B. NỘI DUNG
2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần thƣơng mạ
2.2.1. Đặc điểm quản lí vốn bằng tiền
Công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải là công ty kinh doanh kinh doanh các dƣợc phẩm và dụng cụ y tế, hóa mỹ phẩm, phục vụ nhu cầu chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe của con ngƣời. Vì thế vốn bằng tiền đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trƣờng. Công ty luôn có một lƣợng vốn nhất định trong đó vốn lƣu động chiếm một tỷ lệ tƣơng đối lớn trong cơ cấu vốn doanh nghiệp. Vốn
- Báo cáo tình hình tài chính Mẫu B01a - DNN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu B02 - DNN
- Bán thuyết minh Báo cáo tài chính Mẫu B09 - DNN
bằng tiền là một bộ phận vốn lƣu động rất quan trọng bởi vì vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, trả lƣơng cho ngƣời lao động và chi trả các khoản chi phí bằng tiền khác.
Cơ cấu vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải bao gồm tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp và tiền gửi ngân hàng (doanh nghiệp không phát sinh tiền đang chuyển). Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp. Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng.
Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi; lệnh thu, lệnh chi phải có chữ ký của lãnh đạo doanh nghiệp và kế toán trƣởng, trên cơ sở lệnh thu, lệnh chi kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi.
Căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng là các giấy báo nợ, giấy báo có hoặc sao kê tài khoản ngân hàng kèm theo chứng từ gốc là ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
Hiện tại doanh nghiệp mở tài khoản tại ngân hàng Đầu tƣ và phát triển Việt Nam BIDV . Giao dịch trong doanh nghiệp đều thông ngân hàng này.
Về kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp, doanh nghiệp chƣa có một mức tiền mặt tại quỹ cụ thể.
2.2.2. Kế toán tiền mặt
2.2.2.1. Thủ tục thu, chi tiền mặt a) Thủ tục thu tiền mặt
Thủ tục thu tiền mặt tại công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.5. Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt tại công ty cổ phần thương mại dược phẩm Sơn Hải
Bƣớc 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu đƣợc tiền mặt, thu nợ khách hàng, hoàn tạm ứng... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán tiền mặt.
Bƣớc 2: Kế toán tiền mặt sau khi nhận đƣợc đề nghị nộp tiền từ nhân viên đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công ty cũng nhƣ tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế) sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng sau khi nhận đƣợc phiếu thu sẽ xét duyệt và ký rồi chuyển cho kế toán.
Bƣớc 4: Kế toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho ngƣời nộp. Bƣớc 5: Ngƣời nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền.
Bƣớc 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ. Bƣớc 8: Kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
Tất cả các phiếu thu tiền mặt sẽ đƣợc kế toán tập hợp lại, cuối ngày sẽ trình lên giám đốc ký và đóng dấu.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên: - Liên 1: Giao cho thủ quỹ.
- Liên 2: Giao cho ngƣời nộp. - Liên 3: Làm căn cứ để ghi sổ.
b) Thủ tục chi tiền mặt
Thủ tục thu tiền mặt tại công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.6. Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tại công ty cổ phần thương mại dược phẩm Sơn Hải
Bƣớc 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, vật tƣ, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,… Ngƣời có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận đƣợc giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 3: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi, kế toán trƣởng ký duyệt chi.
+ Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho giám đốc và chuyển sang Bƣớc 4.
+ Trƣờng hợp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi thì quay về Bƣớc 2.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi từ kế toán trƣởng, Giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ.
Bƣớc 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bƣớc 7: Thủ quỹ xuất tiền sau đó chuyển cho ngƣời đề nghị chi.
Bƣớc 8: Ngƣời đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu lại cho thủ quỹ.
Bƣớc 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán,
Bƣớc 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi 01 liên và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
2.2.2.2. Chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ dùng trong kế toán tiền mặt đƣợc sử dụng trong Công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải hiện nay đƣợc xây dựng phù hợp quy định thông tƣ 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Các chứng từ đƣợc các doanh nghiệp thiết kế phù hợp đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán tiền mặt: đây là các chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt tại quỹ, các chứng từ này để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tiền mặt tại quỹ.
+ Phiếu thu Mẫu số 01 - TT
+ Phiếu chi Mẫu số 02 - TT
+ Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 - TT
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 - TT + Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05 - TT + Hóa đơn GTGT
+ Các chứng từ khác
Mẫu 01GTKT-001
2.2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm: tiền Việt Nam, Ngoại tệ, Vàng tiền tệ.
