B. NỘI DUNG
1.5. Nội dung của kế toán vốn bằng tiền
1.5.4. Kiểm kê tiền mặt và đối chiếu tiền gửi ngân hàng
1.5.4.1. Kiểm kê quỹ
Việc quản lý tiền mặt tại két bạc càng tốt thì càng hạn chế đƣợc sự thiếu hụt, chênh lệch với sổ sách. Xong, cho dù thủ quỹ cẩn thận thế nào chăng nữa thì việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn có thể xảy ra.
- Khi nhận hoặc chi tiền, thông thƣờng số lƣợng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không kiểm đƣợc chặt chẽ về số lƣợng tiền mình đã nhận hoặc chi nhƣ: Không kiểm soát đƣợc hoặc không đếm hết đƣợc số nghiệp vụ phát sinh, do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát sinh lại quá nhiều.
- Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật nhƣ máy đếm tiền có thể bị trục trặc hoặc không phân biệt đƣợc những tờ tiền khác chủng loại.
- Do kế toán vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, hoặc do nhầm lẫn số liệu một nghiệp vụ nào đó mà chƣa phát hiện kịp thời.
Đối với kiểm kê tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số hiện có của tiền mặt tại quỹ (két) của doanh nghiệp với số ghi chép trên sổ sách tiền mặt của doanh nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ gốc của các nghiệp vụ thu chi hợp lệ, sổ sách ghi chép số dƣ tiền mặt tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt chính xác, trung thực.
Khi phát hiện có chênh lệch nhân viên kế toán phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ, sau đó đối chiếu với thủ quỹ để đi đến thống nhất. Khi đó, tùy vào sự sai lệch ở khâu nào, của ai thì ngƣời đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Trƣờng hợp hai bên cùng thống nhất số liệu với nhau nhƣng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán.
Vậy trong các trƣờng hơp thừa hoặc thiếu, thì kế toán thực hiện xử lý nhƣ thế nào, cách hạch toán đƣợc thực hiên nhƣ sau:
(1) Nếu phát hiện chênh lệch thiếu tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân: Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách giảm xuống bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ), kế toán ghi sổ nhƣ sau:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 1111: Tiền mặt
(2) Nếu phát hiện chênh lệch thừa tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân: Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu trên thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách tăng lên bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ), kế toán ghi sổ nhƣ sau:
Nợ TK 1111: Tiền mặt
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
(3) Xử lý chênh lệch thừa và thiếu, sau khi xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch (chênh lệch thiếu tiền do thủ quỹ mƣợn tiền mà không thông báo hoặc có 1 phiếu chi bỏ sót mà kế toán quên ghi sổ. Hoặc chênh lệch thừa do thủ quỹ có nhập quỹ mà kế toán ko ghi sổ…)
Dựa vào những lý do trên, ban giám đốc sẽ đƣa ra các biện pháp xử lý phù hợp. Kế toán căn cứ vào những quyết định đó để tiến hành hạch toán.
Nếu giám đốc quyết định ngƣời lao động phải bồi thƣờng số tiền thiếu, và sẽ trừ vào lƣơng của ngƣời lao động:
Nợ 1388: Phải thu khác
Nợ 334: Phải trả ngƣời lao động Có 138: Tài sản thiếu chờ xử lý
Nếu hạch toán lại 1 phiếu chi bi bỏ sót hoặc không rõ nguyên nhân thì xử lý vào thu nhập khác:
Nợ 3381: Tài sản thừa chờ xử lý Có 1111: Tiền mặt
Có 711: Thu nhập khác
1.5.3.2. Đối chiếu tiền gửi ngân hàng
Theo quy định, việc đối chiếu tiền gửi ngân hàng đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
Trƣớc khi đối chiếu số dƣ tiền gửi ngân hàng, kế toán phải khóa sổ tiền gửi hàng tháng, đối chiếu giữa sổ kế toán của đơn vị với bảng xác nhận số dƣ của ngân hàng.
- Kiểm tra số dƣ tiền gửi ngân hàng bằng cách đối chiếu chứng từ thu chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng (giấy báo Nợ, giấy báo Có, giấy nộp tiền vào tài khoản, ủy nhiệm chi,…). Nghiêm cấm việc chuyển tiền từ nguồn thu phí, lệ phí vào tài khoản tiền gửi Ngân hàng thƣơng mại để thanh toán hoặc hƣởng lãi suất.
- Kiểm tra số dƣ của các tài khoản ngân hàng trong bảng đối chiếu số dƣ tiền gửi ngân hàng với: sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ cái, bảng kê của ngân hàng, xác nhận của ngân hàng.
- Kiểm tra các khoản chênh lệch giữa sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và bảng đối chiếu số dƣ tiền gửi ngân hàng.
Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bảng sao kê. Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng kế toán hạch toán nhƣ sau:
TK 338 TK 112 TK138
Trƣờng hợp số liệu của kế toán Trƣờng hợp số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng lớn hơn số liệu của ngân hàng
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Sơ đồ 1.6. Kế toán khi có sự chênh lệch giữa số liệu
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI DƢỢC PHẨM SƠN HẢI