Phần I : MỞ ĐẦU
7. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lƣợng quyết toán vốn đầu tƣXDCB bằng
3.2.2. Nhóm giải pháp liên quan đến công tác quản lý, điều hành
3.2.2.1. Hoàn thiện quy trình thẩm tra quyết toán và phê duyệt quyết toán
Để khắc phục tình trạng chƣa có một quy trình tổng quát thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XDCB trên địa bàn tỉnh, đồng thời làm rõ một số nội dung chƣa đƣợc cụ thể, Tác giả xin hoàn thiện quy trình thẩm tra theo sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.1: Quy trình tổng quát thực hiện thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hoàn thành
(3) Lập kế hoạch thẩm tra:
(1)Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
(2)Giao nhiệm vụ thẩm tra
Đăng ký tiến độ thực hiện
(4)Tiến hành thẩm tra báo cáo
quyết toán
Những nhận xét và kiến nghị
Thẩm tra hồ sơ pháp lý Kiến nghị lựa chọn hình thức thẩm tra
Các nội dung về hồ sơ quyết toán đã nhận
(3)Lập kế hoạch thẩm tra
(5) Tổng hợp, báo cáo, thông qua, trình duyệt kết quả thẩm tra quyết toán
Thẩm tra nguồn vốn đầu tƣ Thẩm tra chi phí đầu tƣ
Thẩm tra chi phí đầu tƣ thiệt hại không tính vào giá trị tài sản
Thẩm tra giá trị tài sản hình thành qua đầu tƣ
Thẩm tra tình hình công nợ, vật tƣ, thiết bị tồn đọng
Xem xét việc chấp hành của chủ đầu tƣ Nhận xét đánh giá, kiến nghị
Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán
Thông qua số liệu quyết toán với chủ đầu tƣ
(1) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Khi chủ đầu tƣ nộp hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ XDCB bằng buồn NSNN, bộ phận tiếp nhận tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ. Gồm:
Thủ tục hành chính và văn bản trình duyệt quyết toán của chủ đầu tƣ. Về thời gian hoàn thành báo cáo của chủ đầu tƣ;
Nội dung báo cáo quyết toán, đối chiếu với biểu mẫu quy định; Các hồ sơ, tài liệu liên quan.
Sau khi xem xét hồ sơ, đúng, đủ, cán bộ tiếp nhận lập phiếu giao nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chƣa hoàn thiện, cán bộ tiếp nhận hƣớng dẫn chủ đầu tƣ hoàn thiện, bổ sung hồ sơ, tài liệu còn thiếu.
(2) Giao nhiệm vụ thẩm tra: Bộ phận tiếp nhận bàn giao hồ sơ cho Lãnh đạo phòng nghiệp vụ đƣợc giao nhiệm vụ thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hoàn thành (Phòng Đầu tƣ đối với Sở Tài chính hoặc phòng Tài chính - kế hoạch đối với cấp huyện), lãnh đạo phòng nghiệp vụ giao hồ sơ quyết toán cho cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ thẩm tra, cán bộ thẩm tra một lần nữa kiểm tra tính đầy đủ các nội dung của hồ sơ theo quy định, nếu đầy đủ trình lãnh đạo phòng ký biên bản giao nhận hồ sơ với bộ phận tiếp nhận.
(3) Lập kế hoạch thẩm tra: Trong thời gian tối đa 3 ngày, cán bộ thẩm tra phải nghiên cứu hồ sơ báo cáo quyết toán để lập kế hoạch thẩm tra quyết toán. Kế hoạch thẩm tra phải thể hiện đƣợc các nội dung sau:
* Các nội dung về hồ sơ quyết toán đã nhận:
Hồ sơ chung: (Tên dự án, công trình hoàn thành đƣợc quyết toán; đầu tƣ;chủ đầu tƣ; hình thức quản lý dự án; danh mục hồ sơ pháp lý; tổng mức đầu tƣ; tổng dự toán đƣợc duyệt; tổng vốn đầu tƣ đề nghị quyết toán; tổng chi phí đầu tƣ đƣợc kiểm toán (nếu có); kế hoạch vốn đƣợc giao; vốn đã thanh toán …)
Hồ sơ chi tiết: (Nhà thầu thi công; hợp đồng và hình thức hợp đồng; hồ sơ hoàn công; giá trị quyết toán A-B; đối chiếu công nợ; hoá đơn vật tƣ, thiết bị (nếu có)…) phân theo từng gói thầu hoặc nội dung chi phí.
Hồ sơ yêu cầu chủ đầu tư bổ sung.
