1.3 Chính sách tiền lương
1.3.4. Hệ thống thang lương, bảng lương trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, số lượng và tính đa dạng của các doanh nghiệp không thuộc sở hữu Nhà nước ngày càng tăng. Để tồn tại và phát triển trong sự cạnh tranh, một trong những biện pháp quan trọng là xây dựng hệ thống trả công lao động hợp lý, trong đó có việc xây dựng và lựa chọn hệ thống thang bảng lương phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
- Thang lương: là một bảng gồm một số bậc lương (hoặc mức lương) theo mức độ phức tạp kỹ thuật của một nghề, nhóm nghề hoặc công việc. Các bậc trong thang lương được thiết kế gắn với tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, được sắp xếp từ bậc có mức độ phức tạp kỹ thuật thấp đến bậc có độ phức tạp cao. Khoảng cách giữa các bậc trong thang lương được thiết kế tăng dần và được tính toán phù hợp, khuyến khích người lao động nâng cao trình độ, tích luỹ kinh nghiệm; chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề thấp nhất bằng 5%
- Bảng lương: là bảng gồm một số hệ số (hoặc mức lương) được thiết kế cho chức danh hoặc nhóm chức danh nghề, công việc.
- Bậc lương: là hệ số của một bậc cụ thể so với mức lương tối thiểu hoặc là mức lương của một bậc cụ thể.
- Mức lương bậc 1: là mức lương của nghề, công việc gắn với tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật có độ phức tạp thấp nhất.
+ Mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương quy định đối với lao động làm nghề, công việc đòi hỏi qua học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
+ Mức lương của nghề, công việc độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5% so với mức lương của nghề, công việc có điều kiện lao động bình thường. Danh mục nghề, công việc độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt độc hại, nguy hiểm thực hiện theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
+ Khoảng cách của các bậc lương phải bảo đảm khuyến khích để người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tích lũy kinh nghiệm, phát triển các tài năng; chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề thấp nhất bằng 5%;
- Bội số của thang lương: là hệ số (mức lương) cao nhất so với bậc có độ phức tạp lao động thấp nhất.
Thang, bảng lương của doanh nghiệp là hệ thống các thước đo do doanh nghiệp lựa chọn hoặc tự xây dựng, dùng để đánh giá chất lượng lao động của các loại lao động cụ thể khác nhau. Đó là bảng quy định các mức đãi ngộ lao động theo bậc từ thấp đến cao, tương ứng với tiêu chuẩn cấp bậc nghề của công nhân.
Thang lương được thiết kế với nhiều bậc lương phân biệt trình độ để áp dụng đối với công nhân kỹ thuật trực tiếp sản xuất - kinh doanh. Các bậc trong thang lương thể hiện cấp bậc kỹ thuật nghề của công nhân.
Mỗi thang lương gồm một số nhóm mức lương. Mỗi nhóm mức lương phản ánh điều kiện lao động và tính chất phức tạp của lao động. Nhóm mức
lương cao thể hiện tính phức tạp của lao động và tính không thuận lợi của điều kiện lao động cao. Khi xác định mức độ nặng nhọc - độc hại của nghề, người ta phân biệt 6 mức độ nặng nhọc độc hại (tương ứng là I, II, III, IV, V và VI). Do vậy, người ta phân các mức lương tối đa thành 6 nhóm, mỗi nhóm tương ứng với một mức độ nặng nhọc độc hại.
Số bậc trong thang lương nhiều hay ít phụ thuộc vào mức độ phức tạp của nghề và quan điểm của người sử dụng lao động. Mức độ phức tạp của nghề cao thì số bậc của thang lương sẽ cao. Mặt khác, nếu người sử dụng lao động muốn thời gian nâng bậc ngắn để khuyến khích công nhân nâng cao tay nghề, có thể để số bậc của thang lương cao. Thông thường, người ta xây dựng thang lương công nhân từ 5 - 7 bậc. Trong một số trường hợp có thể để 9 hoặc 10 bậc.
