Qua khoảng thời gian thực tập tại doanh nghiệp, em nhận thấy rằng, bên cạnh những thành tựu đạt được trong cơng tác kế tốn, cơng ty Cổng Thế Giới cũng tồn tại một vài hạn chế được đề cập trong phần cuối chương 2. Chính vì thế, địi hỏi cần phải cĩ những giải pháp kịp thời để hồn thiện cơng tác kế tốn tại đơn vị. Sau đây em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hồn thiện những vấn đề mà cơng ty đang gặp phải.
3.2.1 Giải pháp cho chứng từ
Các chứng từ là tài liệu quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng là căn cứ cho phép thực hiện và ghi nhận một chuỗi các sự kiện phát sinh một cách chính xác, hợp lệ và đúng chế độ. Chứng từ cũng là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp vụ đã phát sinh và hồn thành.
Để các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng cần phải được luân chuyển kịp thời, linh hoạt đến phịng kế tốn, các nhân viên phịng kế tốn phải luơn luơn nhắc nhở, đơn đốc các bộ phận khác trong cơng ty chuyển nhanh chứng từ tới phịng của mình nhằm phục vụ cơng tác hạch tốn và xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Để phản ánh kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cơng ty phải áp dụng đầy đủ quy trình luận chuyển chứng từ:
- Sưu tập, xử lý các chứng từ, hĩa đơn kế tốn
- Kế tốn trưởng rà sốt kỹ và ký chứng từ, hĩa đơn rồi trình lên giám đốc
cơng ty duyệt.
- Phân loại, sắp xếp hĩa đơn chứng từ
- Ghi chép các định khoản vào sổ sách kế tốn
- Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Ngồi ra, kế tốn việc cần lưu trữ các chứng từ với nhau theo từng nội dung.
Ví du: giấy báo nợ, giấy báo cĩ xếp chung vào sổ chứng từ ngân hàng, các hĩa đơn giá trị gia tăng để riêng, phiếu thu xếp chung với chứng từ thu,...
Ngồi ra, kế tốn cần bổ sung thêm biên bản bàn giao chứng từ. Như chúng ta đã biết, bất cứ việc gì cũng cần thể hiện qua văn bản rõ ràng và cĩ chữ ký xác nhận của cả hai bên thì được coi là cơ sở, bằng chứng để giải quyết những mâu thuẫn trong trường hợp giấy tờ bị mất. Do đĩ, việc tạo ra biên bản bàn giao chứng từ nhằm xác nhận việc bàn giao giấy tờ, chứng từ là thành cơng. Khi phịng kế tốn
nhận được chứng từ từ bộ phận khác, kế tốn sẽ kiểm tra và ký xác nhận đã nhận đủ hĩa đơn, chứng từ và phải chịu hồn tồn trách nghiệm bảo quản đầy đủ số lượng giấy tờ như trong biên bản bàn giao. Sau đây là mẫu biên bản giao nhận giấy tờ, chứng từ mà đơn vị cĩ thể tham khảo:
Mau 1.1: Biên bản giao nhận chứng từ
Cơng ty Cổ phần du Iich cống Thế Glái CỌNG HỊA XẢ HỘI CHil NGHĨA VIỆT NAM
Số 88 Phạm Ngọc Thạch,Trung Tự.Đống ba,Hà Nội hộc l-∙p -Tudo- Hạnh phúc
...ngày... tháng...năm...
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU Bên giao: Họ tên:... Chức vụ:... Trụ sờ:... Bên nhận: Họ tên:... Chức vụ:... Cơng ty:... Trụ sờ:...
3.2.2 Giải pháp cho hệ thống phần mềm kế tốn
Hiện nay, bộ phận kế tốn trong cơng ty vẫn cịn đang sử dụng phần mềm Misa phiên bản 2012. Chính vì thế, cĩ nhiều những bất cập, hạn chế khi sử dụng phiên bản này.
Điều nên làm hiện giờ là đon vị nên cập nhật, nâng cấp hệ thống phần mềm kế tốn Misa 2012 lên phiên bản mới nhất hiện nay là Misa 2020. Bởi Misa 2020 cĩ những tính năng cải tiến hon rất nhiều. Điều này sẽ giúp cho cơng tác kế tốn trở nên dễ dàng, chính xác và nhanh gọn hon, nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế tốn.
