Cập nhập thông tin từ những năm trước
PDAC rất coi trọng việc thu thập thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý vì nó đem lại cho KTV sự hiểu biết về đặc điểm khách hàng, hoạt động kinh doanh, cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý, nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Đối với các khách hàng thường niên, tất cả các thông tin này được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường niên tại Công ty, nên việc đầu tiên KTV cần làm là cập nhập thông tin.
Công ty A là khách hàng cũ nên KTV dễ dàng có được những thông tin cơ sở qua xem xét hồ sơ kiểm toán thường niên của công ty này. Những thông tin KTV thu thập được như sau:
Công ty A là Công ty Cổ phần được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 030245xxx do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp thay đổi lần thứ 10 ngày 10/03/2011.
Lĩnh vực kinh doanh:
- Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất (Chi tiết: Sàn giao dịch bất động sản).
dụng hoặc đi thuê (Chi tiết: Kinh doanh nhà, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khu dân cư, cho thuê văn phòng, căn hộ, đầu tư xây dựng cao ốc văn phòng và căn hộ cho thuê, dịch vụ quản lý cao ốc văn phòng và căn hộ).
- Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu (Chi tiết: Lập dự án đầu tư (báo cáo tiền khả thi, khả thi)).
Nguyên tắc tổ chức và quản lý điều hành của công ty:
- Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ, và tôn trọng pháp luật.
- Cơ quan quyết định cao nhất là Đại hội đồng cổ đông.
- Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị (HĐQT) để quản trị kinh doanh công ty, và bầu Ban kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động của công ty.
- Điều hành hoạt động của công ty là Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm. Điều tra - phỏng vấn
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nhóm kiểm toán có buổi gặp gỡ, phỏng vấn với Ban Giám đốc khách hàng để thu thập thông tin về khách hàng, kiểm tra xem những đặc điểm khách hàng kỳ này có thay đổi so với kỳ trước không. Để cho cuộc phỏng vấn có chất lượng, KTV phải tạo không khí thân mật, chú ý lắng nghe câu trả lời, nên đưa ra những câu hỏi mở. Đối với Công ty A, sau cuộc phỏng vấn, KTV nhận thấy đặc điểm của Công ty không thay đổi so với năm trước.
Kiểm tra tài liệu
Trong cuộc phỏng vấn, KTV cũng yêu cầu Ban Giám đốc Công ty khách hàng cung cấp Giấy phép thành lập và Điều lệ Công ty (chỉ đối với khách hàng mới), các BCTC gồm: BCĐKT, BCKQHĐKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC và Báo cáo của Ban Giám đốc cam kết trách nhiệm trong việc lập và kiểm tra BCTC được trình bày trung thực, hợp lý. Đây chính là những bằng chứng quan trọng mà KTV cần phải thu thập. Nói chung, việc thu thập tài liệu chứng minh tương đối thuận lợi do tài liệu có sẵn, chi phí để thu thập BCKT cũng thấp hơn các phương pháp khác.