Nhầm lẫn trong việc ghi sai chứng từ như ghi sai thông tin số tài khoản đơn vị thụ hưởng của nhà cung cấp, khi lập giấy ủy nhiệm chi làm công tác kế toán bị sai sót, có thể dẫn đến việc chuyển nhầm tiền cho cá nhân hoặc đơn vị khác. Vì vậy, kế toán viên cần cẩn thận, xem xét, rà soát, kiểm tra chứng từ có liên quan đến các khoản nợ phải trả để có thể kịp thời bổ sung đầy đủ nếu bị sai, mất hoặc thiếu sót.
Công ty chưa mở tài khoản chi tiết và sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. Dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp để thực hiện việc thanh toán đúng thời hạn. Vì vậy, công ty nên mở tài khoản chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp như sau:
Tài khoản 331KP: Công ty cổ phần Hóa Chất Kỹ Thuật Kim Phong
Tài khoản 331BIGCAL: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Siêu Thị Big C An Lạc
Tài khoản 331BT: Công ty TNHH TM-DV Bé Tân
Tài khoản 331SVD: Công ty TNHH Nước Sốt Đặc Sản Việt Dasavi
Tài khoản 331CL3: Trung Tâm Kỹ Thuật Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng 3
Tài khoản 331THT: Công ty TNHH Thuận Hiệp Thành
Tài khoản 331HTX: Công ty TNHH Môi Trường Hành Trình Xanh
Bên cạnh đó, công ty cần mở thêm sổ chi theo dõi chi tiết từng đối tượng nhà cung cấp.
• Cách ghi sổ:
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) được mở theo từng tài khoản, theo từng đối tượng thanh toán.
– Cột A: Ghi ngày, tháng năm kế toán ghi sổ.
– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ. – Cột D: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
– Cột 1: Ghi thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán trên hoá đơn mua (bán) hàng hoặc các chứng từ liên quan đến việc mua (bán) hàng.
– Cột 4, 5: Ghi số dư bên Nợ (hoặc bên Có) của tài khoản sau từng nghiệp vụ thanh toán. Kế toán sau khi tiến hành lập nợ khó đòi nên tiến hành mở sổ cái cho tài khoản đó.