* Kiến nghị lựa chọn hình thức thẩm tra: (Đối với hồ sơ quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hoàn thành các dự án nhóm C chƣa thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành)
Kiến nghị lựa chọn các hình thức: Sở Tài chính (hoặc phòng tài chính đối với cấp huyện) tự tổ chức thẩm tra, Đề nghị với UBND tỉnh (hoặc chủ tịch UBND huyện đối với cấp huyện) thành lập tổ công tác thẩm tra hoặc đề nghị cho thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán trƣớc khi thẩm tra.
* Đăng ký tiến độ thực hiện thẩm tra quyết toán (Trong trƣờng hợp đề xuất lựa chọn hình thức Sở Tài chính (hoặc phòng Tài chính – kế hoạch đối với cấp huyện) tự tổ chức thẩm tra)
Thời gian kiểm tra thực tế.
Thời gian hoàn thành báo cáo thẩm tra của cán bộ thẩm tra
* Những nhận xét và kiến nghị:Nhận xét sơ bộ về hồ sơ đƣợc quyết toán; Dự kiến những khó khăn trong quá trình thẩm tra; Kiến nghị khắc phục.
Kế hoạch thẩm tra là cơ sở để thực hiện tiến trình thẩm tra, Phó phòng phụ trách mảng kiểm tra, chỉnh sửa và có ý kiến đồng ý vào kế hoạch thẩm tra của cán bộ thẩm tra.
(4) Tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán:
Bước 1: Thẩm tra hồ sơ pháp lý:
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tƣ và xây dựng theo quy
định về đầu tƣ và xây dựng:
Đối với quyết định đầu tƣ: nội dung thẩm tra gồm: thẩm quyền của cơ quan quyết định đầu tƣ, thẩm quyền của cơ quan thẩm định báo cáo đầu tƣ; năng lực của đơn vị tƣ vấn; trình tự và nội dung lập, thẩm định phê duyệt báo
cáo đầu tƣ; tính phù hợp của hồ sơ thiết kế cơ sở với chủ trƣơng, mục tiêu đầu tƣ, tổng mức đầu tƣ có lập trên cơ sở của thiết kế cơ sở không. [14]
Đối với quyết định phê duyệt thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình: nội dung thẩm tra gồm: Thẩm quyền của cơ quan ra quyết định phê duyệt và cơ quan thẩm định; trình tự và nội dung phê duyệt (thiết kế kỹ thuật phải phù hợp với thiết kế cơ sở trong dự án đƣợc duyệt về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, tiêu chuẩn, quy phạm xây dựng; tổng dự toán phải phù hợp với tổng mức vốn đầu tƣ và không đƣợc vƣợt tổng mức đầu tƣ; dự toán các hạng mục không đƣợc vƣợt tổng dự toán). [14]
Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục lựa chọn thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu theo các nội dung: Hình thức lựa chọn nhà thầu; việc tổ chức đấu thầu; hồ sơ mời thầu; tiêu chuẩn xét thầu; năng lực nhà thầu trúng thầu; giá trị trúng thầu... trên cơ sở quy định của pháp luật (Luật Xây dựng, Luật đấu thầu và các văn bản hƣớng dẫn).
Thẩm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế do chủ đầu tƣ ký với các nhà thầu (tƣ vấn, xây dựng, cung ứng vật tƣ thiết bị) để thực hiện dự án theo các nội dung: Trình tự hợp đồng; tƣ cách pháp nhân của ngƣời thực hiện hợp đồng; giá hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng... sự phù hợp với quy định của Luật xây dựng và các văn bản hƣớng dẫn đồng thời phải phù hợp với hồ sơ trúng thầu đối với công trình đấu thầu hoặc thiết kế dự toán đối với công trình chỉ định thầu. [14]
Bước 2: Thẩm tra nguồn vốn đầu tư của dự án:
Trên cơ sở chứng từ, sổ kế toán của chủ đầu tƣ và của Kho bạc Nhà nƣớc, thực hiện đối chiếu vốn đã cấp, vốn cho vay, vốn thanh toán để xác định số vốn đầu tƣ thực tế thực hiện. Trong trƣờng hợp nguồn vốn bằng ngoại tệ phải thực hiện kiểm tra việc quy đổi theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh.
Thông qua kiểm tra số liệu báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tƣ hàng năm so với kế hoạch đƣợc duyệt để thẩm tra tính hợp pháp, phù hợp của các nguồn vốn đầu tƣ đã sử dụng.