Theo điều 5 Nghị định số 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2002 thì khi xây dựng thang, bảng lương cần thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Thang lương, bảng lương được xây dựng cho lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh theo công việc và ngành nghề được đào tạo;
- Bội số của thang lương, bảng lương là hệ số mức lương cao nhất của người lao động có trình độ quản lý, chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ cao nhất so với người có trình độ thấp nhất;
- Số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc đòi hỏi. Khoảng cách của bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, các tài năng, tích luỹ kinh nghiệm;
- Mức lương bậc 1 của thang lương, bảng lương phải cao hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Mức lương của nghề hoặc công việc độc hại, nguy hiểm và đặc biệt độc hại, nguy hiểm phải cao hơn mức lương của nghề hoặc công việc có điều kiện lao động bình thường.
Ngoài những điều đã quy định trong pháp luật lao động về tiền lương thì khi xây dựng thang, bảng lương trong các doanh nghiệp cần theo một số nguyên tắc sau:
- Khi xây dựng thang lương phải dựa trên quan điểm trả lương của nguời sử dụng lao động.
Điều này có nghĩa là, khi xây dựng thang lương, phải tham khảo ý kiến của nguời sử dụng lao động (hoặc người được uỷ quyền) về quan điểm trả lương, vì người sử dụng lao động là chủ sở hữu, họ có quyền lực tuyệt đối trong vấn đề trả lương.
- Các hệ số và mức lương của thang lương phải phù hợp với quy định hiện hành của pháp luật lao động.
Người sử dụng lao động trả lương cho công nhân theo phương pháp riêng của mình sau khi tham khảo ý kiến chuyên gia. Họ muốn có một thang lương riêng cho công nhân làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội và là cơ sở để trả lương cho công nhân.
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động phải đóng 23% tổng quỹ lương cơ bản cho bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Khi chế độ bảo hiểm thất nghiệp được ban hành, tỷ lệ % quỹ lương cơ bản được trích nộp cho bảo hiểm sẽ cao hơn. Do vậy, tâm lý chung của người sử dụng lao động là để hệ số lương cho công nhân ở mức thấp để "tiết kiệm chi".
- Thang lương được xây dựng phải đảm bảo tính khuyến khích người lao động nâng cao tay nghề, đạt thành tích tốt trong sản xuất ….
Muốn đạt được điều đó, thang lương được xây dựng phải đảm bảo có hệ số tăng tuyệt đối đủ lớn để khuyến khích người lao động phấn đấu nâng bậc lương. Để tăng tính khuyến khích, hệ số tăng tuyệt đối của bậc lương sau phải cao hơn bậc trước.
- Thang lương được xây dựng phải phù hợp với mặt bằng chung về lương của các doanh nghiệp cùng loaị.
Nguyên tắc này đòi hỏi các doanh nghiệp khi xây dựng thang lương cho công nhân phải kết hợp tham khảo giá công lao động trên thị trường và thang lương của các doanh nghiệp cùng loại. Việc tham khảo này giúp cho doanh nghiệp không lâm vào tình trạng bị mất lao động, đặc biệt là lao động có trình độ cao, tay nghề giỏi do việc định ra mức lương quá thấp, đồng thời giúp cho doanh nghiệp lồng ý tưởng thu hút lao động có trình độ cao vào hệ thống thang lương.
- Quy trình thiết lập, xây dựng thang lương, bảng lương:
Quy trình xây dựng 1 hệ thống thang, bảng lương bao gồm 4 bước cơ bản: - Tiến hành phân tích công việc cho từng vị trí trong doanh nghiệp; - Đánh giá giá trị từng vị trí so với vị trí khác;
- Quy định các ngạch công việc cho từng nhóm vị trí công việc giống nhau hoặc tưng tự (phân nhóm công việc);
- Quy định thang lương, bảng lương cho từng ngạch công việc. Phân tích công việc.
