Hiện tại, phòng Tài nguyên và Mơi trường huyện Diễn Châu được bố trí 2 phịng làm việc, có 05 bộ máy vi tính, 01 máy phơ tơ; Văn phịng Đăng ký quyền sử dụng đất được bố trí 02 phịng làm việc và 01 kho lưu trữ tài liệu, có 07 máy vi tính , 02 máy in, với điều kiện cơ sở vật chất như vậy chưa đáp ứng được các yêu cầu phục vụ cho công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của huyện.
Thật vậy, máy móc thiết bị phục vụ cho q trình in ấn giấy chứng nhận cịn kém chất lượng, quy trình in ấn kéo dài, kho lưu trữ tài liệu của huyện quá nhỏ, các
hồ sơ của chủ sử dụng đất chỉ được lưu trên giấy tờ, chưa có hệ thống thơng tin để lưu trữ tài liệu cho nên tốn rất nhiều thời gian khi phải tìm tài liệu.
Mặt khác,cơng tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là ho ạt động mang tính sự nghiệp cơng, cần rất nhiều chi phí cho việc đăng ký, đo đạc lập bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính, bên cạnh đó luật và các quy định hướng dẫn thi hành luật ln có sự thay đổi làm cho hệ thống hồ sơ địa chính cũng thay đổi cần nhiều kinh phí để thực hiện nhưng hiện nay nguồn kinh phí đầu tư từ ngân sách chưa đúng mức làm ảnh hưởng đến yêu cầu, mục tiêu và tiến độ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
2.4.3. Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
Công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và cơng tác quy hoạch có mối quan hệ mật thiết với nhau. Căn cứ vào quy hoạch đã được duyệt để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Nhưng hiện nay, có khá nhiều hồ sơ nằm trong khu vực chưa rõ về mặt quy hoạch như nằm trong hành lang an tồn giao thơng, các cơng trình cơng cộng..gây khó khăn cho việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vì vậy, hiện tại cơng tác lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất được ủy ban nhân dân huyện đặc biệt quan tâm.
2.4.4. Công tác kiểm kê, đo đạc, lập bản đồ và lưu trữ hồ sơ
Công tác kiểm kê đất đai giúp cho quỹ đất được quản lý chặt chặt chẽ; đo đạc, lập bản đồ là cơ sở để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, việc lưu trữ hồ sơ rất cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh trong qua trình sử dụng đất. Nhưng hiện nay, cơng tác kiểm kê đo đạc, lập bản đồ, lưu trữ hồ sơ cịn thực hiện chưa tốt nên cịn gây khó khăn trong cơng tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Kinh phí và nguồn lực phục vụ cho cơng tác đo đạc cịn hạn chế, Hiện nay, phịng chưa có bản đồ số, vẫn đang sử dụng bản đồ giấy cũ, mục nát, không sát với thực tế nên chưa phản ánh được thực trạng sử dụng đất, việc đối chiếu trên bản đồ, giấy tờ gốc với thực trạng khơng khớp nhau, ảnh hưởng đến q trình thẩm định, kiểm tra, xét duyệt hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, cho nên huyện cần cập nhật những thông tin mới nhất, thể hiện trên bản đồ, kho lưu trữ hồ sơ chật hẹp, tổ chức việc lưu giấy tờ chỉ mang tính thủ cơng, cho nên phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu, hồ sơ lưu trữ chưa có chế độ bảo quản… Tất cả những khó khăn trên đã ảnh hưởng đến cơng tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
2.4.5. Tổ chức bộ máy quản lý