2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kiểm toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ phận kiểm toán của công ty
2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán Trưởng phòng Trưởng phòng
Chịu trách nhiệm về mọi mặt công tác của phòng theo chức năng, quyền hạn đã được giao;
Chịu trách nhiệm về hoạt động của nhân viên trong phòng;
Lên kế hoạch sắp xếp cho nhân viên học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;
Triển khai chương trình quản lý nhân viên có hiệu quả gồm tuyển chọn, huấn luyện, phân công công việc, thực hiện đánh giá và đề bạt các KTV;
Theo dõi và kiểm tra, rà soát kết quả kiểm toán;
Tham gia nhóm tư vấn và đào tạo của công ty, giúp đỡ các nhân viên trong chuyên môn nghiệp vụ.
Phòng Kiểm toán 1 Phòng Kiểm toán 2 Trưởng phòng Trợ lý kiểm toán Trưởng phòng Trợ lý kiểm toán Phó phòng Phó phòng Bộ phận kiểm toán
Phó phòng
Phó phòng thường sẽ là người được giao làm trưởng nhóm kiểm toán: Lập dự thảo kế hoạch kiểm toán;
Điều hành, quản lý nhóm kiểm toán tại khách hàng;
Tổng hợp kết quả kiểm toán, lập dự thảo Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý;
Tham gia nhóm tư vấn và đào tạo của công ty;
Trợ giúp, hướng dẫn nghiệp vụ cho các trợ lý kiểm toán. Trợ lý kiểm toán
Trợ lý kiểm toán là người trực tiếp thực hiện công việc kiểm toán đồng thời chịu trách nhiệm trước KTV chính hoặc người quản lý công việc về tất cả các vấn đề liên quan đến việc thực hiện công việc kiểm toán. Trước khi tiến hành kiểm toán các khoản mục, trưởng nhóm kiểm toán phân tích và phán đoán sai sót có thể xảy ra ở từng khoản mục. Sau đó giao cho từng trợ lý kiểm toán thực hiện từng khoản mục cụ thể như tiền, nợ phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí... Trợ lý kiểm toán sau khi hoàn thiện từng khoản mục được giao, phải đưa cho trưởng nhóm kiểm toán kiểm tra lại nhằm phát hiện lỗi và điều chỉnh sai sót.
Trợ lý kiểm toán phải là người hiểu biết về lĩnh vực kế toán và kiểm toán, có thể đảm nhiệm việc thực hiện các bước của công việc kiểm toán, đòi hỏi có khả năng soạn thảo sơ bộ các phần hành trong giấy tờ làm việc, thư hẹn kiểm toán của ban lãnh đạo và Báo cáo kiểm toán. Trợ lý mới vào nghề theo quy định là những người mới tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế hoặc những người có trình độ, kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực kế toán kiểm toán. Dưới sự giám sát chặt chẽ của trưởng nhóm kiểm toán, người trợ lý mới vào nghề sẽ hoàn tất những yêu cầu kiểm toán cụ thể trong các khoản mục như: Tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, các khoản phải thu…
2.1.2.3 Quy trình kiểm toán chung của công ty
Quy trình kiểm toán mà PDAC áp dụng là quy trình kiểm toán mẫu áp dụng từ kỳ kiểm toán 2010/2011 được ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-
VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA, là quy trình thể hiện phương pháp luận chung nhất trong việc thực hiện và quản lý một cuộc kiểm toán BCTC nhằm đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán là làm tăng độ tin cậy của người sử dụng BCTC thông qua việc KTV đưa ra ý kiến về sự trung thực và hợp lý của BCTC, trên các khía cạnh trọng yếu, không còn chứa đựng các sai sót mà chưa được phát hiện ra, phù hợp với quy định về lập và trình bày BCTC và các quy định pháp lý có liên quan.
