Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và các bộ phận khác tại KOI Resort & Spa Hoi an phối hợp với nhau khá tốt và nhịp nhàng, cụ thể như sau:
• Với bộ phận nhà hàng:
Khi khách cần đặt bàn ăn tại nhà hàng của khách sạn hay muốn sử dụng dịch vụ ẩm thực tại phòng, lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu và thông báo cho nhà hàng thực hiện. Ngược lại, bộ phận nhà hàng sẽ tổng hợp hóa đơn và chuyển cho lễ tân để cập nhật hồ sơ thanh toán cho khách.
• Với bộ phận buồng phòng:
Hằng ngày, lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng phòng tình hình khách đến và đi để phân chia thứ tự ưu tiên làm phòng, tiếp nhận phàn nàn và báo cho bộ phân buồng phòng xử lí. Khi khách làm thủ tục trả phòng, nhân viên buồng sẽ kiểm tra tình trạng buồng và báo cho lễ tân để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
• Với bộ phận an ninh:
Khi khách báo bị mất tài sản, lễ tân sẽ báo ngay cho bộ phận buồng và bộ phận an ninh để hỗ trợ tìm kiếm kịp thời. Bộ phận này còn phối hợp với lễ tân để giải quyết các sự cố về an ninh và an toàn tính mạng tài sản của khách.
• Với bộ phận giải trí:
Nhân viên lễ tân nắm các thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung để giới thiệu cho khách. Lễ tân chuyển các yêu cầu dịch vụ đến các bộ phận giải trí để phục vụ khách. Ngược lại, bộ phận giải trí sẽ chuyển các hóa đơn phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách để lễ tân cập nhật vào hồ sơ thanh toán.
thiệu các sản phẩm dịch vụ và triển khai thực hiện các chương trình ưu đãi của khách sạn trong suốt quá trình khách đặt phòng và lưu trú tại khách sạn.
• Với bộ phận kế toán:
Sau khi lễ tân kết ca làm việc sẽ thực hiện chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ - hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán tiến hành hoạch toán doanh thu và làm các báo cáo tài chính.
• Với bộ phận nhân sự:
Tìm kiếm các ứng viên tiềm năng và tuyển dụng các vị trí thuộc bộ phận lễ tân để đáp ứng công việc của bộ phận.
• Nhận xét:
Nhìn chung bộ phận lễ tân đã tạo ra mối quan hệ khá thân thiết với các bộ phận khác, các bộ phận luôn quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Mối liên hệ giữa các bộ phận này khá rõ ràng và mật thiết, hiểu ý nhau trong lúc làm việc. Trong lúc vắng khách thì các bộ phận phối hợp với nhau rất nhịp nhàng và ăn ý. Tuy nhiên, vào những dịp cao vụ hoặc đông khách thì có rất nhiều lỗi xảy ra như nhân viên lễ tân nắm bắt yêu cầu dọn phòng hoặc gọi đồ ăn thức uống của khách nhưng lại quên gọi báo cho nhân viên buồng phòng hoặc nhân viên nhà hàng xử lí dẫn đến sự mất hài lòng của khách.