Sự phối hợp thông tin giữa các bộ phận với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng. Khi thông tin được phối hợp tốt sẽ tạo ra một dây chuyền phục vụ chuyên nghiệp, thông tin được truyền đi giữa các bộ phận nhanh chóng và chính xác để từ đó kịp thời cung ứng dịch vụ và giải quyết nhanh chóng, thoả đáng mọi vấn đề phát sinh. Trong khách sạn thì mỗi phòng ban đóng một vai trò khác nhau, trong đó bộ phận lễ tân đóng vai trò trung gian trong việc chuyển tải mọi thông tin, nối các khâu phục vụ lại với nhau để từ đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Do đó nhân viên tại bộ phận lễ tân phải thường xuyên cập nhật mọi thông tin cần thiết từ phía khách để kịp thời báo cho các bộ phận để chủ động thực hiện. Ngược lại các bộ phận khác như buồng, nhà hàng muốn phục vụ khách tốt cũng phải thường xuyên liên lạc với bộ phận lễ tân để nắm thông tin.
Tại khách sạn Satya phương tiện thông tin sử dụng chủ yếu và phổ biến là hệ thống điện thoại nối mạng nội bộ. Tổng đài được đặt ở quầy lễ
Bộ phận nhà hàng Bộ phận buồng Phòng thị trường Giám đốc Lễ Tân Phòng tổ chức- HC Phòng kế toán Bộ phận bảo trì Bộ phận giặt là Bộ phận bảo vệ Bộ phận bếp
tân, đây là trung tâm thông tin cho mọi hoạt động của khách sạn. Chẳng hạn lễ tân quản lí thông tin của khách bằng phần mềm smile, theo dõi nếu thấy có ngày sinh nhật của khách phải báo cho bộ phận dịch vụ để làm hoa và thiệp chúc mừng sau đó lên giao cho tổ buồng tặng hoa cho khách, hay khi khách đến phải báo buồng xem phòng đã sẳn sàng chưa để báo lại cho khách…Mức độ phối hợp thông tin không chỉ phản ánh trình độ khoa học kỹ thuật công nghệ mà còn phản ánh chất lượng phục vụ và khả năng tổ chức điều hành của ban quản lí khách sạn.
Sơ đồ 2.2: Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với các phòng ban, bộ phận khác trong khách sạn.
Tại khách sạn Satya giao ban tổ chức thứ hai hằng tuần. Trong buổi họp này trưởng hay phó các bộ phận có nhiệm vụ báo cáo với cấp trên tình hình trong tuần qua để tìm ra những hạn chế từ đó nghe ý kiến chỉ đạo của cấp trên.
Việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận trong khách sạn Satya trong thời gian qua đã thực hiện rất tốt. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất thì nhân viên không chỉ biết phối hợp tốt trong khách sạn mà còn phải cập nhật những thông tin từ khách và bên ngoài khách sạn để việc phục vụ ngày càng tốt hơn, thu hút được nhiều khách hàng đến với khách sạn.