3.2.1 .Về cơ sở vật chất
3.2.5.Về công tác kế toán tiền gửi ngân hàng
Do tình hình dịch bệnh Covid vẫn đang diễn ra, việc hạn chế tiếp xúc gần là rất cần thiết mà công ty vẫn chƣa thực hiện giao dịch qua NH điện tử (Internet banking).
2.3.3. Nguyên nhân * Khách quan * Khách quan
Thứ nhất, do thời buổi kinh tế khó khăn khiến các doanh nghiệp đều muốn tối ƣu chi phí bằng cách cắt giảm ngân sách, cắt giảm nguồn lực không cần thiết, từ đó có thể tăng lợi nhuận. Chính sự thay đổi này cũng sẽ có tác động nhất định đến bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Nếu nhƣ trƣớc đây, mỗi kế toán sẽ phụ trách một nghiệp vụ riêng thì giờ đây một kế toán có thể phải đảm nhận vài nghiệp vụ khác nhau do cắt giảm nhân sự.
Thứ hai, trƣớc diễn biến nhanh của thị trƣờng, các chuẩn mực, quy định kế toán cũng thay đổi nhanh chóng. Vì vậy, nhân viên kế toán cần đặc biệt chú ý
và thƣờng xuyên cập nhật những thông báo, thay đổi mới nhất để tránh những tình trạng ơhair nộp phạt, phải giải trình hay những phiền phức không đáng có.
* Chủ quan
Thứ nhất, lĩnh vực kinh doanh của công ty là thƣơng mại nên số lƣợng nghiệp vụ nhiều nên việc hoàn thiện và luân chuyển chứng từ còn chậm.
Thứ hai, một số nhân viên của công ty còn trẻ, kinh nghiệm chƣa nhiều, khả năng xử lý nghiệp vụ chƣa thật sự nhanh và hiệu quả.
Thứ ba, doanh nghiệp chƣa có một mức tiền mặt tại quỹ cụ thể dẫn đến tình trạng số tiền mặt tại quỹ không ổn định. Điều này dễ gây nên những khó khăn cho công ty trong việc sử dụng tiền mặt thanh toán phục vụ sản xuất hoặc vốn bị ứ đọng quá nhiều.
Thứ tƣ, do khối lƣợng công việc hàng ngày diễn ra nhiều nên công tác kiểm kê liên tục gặp khó khăn. Chính vì vậy công ty công tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ đƣợc.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI DƢỢC PHẨM SƠN HẢI 3.1. Phƣơng hƣớng của công ty trong thời gian tới
Trong thời đại nền kinh tế thị trƣờng mở rộng tạo nhiều điều kiện cho tất cả các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, bên cạnh đó là sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy, nhiệm vụ của công tác kế toán không chỉ là việc ghi chép đơn thuần mà đƣợc nâng lên một tầng cao hơn là để cung cấp các thông tin kế toán từ chi tiết đến tổng hợp, làm cơ sở cho nhà quản trị ra quyết định trong các thời kỳ kinh doanh khác nhau. Trong cơ chế thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nào nắm bắt đƣợc thông tin nhanh chóng, kịp thời hơn các đối thủ cạnh tranh thì càng có cơ hội chiếm lĩnh thị trƣờng của nền kinh tế. Để có các thông tin chính xác, đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng thông tin thì các thông tin cần phải có những khuôn mẫu nhất định. Nói cách khác công ty để phát triển mà tồn tại lâu dài đƣợc thì cần xây dựng riêng cho mình các mô hình chung áp dụng trong việc hạch toán công tác kế toán nói chung cũng nhƣ phần hành kế toán vốn bằng tiền nói riêng.
* Củng cố và phát triển thị trƣờng tiêu thụ
Trong thời gian tới, công ty tiến hành mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, tìm kiếm thị trƣờng ở các tỉnh lân cận nhƣ: Hòa Bình, Tuyên Quang, Yên Bái... đƣa sản phẩm của công ty đến các cửa hàng dƣợc phẩm, trung tâm y tế, nhà thuốc các bệnh viên để mở rộng hệ thống phân phối, củng cố thị phần trong và ngoài tỉnh...