Bước 3: Thẩm tra chi phí đầu tư:
a.Thẩm tra chi phí xây dựng và chi phí thiết bị:
Yêu cầu: Khi tiến hành thẩm tra, cán bộ thẩm tra phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, hoàn công và các tài liệu có liên quan, chọn mẫu những khối lƣợng xây dựng có giá trị lớn, để đi sâu kiểm tra chi tiết.
Nội dung:
- Kiểm tra thực tế tại hiện trường:Trên cơ sở kế hoạch thẩm tra đã lập và đăng ký với Lãnh đạo phòng, cán bộ thẩm tra thông báo cho chủ đầu tƣ và cùng chủ đầu tƣ tiến hành kiểm tra thực tế tại hiện trƣờng công trình, với các nội dung sau:
Đối với chi phí xây dựng: Thực hiện kiểm tra tổng thể công trình về khối lƣợng, chất lƣợng, kỹ thuật, mỹ thuật công trình,…Chọn mẫu một số công việc, hạng mục, kiểm tra kích
thƣớc thông qua các phƣơng pháp đo, đếm… kiểm tra quy cách
phẩm chất vật tƣ, vật liệu phù hợp với bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và nhật ký thi công. Kiểm tra, xem xét địa điểm, địa hình, địa vật công trình để xác định điều kiện áp dụng các hệ số vận chuyển, khoảng cách vận chuyển trong quyết toán có phù hợp với thực tế không. (Trừ trƣờng hợp thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức, Giá hợp đồng trọn gói)
Đối với chi phí thiết bị: chọn mẫu một số thiết bị để kiểm tra thực tế tại hiện trƣờng nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản về danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác (cần thiết phải lập bảng danh mục để kiểm kê). [14]
Kết thúc quá trình kiểm tra cán bộ thẩm tra phải lập biên bản kiểm tra hiện trƣờng với sự xác nhận của chủ đầu tƣ và đơn vị đƣợc bàn giao sử dụng công trình (biên bản kiểm tra phải ghi rõ những nội dung, phần việc đã kiểm tra và kết quả kiểm tra đồng thời nêu rõ lý do không kiểm tra các phần còn lại).
- Thẩm tra hồ sơ quyết toán:
* Đối với các gói thầu do chủ đầu tư (ban quản lý dự án) tự thực hiện:
Thẩm tra năng lực của chủ đầu tƣ có phù hợp với việc thực hiện gói thầu không.
Kiểm tra khối lƣợng và giá trị thực hiện đã nghiệm thu, đề nghị quyết toán của công trình (hoặc hạng mục công trình) với dự toán đƣợc duyệt; xác định giá trị và nguyên nhân chênh lệch (tăng, giảm).
Thẩm tra các nội dung, khối lƣợng trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán của chủ đầu tƣ với biên bản nghiệm thu khối lƣợng, dự toán thiết kế đƣợc duyệt và biên bản kiểm tra hiện trƣờng.
Trên cơ sở biên bản kiểm tra hiện trƣờng, hoá đơn vật tƣ, các chứng chỉ vật liệu… thực hiện kiểm tra chủng loại vật liệu đã sử dụng đƣợc nghiệm thu đề nghị quyết toán so với thiết kế, dự toán đƣợc duyệt.
Đối chiếu đơn giá trong dự toán đƣợc duyệt , đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán của chủ đầu tƣ với quy định hiện hành của Nhà nƣớc
trên các mặt: định mức, đơn giá XDCB của Nhà nƣớc ban hành; tính chênh
lệch giá vật liệu, nhân công, vận chuyển… xác định giá trị quyết toán của
khối lƣợng hoàn thành nhờ áp dụng các hệ số về trƣợt giá, phụ phí… đối với
từng loại chi phí (vật liệu, nhân công, máy… ) 12
.
Sau thẩm tra quyết toán phải kết luận và xác định giá trị quyết toán của khối lƣợng hoàn thành. Yêu cầu lập bảng tính toán chi tiết và giải trình các khoản chênh lệch (nếu có).
