, giám sát Hỗ trợ và tư vấn
BAN GIÁM ĐỐC DỰ ÁN (Giám đốc và Phó giám đốc)
ĐIỀU PHỐI VIÊN DỰ ÁN (i) TỔ KẾ HOẠCH – (iv) TỔ (iii) TỔ TÀI CHÍNH - GIẢI (ii) TỔ MUA SẮM ĐẤU TƢ VẤN CÁ NHÂN/HÃNG TRONG NƢỚC VÀ QUỐC TẾ
Kế toán trưởng và Các thành viên Ban QLDA
Đối với các đơn vị thụ hưởng là các trường đào tạo BSĐK, tùy từng quy mô hoạt động của các trường, có thể thành lập Ban QLDA cấp trường hoặc không. Dù thành lập hay không, ở mỗi trường thực hiện dự án, đều tổ chức thành 1 nhóm, ban thực hiện dư án gồm Lãnh đạo nhà trường, Lãnh đạo các Phòng, ban, bộ môn, phòng Tài chính kế toán và các cán bộ thực hiện dự án có thể thuê ngoài hoặc huy động các giảng viên, cán bộ từ các phòng, ban, bộ môn.
Đối với 1 Ban QLDA về đào tạo BSĐK ở các trường, thường có mô hình như sau: Hình 3: Sơ đồ tổ chức quản lý Dự án tại trường
BAN GIÁM HIỆU
BQLDA Trƣờng
Chuyên gia trong nước, Quốc tế Phát triển CT Phòng HC-TC Khoa Dược Các Bộ môn: Nội, Ngoai, Sản, Nhi Khoa Y học cơ sở Khoa KH cơ bản Khoa Điều dưỡng Khoa RHM Khoa các C.Khoa Khoa YTCC Phòng Đào tạo Phòng KH-TC Phòng KHCN&HTQT Phòng Khảo thí & ĐBCLGD Các tổ chức đoàn thể: CĐ,
Đơn vị phục vụ đào tạo
(Phòng chức năng) Phòng CTHSSV Phòng CNTT &TV Phòng Quản trị -Phục vụ Phòng Thanh tra – Pháp chế
Đơn vị chuyên môn
Qua khảo sát, thu thập thông tin tại các cơ sở đào tạo bác sỹ đa khoa đã chỉ ra thực tế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý dự án ở các trường thường tập trung theo nhóm các cán bộ phụ trách mặc dù về lý thuyết đều có đầy đủ các khoa phòng, bộ môn. Có 90% các đối tượng phỏng vấn trả lời khi có dự án đến trường, việc triển khai các hoạt động sẽ theo hệ thống dọc từ trên xuống, nghĩa là 1 lãnh đạo nhà trường phụ trách, cùng với một số cá nhân từ các khoa, phòng, bộ môn tham gia vào hoạt động mà không có sự phối hợp giữa các bộ môn, khoa phòng khác. Đối với dự án cần thành lập Ban QLDA ở trường, nhà trường sẽ thành lập ban quản lý dự án của trường theo quy định, nhưng các hoạt động của dự án tách biệt với các hoạt động chuyên môn, giảng dạy ở nhà trường dẫn tới hiệu quả triển khai dự án còn nhiều hạn chế.
Quá trình xây dựng, sắp xếp cơ cấu tổ chức, quản lý của Dự án từ trên xuống chưa làm rõ chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị tham gia dự án, chưa quy định rõ cơ chế phối hợp giữa các bên, hoạt động báo cáo, giám sát dẫn đến thực trạng các hoạt động cần sự tham gia của nhiều bên thường kéo dài, chậm tiến độ.
Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án là cuốn tài liệu hết sức quan trọng, là cơ sở, căn cứ cho các trường, các đơn vị tham gia dự án dựa vào để triển khai hoạt động. Trong đó, cuốn POM quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức của dự án, cơ chế phối hợp giữa các bên liên quan, quy trình lập kế hoạch, báo cáo, hướng dẫn về quản lý tài chính, thanh quyết toán hoạt động, hoạt động mua sắm đấu thầu…Tuy nhiên, đối với dự án đào tạo nhân lực y tế thường ban hành chậm cuốn POM này, khoảng 1, 2 năm sau khi Dự án có hiệu lực, cuốn POM mới được ban hành dẫn đến sự lúng túng, khó khăn cho các đơn vị khi triển khai thực tế.
3.2.2.2: Công tác điều hành triển khai Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Công tác điều hành triển khai Dự án cần gắn liền với công tác tổ chức triển khai Dự án. Việc sắp xếp, tổ chức triển khai hợp lý, đảm bảo cơ cấu tổ chức tinh gọn, phù hợp sẽ hỗ trợ tốt cho việc điều hành triển khai Dự án ODA. Việc điều hành triển khai ở đây có thể hiểu là đưa ra những công cụ về pháp lý như cơ chế quản lý dự án, cơ chế tài chính…; các công cụ hỗ trợ như tài liệu hướng dẫn triển khai dự án, hướng dẫn lập kế hoạch, hướng dẫn thanh quyết toán hoạt động, hướng dẫn thực hiện quy trình đấu thầu; các công cụ giám sát, đánh giá triển khai nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK.
Bảng 2.1: Đánh giá chung về công tác quản lý, triển khai Dự án ODA cho BSĐK TT Tiêu chí Số phiếu hỏi Mức độ Tốt Khá Trung bình Yếu SL % SL % SL % SL % 1 Công tác quản lý dự án 35 5 14.3 20 57.1 8 22.9 2 5.7 2 Triển khai thực hiện
Dự án 35 10 28.6 15 42.9 7 20.0 3 8.6 3 Giải ngân, thanh
quyết toán 35 4 11.4 10 28.6 20 57.1 1 2.9 4 Mua sắm, đấu thầu 35 7 20 15 42.8 10 28.6 3 8.6
Công tác chỉ đạo, lãnh đạo của cơ quan quản lý hoạt động chuyên môn một phần ảnh hưởng đến tiến độ triển khai thực hiện Dự án ODA. Cụ thể ở nội dung xây dựng các chính sách, văn bản quy phạm pháp luật về quản lý Đào tạo ngành BSĐK, các hoạt động chuyên môn hỗ trợ các trường và hoạt động kiểm
tra giám sát công tác đào tạo, tuyển sinh BSĐK ở các trường, 9/27 người được phỏng vấn tại các đơn vị thể hiện sự không hài lòng về việc ban hành các chính sách, văn bản pháp quy làm cơ sở, căn cứ cho các trường tuyển sinh, đào tạo bị kéo dài thời gian, chậm tiến độ theo cam kết gây ảnh hưởng đến tiến độ và khả năng thực hiện hoạt động Dự án khi lồng ghép với hoạt động đào tạo, giảng dạy của nhà trường.