Đây là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng 1 hệ thống tiền lương, nhằm thu thập thông tin chi tiết về vị trí của 1 công việc cụ thể. Có nhiều cách để thu thập thông tin chi tiết này, trong đó mỗi cách đều phải kết hợp kiến thức, sự quan sát và kết quả phỏng vấn. Các thông tin đã thu thập được sử dụng để soạn thảo bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn rõ ràng, hoàn chỉnh. Việc mô tả công việc căn cứ vào các thông tin:
- Nhiệm vụ chính của chức danh công việc; - Nhiệm vụ phụ;
Việc soạn thảo bản yêu cầu chuyên môn căn cứ vào các thông tin: - Trình độ học vấn cần thiết;
- Kinh nghiệm làm việc cần thiết; - Kiến thức, kỹ năng cần thiết;
- Yêu cầu về thể chất, điều kiện làm việc cần thiết.
Thông tin thu thập được trong bước phân tích công việc, trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn được sử dụng để đánh giá gía trị công việc. Đây chính là bước tiếp theo trong quy trình xây dựng 1 hệ thống tiền lương của doanh nghiệp.
Đánh giá giá trị công việc.
Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành đánh giá giá trị công việc để xác định những vị trí công việc tương tự nhau có thể được tập hợp thành nhóm làm cơ sở xác định thang lương, bảng lương cho mỗi nhóm. Các bước đánh giá giá trị công việc như sau:
Lập danh sách các yếu tố công việc theo nhóm yếu tố công việc chủ yếu về: + Kiến thức và kĩ năng;
+ Trí lực;
+ Thể lực và cường độ lao động; + Môi trường;
+ Trách nhiệm.
Trong mỗi nhóm yếu tố công việc, doanh nghiệp xác định cụ thể các yếu tố thành phần theo các mức độ từ thấp đến cao. Các yếu tố công việc là cơ sở để so sánh giữa các vị trí công việc trong doanh nghiệp.
Lựa chọn các vị trí để đánh giá: trên cơ sở danh sách các yếu tố công việc, đánh giá giá trị công việc cho từng vị trí riêng biệt trong doanh nghiệp, đồng thời so sánh các yêu cầu chuyên môn của từng vị trí.
Đánh giá và cho điểm các mức độ của các yếu tố để đánh giá và cho điểm các yếu tố thành phần theo các mức độ, trên cơ sở đó xác định thang điểm các yếu tố phù hợp với từng công việc.
Cân đối thang điểm giữa các yếu tố nhằm đánh giá mức độ phức tạp hay giá trị của mỗi yếu tố trong tổng thể các yếu tố cấu thành công việc, từ đó điều chỉnh lại thang điểm cho hợp lý.
Phân ngạch công việc.
Đây là bước thứ 3 trong xây dựng thang lương của doanh nghiệp. Đó là quá trình nhóm các vị trí công việc có chức năng và yêu cầu kiến thức, kỹ năng tương tự nhau, sau đó mỗi nhóm công việc được quy định thành 1 ngạch công việc tuỳ theo tầm quan trọng của nhóm công việc.
Phân ngạch công việc phải được tiến hành trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Khi phân ngạch cần sử dụng thông tin thu thập được trong quá trình phân tích công việc và đánh giá giá trị công việc. Có 3 bước để thực hiện phân ngạch công việc:
- Tập hợp các công việc riêng lẻ thành các nhóm công việc; - Thiết lập các mức ngạch công việc và tiêu chuẩn phân ngạch; - Qui định một ngạch công việc cho mỗi nhóm công việc.
Tập hợp các công việc thành các nhóm công việc (phân nhóm công việc).
Mục đích của phân nhóm công việc nhằm sắp xếp 1 cách có hệ thống những công việc yêu cầu kiến thức và kỹ năng gần giống nhau thì sẽ được đánh giá 1 cách thống nhất. Nhiệm vụ của công việc này trước hết lên danh sách tất cả các công việc hoặc vị trí công việc trong doanh nghiệp, xem xét tính chính xác và tính thống nhất của kết quả đánh giá, xác định và nhóm các vị trí công việc có tổng số điểm gần như nhau trong bảng đánh giá giá trị công việc.