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức Giá hợp đồng trọn gói:
+ Đối chiếu các nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện đơn giá trong
bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với các nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện, đơn giá ghi trong hợp đồng, bản tính giá hợp đồng. [14]
+ Kiểm tra sự phù hợp giữa hồ sơ hoàn công, biên bản kiểm tra hiện trƣờng với các yêu cầu nêu trong các tài liệu kèm theo hợp đồng. Đối với chi phí thiết bị thực hiện kiểm tra danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác có đúng với hợp đồng và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. [14]
Trên cơ sở biên bản kiểm tra hiện trƣờng, hoá đơn vật tƣ, các chứng chỉ vật liệu… thực hiện kiểm tra chủng loại vật liệu đã sử dụng đƣợc nghiệm thu đề nghị quyết toán so với quy định trong các tài liệu kèm theo hợp đồng. Đối với chi phí thiết bị phải xem xét chứng từ gốc của thiết bị đã mua trong nƣớc hoặc nhập khẩu. (Đối với thiết bị mua bằng ngoại tệ cần phải kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi so với quy định.)
+ Giá trị quyết toán đúng bằng giá trọn gói của hợp đồng đã ký khi các yêu cầu, nội dung công việc, đúng khối lƣợng thực hiện và đơn giá ghi trong hợp đồng, bản tính giá hợp đồng đƣợc nhà thầu thực hiện đúng, đủ.
+ Nếu thẩm tra phát hiện nhà thầu không thực hiện theo đúng các yêu cầu của hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng thì tuỳ theo quy định trong điều khoản về vi phạm hợp đồng để xác định giá trị quyết toán và có kiến nghị giải quyết cho phù hợp.
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức Giá hợp đồng theo đơn giá
cốđịnh:
+ Đối chiếu với biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện và biên bản kiểm tra hiện trƣờng để thẩm tra các yêu cầu, nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A- B.
+ Đối chiếu đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với đơn giá cố định ghi trong bản tính giá hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng.
+ Giá trị quyết toán bằng khối lƣợng thực hiện đã đƣợc nghiệm thu đúng quy định nhân (x) với đơn giá cố định ghi trong hợp đồng. [14]
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức Giá hợp đồng theo giá điều
chỉnh:
Đối chiếu với biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện và biên bản kiểm tra hiện trƣờng để thẩm tra các yêu cầu, nội dung công việc, khối lƣợng thực hiện trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B. Căn cứ điều kiện cụ thể của hợp đồng, xác định rõ phạm vi và phƣơng thức điều chỉnh của hợp đồng 13
.[14]
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức Giá hợp đồng kết hợp:
Hợp đồng theo hình thức Giá hợp đồng kết hợp phải xác định rõ phạm vi theo công trình, hạng mục công trình hoặc nội dung công việc cụ thể đƣợc áp dụng hình thức hợp đồng cụ thể: trọn gói, đơn giá cố định hoặc điều chỉnh giá. Theo đó việc thẩm tra từng phần của hợp đồng (theo từng hình thức hợp đồng) đƣợc tiến hành tƣơng ứng với quy định tại các trƣờng hợp ở trên. [14]
b. Thẩm tra chi phí khác:
- Thẩm tra nhóm chi phí theo định mức 14 :
Nội dung thẩm tra: Điều kiện áp dụng; căn cứ, tỷ lệ và phƣơng pháp tính định mức (tùy theo từng loại công việc theo các văn bản quy định của Nhà nƣớc); chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu có liên quan (khi đƣợc yêu cầu).
- Thẩm tra nhóm chi phí tính trực tiếp theo dự toán được duyệt 15:
Nội dung thẩm tra: xây dựng dự toán, phê duyệt dự toán; Đối chiếu giá trị quyết toán với dự toán đƣợc duyệt (chú ý trừ giá trị sản phẩm thu hồi).
Yêu cầu: có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn, các biên bản thanh lý hợp đồng để xem xét tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chi phí.
- Thẩm tra chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng:
Nội dung thẩm tra: Tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ đền bù, việc xây dựng và phê duyệt phƣơng án đền bù; Căn cứ vào hồ sơ đền bù, hồ sơ địa chính kết hợp với kiểm tra thực tế (có thể điều tra xác minh) để xác định diện tích, nguồn gốc đất đền bù (chú ý các diện tích giáp ranh, các diện tích đất công); Dự toán các công trình trên đất phải đền bù, di chuyển (chú ý các khoảnthu hồi). Việc áp dụng giá đền bù đất, hoa màu và các công trình trên đất căn cứ vào chính sách của Nhà nƣớc theo từng thời kỳ. Giá trị quyết toán các công trình tái định cƣ, các công trình xây dựng để thực hiện đền bù (nếu có). [14]
- Thẩm tra chi phí ban quản lý dự án:
Nội dung thẩm tra: căn cứ vào chứng từ, hóa đơn và các tài liệu có liên quan để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các khoản chi phí của ban quản lý dự án (liên quan đến nhiều dự án).