Qua khảo sát thu thập thông tin, 42,9% đối tượng phỏng vấn cho rằng hoạt động xây dựng các cơ chế quản lý dự án, cơ chế phối hợp, cơ chế tài chính giữa các bên ở mức trung bình, một phần do dự án ODA về đào tạo BSĐK đòi hỏi sự tham gia của nhiều cơ quan quản lý từ trung ương đến địa phương như Bộ GD&ĐT, UBND Tỉnh, Sở y tế…
Bảng 2.2: Đánh giá công tác điều hành triển khai dự án ODA cho đào tạo BSĐK
TT Tiêu chí Tổng Số phiếu Xếp loại Tốt Khá Trung bình Yếu Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1 Quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức Dự án từ trung ương đến địa phương 35 20 57.14 10 28.57 5 14.29 0 0.00 2 Xây dựng các cơ chế quản lý dự án, cơ chế phối hợp, cơ chế tài chính giữa các bên liên quan
35 8 22.86 10 28.57 15 42.86 2 5.71
3
Năng lực điều hành Dự án của Ban QLDA trung ương,
cơ quan chủ quản
4
Hiệu quả triển khai Dự án của các đơn vị
35 12 34.29 13 37.14 10 28.57 0 0.00
5
Hiệu quả của sự hỗ trợ từ Ban QLDA và các tài liệu hướng dẫn triển khai cho các đơn vị
35 5 14.29 25 71.43 5 14.29 0 0.00
Phù hợp Chấp nhận được Chưa hợp lý Rất phức tạp 6 Mô hình, cơ cấu
triển khai dự án 35 8 22.86 20 57.14 5 14.29 2 5.71
7
Chủ trương, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, cơ quan quản lý dự án 35 25 71.43 10 28.57 0 0.00 0 0.00 8 Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án về đào tạo BSĐK 35 5 14.29 15 42.86 15 42.86 0 0.00 Tiết kiệm
thời gian Hợp lý Kéo dài Quá kéo dài
9 Quá trình xây dựng các quy định, tài liệu hướng dẫn thực hiện dự án của Ban QLDA TW 35 0 0 10 28.57 22 62.86 3 8.57 Thiếu
kinh nghiêm Trung bình
Nhiều kinh nghiệm
10
Kinh nghiệm triển khai, giải ngân dự án về đào tạo BSĐK của các đơn vị thụ hưởng
35 12 34.29 15 42.86 8 22.86
11 Kinh nghiệm triển
án về đào tạo BSĐK của các Ban QLDA TW, cơ quan chủ quản
Một điểm đáng lưu ý về hoạt động xây dựng sổ tay hướng dẫn của Ban QLDA trung ương, có 42,86% người được phỏng vấn đánh giá sổ tay còn nhiều điểm chưa hợp lý, không hỗ trợ được nhiều cho triển khai của các trường. Thêm vào đó, quá trình xây dựng kéo dài dẫn đến thiếu căn cứ triển khai.
Ngoài ra, hình thức phân bổ kinh phí về dự án chủ yếu dựa trên đầu vào, nghĩa là Dự án trung ương phân bổ kinh phí về bao nhiêu, nhà trường sẽ tự chủ động triển khai các hoạt động và đảm bảo việc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu của dự án trung ương mà chưa gắn liền đến công tác đào tạo của nhà trường. 70% người được phỏng vấn trả lời sản phẩm của Dự án thường không áp dụng vào công tác giảng dạy của nhà trường mà thường dùng làm tài liệu hỗ trợ, tham khảo.
Một số trường hợp dự án hỗ trợ địa phương kinh phí đào tạo dài hạn, nhưng đến thời điểm kết thúc dự án vẫn chưa hoàn thành việc đào tạo học viên, địa phương không có đủ kinh phí để tiếp tục hỗ trợ học viện học tiếp dẫn đến tình trạng học viên không hoàn thành khóa đào tạo dài hạn.
Các nội dung tài trợ theo các dự án về đào tạo BSĐK thường là đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho nhà trường mà chưa trú trọng đến quá trình đào tạo và cải cách chương trình, đảm bảo chất lượng quá trình và đầu ra. Các trường chưa đáp ứng được các chuẩn giáo dục y khoa. Trang thiết bị đầu tư cho nhà trường thường do Ban QLDA TW mua sắm tập trung, rồi cấp phát về nhà trường sử dụng. Các trang thiết bị khi được đưa về nhà trường thì cơ sở thực hành lại ít sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả do thời gian từ thời điểm đề xuất đến thời
điểm nhận trang thiết bị quá lâu, có khi đến 2-3 năm, khi đó trang thiết bị đã lỗi thời, không đáp ứng được yêu cầu đào tạo, nghiên cứu của nhà trường.
