• Tăng cường công tác kiểm tra lại toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị của bộ phận lễ tân và tiến hành sửa chữa
Hệ thống trang thiết bị cơ sở vật chất bị trong quá trình sử dụng không thể tránh khỏi những hư hỏng, xuống cấp theo thời gian. Chẳng hạn như hệ thống máy lạnh tại sảnh có nhiệt độ đôi khi lại quá lạnh, lúc thì lại quá nóng tạo cảm giác khó chịu cho cả khách hàng và nhân viên vì vậy nên cần phải được giám sát thường xuyên nhằm đảm bảo nhiệt độ vừa phải, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu thư giãn cho khách và nhân viên làm việc trong điều kiện tốt nhất. Để tránh tình trạng trên thì nên kiểm tra lại toàn bộ hiện trạng của cơ sở vật chất, trang thiết bị một cách cụ thể và chi tiết nhất và đưa ra một báo cáo chính xác. Tăng cường kiểm tra, bảo trì các thiết bị điện trong khu vực lễ tân ít nhất 1 lần 1 tuần để đảm bảo nó vẫn luôn tình trạng hoạt động tốt. Sau đó lập ra một kế hoạch sữa chữa và liên hệ với bộ phận kỹ thuật để sữa chữa toàn bộ các trang thiết bị hư hỏng. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng sau quá trình sửa chữa và thay thế phải đủ đảm bảo chất lượng như hiện trạng ban đầu. Lập một danh sách các trang thiết bị còn thiếu dựa trên bảng kiểm kê và trình báo với bộ phận kế toán và ban giám đốc xin phép được bổ sung các trang thiết bị còn thiếu.
• Nâng cấp, thay thế, bổ sung một số trang thiết bị dụng cụ trong bộ phận lễ tân
Thay thế các thiết bị đã xuống cấp tại bộ phận lễ tân góp phần nâng cao chất lượng phục vụ. Chẳng hạn như cần bổ sung thêm một bộ đàm để nhân viên lễ tân liên hệ với các bộ phận khác giúp nhân viên làm thủ tục nhanh chóng để khách không phải chờ đợi quá lâu. Hơn nữa, khách sạn cần bổ sung thêm một xe đẩy hành lý, phòng khi có những đoàn khách lớn đông người đến khách sạn, tránh trường hợp để khách tự mang hành lý khi hành lý đó quá nặng. Khi có sự thiếu hụt, nhân viên phải báo ngay với trưởng bộ phận để kịp thời bổ sung những vật dụng cần thiết.
• Thực hiện công tác vệ sinh, bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở vật chất, hệ thống trang thiết bị tại bộ phận lễ tân
Bảo trì, vệ sinh và kiểm tra thường xuyên hệ thống máy vi tính, phần mềm điều hành khách sạn, máy in, bộ đàm, máy làm thẻ chìa khóa, máy photo, điện thoại bàn luôn ở trong trạng thái hoạt động tốt để để cho nhân viên dễ dàng cập nhật thông tin và nhanh chóng
+ Nhận đăng ký đặt phòng
+ Đón tiếp và làm thủ tục nhập phòng cho khách + Phục vụ khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn + Làm thủ tục thanh toán và tiễn khách.
Để hoàn thiện quy trình phục vụ tại bộ phận lễ tân cần:
- Từ khâu check-in đến check-out đảm bảo luôn làm đúng thứ tự theo quy trình, ngăn ngừa thiếu sót trong từng quy trình và tìm ra giải pháp để điều chỉnh phù hợp nhất.
- Đặc biệt ở quy trình phục vụ khách trong thời gian lưu trú, trong thời gian cao khách nhanh nhất và hợp lý nhất có thể, tạo sự hài lòng cho khách. Đặc biệt chúng ta cần phải có những biện pháp nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng trong quá trình phục vụ như:
Không để khách phải chờ đợi lâu ở nơi đón tiếp nhất là làm thủ tục đăng ký khách sạn và thanh toán cuối cùng.
Cần phải đào tạo nhân viên thực hiện thuần thục các quy trình và không được bỏ qua bất cứ bước nào
Nhân viên khi thấy khách vào hay ra khỏi quầy lễ tân phải xin chào và tạm biệt khách.
Luôn phải vui vẻ và thân thiện, giữ rõ thái độ chuyên nghiệp với khách hàng khi khách hàng không đúng hoặc có những ý kiến đòi hỏi.