Bên cạnh đĩ, cơng ty cần tận dụng tối đa hệ thống Misa bằng cách tăng cường sự tưong tác, trao đổi giữa các phịng ban trong cơng ty. Kế tốn trưởng sẽ cĩ nhiệm vụ phân cơng sử dụng phần mềm Misa cho các bộ phần phịng ban tưong ứng với mỗi phần hành cơng việc của mình. Cĩ như thế thì cơng tác kế tốn bán hàng xác định KQHĐKD mới được tốt.
Ví du: Việc lập “Đon đặt hàng” sẽ do phịng Sale-kinh doanh thực hiện ghi vào phần mềm Misa thay vì phịng kế tốn phải làm. Kế tốn viên sẽ dựa vào đĩ để lập ra hĩa đon GTGT và ghi nhận bút tốn. Điều này giúp rút ngắn được thời gian, nâng cao tính chuyên mơn hĩa, tăng hiệu suất cơng việc.
3.2.3 Giải pháp hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn
Theo quy định của Bộ tài chính, các doanh nghiệp dựa trên hệ thống tài khoản kế tốn theo quy định, thơng tư 133/2016/TT-BTC đã ban hành ngày
26/08/2016 thì đon vị cĩ quyền được xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn riêng biệt sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng vẫn tuân thủ chế độ kế tốn hiện hành. Nhờ đĩ mà định khoản kế tốn chính xác, thống nhất, dễ dàng nắm bắt được kết quả kinh doanh của từng loại dịch vụ mà cơng ty cung cấp. Từ đĩ, giúp các nhà quản trị định hướng ưu tiên đẩy mạnh phát triển cho dịch vụ mang lại lợi nhuận cao nhất trong thời gian lâu dài. Tuy nhiên, cơng ty mới đang để tài khoản 911 ở cấp 1.
Bởi vậy, cơng ty nên mở chi tiết tài khoản 911-Xác định KQHĐKD theo từng đối tượng hàng hĩa, dịch vụ. Ví dụ:
- TK911.VMB: Kết quả hoạt động kinh doanh: cung cấp dịch vụ vé máy bay
Ngây, Chững tù Diễn giãi Phải thu từ Ghi Cĩ tái khoản do anh thu
- TK911.DVDL: Ket quả hoạt động kinh doanh: cung cấp dịch vụ tour du lịch.
3.2.4 Giải pháp cho hoạt động xử lý thanh tốn
Cơng ty chủ yếu thu tiền của khách qua chuyển khoản. Tuy nhiên kế tốn khơng thực hiện lấy ngay giấy báo cĩ khi nghiệp vụ phát sinh mà để cuối kỳ mới lấy. Bởi vậy, kế tốn chỉ dựa vào tin nhắn của ngân hàng để điều chỉnh cơng nợ. Mặc dù cuối kỳ kế tốn cĩ thể đối chiếu lại số tiền trên giấy báo cĩ với số tiền đã hạch tốn, nhưng điều này làm cho khối lượng cơng việc cuối kỳ dồn lại quá nhiều và cĩ thể gây tốn thời gian, cơng sức để điều chỉnh nếu xảy ra chênh lệch do sai sĩt khi chỉ dựa vào tin nhắn của ngân hàng để hạch tốn bởi những rủi ro của nĩ như khơng hạch tốn nghiệp vụ khi khơng nhận được tin nhắn từ ngân hàng hoặc ghi nhận do tin nhắn đến muộn,.. .Quan trọng hon, việc theo dõi số dư tài khoản ngân hàng qua tin nhắn khá là nhanh chĩng, nhưng nĩ cĩ thể xảy ra sai sĩt gây mất thời gian. Hon thế nữa. tin nhắn cũng khơng phải là co sở hợp lệ để ghi sổ.
Chính vì thế, kế tốn trưởng cần phân cơng nhiệm vụ đi lấy giấy báo cĩ ngay khi nhận được tin nhắn của ngân hàng cho nhân viên trong phịng để làm căn cứ ghi sổ. Điều này tránh những sai sĩt chênh lệch gây mất thời gian điều chỉnh
3.2.5 Giải pháp về sổ kế tốn
Đon vị cĩ nhiều nghiệp vụ thu chi, mua bán. Để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi các nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng,.. .,đon vị nên dùng thêm một số sổ Nhật ký chuyên biệt.