Quá trình mua sắm trang thiết bị không dự trù hết các loại chi phí, vật tư tiêu hao, sửa chữa dẫn đến một số thiết bị sau một thời gian đưa vào sử dụng thì hết vật tư tiêu hao, hỏng hóc mà đơn vị sử dụng không có kinh phí để tiếp tục duy trì dẫn đến tình trạng đắp chiếu một số thiết bị. Việc đầu tư trang thiết bị không đồng thời với đào tạo chuyển giao công nghệ, điều này khiến 1 số cơ sở đào tạo khi tiếp nhận thiết bị lại không có các bộ chuyên trách được đào tạo quản lý, sử dụng và vận hành trang thiết bị.
Ngoài ra, theo đề xuất mục đích sử dụng trang thiết bị của nhà trường thường phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu. Qua khảo sát thực địa, một số trang thiết bị như thiết bị siêu âm, chụp chiếu…được sử dụng đồng thời phục vụ khám bệnh, chữa bệnh cho các cơ sở thực hành của nhà trường.
3.2.3: Kiểm tra, giám sát, đánh giá triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Công tác giám sát, đánh giá triển khai dự án cho đào tạo đội ngũ BSĐK với mục đích chính là hỗ trợ các trường triển khai thực hiện hoạt động đúng mục tiêu, kế hoạch đặt ra. Hoạt động đánh giá định kỳ thường được triển khai thông qua các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện hoạt động của đơn vị theo quý, năm. Hiện nay cơ quan quản lý thường dùng công cụ báo cáo thống nhất (gọi tắt là AMT) để theo dõi các hoạt động dự án ODA gồm tiến độ thực hiện, tiến độ giải ngân vốn viện trợ, vốn đối ứng, kế hoạch đấu thầu, thông tin về các gói thầu, tình hình thực hiện quy trình lựa chọn nhà thầu, kết quả đấu thầu, theo dõi hợp đồng và theo dõi các chỉ số đầu ra của dự án…
Bảng 3: Đánh giá công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá triển khai dự án ODA cho đào tạo BSĐK
TT Tiêu chí Xếp loại Tổng số phiếu Tốt Khá Trung bình Yếu 1
Hiệu quả triển khai các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá của các cơ quan quản lý dự án Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 35 6 17.14 20 57.14 9 25.71 0 0.00 Ít Phù hợp Nhiều Quá nhiều 2
Tần suất giám sát, đánh giá triển khai dự án tại các đơn vị 35 5 14.29 30 85.71 0 0 0 0 Không phù hợp Bình thường Hợp lý Rất phù hợp 3 Sự phù hợp của các nội dung kiểm tra, giám sát, đánh giá đối với các đơn vị
35 0 0 13 37.14 20 57.14 3 8.57
Đối với các Dự án ODA về đào tạo đội ngũ BSĐK ở Việt Nam, hoạt động thuê tuyển tư vấn đặc biệt là tư vấn cá nhân là thường xuyên và liên tục. Vì vậy công tác quản lý, giám giá hoạt động, theo dõi hợp đồng tư vấn là hết sức quan trọng. Thứ nhất, có nhiều tư vấn phải quản lý (tư vấn trong nước, tư vấn quốc tế, tư vấn hãng…). Loại hợp đồng đối với tư vấn có thể là trọn gói hoặc theo thời gian. Việc theo dõi hợp đồng đối với hoạt động thuê tuyển tư vấn nhìn chung tuy được cho là đảm bảo yêu cầu đầu ra cũng như quy trình thanh quyết toán nhưng nội dung đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo dõi thời gian chưa được chú trọng.
những bước cần thiết đối với hoạt động này. Các sản phẩm nghiệm thu cần đảm bảo đúng theo các tiêu chí kỹ thuật đã xây dựng và yêu cầu. Quá trình từ khi đề xuất nhu cầu đến khi bàn giao sản phẩm tới các đơn vị còn kéo dài, chưa đảm bảo tiến độ thời gian do chưa có sự giám sát, kiểm tra kịp thời, hiệu quả của cơ quan quản lý cũng như sự thiếu kinh nghiệm trong nghiệp vụ mua sắm đầu thấu