3.3. Giải pháp tạo động lực cho công chức
3.3.2. Cải tiến một số chính sách quản trị nhân lực nhằm tạo động lực
việc cho cán bộ, công chức.
3.3.2.1. Phân tích công việc thường xuyên và hiệu quả.
- Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc.
- Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể
- Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác
- Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập đƣợc trong quá trình phân tích công việc.
Phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây: + Cán, bộ công chức thực hiện những công tác gì?
+ Khi nào công việc đƣợc hoàn tất? + Công việc đƣợc thực hiện ở đâu?
+ Cán bộ, công chức làm công việc đó nhƣ thế nào? + Tại sao phải thực hiện công việc đó?
+ Để thực hiện công việc đó cán bộ, công chức cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
a. Ý nghĩa của phân tích công việc:
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, nhƣ các hành động nào cần đƣợc tiến hành thực hiện, thực hiện nhƣ thế nào và tại sao; các loại trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.
Tóm lại Phân tích công việc đƣợc tiến hành nhằm:
- Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thƣởng cho cán bộ, công chức. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lƣơng qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
- Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho ngƣời thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lƣợng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác
- Xây dựng mối tƣơng quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp lãnh đạo và cán bộ, công chức hiểu nhau nhiều hơn.
- Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó. - Giảm bớt số ngƣời cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
- Phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.
Việc phân tích công việc thƣờng xuyên và hiệu quả xẽ làm tăng mạnh động lực của từng cán bộ, công chức trong công việc.
b. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc
Bƣớc 1: Xác định chính sách của sở, mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Nguyên tắc, chính sách và các ƣu tiên nguồn nhân lực đƣợc xác định rõ ràng và cập nhật có thể giúp đơn vị trong việc thiết lập các thủ tục, các định mức công việc, thiết lập công việc và đặc biệt là trong việc xác định chức trách nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ và kỹ năng của công việc
Các chính sách và các ƣu tiên nguồn nhân lực chỉ cho đơn vị thấy những điều đơn vị đang quan tâm có thể chấp nhận hay không. Nó đảm bảo rằng kết quả thực hiện công việc của công chức đạt định mức tiêu chuẩn tối thiểu. Nó cũng giúp đơn vị trở nên nhất quán trong việc ra quyết định.
Đơn vị có thể không thƣờng xuyên có thời gian để giải quyết tất cả các vấn đề và các câu hỏi một cách trực tiếp. Các chính sách viết ra là công cụ truyền thông tốt, và là cơ sở cho các hoạt động hàng ngày của đơn vị.
Bƣớc 2: Thông qua bản câu hỏi thu thập các thông tin cơ bản
Bƣớc 3: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin
cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích công việc nhƣ phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát
Bƣớc 4: Viết nháp bản mô tả công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bƣớc 5: Hoàn thiện cuối cùng.
c. Các thông tin cần thu thập bao gồm
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhƣ điều kiện tổ chức hoạt động của đơn vị, chế độ lƣơng, thƣởng, tầm quan trọng của công việc trong đơn vị, các yếu tố về thể lực sự tiêu hao năng lƣợng trong quá trình làm việc...
Thông tin về các hoạt động thực tế của công chức tiến hành tại nơi làm việc nhƣ các phƣơng pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc, cách thức phối hợp hoạt động với các công chức khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu,
Thông tin về những phẩm chất mà công chức thực hiện công việc cần có nhƣ trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc...
Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc nhƣ số lƣợng, chủng loại, các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với công chức, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Phân tích công việc phải thƣờng xuyên từ đó mới nắm đƣợc kết quả chính xác đạt đƣợc để quản trị nhân lực và tạo động lực.
3.3.2.2. Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc nhằm phản ánh chính xác kết quả thực hiện công việc của cán bộ, công chức.
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn đƣợc thực hiện trong tất cả các tổ chức, không chỉ phục vụ nhiều mục tiêu quản lý nhân sự mà còn trực tiếp cải thiện sự thực hiện công việc của công chức. Nó là chiếc cầu nối giữa lãnh đạo Sở và công chức, vừa gắn bó mật thiết với lợi ích cá nhân công chức, vừa là cơ sở để ngƣời lãnh đạo đƣa ra các quyết định lƣơng, thƣởng, đào tạo phát triển, sự thăng tiến cho công chức. Nếu đƣợc thực hiện một cách công bằng, minh bạch sẽ giúp tổ chức vừa đạt kết quả cao trong công việc, vừa có đƣợc đội ngũ công chức nhiệt tình, tận tâm hết lòng với công việc, trung thành và muốn gắn bó với tổ chức.
3.3.2.3. Trả lương, gằn với giá trị công việc, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức.
- Để khuyến khích những ngƣời làm việc thật sự có năng suất, chất lƣợng
và hiệu quả thì tiền lƣơng tối thiểu phải tƣơng ứng chỉ số giá sinh hoạt từng thời kỳ và phải tính đến sự phù hợp từng vị trí công việc đặc thù.
Bên cạnh đó, phải thay đổi kết cấu tiền lƣơng công chức, trong đó, phần lƣơng cơ bản và lƣơng “mềm” thƣởng theo hiệu quả công việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đƣợc chi trả từ nguồn kinh phí tăng lƣơng do Chính phủ phân bổ cho mỗi đơn vị.
- Sở cần tham mƣu để sử dụng bảng đánh giá công công chức trong việc trả lƣơng tháng.
Cụ thể thực hiện việc đánh giá trả lƣơng đƣợc thực hiện theo tháng, theo các tiêu trí (phần Phụ lục 4- Bảng đánh giá công chức hàng tháng) nhƣ sau:
trên cơ sở đã đƣợc đánh giá công chức theo phân loại xuất sắc, khá, trung bình và kém. Từ đó xuất sắc đƣợc nhân với hệ số 1,3; khá đƣợc nhân với hệ số 1,1; trung bình đƣợc nhân với hệ số 1,0 và kém đƣợc nhân với hệ số 0,7: Ví dụ: trong tháng một nhân viên đƣợc phân loại xuất sắc ta tính lƣơng nhƣ sau: Tiền lương = (Hệ số lương cơ bản + Hệ số phụ cấp (nếu có)) * múc lương tối thiểu của nhà nước* hệ số phân loại cán bộ, công chức trong tháng. 3.3.2.4. Khen thưởng và phúc lợi hấp dẫn.
a. Khen thưởng:
Biểu dƣơng và khen thƣởng là xác nhân và đánh giá cao công sức đóng góp của một cá nhân hoặc một tập thể cho đơn vị.
Sở sử dụng khen thƣởng, biểu dƣơng để động viên khi công chức có thành tích xuất sắc trong công việc việc, chỉ khen thƣởng khi công chức sứng đáng đƣợc hƣởng. Cần tăng cƣờng khen thƣởng đột xuất khi công chức có một đề tài hoặc một công việc xuất sắc hoặc hoàn thành công việc trƣớc thời gian và đạt hiệu quả.
b. Phúc lợi:
Tiếp tục thực hiện tốt phúc lợi gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; chế độ ốm đau, thai sản, tử tuất và chế độ nghỉ lễ tết cho cán bộ công chức.