Tăng cƣờng đầu tƣ đổi mới, nâng cấp thiết bị hiện đã cũ để nâng cao chất lƣợng trong công việc. Mặt khác công ty cũng sẽ đầu tƣ nghiên cứu về kỹ thuật nhằm đƣa ra các giải pháp giảm chi phí nhƣ: tìm kiếm bạn hàng mới có khả năng cung cấp các thiết bị tốt giá rẻ…
* Phát triển hoạt động marketing
Công ty sẽ chú trọng đầu tƣ phát triển đội ngũ nhân viên Marketing chuyên nghiệp nhằm nâng cao hơn vị thế thƣơng hiệu và tăng cƣờng khả năng nắm bắt nhu cầu thị trƣờng. Và công ty sẽ tăng cƣờng cho việc nghiên cứu phát triển các phƣơng thức kinh doanh mới có hiệu quả, tìm kiếm các sản phẩm chất lƣợng cao phù hợp với nhu cầu thị trƣờng và tận dụng năng lực sản xuất để khai thác thị trƣờng theo chiều sâu.
* Phát triển nguồn nhân lực
Công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải luôn xem nguồn nhân lực là yếu tố hàng đầu tạo tiền đề để mở rộng quy mô sản xuất cũng nhƣ vị thế của công ty trên thị trƣờng. Do vậy, vấn đề phát triển nguồn nhân lực là một trong những vị trí ƣu tiên hàng đầu. Hiện nay, công ty vẫn còn thiếu lao động có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm. Trong thời gian tới công ty sẽ tăng cƣờng công tác đào tạo nghiệp vụ cho ngƣời lao động trong công ty, có chính sách thu hút ngƣời lao động có trình độ cao, tạo điều kiện làm việc thuận lợi và có chế độ khen thƣởng xứng đáng để nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải
3.2.1.Về cơ sở vật chất
Công ty nên tân trang phòng làm việc cho nhân viên, ví dụ nhƣ xây lắp cửa sổ, trang trí thêm cây cảnh để tạo môi trƣờng làm việc thoải mái, thoáng mát nhƣ vậy hiệu quả công việc cũng đƣợc nâng cao.
Đầu tƣ đổi mới thiết bị máy móc nhƣ máy in, máy tính… giúp nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
3.2.2. Về nguồn nhân lực
Theo đặc điểm cơ cấu bộ máy quản lý của công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải thì phòng tài chính kế toán của công ty không chỉ đảm nhiệm việc ghi chép, tính toán, xử lý… các công việc kế toán, mà còn có nhiệm vụ tƣ vấn, dự báo cho ban giám đốc về công tác tài chính. Để thực hiện đồng thời cả hai công việc trên thì công ty cần phải đào tạo cho nhân viên kế toán không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn trong công tác kế toán hàng ngày, mà còn phải có khả năng dự báo đƣợc tình hình kinh tế, nhu cầu thị trƣờng, lãi suất, giá cả…trong môi trƣờng kinh tế luôn biến động, từ đó thu thập đầy đủ và cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đƣa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cƣờng tình hình, khả năng thanh toán của công ty. Việc đào tạo cho các kế toán viên có thể tham gia vào các khóa học ngắn hạn hoặc dài hạn liên quan đến lĩnh vực kế toán, tài chính và dự báo của các chuyên gia kinh tế trong và ngoài nƣớc giảng dạy…thời gian học nên bố trí vào thứ 7 hoặc chủ nhật.
Ngoài ra công ty cần có chính sách lƣơng, thƣởng thích hợp nhằm khuyến khích nhân viên sáng tạo, tích cực hơn trong công việc.
3.2.3. Về việc luân chuyển chứng từ và hoàn thiện chứng từ
- Lập và luân chuyển chứng từ: Doanh nghiệp cần có các quy định về lập và luân chuyển chứng từ. Các bộ phận kế toán phải thực hiện đúng các quy định về việc lập chứng từ, không bỏ sót thông tin trên chứng từ, các chứng từ lập phù hợp với nội dung kinh tế, không bỏ sót các nghiệp vụ phát sinh, các chứng từ phải đầy đủ chữ kí.
