Không một bộ phận nào trong khách sạn có thể hoạt động đạt hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ, liên kết với các bộ phận khác. Bộ phận lễ tân không chỉ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mà còn các bộ phận khác trong khách sạn cũng vậy. Để hoạt động kinh doanh luôn được diễn ra tốt, ngoài việc làm đúng quy định kinh doanh của ngành nghề và tiêu chuẩn công việc, vấn đề xây dựng phong cách phục vụ riêng biệt cho mình là một trong những đòi hỏi cao đối với bộ phận quản lý khách sạn. Để làm được điều đó thì bộ phận lễ tân cũng cần phải xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác.
thừa nguyên vật liệu.
+ Chuyển giao đầy đủ các hóa đơn thanh toán, phiếu kí nợ của khách cho lễ tân để lễ tân cập nhập vào hồ sơ thanh toán của khách khi khách check-out tránh việc thanh toán thiếu sót ảnh hưởng đến doanh thu của khách sạn.
• Bộ phận lễ tân và bộ phận kỹ thuật:
+ Phối hợp chặt chẽ hơn với bộ phận kĩ thuật để kịp thời khắc phục các sự cố vật chất, trang thiết bị trong phòng khách
+ Hỗ trợ bộ phận IT để công tác vận hành hệ thống máy tính làm việc được suôn sẻ, hạn chế các lỗi lớn gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc vì toàn bộ thông tin khách đều thông qua hệ thống máy tính. Nếu máy tính hư hỏng đột xuất dẫn đến việc mất toàn bộ tài liệu của khách sạn về khách hàng.
• Bộ phận lễ tân và bộ phận kế toán:
+ Kiểm kê, lưu giữ và ghi chép đầy đủ thông tin hóa đơn để tránh việc thiếu sót hoặc làm mất hóa đơn.
+ Không nên để các chứng từ dồn lại nhiều ngày điều đó làm lẫn lộn các giấy tờ với nhau dẫn đến thiếu sót và dễ sai lệch trong khoản tính toán doanh thu của khách sạn.
• Bộ phận lễ tân và bộ phận an ninh:
+ Liên kết chặt chẽ với bộ phận an ninh nhằm đảm bảo an toàn về tính mạng và tài sản của khách hàng cũng như của khách sạn.
+ Phối hợp cùng nhau giải quyết những tình huống liên quan đến an ninh khách sạn, các trường hợp đánh rơi, mất cắp tài sản của khách.
+ Khi có bất kì vấn đề gì xảy ra, lễ tân nhanh chóng thông báo và cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho bộ phận an ninh để họ xác định chính xác nguyên nhân xảy ra vấn đề đó bằng những công tác nghiệp vụ
• Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và bộ phận kinh doanh và tiếp thị: Hỗ trợ và phối hợp hiệu quả với bộ phận kinh doanh và tiếp thị để cung cấp cho bộ phận lễ tân cơ sở để xây dựng các chiến lược kinh doanh, chính sách giá phù hợp với các đối tượng khách khác nhau và kế hoạch phát triển các sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
• Giải pháp tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận:
- Các bộ phận nên có buổi họp chung ít nhất một tháng một lần để có thể trao đổi và rút kinh nghiệm trong việc phối hợp để phục vụ khách.
- Các bộ phận cần họp bàn để đưa ra một phương pháp phục vụ chung, nhằm đảm bảo quy trình và làm hài lòng khách hàng hơn.
- Các trưởng bộ phận cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các trưởng bộ phận để đánh giá việc phối hợp giữa các bộ phận đã tốt hay chưa, cần xem xét các vấn đề nào còn chưa được, thì tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục.
- Bộ phận lễ tân cũng nên thường tổ chức những buổi tiệc nhỏ để nhân viên có thể hiểu nhau hơn và cùng giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, giảm mệt mỏi sau những giờ làm việc căng thẳng.
- Các trưởng bộ phận cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các trưởng bộ phận để đánh giá việc phối hợp giữa các bộ phận đã tốt hay chưa, cần xem xét các vấn đề nào còn chưa được, thì tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục.
- Tạo mối quan hệ thân thiết giữa các bộ phận, để các nhân viên này hỗ trợ lẫn nhau, khuyến khích nhau phấn đấu.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc thi đấu thể thao giúp tăng tính đoàn kết trong nhân viên.
- Cuối năm khách sạn nên tổ chức tiệc cuối năm tạo điều kiện giúp cho nhân viên giữa các bộ phận có khoảng không gian được vui chơi, giải trí sau một năm lao động mệt mỏi và căng thẳng.