Đơn vị sử dụng tài khoản 111-Tiền mặt gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam
- Tài khoản 1112: Ngoại Tệ - Tài khoản 1113: Vàng tiền tệ
2.2.2.4. Phương pháp kế toán
Qua thực tế tìm hiểu tại công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải, trong khoảng thời gian từ ngày 01 tháng 12 năm 2020 đến ngày 31 tháng 12 năm 2020 công ty không phát sinh các nghiệp vụ tiền mặt liên quan đến ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Các nghiệp vụ liên quan đến tăng tiền mặt của công ty chủ yếu là thu tiền từ các nhà thuốc, ví dụ nhƣ các Nhà thuốc Trung tâm y tế huyện Hạ Hòa, huyện Yên Lập, huyện Cẩm Khê, Công ty cổ phần thƣơng mại và thiết bị y tế Hùng Vƣơng,...Các nghiệp vụ giảm tiền mặt chủ yếu do thanh toán tiền cƣớc điện thoại, cƣớc chuyển phát nhanh, thanh toán tiền xăng dầu, chi lƣơng nhân viên, gửi tiền vào ngân hàng...
Sau đây là trình tự một số nghiệp vụ cơ bản liên quan đến tiền mặt (tiền Việt Nam) phát sinh tại doanh nghiệp:
- Thu tiền từ bán hàng:
Nghiệp vụ 1: Ngày 25/12/2020 Nhà thuốc Trung tâm y tế huyện Cẩm Khê thanh toán tiền hàng chịu nợ bằng tiền mặt, theo hóa đơn số 0003802, số tiền 19.372.848 đồng.
Chứng từ gồm có: Hóa đơn GTGT (Phụ lục 9), Phiếu xuất kho (Phụ lục 10), phiếu thu (Phụ lục 11).
Trình tự hạch toán vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán MISA.SME.NET công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Quỹ” tab “Thu, chi tiền” chọn chức năng “Thêm\Thu tiền khách hàng”.
Bƣớc 2: Phần mềm tự lựa chọn phƣơng thức thanh toán là tiền gửi Loại tiền: VND
Khách hàng: XNT31 – Nhà thuốc Trung tâm y tế huyện Cẩm Khê Ngày thu tiền: 30/12/2020
Nhấn “ Lấy dữ liệu”, tích chọn chứng từ công nợ của khách hàng. Nhấn “Thu tiền”, phần mềm tự động sinh ra “Phiếu thu tiền mặt khách hàng”.
Lý do nộp: Thu tiền của Công ty cổ phần thƣơng mại và thiết bị y tế Hùng Vƣơng theo hóa đơn 3819
Hạch toán: Nợ TK 1111: 19.372.848 Có TK 131: 19.372.848
Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Cất” để lƣu giữ liệu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin lên các sổ sách có liên quan.
- Thanh toán tiền mua dịch vụ:
Nghiệp vụ 2: Ngày 21/12/2020 thanh toán tiền cƣớc điện thoại bằng tiền mặt cho Công ty dịch vụ Mobifone khu vực 4 – chi nhánh tổng công ty viễn thông
Mobi, số tiền 165.700 đồng đã bao gồm thuế GTGT 10%. Chứng từ gồm có: Hóa đơn GTGT (Phụ lục 12), Phiếu chi (Phụ lục 13). Trình tự hạch toán vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán MISA.SME.NET công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Mua hàng” tab “Mua hàng hóa, dịch vụ”
chọn chức năng “Thêm\Chứng từ mua dịch vụ” máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Bƣớc 2: Lựa chọn phƣơng thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là “Thanh toán ngay” “ Tiền mặt”. Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin ở các phần: “Thông tin chung”, “ Chứng từ”, “ Hạch toán”, “Thuế”,...
+ Thông tin chung:
Nhà cung cấp: 0100686209-172 Công ty dịch vụ Mobifone khu vực 4 – Chi nhánh tổng công ty viễn thông Mobi
Lý do chi: Thanh toán tiền cƣớc phát sinh + Chứng từ:
Ngày hạch toán: Ngày 21/12/2020 Ngày chứng từ: Ngày 21/12/22020 Số chứng từ: PC0304/20
Hạch toán: Nợ TK 64228: 150.636 Nợ TK 1331: 15.064 Có TK 1111: 165.700
Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Cất” để lƣu giữ liệu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin lên các sổ sách có liên quan.
2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng
Công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm mở tài khoản ngân hàng tại ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (BIDV).
