3.3. Giải pháp tạo động lực cho công chức
3.3.1. Xác định chính xác nhu cầu của công chức và mức độ ưu tiên của
các nhu cầu để làm căn cứ đưa ra các biện pháp tạo động lực phù hợp.
Có ngƣời khi đƣợc hỏi mục tiêu của anh/chị là gì thì trả lời rằng không biết hoặc thậm chí chƣa bao giờ nghĩ tới. Chính điều này cũng là một nguyên nhân dẫn tới hiệu quả công việc giả sút bởi họ không biết phải bắt đầu từ đau và làm nhƣ thế nào. Do vậy, việc thiết lập mục tiêu là điều rất cần thiết mà mỗi cá nhân hãy xây dựng cho mình, lãnh đạo đơn vị hãy giúp nhân viên của mình thiết lập mục tiêu, giúp nhân viên của mình tìm ra một hƣớng đi đúng đắn và có thể nâng cao hiệu quả công việc.
Mục tiêu của đơn vị chỉ đƣợc thực hiện thành công khi các mục tiêu của các cá nhân đƣợc đáp ứng, khi mà khơi dậy đƣợc tiềm năng từ những nhân viên của mình. Ngoài ra, việc thiết lập mục tiêu còn giúp nhân viên biết ƣu tiên sắp xếp các công việc thực hiện nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
a. Xây dựng mục tiêu cho từng nhân viên
Mục tiêu của mỗi cá nhân là định hƣớng phải đạt đƣợc cái gì của bản thân mỗi cá nhân về công việc, về sự phát triển nghề nghiệp, về vị trí trong xã hội, là việc hoàn thành một nhiệm vụ, một kế hoạch nào đó đƣợc giao phó và định ra cách thức làm thế nào để đạt những mục tiêu đã định ra.
Để xây dựng đƣợc mục tiêu cho bản thân mình đồng thời xây dựng mục tiêu cho nhân viên thì ngƣời lãnh đạo và nhân viên phải biết các điều kiện thực tế có thể xây dựng mục tiêu.
- Khả năng phát triển nghề nghiệp của từng nhân viên: lãnh đạo trực tiếp phải nắm bắt đƣợc khả năng của mỗi nhân viên của mình trong việc phát triển nghề nghiệp thông qua việc giao nhiệm vụ, trách nhiệm và khả năng tự quyết trong công việc nhằm xem xét đánh giá trình độ chuyên môn và khả năng phát triển nghề nghiệp của họ, trên cơ sở đó tạo những cơ hội và điều kiện trợ
giúp để nhân viên của mình phát triển nghề nghiệp. Về phía bản thân mỗi ngƣời nhân viên cũng phải tự nhận định về khả năng phát triển nghề nghiệp của chính bản thân mình thông qua khả năng hoàn thành nhiệm vụ, công việc đƣợc cấp trên giao cho để xác định cho mình một định hƣớng cụ thể trên cơ sở đó xây dựng mục tiêu của mình.
- Nhu cầu và mong muốn của nhân viên: đây là một điểm mà bất kỳ nhà lãnh đạo cũng phải quan tâm bởi nhu cầu và mong muốn của ngƣời lao động là cơ sở để giúp nhà lãnh đạo khai thác hiệu quả từ nhân viên của mình và giúp nhân viên mình có đƣợc những định huớng đúng đắn trong công việc.
- Trang bị thiết bị và phƣơng tiện làm việc: để có thể dự đoán đƣợc kết quả của việc thực hiện thế nào thì yếu tố này đóng góp phần quan trọng trong việc định lƣợng kết quả và định hƣớng các bƣớc thực hiện công việc, nhiệm vụ của nhân viên.
Trên cơ sở những điều kiện trện, ngƣời lãnh đạo có thể định hƣớng cho nhân viên xây dựng cho nhân viên xây dựng mục tiêu của mình.
Các nhà quản lý cần phải nhận ra những tình huống nhân viên gặp trắc trở để sẵn sàng hỗ trợ họ làm giảm áp lực công việc cũng nhƣ phát huy đƣợc tiềm năng của họ trong những hoàn cảnh nhƣ:
-Nhân viên đang thực hiện công việc phức tạp -Nhân viên làm quen với công việc mới
-Nhân viên hoàn thành những công việc mang tính chất sáng tạo hoặc đề xuất kế hoạch, ý tƣởng sáng tạo
-Khi nhân viên làm công việc trong lĩnh vực dễ có cảm giác nặng nề và chịu áp lực công việc
Đồng thời, để có đƣợc hiệu quả cao hơn, các nhà quản lý có thể áp dụng biện pháp tăng cƣờng sự động viên đối với nhân viên nhƣ:
-Tỏ ý tin tƣởng vào khả năng làm việc, những đánh giá và nhận định của nhân viên
- Giúp nhân viên định ra mục tiêu và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc - Giúp nhân định lƣợng thời gian hoàn thành công việc
- Hỗ trợ nhân viên các phƣơng tiện vạt chất,dịch vụ…cần thiết để phục vụ công việc
- Hỗ trợ nhân viên xây dựng tiến trình thực hiện công việc - Giúp đỡ chứ không ra chỉ thị
Với những thiện chí từ phía nhà quản lý, nhân viên luôn cảm thấy họ đƣợc quan tâm, trợ giúp của ngƣời lãnh đạo, họ thấy đƣợc sự nhiệt tình và ủng hộ, động viên của ngƣời lãnh đạo thì bản thân các nhân viên sẽ cố gắng và nỗ lực hết sức mình để hoàn thành công việc và đạt đƣợc mục tiêu công việc đặt ra.
b. Thiết lập mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong việc đặt mục tiêu cho nhân viên
Sau khi nhà lãnh đạo đã cùng nhân viên xây dựng và thiết lập mục tiêu phấn đấu cho nhân viên, nếu muốn thành công nhà lãnh đạo phải trao cho nhân viên những quyền hạn tƣơng ứng để họ thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của mình.Tuy nhiên, khi trao quyền ngƣời lãnh đạo phải trao quyền lực nhƣ thế nào để tránh những sai lầm đáng tiếc xảy ra khi quyền lực đƣợc trao quá nhiều hoặc quá ít đồng thời phải luôn quan sát, đôn đốc nhân viên thực hiện công việc để đạt đƣợc mục tiêu mong đợi.
c. Yêu cầu về các mục tiêu:
Mục tiêu đặt ra phải là không quá thấp hoặc quá cao để nhân viên cảm giác đạt đƣợc một cách quá khó khăn và không quá sức đối với họ. Điều đó tạo cho nhân viên một cảm giác tự tin khi thực hiện mục tiêu đó, làm cho họ
thấy đƣợc những ý nghĩa của công việc và thêm yêu, thêm gắn bó với công việc. Có nhƣ vậy, mới tạo đƣợc động lục cho ngƣời lao động.
Mục tiêu đặt ra phải cụ thể, chi tiết và có thể đánh giá kết quả bằng định lƣợng, phải có thời gian xác định, có nhƣ vậy mới xác định đƣợc kết quả một cách chính xác, rõ ràng để làm căn cứ cho việc khen thƣởng hay phạt do chƣa hoàn thành công việc.
Các mục tiêu phải đƣợc định hƣớng nhân viên theo định hƣớng phát triển của đơn vị, các mục tiêu cần phải đƣợc kiểm tra và đánh giá thƣờng xuyên để có sự điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với khả năng thực hiện công việc của nhân viên.
Qua thực hiện mục tiêu biết đƣợc ngƣời lao động đang cần nhu cầu gì để hoàn thành mục tiêu, từ đó xác định ƣu tiên từng nhu cầu cho cán bộ, công chức để tạo động lực cho đạt đƣợc mục tiêu mà lãnh đạo cần hƣớng tới và đã định hƣớng xây dựng mục tiêu cho ngƣời lao động.