B. NỘI DUNG
2.1. Khái quát chung về công ty
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Do đó, bộ máy, cơ cấu hoạt động của công ty cũng khá là đơn giản. Trong cơ cấu này các phòng ban đều có nghĩa vụ và quyền hạn riêng, tuy nhiên vẫn có mối quan hệ phụ thuộc và hỗ trợ lẫn nhau, dƣới đây là sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
*Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
+ Giám đốc: là ngƣời chỉ huy trực tiếp bộ máy quản lý, các bộ phận khác của công ty. Giám đốc công ty là ngƣời đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trƣớc lãnh đạo công và pháp luật nhà nƣớc. Giám đốc công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:
- Quản lý hành chính mọi hoạt động hàng ngày của công ty.
- Giao nhiệm vụ cho các cán bộ và nhân viên của công ty, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Ký kết các hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên công ty…
+ Phó giám đốc1:
- Quản lý xuất nhập vật tƣ, hàng hóa, sản phẩm.
- Giúp giám đốc quản lý mảng bán hàng, thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm. - Kiểm soát hoạt động mạng lƣới bán hàng.
+ Phó giám đốc 2:
- Giúp giám đốc quản lý nhân sự, tài chính. - Tổ chức hoạt động hành chính, quản trị.
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
+ Phòng kế toán:
- Hạch toán và cung cấp số liệu về tình hình tài chính công ty. - Tham mƣu cho giám đốc về tổ chức kế toán của công ty.
- Lập kế hoạch tài chính và quản lý ngân quỹ, ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản. Bên cạnh đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài chính, kiểm tra sử dụng tài sản, kinh phí phát triển.
+ Phòng kinh doanh:
- Tham mƣu cho lãnh đạo về các chiến lƣợc kinh doanh, xây dựng các kế hoạch, chiến lƣợc kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh và đề xuất với ban lãnh đạo. - Điều động tiếp cận với thị trƣờng cung cấp vật dƣợc phẩm.
- Chỉ đạo trực tiếp việc nhập xuất hàng hóa và việc chuẩn bị hàng theo các hợp đồng và hàng đi thí nghiệm.
- Giao dịch với khách hàng và chuẩn bị hàng giao cho khách.
- Chuẩn bị hàng đƣa đi thí nghiệm, nhận các bảng kê để chuyển lên phòng kinh doanh làm báo giá cho khách.
+ Phòng tổ chức hành chính:
- Giúp giám đốc thực hiện hợp đồng lao động đúng quy định, thực hiện tốt công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho ngƣời lao động.
- Thực hiện công tác báo cáo định kỳ đối với ngành và triển khai các chế độ chính sách mới của nhà nƣớc ban hành, tổ chức công tác bảo hộ lao động trong công ty.
- Xây dựng chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm, thƣởng, phạt. Tham mƣu cho giám đốc về việc đề bạt bố trí cán bộ công nhân viên. Tham gia thực hiện công tác hành chính lao động tiền lƣơng.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Dƣợc phẩm phục vụ nhu cầu phòng chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe của nhân dân, nó liên quan trực tiếp đến sinh mạng con ngƣời nên thuốc là một loại
hàng hóa đặc biệt và do đó thị trƣờng kinh doanh thuốc mang những đặc điểm riêng có.
Trƣớc hết, có thể khẳng định rằng nhu cầu về thuốc là luôn tồn tại và trở nên đa dạng, phức tạp cùng với sự phát triển của xã hội. Kinh doanh thuốc là một ngành kinh tế lành mạnh, mang lại lợi nhuận cao.
Tuy vậy, cũng do là hàng hóa đặc biệt nên việc sản xuất và buôn bán dƣợc phẩm phải chịu sự quản lý chặt chẽ từ phía Nhà nƣớc cũng nhƣ các tổ chức trong và ngoài nƣớc. Mọi sản phẩm trƣớc khi đƣa ra thị trƣờng đều đƣợc kiểm định và thử nghiệm kỹ càng và đƣợc sự cho phép lƣu hành của Bộ Y tế. Cùng với việc thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa các hãng dƣợc phẩm nƣớc ngoài ồ ạt vào Việt Nam. Vì vậy thị trƣờng Dƣợc phẩm trong nƣớc ngày càng đa dạng phong phú với sự có mặt của các sản phẩm nhập khẩu và trong nƣớc.
Lĩnh vực hoạt động của công ty: kinh doanh thuốc tân dƣợc, thuốc Y học cổ truyền, thực phẩm chức năng, các thiết bị y tế... tất cả các loại trên đều đƣợc kiểm định chất lƣợng và đƣợc Bộ Y tế cấp giấy phép lƣu hành. Trong những năm gần đây công ty tiếp tục hoàn thiện các lĩnh vực này, mặc dù trên thị trƣờng diễn ra cạnh tranh gay gắt nhƣng với kinh nghiệm và lợi thế của mình công ty vẫn đứng vững và đặt đƣợc những thành tựu nhất định.
* Quy trình bán hàng
Sơ đồ 2.2. Quy trình bán hàng của công ty
- Giai đoạn thỏa thuận giá cả và chủng loại: đây là giai đoạn mà nhân viên phòng kinh doanh của công ty giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Tƣ vấn giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp. Đồng thời với quá trình tƣ vấn thông báo giá cả, giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm. Kết thúc giai đoạn này là việc thỏa thuận giá cả giữa nhân viên bán hàng của công ty và khách hàng sao cho cả hai bên đều thỏa mãn.
Thỏa thuận giá cả và chủng loại
Ký kết hợp đồng và thực hiện
Hai bên thanh toán và thanh lý hợp
- Giai đoạn ký kết hợp đồng và thực hiện: khi cả hai bên đã tiến hành thỏa thuận về chủng loại và giá cả sản phẩm (có thể trực tiếp hoặc gián tiếp) thì giữa đại diện công ty (bên bán) và bên mua thảo hợp đồng theo đúng quy định. Bên bán tiến hành chuyển giao hàng cho bên mua theo đúng phƣơng thức đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Giai đoạn thanh toán và thanh lý hợp đồng: đây là giai đoạn đƣợc thực hiện vào thời điểm nào còn phụ thuộc nhiều vào điều khoản thanh toán mà hai bên đã ký kết trong hợp đồng. Nhƣng đa phần tiền đƣợc thanh toán khi công ty đã giao hàng đúng yêu cầu của bên mua. Hoàn tất việc thanh toán coi nhƣ hợp đồng mua bán hàng hóa đã đƣợc thực hiện xong, trừ một số thiết bị đƣợc đổi hoặc bảo trì theo đúng quy định của công ty.