Quy định bằng văn bản mỗi chứng từ đƣợc lập bao nhiêu bản, các bản luân chuyển qua các bộ phận nào và chuyển cho ai ký,… Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phải đạt các yêu cầu sau:
+ Phù hợp với tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty. + Đáp ứng yêu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chứng từ luân chuyển qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển lòng vòng.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: Hiện nay, doanh nghiệp chƣa có bộ phận kiểm tra nội bộ để kiểm soát tình hình tài chính. Đây là một lỗ hổng khiến cho gian lận sai sót trọng yếu có thể xảy ra và khiến cho công việc kiểm tra trở nên khó khăn hơn. Để công tác kiểm tra kế toán đƣợc thực hiện có chất lƣợng, số liệu kế toán phản ánh trung thực, khách quan doanh nghiệp cần:
+ Bố trí một hoặc vài cán bộ phụ trách về kiểm tra kế toán, nhóm cán bộ này phải là những ngƣời có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn về kế toán.
+ Việc tổ chức kiểm tra kế toán nên thực hiện định kỳ nhằm đảm bảo cho việc thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán tại công ty.
- Lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán: Tổ chức lƣu trữ chứng từ theo đúng chế độ quy định, xác định rõ quy trình phân loại, tổng hợp, bảo quản và lƣu trữ chứng từ theo đúng quy định. Việc tổ chức lƣu chữ chứng từ hợp lý, khoa học giúp cho doanh nghiệp thuận tiện kiểm tra lại các chứng từ đã phát sinh, phục hồi trạng thái nghiệp vụ đã phát sinh trong quá khứ, cơ sở pháp lý cho các vụ tranh chấp sau khi các nghiệp vụ đã lƣu trữ trong một thời gian dài các chứng từ cần tiêu hủy đúng thời hạn.
Trong công tác bảo quản chứng từ, doanh nghiệp cần tổ chức bảo quản tại kho bảo quản riêng, vì vậy cần có kế hoạch xây dựng và nguồn kinh phí để xây dựng hoặc bố trí kho lƣu trữ, bảo quản chứng từ để đảm bảo an toàn.
Các chứng từ của công ty phải có chữ ký đầy đủ tránh bỏ sót.
3.2.4. Về công tác kế toán tiền mặt
3.2.4.1. Về quản lý lưu lượng tiền tại quỹ
Doanh nghiệp luôn cần lƣu trữ một lƣợng tiền mặt nhất định để đảm bảo chi tiêu. Nếu quá ít lƣợng tiền này sẽ gây ra tình trạng không kịp thời chi tền cho một số công việc cấp bách. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp để quá nhiều lƣợng
tiền mặt sẽ gây ra tình trạng lãng phí. Do vậy doanh nghiệp nên lập dự toán tiền mặt để có đƣợc con số phù hợp.
Về kế toán tiền mặt tại công ty, công ty chƣa xác định đƣợc mức tiền mặt tại quỹ cụ thể cũng nhƣ chƣa có một kế hoạch thanh toán tiền công nợ nhất định. Để tránh trƣờng hợp đến hạn thanh toán một số khoản phải trả cho nhà cung cấp mà công ty chƣa đáp ứng đƣợc ngay thì cuối mỗi ngày kế toán thanh toán nên lập báo cáo tình hình thu chi trong ngày và đối chiều với số dƣ của sổ quỹ tiền mặt trên phần mềm.
Việc xác định đƣợc lƣợng tiền mặt tồn quỹ nhằm duy trì sự thông suốt các hoạt động kinh doanh và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu mức tối đa những thất thoát cũng nhƣ hành vi gian lận công quỹ trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng một định mức tiền mặt tại quỹ để duy trì hoạt động không để lƣợng tồn quỹ quá nhiều và cũng không quá ít. Lƣợng tiền mặt tối ƣu chuẩn doanh nghiệp phải thỏa mãn đƣợc 3 nhu cầu chính: Chi trả các khoản phải trả nhƣ: nhà cung cấp, khách hàng,.. chi trả các khoản chi ngoài kế hoạch, dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trƣờng có sự thay đổi đột ngột.
Sau khi xác định đƣợc lƣu lƣợng tiền mặt dự trữ thƣờng xuyên, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng nhƣ thất thoát tiền mặt.