2.2.3.1. Thủ tục gửi, rút tiền gửi ngân hàng a) Thủ tục thu tiền gửi ngân hàng
Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.7. Mô hình hóa hoạt động tăng tiền gửi ngân hàng
Bƣớc 1: Ngân hàng nhận đƣợc tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng,…
Bƣớc 2: Sau khi nhận đƣợc tiền, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có và chuyển giấy báo có cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp.
Bƣớc 3: Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp nhận đƣợc giấy báo có.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc giấy báo có, kế toán ngân hàng lập chứng từ thu, sau đó chuyển chứng từ thu cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 5: Sau khi nhận đƣợc chứng từ thu kế toán trƣởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán ngân hàng.
Bƣớc 6: Kế toán ngân hàng sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
b) Thủ tục rút tiền gửi ngân hàng
Quy trình rút tiền gửi ngân hàng tại công ty cổ phần thƣơng mại dƣợc phẩm Sơn Hải đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.8. Mô hình hóa hoạt động giảm tiền gửi ngân hàng
Bƣớc 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ…thông qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập séc rút tiền mặt sau đó gửi cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 2: Kế toán trƣởng sau khi nhận đƣợc chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc.
+ Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý chi => chuyển sang Bƣớc 3 + Trƣờng hợp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý chi => quay về Bƣớc 1 Bƣớc 3: Giám đốc sau khi nhận đƣợc chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
Bƣớc 4: Ngân hàng nhận séc rút tiền mặt.
Bƣớc 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi theo séc rút tiền mặt.
Bƣớc 6: Ngân hàng lập xác nhận vào séc tiến hành chi tiền và chuyển lại séc cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp.
Bƣớc 7: Kế toán ngân hàng nhận đƣợc séc đã đƣợc xác nhận của ngân hàng.
Bƣớc 8: Kế toán ngân hàng tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
2.2.3.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng: đây là các chứng từ kế toán liên quan đến tiền của doanh nghiệp đƣợc gửi ở ngân hàng để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán lấy làm căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng.
+ Giấy báo có + Ủy nhiệm thu + Giấy báo nợ
+ Ủy nhiệm chi (lệnh chi) + Séc chuyển khoản + Bảng sao kê ngân hàng
2.2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng: TK 112-Tiền gửi Ngân Hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền gửi Ngân Hàng của doanh nghiệp.
Đơn vị sử dụng tài khoản 112-Tiền gửi Ngân Hàng gồm 3 tài khoản cấp 3: - Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam
- Tài khoản 1123: Vàng tiền tệ
2.2.3.4. Phương pháp kế toán
Hàng ngày, sau khi nhận đƣợc giấy báo Có, giấy báo Nợ,.. kế toán tiến hành nhập chứng từ vào phần mềm kế toán.
Các khoản tăng tiền gửi ngân hàng chủ yếu thu từ tiền bán hàng cho các nhà thuốc, trung tâm y tế. Các khoản tăng khác nhƣ: nộp tiền vào tài khoản...
Các khoản giảm tiền gửi ngân hàng chủ yếu là thanh toán tiền mua hàng, nộp tiền bảo hiểm, trả các khoản vay...
- Thu tiền của khách hàng qua ngân hàng:
Nghiệp vụ 3: Ngày 10/12/2020 Bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Thọ chuyển khoản thanh toán tiền hàng chịu nợ, theo hóa đơn số 0002795, số tiền 435.000.000 đồng.
Chứng từ gồm có: Hóa đơn GTGT (Phụ lục 14), Phiếu xuất kho (Phụ lục 15), Giấy báo có (Phụ lục 16).
Trình tự hạch toán vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán MISA.SME.NET công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Ngân hàng” tab “Thu tiền khách hàng”.
Bƣớc 2: Phần mềm tự lựa chọn phƣơng thức thanh toán là tiền mặt Loại tiền: VND
Khách hàng: XBVT1 – Bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Thọ Ngày thu tiền: 10/12/2020
Nhấn “ Lấy dữ liệu”, tích chọn chứng từ công nợ của khách hàng. Nhấn “Thu tiền”, phần mềm tự động sinh ra “Thu tiền gửi từ khách hàng”.
Nộp vào TK: 42110000007586 – Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam – CN Phú Thọ
Lý do thu: Thu tiền của Bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Thọ theo hóa đơn 0002795
Hạch toán: Nợ TK 1121: 435.000.000 Có TK 131: 435.000.000
Bƣớc 3: Kiểm tra lại và nhấn “Cất” để lƣu giữ liệu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin lên các sổ sách có liên quan.
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp qua ngân hàng
Nghiệp vụ 4: Ngày 22/12/2020 chuyển tiền gửi ngân hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty cổ phần doanh nghiệp Thành An theo hóa đơn số 0000298