Quy trình kiểm toán này giúp người sử dụng có thể quản lý cuộc kiểm toán một cách chặt chẽ, nhằm xác định, đánh giá và quản lý rủi ro kiểm toán trên cơ sở tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Quy trình kiểm toán mẫu (phụ lục)
2.2 Thực tế vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán & Tư vấn Phan Dũng (PDAC) toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán & Tư vấn Phan Dũng (PDAC) thực hiện
Trong chu trình kiểm toán BCTC do Công ty PDAC thực hiện, các thủ tục kiểm toán được thực hiện từ khâu kiểm tra các hoạt động kiểm soát, sau đó sẽ tiến hành các thủ tục phân tích, và cuối cùng là thực hiện kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dư các tài khoản. Để thu thập được BCKT đầy đủ và thích hợp, KTV cần vận dụng linh hoạt các kỹ thuật thu thập BCKT. Việc áp dụng kỹ thuật như thế nào được quy định trong chương trình kiểm toán chi tiết, KTV dựa vào đó để thực hiện công việc của mình. Các kỹ thuật thu thập bằng chứng thường được công ty thực hiện trong
suốt quá trình kiểm toán bao gồm: Kiểm tra đối chiếu, Quan sát, Điều tra - Phỏng
vấn, Xác nhận, Tính toán, Thủ tục phân tích.
Sau giai đoạn tiền kế hoạch nhằm tiếp cận với khách hàng, thu thập những thông tin cần thiết nhằm giúp cho họ hiểu về nhu cầu của khách hàng, đánh giá khả năng phục vụ... để từ đó hai bên ký hợp đồng kiểm toán hoặc thư cam kết kiểm toán, KTV bắt đầu sử dụng các kỹ thuật thu thập BCKT trong quy trình của cuộc kiểm toán BCTC.
2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH Kiểm toán & Tư vấn Phan Dũng. Việc lập kế hoạch kiểm toán giúp cho KTV có định hướng ban đầu về lượng BCKT cần phải thu thập để đảm bảo tính đầy đủ và tính hợp lý của BCKT làm cơ sở cho ý kiến của KTV.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, các phương pháp kỹ thuật thu thập BCKT được KTV của PDAC vận dụng trong:
- Thu thập thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý. - Đánh giá chung về HTKSNB.
- Phân tích số liệu.
Bài viết trình bày việc áp dụng các kỹ thuật thu thập BCKT trong giai đoạn này đối với khách hàng của PDAC là Công ty A
2.2.1.1 Thu thập thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý Cập nhập thông tin từ những năm trước Cập nhập thông tin từ những năm trước
PDAC rất coi trọng việc thu thập thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý vì nó đem lại cho KTV sự hiểu biết về đặc điểm khách hàng, hoạt động kinh doanh, cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý, nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Đối với các khách hàng thường niên, tất cả các thông tin này được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường niên tại Công ty, nên việc đầu tiên KTV cần làm là cập nhập thông tin.
Công ty A là khách hàng cũ nên KTV dễ dàng có được những thông tin cơ sở qua xem xét hồ sơ kiểm toán thường niên của công ty này. Những thông tin KTV thu thập được như sau:
Công ty A là Công ty Cổ phần được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 030245xxx do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp thay đổi lần thứ 10 ngày 10/03/2011.
Lĩnh vực kinh doanh:
- Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất (Chi tiết: Sàn giao dịch bất động sản).
dụng hoặc đi thuê (Chi tiết: Kinh doanh nhà, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khu dân cư, cho thuê văn phòng, căn hộ, đầu tư xây dựng cao ốc văn phòng và căn hộ cho thuê, dịch vụ quản lý cao ốc văn phòng và căn hộ).
- Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu (Chi tiết: Lập dự án đầu tư (báo cáo tiền khả thi, khả thi)).
Nguyên tắc tổ chức và quản lý điều hành của công ty:
- Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ, và tôn trọng pháp luật.
- Cơ quan quyết định cao nhất là Đại hội đồng cổ đông.
- Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị (HĐQT) để quản trị kinh doanh công ty, và bầu Ban kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động của công ty.
- Điều hành hoạt động của công ty là Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm. Điều tra - phỏng vấn
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nhóm kiểm toán có buổi gặp gỡ, phỏng vấn với Ban Giám đốc khách hàng để thu thập thông tin về khách hàng, kiểm tra xem những đặc điểm khách hàng kỳ này có thay đổi so với kỳ trước không. Để cho cuộc phỏng vấn có chất lượng, KTV phải tạo không khí thân mật, chú ý lắng nghe câu trả lời, nên đưa ra những câu hỏi mở. Đối với Công ty A, sau cuộc phỏng vấn, KTV nhận thấy đặc điểm của Công ty không thay đổi so với năm trước.
Kiểm tra tài liệu
Trong cuộc phỏng vấn, KTV cũng yêu cầu Ban Giám đốc Công ty khách hàng cung cấp Giấy phép thành lập và Điều lệ Công ty (chỉ đối với khách hàng mới), các BCTC gồm: BCĐKT, BCKQHĐKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC và Báo cáo của Ban Giám đốc cam kết trách nhiệm trong việc lập và kiểm tra BCTC được trình bày trung thực, hợp lý. Đây chính là những bằng chứng quan trọng mà KTV cần phải thu thập. Nói chung, việc thu thập tài liệu chứng minh tương đối thuận lợi do tài liệu có sẵn, chi phí để thu thập BCKT cũng thấp hơn các phương pháp khác.
2.2.1.2 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Khi đã có những hiểu biết sơ bộ về thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, nhóm kiểm toán tiếp tục đánh giá HTKSNB của khách hàng trên cả ba phương diện: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các hoạt động kiểm soát. Trong bước này, nhóm kiểm toán trực tiếp phỏng vấn Ban giám đốc, bộ phận kế toán và quan sát phong cách làm việc của Ban giám đốc và các nhân viên trong Công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán.
Dựa vào hiểu biết của kiểm toán viên
Tại PDAC, khi kiểm toán cho khách hàng thường niên, nhóm kiểm toán luôn có những KTV đã tiến hành kiểm toán cho khách hàng kỳ trước. Việc dựa vào kinh nghiệm kiểm toán từ các cuộc kiểm toán trước, họ sẽ nhanh chóng thu được nhiều thông tin về HTKSNB của khách hàng.
Những hiểu biết của KTV về HTKSNB của Công ty A :
- Tại Công ty, có sự phân công công việc rõ ràng giữa các cán bộ, công nhân viên, Giám đốc ủy quyền thường xuyên cho các Phó giám đốc trong việc quyết định một số lĩnh vực mà họ phụ trách.
- Phòng tài chính kế toán có 8 người: 01 kế toán trưởng, 01 kế toán tổng hợp, 05 kế toán chi tiết, 01 thủ quỹ. Tất cả đều có trình độ từ Cao đẳng, Đại học kế toán, tài chính trở lên.
- Sổ kế toán và các chứng từ kế toán được thiết lập trên hệ thống máy tính, sổ rõ ràng, sạch sẽ, dễ đọc, dễ hiểu. Tại thời điểm kiểm toán, sổ kế toán và chứng từ đã in sẵn, đóng thành từng tập, từng quyển, đáp ứng công tác lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 và Thông tư 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
Phỏng vấn
Phỏng vấn là kỹ thuật thường xuyên được áp dụng để thu thập BCKT. Phỏng vấn giúp KTV nắm bắt được những thay đổi trong HTKSNB của khách hàng thường niên như Công ty A. Tại Công ty A, KTV đánh giá các chính sách và thủ tục của HTKSNB về cơ bản không thay đổi so với những thông tin mà KTV đã biết qua các cuộc kiểm toán năm trước theo sự hiểu biết của KTV đã đề cập ở trên.
Kiểm tra tài liệu
KTV thu thập các tài liệu liên quan đến việc thiết kế và thực hiện kiểm soát nội bộ, ở Công ty A, KTV thu được những tài liệu sau đây:
- Quy chế quản lý tài chính năm 2011.
- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2011. - Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty.
- Quyết định của Hội đồng quản trị về đơn giá tiền lương. - Giấy phép đầu tư.
Các tài liệu này được lưu trong hồ sơ pháp lý. Quan sát
KTV quan sát các hoạt động trong đơn vị khách hàng để đánh giá việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, mức độ trung thực trong các thông tin mà những người được phỏng vấn cung cấp.
Tại Công ty A, KTV đánh giá Ban giám đốc nghiêm túc trong công việc, giàu tinh thần trách nhiệm, có kinh nghiệm, các nhân viên trong Công ty sẵn sàng làm thêm giờ, chấp hành tốt nội quy, quy chế Công ty đề ra về giờ giấc, an toàn lao động, nhân viên phòng kế toán có năng lực, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý tài chính, được phân công công việc rõ ràng và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, công việc của kế toán chi tiết thường xuyên được kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiểm tra chặt chẽ.
2.2.1.3 Phân tích số liệu
Trong bước này, KTV của PDAC sử dụng thủ tục phân tích với một số dữ liệu trên BCĐKT, BCKQHĐKD. Thực hiện các thủ tục phân tích sẽ cung cấp
cho KTV những bằng chứng về tính hợp lý, thay đổi bất thường, tính liên tục hoạt động, tình hình kinh doanh của khách hàng. Thực tế trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán do PDAC thực hiện tại Công ty A, KTV dựa vào BCTC năm hiện hành và BCTC các năm trước để so sánh xem có sự biến động lớn nào ở các chỉ tiêu trên đó qua các năm không. Đồng thời, kết hợp với sử dụng các bằng chứng thu thập được từ việc thực hiện các kỹ thuật khác như: bảng tìm hiểu về khách hàng, yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu quan trọng liên quan đến đơn vị… để có thể đưa ra các ý kiến mang tính xét đoán cá nhân của KTV về những biến động bất thường và mức rủi ro vốn có của các khoản mục trên BCTC.
Bảng cân đối kế toán
Chênh lệch
TÀI SẢN Năm nay Năm trước
Tuyệt đối % Ghi chú A.TÀI SẢN NGẮN HẠN 169.979.708.168 158.936.451.594 11.043.256.574 7 I. Tiền & TĐT 11.103.398.699 556.343.708 10.547.054.991 1.896 [1] 1. Tiền mặt 11.050.313.265 450.516.758 10.599.796.507 2.353 2. Tiền gửi ngân hàng 53.085.434 105.826.950 -52.741.516 -50 III. Các khoản phải
thu ngắn hạn 21.127.655.830 46.864.191.944 -25.736.536.114 -55 1. Phải thu khách
hàng 401.389.300 543.500 400.845.800 73.753 [2]
2. Trả trước cho
người bán 13.726.266.530 39.863.648.444 -26.137.381.914 -66 [3] 5. Các khoản phải thu
khác 7.000.000.000 7.000.000.000 - - IV. Hàng tồn kho 136.862.089.184 111.128.664.449 25.733.424.735 23 1. Hàng tồn kho 136.862.089.184 111.128.664.449 25.733.424.735 23 V. Tài sản ngắn hạn khác 886.564.455 387.251.493 499.312.962 129 2. Thuế GTGT được khấu trừ 452.398.609 3.321.214 449.077.395 13.521
3. Thuế và các khoản
phải thu Nhà nước 434.165.846 383.930.279 50.235.567 13 B. TÀI SẢN DÀI
HẠN 6.715.726.686 14.753.893.577 -8.038.166.891 -54 II. Tài sản cố định 1.099.514.260 1.247.163.163 -147.648.903 -12 1. TSCĐ hữu hình 1.099.514.260 1.247.163.163 -147.648.903 -12 - Nguyên giá 2.088.991.561 2.178.331.381 -89.339.820 -4 - Giá trị hao mòn lũy
kế (989.477.301) (931.168.218) -58.309.083 6 V. Tài sản dài hạn khác 5.616.212.426 13.506.730.414 -7.890.517.988 -58 1. Chi phí trả trước dài hạn 5.616.212.426 13.506.730.414 -7.890.517.988 -58 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 176.695.434.854 173.690.345.171 3.005.089.683 2 NGUỒN VỐN A. NỢ PHẢI TRẢ 175.548.490.458 172.463.309.262 3.085.181.196 2 I. Nợ ngắn hạn 80.139.907.458 89.034.316.262 -8.894.408.804 -10