3.2.4.2. Về hoàn thiện chứng từ
Đối với tiền mặt kế toán quỹ cần phải ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu và tính ra số tồn quỹ tiền mặt ở mỗi thời điểm phát sinh.
Kế toán cần phải ghi đầy đủ thông tin trên phiếu thu, phiếu chi ( đặc biệt là phải có đầy đủ chữ ký), bổ sung thêm một số thông tin còn thiếu. Trƣờng hợp giám đốc đi công tác vắng, phó giám đốc có thể ký thay, hoặc giám đốc sẽ ủy nhiệm cho phó giám đốc.
Phiếu chi chuyển cho thủ quỹ để chi tiền mặt thì thủ quỹ phải có trách nhiệm ký tên và đề nghị ngƣời nhận tiền ghi rõ số tiền đƣợc nhận, ngày tháng nhận tiền, ký, ghi rõ họ tên đầy đủ của ngƣời nhận tiền vào phiếu chi.
Các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt với số tiền lớn thì nên thanh toán qua tài khoản ngân hàng nhƣ chi lƣơng cho nhân viên, thu tiền từ các trung tâm y tế... để tránh gian lận, gây ra sai sót không đáng có.
3.2.4.3. Kiểm kê quỹ
Việc kiểm kê quỹ đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối tháng. ( Mẫu kiểm kê: phụ lục 22).
Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Căn cứ nhu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt, doanh nghiệp ban hành kiểm kê tiền mặt tại quỹ.
Bƣớc 2: Công ty thành lập Hội đồng kiểm kê tiền mặt. Bao gồm: giám đốc, kế toán trƣởng, kế toán vốn bằng tiền, thủ quỹ.
Bƣớc 3: Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt. Hội đồng kiểm kê quỹ tiền mặt của doanh nghiệp sẽ tiến hành đếm số tiền còn tồn thực tế tại quỹ đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của kế toán vốn bằng tiền.
Bƣớc 4: Lập biên bản kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê. Một số trƣờng hợp thừa hoặc thiếu , kế toán xử lý nhƣ sau:
- Nếu phát hiện chệnh lệch thiếu tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân:
Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách giảm xuống bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ).
- Nếu phát hiện chênh lệch thừa tiền mặt và chƣa xác định đƣợc nguyên nhân:
Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách tăng lên bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xử lý chênh lệch thừa và thiếu, sau khi xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch (chênh lệch thiếu tiền do thủ quỹ mƣợn tiền mà không thông báo hoặc có một phiếu chi bỏ sót mà kế toán quyên ghi sổ. Hoặc chênh lệch thừa do thủ quỹ có nhập quỹ mà kế toán không ghi sổ).
Dựa vào những lí do trên, ban giám đốc sẽ đƣa ra những biện pháp xử lý phù hợp. Kế toán căn cứ vào những quyết định đó để tiến hành hạch toán.
Bảng kiểm kê quỹ phải đƣợc lập thành hai nhóm: Một bản lƣu ở thủ quỹ, một bản phải lƣu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Việc kiểm kê quỹ thƣờng xuyên có ƣu điểm: giúp cho nhà quản lý nắm đƣợc số tồn quỹ thực tế, số tiền thừa, thiếu so với thực tế để có biện pháp tăng cƣờng quản lý quỹ tốt hơn. Xác định số tiền tồn quỹ sẽ có biện pháp thu hồi nợ hoặc thanh toán bớt tiền hàng cho nhà cung cấp.
Doanh nghiệp nên mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt cụ thể là sổ nhật kí thu tiền và nhật ký chi tiền để việc quản lý tiền đƣợc chặt chẽ và chính xác hơn, thuận tiện cho việc kiểm tra lƣợng tiền thu, chi trong kỳ hay muốn kiểm tra theo dõi vào một thời điểm bất kỳ. Theo nguyên tắc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung với biện pháp này những nghiệp vụ đã đƣợc ghi trong sổ nhật ký đặc biệt sẽ không cần ghi vào sổ nhật kí chung nữa mà cuối tháng kế toán sẽ tổng hợp từ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái.