CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Kinh doanh và dịch vụ ô tô Hà Nội
3.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban
3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH MTV KD & DV ô tô Hà Nội ( Hà Nội Ford ) là một doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là kinh doanh xe mới và sửa chữa ô tô nên tổ chức bộ máy được chia thành các phòng ban có chức năng phù hợp với yêu cầu quản lý.
Công ty đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này tương đối gọn nhẹ,không cồng kềnh, phù hợp với xu hướng hiện nay và giúp cho việc truyền tải thông tin, cách quản lý được nhanh gọn và chính xác.
Hình 3.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV KD & DV Ô TÔ HÀ NỘI
(Nguồn: Công ty TNHH MTV KD & DV ô tô Hà Nội)
3.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.
Phòng kế toán
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực: Công tác tài
chính, công tác kế toán tài vụ, công tác kiểm toán nội bộ, công tác quản lý tài sản, công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty, quản lý vốn và tài sản của Công ty. Tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
P GĐKD P GĐDV PHÒNG KD 2 PHÒNG KD 1 P. PHỤ TÙNG PHÒNG HCDV TỔ SCN TỔ SCC TỔ SCTV PHÒNG KD 3 PHÒNG NTBH CT HĐQT GIÁM ĐỐC TP KẾ TOÁN TP HC KH PHÒNG HCNS PHÒNG CSKH
Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc trình HĐQT phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn Công ty. Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty.
Thực hiện quyết toán quý, sáu tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi giúp cho ban giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho CBNV theo phê duyệt của Giám đốc.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty. Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ…trong Công ty và báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc.
Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề xuất với Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính.
Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh,dịch vụ.Chủ trì trong công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác
tài chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp và hướng dẫn các phòng ban quy định về công tác tài chính kế toán.
Phối hợp cùng với các phòng ban trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán...tài sản của Công ty.
Phòng Hành chính khách hàng
Chức năng:Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực về công tác tác tổ
chức nhân sự( tuyển dụng, đào tạo và phát triển, lương, thưởng, chế độ đãi ngộ phúc lợi, vệ sinh an toàn lao động, kỷ luật lao động…), công tác hành chính( các quy định, văn bản, nội quy quy định của Công ty, công tác văn thư lưu trữ, tổng hợp thông tin…), công tác chăm sóc Khách hàng( chiến lược, chương trình chăm sóc khách hàng…) và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Phòng Hành chính khách hàng có ba nhiệm vụ chính cụ thể:
Công tác quản trị nhân sự:
Lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm CBNV. Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý, sắp xếp bố trí cán bộ theo phân cấp.
Theo dõi tình hình biến động nhân sự trong Công ty. Tham mưu cho Giám đốc quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.
Quản lý lưu giữ hồ sơ, thông tin của CBNV trong Công ty.
Chủ trì thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, xây dựng nội quy, quy chế và các chế độ về trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác có liên quan.
Đánh giá năng lực, thành tích CBNV để phục vụ công tác tiền lương, công tác đào tạo, công tác quy hoạch phát triển nhân sự.
Tổng hợp các báo cáo thống kê về nhân sự và lao động tiền lương theo đúng quy định để phục vụ cho công tác chỉ đạo sản xuất và quản lý kịp thời.
Công tác quản trị hành chính:
Tiếp nhận tổng hợp nội dung các thông tin liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Giám đốc đối với các phòng ban.
Tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp, công tác văn thư lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu, tài liệu an toàn, bảo mật, thuận tiện khi sử dụng và khi kiểm tra, kiểm soát. Tiếp nhận, phân loại công văn đến, trình Lãnh đạo giải quyết, phát hành công văn đi, chuyển giao văn bản cho các phòng ban khác để thực hiện. Thực hiện công tác bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định. Tổng hợp thông tin liên quan đến các lĩnh vực hoạt động.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, chủ trì soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực, các văn bản pháp quy trong Công ty.
Chủ trì xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch mua sắmtrangthiết bị văn phòng của Công ty. Quản lý, bảo vệ, bảo trì tài sản thuộc thiết bị văn phòng, xe con, điện nước, cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động văn phòng của Công ty, mua sắm thiết bị văn phòng nhằm duy trì tác hoạt động thường xuyên của văn phòng bộ máy hoạt động. Phối hợp với các Phòng ban có liên quan, tổ chức kiểm kê tài sản theo định kỳ hàng năm, đánh giá tỷ lệ còn lại và đề xuất thanh lý những tài sản văn phòng đã hư hỏng, không còn giá trị sử dụng.
Chủ trì thực hiện công tác chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, sự kiện, của Công ty và các đơn vị liên quan.
Công tác chăm sóc khách hàng
Cung cấp thông tin về sản phẩm kinh doanh và dịch vụ của Công ty tới khách hàng.
Tiếp nhận thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm kinh doanh, chất lượng sửa chữa dịch vụ, thái độ phục vụ của CBNV...trong Công ty.
Tiếp nhận và liên hệ với các phòng ban liên quan khi khách hàng yêu cầu. Hỗ trợ khách hàng trong việc đặt lịch hẹn khi vào làm dịch vụ.
Thông báo tới khách hàng những chiến dịch hoặc chương trình khuyến mại của Công ty, của Ford Việt Nam…
Phòng kinh doanh
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực liên quan đến
tế, công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, công tác đấu thầu và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Nhiệm vụ:
Xây dựng các chiến lược kinh doanh cho Phòng trong từng giai đoạn.
Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện công việc kinh doanh của từng phòng ban nhỏ.Phân tích đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch thánh, quý, năm của từng nhân viên trong phòng.
Chủ trì tham mưu và thực hiện việc tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho Công ty.
Theo dõi và chăm sóc khách hàng.Chủ trương và thực hiện các quy định về chính sách giá, chương trình khuyến mại của Công ty và Ford Việt Nam đối vớikhách hàng.Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm và giải đáp thắc mắc cho khách hàng khi cần thiết.
Phối hợp với các phòng ban liên quan khi cần thiết.
Phòng dịch vụ
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các vấn đề: Công tác xây dựng
chiếnlược kế hoạch trong quá trình sản hoạt động sửa chữa, quản lý hợp đồng kinh tế và quyết toán hợp đồng kinh tế, công tác nợ và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc giao.
Nhiệm vụ:
Xây dựng các chiến lược marketing dịch vụ, các chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn nhằm thu hút khách hàng vào làm dịch vụ tại Công ty.
Liên kết với các Công ty bảo hiểm để tăng lượng khách hàng vào làm dịch vụ và quản lý công nợ.
Nâng cao trình độ, kỹ năng, tay nghề sửa chữa cho bộ phận kỹ thuật viên sửa chữa nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cho Công ty.
Kiếm soát lệnh sửa chữa và thực hiện các quy trình, các chương trình khuyến mại của Công ty và Ford Việt Nam đưa ra.