Thiết lập các ngạch công việc và các tiêu chí:
Trước hết cần xác định số ngạch công việc phù hợp với doanh nghiệp, sau đó mô tả các tiêu chí của mỗi ngạch công việc. Các tiêu chí để
phân biệt các ngạch công việc phải có tính khái quát và mô tả được các trách nhiệm chung của một người trong mỗi ngạch công việc.
Quy định một ngạch công việc cho mỗi nhóm công việc:
Các bước trên đã tập hợp được tất cả các vị trí trong doanh nghiệp thành các nhóm công việc và thiết lập được 1 cơ cấu phân ngạch công việc. Trong bước này cần phải kết hợp 2 quá trình trên và gắn các nhóm công việc với các ngạch công việc.
Thiết lập thang lương, bảng lương cho từng ngạch công việc.
Định giá công việc là bước cuối cùng để thiết lập 1 thang lương, bảng lương, đây là quá trình xác định hệ thống thang lương, bảng lương, phản ánh những yêu cầu của mỗi công việc và trình độ của người thực hiện công việc đó. Việc thiết lập thang lương, bảng lương thông qua các bước sau:
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến thang lương, bảng lương;
- Thu thập các thông tin về các mức lương trong thang lương, bảng lương hiện hành;
Phân tích các kết quả mức lương; - Thiết lập thang lương, bảng lương; - Điều chỉnh thang lương, bảng lương.
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến thang lương, bảng lương:
* Các yếu tố bên ngoài: Khi xác định mức lương khởi điểm cho
thang lương cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng bên ngoài như sau: - Khả năng canh tranh tiền lương so với các doanh nghiệp khác. - Các quy định của pháp luật, trước hết là so với mức lương tối thiểu nhà nước quy định.
- Biến động về giá cả sinh hoạt.
- Năng suất lao động trong ngành và các hình thức khuyến khích hoàn thành công việc.
* Các yếu tố bên trong: Bao gồm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
của người lao động trong doanh nghiệp. Có thể tính điểm theo thâm niên công tác và kết quả công việc (trình độ hoặc các kết quả hoàn thành công việc). Điểm tính cho người lao động căn cứ vào 1 tập hợp các tiêu chí được sử dụng làm cơ sở để tăng tiền lương cho người lao động.
* Các yếu tố ảnh hưởng khác: Các khoản phụ cấp, các hình thức
khuyến khích hiện có, các khoản tiền thưởng.
Thu thập thông tin về các mức lương trong thang lương, bảng lương hiện hành: công tác này phải được tiến hành cho tất cả các vị trí trong
doanh nghiệp.
Phân tích kết quả của thang lương, bảng lương:
Sau khi xây dựng xong thang lương cần phải xem xét lại các kết quả và đánh giá xem đã đáp ứng được các yêu cầu:
- Bảo đảm mức lương trong doanh nghiệp nằm trong phạm vi mức lương hiện hành của ngành.
- Tổng chi phí tiền lương hàng năm của doanh nghiệp phải bỏ ra. - Những công việc nào chiếm tỷ lệ bình quân lớn nhất trong tổng chi phí tiền lương hàng năm.
- Có công việc hưởng mức lương chênh lệch quá cao hoặc quá thấp. - Có công việc nào hưởng mức lương chênh lệch nhiều so với các vị trí công việc tương tự? Lý do.
Thiết lập một thang lương, bảng lương:
Bước này nhằm kết hợp tất cả các thông tin đã thu thập được và các yếu tố ảnh hưởng đã xem xét. Các bước để thiết lập gồm:
- Xác định số ngạch lương trong doanh nghiệp thông qua việc lấy thông tin từ khâu phân ngạch công việc.
- Xác định số bậc lương trong mỗi ngạch căn cứ vào việc tính các điểm ưu thế theo kết quả làm việc và xem xét mức độ phức tạp cần có đối