Bởi đây cơng ty Cổng Thế Giới là doanh nghiệp thưong mại, nghiệp vụ mua bán, cung cấp dịch vụ là hoạt động chính. Việc mở sổ Nhật ký đặc biệt là cần thiết nhằm nâng cao được cơng tác kế tốn bán hàng và xác định KQHĐKD.
Sổ Nhật ký đặc biệt cĩ lợi ích như các kế tốn cĩ thể ghi nhận bút tốn vào các sổ Nhật ký khác nhau cùng một thời điểm. Cĩ một số loại sổ Nhật ký chuyên biệt thường dùng như:
- Nghiệp vụ bán chịu kế tốn dùng sổ Nhật ký bán hàng
- Nghiệp vụ thu tiền dùng sổ Nhật ký thu tiền
- Nghiệp vụ chi tiền dùng sổ Nhật ký chi tiền
- Nghiệp vụ mua hàng dùng sổ Nhật ký mua hàng
Ví du: Ke tốn viên cĩ thể hạch tốn bút tốn bán hàng váo sổ Nhật ký bán hàng, và một kế tốn viên khác cĩ thể ghi chép nghiệp vụ chi tiền vào sổ Nhật ký chi tiền cùng một lúc để phân chia phần hành cho từng kế tốn dễ dàng hơn.
Sau đây là một vài mẫu sổ nhật ký đặc biệt theo chế độ kế tốn Việt Nam:
Mầu 2.1: Sổ Nhật ký bán hàng
Ngày, tháng ghi SO Chứng từ Diễn giãi Ghi Nợ TK Ghi Co cảc TK So
hiệu thangNgày
Tài khoản khác Sc tiền Sc hiệu Ngày, tháng ghɪ SO Chững từ Diễn giải Tài khoản g ú Nợ Phải tiã người bán ⅛hι Cĩ) SỈ hiệu thángNgày Hàngho á NgUV'èn liệu, vật hệu Tãi khoản khác Sị hiệu Sĩ tién Ngây, thăng ghi sơ Chứng từ
Diễn giãi Ghi CỏTK..
____________GhiNợ các TK_____________ Sơ hiệu Ngâytháng Tài khoản khác Sơ tiên hiệuSị
Mầu 2.2: Sổ Nhật ký thu tiền
sổ NHẬT KÝ TEIL TIÊN ■
Mầu 2.3: Sổ Nhật ký mua hàng
SĨ NHẬT KÝ MUA HÀNG
Mầu 2.4: Sổ Nhật ký chi tiền
3.2.6 Giải pháp cho chính sách bán hàng
Hiện nay, cơng ty chưa mở tài khoản giảm trừ doanh thu với nhiều những chính sách ưu đãi cho khách hàng. Chính vì thế, cơng ty nên áp dụng chiết khấu thanh tốn cho khách hàng trả tiền sớm trước thời hạn. Cơng ty cĩ thể chiết khấu từ 1-3% cho khách hàng trả tiền sớm trong vịng 10 ngày sau khi mua hàng. Khi cơng ty sử dụng chính sách chiết khấu thanh tốn này sẽ khuyến khích khách hàng thanh tốn tiền sớm, cơng ty sẽ thu hồi được tiền bán hàng nhanh hơn, vịng quay vốn diễn ra nhanh hơn.
Thêm vào đĩ, cơng ty cần áp dụng chiết khấu thương mại cho những khách hàng thân thiết hay những hợp đồng đặt hàng cĩ giá trị lớn nhằm thu hút thêm khách hàng, nâng cao hiệu qủa bán hàng tại đơn vị.
Ví dụ: Theo hĩa đơn số 0000044 trong trang 47 bài Khĩa luận, cơng ty bán dịch vụ tour du lịch cho Cơng ty in khoa học cơng nghệ Hà Nội với tổng giá trị hàng khi đã bao gồm 5.640.000VNĐ tiền phí sân bay thu hộ hãng bay là 350.000.000VNĐ, thuế GTGT 10%. Vì cơng ty mua hàng với giá trị lớn nên được hưởng chiết khấu thương mại là 5%. Kế tốn ghi nhận bút tốn:
+ Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 131: 384.436.000 Cĩ TK 5113: 350.000.000 Cĩ TK 3331: 34.436.000
+ Phần chiết khấu khách hàng được hưởng:
Nợ 5113: 17.500.000 Nợ TK 3331: 1.750.000
Cĩ TK 131: 19.250.000